Wyższa Sprzedaż i Mniejsze Zapasy Doświadczenia Sieci KOLO w Optymalizacji Zarządzania Zapasami

KOLO to sieć sklepów spożywczych, działająca na rynku od 2017 roku. Obecnie sieć KOLO liczy ponad 236 placówek. Mimo kompaktowego formatu minimarketów, KOLO oferuje szeroki asortyment ponad 3 500 produktów, w tym podstawowe artykuły takie jak chleb, ser, wędliny, owoce, warzywa, napoje i inne. Sieć planuje teraz ambitną ekspansję do 3 500 sklepów w całym kraju.

W niniejszym studium przypadku przedstawiono, jak wdrożenie systemu LEAFIO Inventory Optimization pomogło sieci KOLO w zmianie sposobu zarządzania zapasami. Od momentu rozpoczęcia współpracy w 2017 roku do osiągnięcia znaczących wyników w 2023 roku, KOLO zrealizowało ambitne cele, w tym redukcję nadmiaru zapasów o 43% i wzrost sprzedaży o 20%. 

Dzięki nowemu rozwiązaniu firma zyskała narzędzia do precyzyjnego zarządzania popytem, elastycznego zarządzania kategorią produktów świeżych oraz generowania zaawansowanych raportów analitycznych, co przyczyniło się do szybszej rotacji zapasów oraz poprawy dostępności towarów.

Na początku współpracy firma detaliczna KOLO korzystała z innego systemu do automatycznego generowania zamówień. Dział zarządzania zapasami składał się z trzech pracowników: kierownika i dwóch menedżerów.

Jednak zarząd firmy poszukiwał bardziej efektywnego rozwiązania, które miałoby podobną logikę operacyjną. Oczekiwano, że nowe oprogramowanie poprawi wskaźniki KPI, zoptymalizuje procesy zarządzania zamówieniami oraz uwzględni wahania popytu związane z dniami tygodnia dla towarów świeżych.

Sieć planowała szybkie przejście do nowego rozwiązania, wyznaczając jasne terminy na odłączenie od poprzedniego systemu i wdrożenie nowego.

Kluczowe cele projektu:

• Zredukować utraconą sprzedaż;
• Poprawić dostępność towarów;
• Zredukować nadmiar zapasów;
• Poprawić rotację zapasów.

„Zespół projektowy KOLO był aktywnie zaangażowany w proces wdrożenia. Pracownicy uczestniczyli w rozwiązywaniu wszystkich zadań i na bieżąco dostarczali feedback dotyczący niezbędnych kwestii. Dzięki tej współpracy udało nam się pomyślnie dostosować system LEAFIO Inventory Optimization do specyfiki procesów biznesowych sieci” – mówi kierownik projektu z LEAFIO AI.

Dzięki doskonale zorganizowanej współpracy zespołów, KOLO bezproblemowo przeszło z jednego systemu automatycznego zamawiania do drugiego, zapewniając nieprzerwaną dostawę towarów w całej sieci.

Przejście na system LEAFIO Inventory Optimization odbyło się następnego dnia po zakończeniu pracy z poprzednim oprogramowaniem. Migracja miała miejsce jednocześnie we wszystkich placówkach, przy użyciu wszystkich algorytmów i obejmując 100% asortymentu. W dniach szczytowych system wygenerował niemal 5 000 automatycznych zamówień.

Wcześniej dział handlowy samodzielnie obliczał popyt na nowe produkty i ręcznie wprowadzał uzyskane wskaźniki do systemu automatycznego zamawiania. Takie czasochłonne działania uniemożliwiały specjalistom skupienie się na innych priorytetowych zadaniach. Oprogramowanie LEAFIO Inventory Optimization z łatwością poradziło sobie z tym wyzwaniem. Dzięki technikom klastrowania asortymentu udało się zautomatyzować ten proces i zminimalizować błędy wynikające z czynnika ludzkiego.

System teraz uwzględnia wahania popytu związane z dniem tygodnia dla produktów zamawianych częściej niż raz w tygodniu. Automatycznie oblicza współczynniki dla każdego dnia tygodnia, dostosowując średnie dzienne zużycie w zależności od zmieniających się wzorców popytu. Ta funkcja jest szczególnie przydatna do rozróżniania popytu w dni robocze i weekendy, co zapewnia dokładne zarządzanie zapasami przez cały tydzień.

Jednym z kluczowych wymagań sieci KOLO wobec nowego oprogramowania była poprawa dostępności towarów oraz minimalizacja strat w kategorii produktów łatwo psujących się. Dodatkowo, nowe narzędzie informatyczne miało być zgodne z celami biznesowymi wyznaczonymi na określone okresy. LEAFIO Inventory Optimization oferuje rozwiązanie w postaci parametru poziomu obsługi. Parametr ten umożliwia dostosowanie dostępności towarów oraz poziomów strat w kategorii świeżych produktów, zapewniając elastyczność w realizacji zmieniających się celów biznesowych.

Przed wdrożeniem LEAFIO Inventory Optimization raporty analityczne dotyczące zapasów były generowane w systemie ERP. Po implementacji nowego oprogramowania, dział zarządzania zapasami zaczął korzystać z dedykowanego systemu wyposażonego w kompleksowy zestaw narzędzi do analizy i zarządzania procesami.

System LEAFIO Inventory Optimization, oprócz głównej funkcji automatycznego zamawiania, oferował wiele dodatkowych informacji na temat produktów, zamówień oraz rozbudowaną sekcję analityczną z ponad 40 raportami. Te raporty zostały zaprojektowane, aby nadzorować, monitorować i optymalizować procesy zarządzania zapasami.

Na początku skupiono się na raporcie „Phantom Inventories”, który identyfikował produkty zazwyczaj związane z regularną sprzedażą, ale aktualnie wykazujące niesprzedane zapasy. Takie niezgodności mogły sugerować problemy, takie jak brak towaru na półkach lub niezgodności w dokładności salda systemu księgowego.

„Braki towarów na półkach bezpośrednio skutkowały utratą sprzedaży dla sieci KOLO, podczas gdy błędnie wskazane stany magazynowe prowadziły do nieprawidłowych zamówień. Dzięki raportowi „Phantom Inventories” dział zarządzania zapasami mógł szybko identyfikować i rozwiązywać te problemy” – wyjaśniał kierownik projektu.

Dodatkowo, system klienta był skonfigurowany do automatycznego przeliczania zamówień typu cross-dock po przybyciu towarów do centrów dystrybucji. Strategia ta zapewniała dokładniejszą i aktualną dystrybucję towarów do sklepów detalicznych, uwzględniając, że dostępność produktów mogła różnić się między początkowym obliczeniem a czasem dostawy.

Porównując kluczowe wskaźniki z 1. kwartału 2023 roku, kiedy używano poprzedniego systemu, z 2. kwartałem po wdrożeniu rozwiązania LEAFIO AI, uzyskano imponujące wyniki:

• Nadmiar zapasów zmniejszył się o 43%.
• Sprzedaż wzrosła o 20%.
• Rotacja zapasów przyspieszyła o 17%.
• Utracona sprzedaż zmniejszyła się o 13%.
• Dostępność towarów poprawiła się o 14%.

Wdrożenie LEAFIO Inventory Optimization znacznie poprawiło efektywność zarządzania zamówieniami w sieci KOLO. Oprogramowanie, wyposażone w zaawansowane moduły, zostało skutecznie dostosowane do potrzeb detalisty, umożliwiając osiągnięcie bieżących celów biznesowych. Integracja nowego systemu przebiegła płynnie, uwzględniając sezonowość, umożliwiając generowanie kompleksowych raportów oraz usprawniając zarządzanie kategorią produktów świeżych.

Wzrost sprzedaży oraz poprawiona efektywność zarządzania zapasami w sieci KOLO z pewnością będą kluczowe dla realizacji ambitnych planów ekspansji tej sieci. Dzięki wdrożeniu LEAFIO Inventory Optimization, które umożliwiło lepsze zarządzanie sezonowością, generowanie kompleksowych raportów i optymalizację kategorii produktów świeżych, KOLO jest teraz lepiej przygotowane na rozwój. Zespół LEAFIO AI jest dumny z możliwości wspierania klienta na tej ekscytującej ścieżce rozwoju, oferując ciągłe doradztwo i wsparcie, aby zapewnić maksymalne korzyści z nowego systemu dla użytkowników KOLO.