A KOLO, uma cadeia de lojas de conveniência em operação desde 2017, atualmente conta com mais de 236 locais. Apesar de seu formato compacto de minimercado, a KOLO oferece uma ampla variedade de mais de 3.500 SKUs, incluindo produtos básicos como pão, queijo, salsichas, frutas, legumes, bebidas e muito mais. A rede está agora planejando uma ambiciosa expansão para 3.500 lojas em todo o país.
Antes de implementar a otimização de estoque do LEAFIO
No início da cooperação, o cliente estava usando um sistema diferente para a geração automática de pedidos. O departamento de gerenciamento de estoque era composto por três funcionários: o chefe e dois gerentes.
A gerência da empresa buscava uma solução mais eficiente com lógica operacional semelhante. Eles esperavam que o novo software melhorasse os KPIs, otimizasse os processos de gerenciamento de pedidos e levasse em conta a variação da demanda de produtos frescos relacionada aos dias da semana.
A cadeia visava a uma rápida transição para a nova solução, estabelecendo prazos claros para a desconexão do sistema anterior e a implementação do novo.
Principais objetivos do projeto:
- reduzir a perda de vendas;
- melhorar a disponibilidade de mercadorias;
- reduzir o excesso de estoque;
- melhorar o giro de estoque.
Processo de implementação
O processo padrão de implementação da Otimização de Inventário do LEAFIO consiste em três etapas:
- Integração.
- Conectando a variedade de pilotos.
- Dimensionamento.
Para esse projeto, o processo de implementação foi adaptado para enfrentar desafios específicos. A equipe de implementação gerenciou com sucesso os dados, treinou a equipe e processou os pedidos de teste.
Apesar das circunstâncias difíceis, o treinamento em gerenciamento de sistemas continuou sem interrupções. As equipes da LEAFIO AI e da KOLO mantiveram comunicação diária por e-mail e reuniões online.
"A equipe do projeto KOLO esteve ativamente envolvida no processo de implementação. Os funcionários participaram da resolução de todas as tarefas e forneceram prontamente feedback sobre as questões necessárias. Graças a essa colaboração, adaptamos com sucesso o LEAFIO Inventory Optimization às especificidades dos processos de negócios da rede", diz o gerente de projetos da LEAFIO AI.
Efeitos da integração do sistema
Graças à cooperação bem coordenada das equipes, a KOLO mudou sem problemas de um sistema de pedidos automáticos para outro, garantindo um fornecimento ininterrupto de mercadorias em toda a rede.
A transição para a Otimização de Estoque da LEAFIO ocorreu no dia seguinte ao desligamento do sistema anterior. Essa mudança foi executada simultaneamente em toda a rede, utilizando todos os algoritmos e conectando 100% do sortimento, gerando quase 5.000 pedidos automáticos nos dias de pico.
Mudanças nos processos de gerenciamento de estoque após a implementação da Otimização de Estoque LEAFIO
1. Cálculo automático da demanda projetada para novos produtos
Anteriormente, o departamento comercial da cadeia calculava a demanda por novos produtos e a inseria manualmente no sistema de pedidos automáticos. Com o LEAFIO Inventory Optimization, esse processo agora é automatizado usando técnicas de agrupamento.
Consequentemente, o departamento comercial é liberado dessa tarefa, permitindo que ele se concentre mais nos objetivos estratégicos. Essa automação também minimiza os erros atribuídos à influência humana.
2. Consideração de picos de demanda relacionados aos dias da semana
O sistema agora incorpora as flutuações de demanda relacionadas aos dias da semana para produtos encomendados mais de uma vez por semana. Ele calcula automaticamente os coeficientes para cada dia da semana, ajustando o consumo médio diário com base em padrões de demanda variáveis.
Esse recurso é particularmente útil para diferenciar as demandas dos dias úteis e dos finais de semana, garantindo um gerenciamento preciso do estoque em todos os dias da semana.
3. Gerenciamento flexível da categoria de produtos frescos
O cliente precisava de ferramentas para impactar significativamente a disponibilidade de mercadorias e minimizar as baixas na categoria de produtos frescos, alinhando-se com suas metas comerciais para períodos específicos.
O LEAFIO Inventory Optimization oferece uma solução por meio de seu parâmetro de nível de serviço. Esse parâmetro permite o ajuste da disponibilidade de mercadorias e dos níveis de baixa na categoria Frescos, proporcionando flexibilidade para atender aos diversos objetivos comerciais de forma eficiente.
4. Geração de relatórios dentro do sistema
Antes da implementação do LEAFIO Inventory Optimization, os relatórios analíticos de inventário eram gerados dentro do sistema ERP. No entanto, com a adoção do LEAFIO Inventory Optimization, o departamento de gerenciamento de estoque passou a utilizar um sistema especializado dedicado, equipado com um conjunto abrangente de ferramentas para análise e gerenciamento de processos.
Além da função principal de pedido automático, o sistema fornece uma grande quantidade de informações suplementares sobre produtos, pedidos, percepções e uma extensa seção analítica com mais de 40 relatórios criados para supervisionar, monitorar e otimizar os processos de gerenciamento de estoque.
O foco inicial é o relatório "Phantom Inventories", que identifica produtos normalmente associados a vendas regulares, mas que atualmente apresentam saldos não vendidos.
Essas discrepâncias sugerem possíveis problemas, como produtos que estão fora da prateleira ou discrepâncias na precisão do saldo do sistema de contabilidade.
"Os produtos fora da prateleira contribuem diretamente para a perda de vendas, enquanto o estoque indicado de forma imprecisa leva a pedidos errôneos. Entretanto, com o relatório Phantom Inventories, o departamento de gerenciamento de estoque pode identificar e resolver esses problemas rapidamente", explica o gerente de projeto.
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É importante observar que o sistema do cliente está configurado para recalcular automaticamente os pedidos de cross-dock na chegada das mercadorias aos centros de distribuição.
Essa estratégia garante uma distribuição mais precisa e atualizada das mercadorias para as lojas de varejo, reconhecendo que a disponibilidade das mercadorias pode diferir entre o cálculo inicial e os prazos de entrega.
Melhorias nos indicadores-chave de desempenho após a implementação
A comparação das principais métricas do primeiro trimestre de 2023, quando o sistema anterior estava em uso, com o segundo trimestre após a implementação da solução da LEAFIO AI, produziu resultados impressionantes:
- O estoque excedente foi reduzido em 43%.
- As vendas aumentaram em 20%.
- O giro de estoque acelerou em 17%.
- As vendas perdidas diminuíram em 13%.
- A disponibilidade de mercadorias melhorou em 14%.
A implementação do LEAFIO Inventory Optimization aumentou a eficiência do gerenciamento de pedidos para a cadeia KOLO, fornecendo um conjunto de novas ferramentas adaptadas para essa finalidade.
O software integra perfeitamente as considerações de sazonalidade, permite a geração de relatórios abrangentes no sistema e aprimora o processo de gerenciamento de produtos da categoria Fresh.
O aumento nas vendas e a eficiência aprimorada do gerenciamento de estoque na KOLO, sem dúvida, alimentarão os ambiciosos planos de expansão da rede.
A equipe de IA da LEAFIO tem orgulho de estar ao lado do cliente nessa jornada emocionante, oferecendo orientação e suporte contínuos para garantir o máximo de resultados para os usuários do cliente.
