KOLO, una cadena de tiendas de conveniencia que opera desde 2017, cuenta actualmente con más de 236 establecimientos. A pesar de su formato de minimercado compacto, KOLO ofrece un amplio surtido de más de 3,500 referencias, incluidos productos básicos como pan, queso, embutidos, frutas, verduras, bebidas y mucho más. La cadena planea ahora una ambiciosa expansión a 3,500 tiendas en todo el país.
Antes de implementar la Optimización de Inventario LEAFIO
Al principio de la colaboración, el cliente utilizaba un sistema distinto para la generación automática de pedidos. El departamento de gestión de inventarios contaba con tres empleados: el jefe y dos encargados.
La dirección de la empresa buscaba una solución más eficaz con una lógica operativa similar. Esperaban que el nuevo software mejorara los indicadores clave de rendimiento, optimizara los procesos de gestión de pedidos y tuviera en cuenta la variación de la demanda de productos frescos en función del día de la semana.
La cadena pretendía una transición rápida a la nueva solución, estableciendo plazos claros para desconectarse del sistema anterior e implantar el nuevo.
Objetivos clave del proyecto:
- reducir la pérdida de ventas;
- mejorar la disponibilidad de mercancías;
- reducir el exceso de inventario;
- mejorar la rotación de existencias.
Proceso de aplicación
El proceso estándar de implementación de la Optimización de Inventario LEAFIO consta de tres pasos:
- Integración.
- Conexión del surtido piloto.
- Escalado.
Para este proyecto, el proceso de implementación se adaptó para abordar retos específicos. El equipo de implementación gestionó con éxito los datos, formó al personal y procesó los pedidos de prueba.
A pesar de las difíciles circunstancias, la formación en gestión del sistema continuó sin interrupción. Los equipos de LEAFIO AI y KOLO mantuvieron una comunicación diaria a través del correo electrónico y de reuniones en línea.
"El equipo del proyecto KOLO participó activamente en el proceso de implantación. Los empleados participaron en la resolución de todas las tareas y proporcionaron rápidamente retroalimentación sobre las cuestiones necesarias. Gracias a esta colaboración, adaptamos con éxito LEAFIO Inventory Optimization a las particularidades de los procesos empresariales de la red", afirma el director de proyectos de LEAFIO AI.
Efectos de la integración del sistema
Gracias a la cooperación bien coordinada de los equipos, KOLO pasó sin problemas de un sistema de autopedidos a otro, garantizando un suministro ininterrumpido de mercancías en toda la red.
La transición a la Optimización de Inventario LEAFIO ocurrió el día después de que el sistema anterior fuera apagado. Este cambio se ejecutó simultáneamente en toda la red, utilizando todos los algoritmos y conectando el 100% del surtido, generando casi 5.000 autopedidos en días punta.
Cambios en los procesos de gestión de inventario después de implementar la Optimización de Inventario LEAFIO
1. Cálculo automático de la demanda prevista de nuevos productos
Anteriormente, el departamento comercial de la cadena calculaba la demanda de nuevos productos y la introducía manualmente en el sistema de autopedidos.
Con LEAFIO Inventory Optimization, este proceso es ahora automatizado usando técnicas de clustering. En consecuencia, el departamento comercial queda liberado de esta tarea, lo que le permite centrarse más en los objetivos estratégicos. Esta automatización también minimiza los errores atribuidos a la influencia humana.
2. Consideración de los picos de demanda relacionados con el día de la semana
El sistema incorpora ahora las fluctuaciones de la demanda relacionadas con los días de la semana para los productos pedidos más de una vez a la semana. Calcula automáticamente coeficientes para cada día de la semana, ajustando el consumo medio diario en función de las variaciones de la demanda.
Esta función resulta especialmente beneficiosa para diferenciar entre la demanda de los días laborables y la de los fines de semana, garantizando una gestión precisa del inventario en todos los días de la semana.
3. Gestión flexible de la categoría de frescos
El cliente requería herramientas para impactar significativamente en la disponibilidad de mercancía y minimizar las pérdidas en la categoría de Frescos, alineándose con sus objetivos de negocio para periodos específicos. LEAFIO Inventory Optimization ofrece una solución a través de su parámetro de nivel de servicio.
Este parámetro permite el ajuste de la disponibilidad de bienes y los niveles de amortización en la categoría de Frescos, proporcionando flexibilidad para cumplir con los diferentes objetivos de negocio de manera eficiente.
4. Generación de informes dentro del sistema
Antes de la implementación de LEAFIO Inventory Optimization, los informes analíticos de inventario se generaban dentro del sistema ERP. Sin embargo, con la adopción de LEAFIO Inventory Optimization, el departamento de gestión de inventario ahora utiliza un sistema especializado dedicado equipado con un conjunto completo de herramientas para el análisis y la gestión de procesos.
Además de su función principal de auto-pedido, el sistema proporciona una gran cantidad de información complementaria relativa a los productos, pedidos, ideas, y una amplia sección de análisis que comprende más de 40 informes diseñados para supervisar, controlar y optimizar los procesos de gestión de inventario.
En primer lugar, el informe "Inventarios fantasma" identifica los productos que suelen asociarse a las ventas regulares, pero que actualmente presentan saldos sin vender. Tales discrepancias sugieren posibles problemas, como productos agotados o discrepancias en la exactitud de los saldos del sistema contable.
"Los productos agotados contribuyen directamente a la pérdida de ventas, mientras que las existencias indicadas de forma inexacta dan lugar a pedidos erróneos. Sin embargo, con el informe Phantom Inventories, el departamento de gestión de inventarios puede identificar y resolver rápidamente estos problemas", explica el director del proyecto.
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Cabe destacar que el sistema del cliente está configurado para recalcular automáticamente los pedidos de cross-dock a la llegada de las mercancías a los centros de distribución.
Esta estrategia garantiza una distribución más precisa y actualizada de las mercancías a las tiendas minoristas, reconociendo que la disponibilidad de las mercancías puede diferir entre el cálculo inicial y los plazos de entrega.
Mejoras de los indicadores clave de resultados tras la aplicación
La comparación de las métricas clave del 1er trimestre de 2023, cuando se utilizaba el sistema anterior, con el 2do trimestre después de implementar la solución de LEAFIO AI, arrojó resultados impresionantes:
- El exceso de existencias se reduce un 43%.
- Las ventas aumentan un 20%.
- La rotación de existencias se aceleró un 17%.
- Las ventas perdidas disminuyeron un 13%.
- La disponibilidad de mercancías mejoró un 14%.
La implementación de LEAFIO Inventory Optimization ha impulsado la eficiencia de la gestión de pedidos para la cadena KOLO, proporcionando un conjunto de nuevas herramientas adaptadas para este fin.
El software integra a la perfección las consideraciones de estacionalidad, permite la generación de informes completos en el sistema y mejora el proceso de gestión de los bienes de categoría Fresh.
El aumento de las ventas y la mejora de la eficiencia en la gestión del inventario en KOLO impulsarán sin duda los ambiciosos planes de expansión de la cadena.
El equipo de LEAFIO AI se enorgullece de estar junto al cliente en este emocionante viaje, ofreciendo orientación y apoyo continuos para garantizar los máximos resultados para los usuarios del cliente.
