Una estrategia sólida de planificación de la reposición de existencias es importante para las empresas porque puede ayudar a los equipos a evitar costosos problemas en la cadena de suministro como la falta o el exceso de existencias. Los problemas de falta de existencias no sólo provocan pérdidas de ventas, sino que incluso pueden suponer un golpe importante para la fidelidad de los clientes y la confianza en una marca excedentaria. También pueden poner en peligro su seguridad en el lineal, ya que las marcas vecinas pueden empezar a invadir cualquier espacio.
Por otro lado, el exceso de existencias suele ser igualmente problemático para su negocio. Para empezar, las empresas de CPG entienden que el exceso de inventario puede obstaculizar el lanzamiento de nuevos productos y el rediseño de marcas y, en el caso de las marcas de alimentos y bebidas, puede hacer que los productos sobrepasen su fecha de caducidad, haciéndolos no aptos para la compra. Además, el exceso de existencias puede confundir la cadena de suministro. Si hay un lapso en la comunicación sobre cualquier remanente antes de que se haga un pedido de reposición, tanto las marcas como los minoristas podrían sufrir pérdidas en la gestión del exceso de existencias.
¿Cómo funciona en la práctica la planificación de la reposición de existencias?
Dependiendo de la estructura única de su empresa, se formará un equipo para supervisar la planificación del reaprovisionamiento. Normalmente, estos equipos engloban a los jefes de almacén y/o a los planificadores especializados en garantizar que la empresa disponga de existencias suficientes para suministrar mercancías y/o cumplir los pedidos.
Estos grupos pueden dividirse en una serie de especializaciones: algunos se centran en los métodos de pedido de existencias a medida que la empresa crece y evoluciona, y otros se ocupan del corto plazo; estos últimos son los especialistas que llevan la cuenta de los recuentos de existencias.
Cuando los recuentos descienden hasta el punto de reorden preestablecido, el equipo designado se pone en contacto con las partes pertinentes dentro de la cadena de disponibilidad para reponer las cosas. Recuerde que esto ocurre tanto con el inventario listo para la venta como con las materias primas directamente del proveedor.
Cada almacén competente tiene su propio conjunto de normas de reposición. Normalmente, éstas son algo móviles, en función de la gravedad del caso, pero suelen redactarse después de elaborar una previsión de necesidades.
Factores que influyen en cómo se reponen las existencias
Supongamos que pregunta a cualquier jefe de almacén, planificador o jefe de producto con experiencia sobre los acontecimientos estresantes en los almacenes. En ese caso, casi con toda seguridad le dirán que cuando fallan los planes de reposición del inventario, los niveles de estrés pueden aumentar rápidamente. Todos los almacenes competentes cuentan con estrategias de reposición, pero esto no garantiza que cada plan cubra todas las circunstancias imprevistas: factores de reposición de inventario a tener en cuenta.
Echemos un vistazo a algunas de las variables más importantes que afectan a los planes de reposición incluso de los almacenes más capaces:
La previsión de su empresa ha cambiado
Dado que todas las previsiones incluyen una demanda no verificada, no hay forma de saber cuánto cambiarán las cifras para satisfacer las necesidades cambiantes de los compradores. Otra dificultad podría surgir si uno de sus proveedores tiene un problema y su organización no puede obtener materias primas equivalentes a tiempo para garantizar una fabricación ininterrumpida.
El espacio de su almacén es ineficiente
La utilización del espacio del almacén es una fuente importante de desacuerdos entre los jefes de almacén y los planificadores. Un planificador puede querer reservar "x" espacio para almacenar el exceso de mercancías o materias primas. El plan de reposición de existencias acordado no puede utilizarse plenamente si el responsable del almacén no puede proporcionar el espacio necesario.
Su visibilidad general es baja
Cuando se trata de la eficiencia de la cadena de suministro, la visibilidad de principio a fin es el nombre del juego en estos días. El proceso de reposición puede retrasarse cuando no proporciona a sus proveedores información precisa y en tiempo real sobre sus niveles actuales de existencias.
Prácticas recomendadas para la planificación y reposición del inventario
Siga estas prácticas recomendadas para garantizar que la planificación y el reabastecimiento del inventario de su empresa puedan reponerse constantemente según sea necesario:
Utilice datos sobre reposición
Probablemente no le sorprenderá saber que aprovechar los datos para ayudarle a tomar decisiones mejores y más fundamentadas es una de las formas más aceptables de optimizar la gestión de su inventario. Los datos de los puntos de venta de sus minoristas podrían indicarle cómo debería funcionar su proceso de reposición. Dado que cada una de sus cuentas es única, una gestión cuidadosa de los datos le ayudará a mantenerlas todas abastecidas al nivel adecuado.
Cree técnicas de nivel de existencias que funcionen
Los planes de nivel de existencias difieren en función del tamaño y la especialización de la empresa; por lo tanto, debe adaptar el suyo a las necesidades de su inventario y de su cadena de suministro. Si empieza desde cero con su estrategia, asegúrese de que todos los implicados, especialmente sus clientes y proveedores a largo plazo, conocen sus objetivos más estrictos. Sólo entonces podrá hablar de técnicas de nivel de existencias en términos de números complejos.
Examine y reevalúe sus previsiones
Incluya a todo el mundo en esta conversación, desde sus planificadores hasta su equipo de ventas, la gestión del almacén, los proveedores, los clientes a largo plazo, etc. Antes de la reunión, asegúrese de que sus colegas tienen listas sus previsiones para compararlas con los aspectos concretos que afectan a la estrategia de reaprovisionamiento de su empresa. Una vez allí, elabore una estrategia realista en caso de que su plan de reaprovisionamiento actual y/o sus previsiones fallen.
Mejore la visibilidad de principio a fin
Haga los deberes para asegurarse de que su cadena de suministro está al tanto de sus cambiantes niveles de existencias. Deje espacio en este sistema para más información sobre los calendarios de envío de su flota.
Supervise y ajuste su estrategia de reaprovisionamiento
Podrá utilizar la información para planificar mejor el futuro a medida que pase el tiempo y su equipo observe los distintos patrones y tendencias que surgen de los datos de las tiendas. Incorporar su estrategia de reposición de inventarios a un ciclo de mejora continua puede ayudarle a determinar con precisión lo que funciona y lo que hay que cambiar. Sus previsiones de plazos de entrega se verán afectadas si sus distribuidores se han retrasado con las entregas. Es necesario ajustar sus previsiones de demanda si su producto se vende más o menos de lo que esperaba. No basta con recopilar datos; debe iterar constantemente y mejorar su proceso utilizando sus recursos.
Como puede ver, muchos de los problemas de la reposición giran en torno a la comunicación, la gestión y la previsión precisa. Mantenga sus cifras flexibles y realistas, para que su organización nunca tenga que enfrentarse a una falta de existencias o a un exceso de inventario.
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