¿Qué es el exceso de inventario y qué lo causa?

Cada negocio es único, con sus propias estrategias, KPIs, métricas y enfoques de gestión de inventario. Sin embargo, los desafíos y problemas que enfrentan las empresas al manejar el inventario, suelen ser los mismos y pueden afectar a cualquier empresa de cualquier tamaño.

¿QUÉ ES EL EXCESO DE INVENTARIO?

El exceso de inventario es el número de artículos por (SKU) que excede el nivel de inventario calculado eficaz y rentablemente.

Un nivel de inventario rentable y eficaz se calcula utilizando las siguientes métricas:

• Ciclo de reposición. El número de días entre la colocación del pedido actual y la próxima entrega. Este indicador incluye el tiempo necesario para completar, procesar y entregar el pedido.
• Ventas promedio (la cantidad de artículos por SKU)
• Cantidad mínima de pedido. Esto incluye el embalaje, ya que algunos artículos se suministran por artículo y otros se venden en cajas o paquetes. 

Para calcular el nivel óptimo de inventario para un SKU en particular, debe multiplicar el tiempo promedio del ciclo de reabastecimiento por las ventas promedio, agregando una cantidad mínima de pedido.

Los minoristas deben mantener un nivel de inventario óptimo para cada producto. Superar este nivel óptimo conduce a un exceso de inventario. 

¿CUALES SON LAS CAUSAS DEL EXCESO DE INVENTARIO?

Hemos analizado el número de casos de estudio de clientes y llegamos a algunas conclusiones. Las principales razones por la que los minoristas tienen demasiadas existencias son: 

1) Previsión intuitiva de pedidos y cálculo de pedidos deficiente. Los gerentes de compras a menudo tienden a pedir más inventario del que se requiere, o basan sus pedidos en la intuición y experiencia laboral en lugar de las necesidades reales del negocio y los niveles de demanda. Los casos que analizamos mostraron que el 80% de los pedidos basados en la intuición dan como resultado exceso de existencias.

2) Pedidos al por mayor. Los proveedores a menudo dan descuentos por pedidos grandes. A veces los proveedores poco éticos pueden ofrecerle descuentos para deshacerse de sus productos de lento movimiento. Como resultado, termina teniendo demasiado inventario que no puede vender. Si las mercancías no se venden, se convierten en existencias muertas. Algunos minoristas con los que trabajamos, se quejaron de que ¾ de los productos comprados a granel simplemente acumularon polvo durante más de un año y sólo se vendió ¼ del lote.

3) A veces, los proveedores pagan dinero extra a los minoristas para asegurar un lugar para sus productos durante una temporada promocional. Esta medida puede parecer una situación beneficiosa tanto para el minorista como para el proveedor, ya que el minorista obtiene dinero y existencias garantizadas. Sin embargo, si las cifras promocionales no tienen éxito o si el nivel de ventas es inferior al esperado, el minorista termina con estantes abarrotados y el dinero recibido por el proveedor no es suficiente para cubrir las pérdidas.

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4) Prácticas y tratos desleales entre gerentes de compras y proveedores. Desafortunadamente, a veces los gerentes pueden crear relaciones deshonestas con los proveedores. Estos pedidos no tienen nada que ver con las necesidades reales del negocio. Los proveedores se deshacen de sus existencias muertas trasladándolo a los almacenes de los minoristas. 

5) En raras ocasiones, los proveedores nacionales e internacionales establecen un límite de pedidos especiales o cantidades mínimas que influyen en los pedidos hechos a minoristas

6) Caída repentina de los niveles de demanda. Si esto sucede, debe volver a calcular y reconsiderar rápidamente sus niveles óptimos de inventario. Su nivel de existencias actual será superior al óptimo. Cuanto más compare, mejor.

¿QUÉ PASA SI IGNORA SU EXCESO DE INVENTARIO? 

El exceso de inventario es algo complicado y no encontrará ninguna fórmula mágica que le ayude a aligerar los problemas de stock. Por lo tanto, muchos minoristas prestan poca o ninguna atención al exceso de existencias y prefieren ignorar el problema en lugar de ocuparse de él. Esto es lo que puede pasar si usted hace esto:

1. El exceso de inventario consume espacio de almacenamiento y bloquea su capital. El objetivo de adquirir inventario es revenderlo para obtener una buena ganancia, no dejarlo en el estante ocupando espacio y recursos valiosos. La rotación de existencias es vital para el buen flujo de efectivo y operaciones comerciales saludables. Piense en todas las ganancias perdidas que causa el exceso de inventario y cuánto más dinero podría ganar si pudiera administrarlo adecuadamente.
2. Los productos perecederos pueden estropearse. Otros artículos pueden quedar obsoletos. Esto es especialmente importante para los artículos como alimentos y medicinas, ya que estos productos caducan muy rápidamente. Y si tiene un exceso de existencias, no sólo perderá el producto, sino también sufrirá pérdidas sustanciales ya que tener que deshacerse de los productos vencidos también conlleva muchos costos y recursos.
3. El costo y la capacidad de almacenamiento es otro problema de tener exceso de inventario. El espacio adicional siempre significa gastos extras. E incluso si tiene mucho espacio de almacenamiento, el excedente de inventario requiere recursos adicionales, tales como el personal para administrarlo, el transporte y los servicios necesarios para mantener el espacio de almacenamiento. A menudo, las empresas no pueden ofrecer nuevos productos que actualmente están en demanda para sus clientes porque los estantes están ocupados por excedentes. Y cuanto más espere para resolver este problema, se vuelve peor.

UNA GUÍA PASO A PASO PARA LIBERARSE DEL EXCESO DE EXISTENCIAS 

Primero, analice su inventario, tanto en términos de cantidad como de dinero. Le recomendamos enfáticamente que considere ambos términos y los integre en su análisis. Esto requerirá un poco más de tiempo y esfuerzo, pero también es más completo. 

Si compara tanto las cantidades como el dinero gastado en el inventario, verá cuánto exceso de existencias tiene y qué artículos adicionales son los más caros. A veces, los minoristas se deshacen del costoso exceso de inventario y no conduce a nada – los estantes permanecen abastecidos. 

El análisis preciso y completo le permite tomar medidas más efectivas para manejar exceso de inventario. 

Así que, divida su exceso de inventario en dos grupos:

• Exceso de artículos con ventas regulares y baja demanda. 
• Inventario que no se espera se venda rápido.

Una solución de gestión de inventario puede ayudarle a agrupar sus existencias al hacer un informe sobre los niveles de ventas (dinámica de inventario) por categoría/subcategoría/SKU de cada producto. 

Las mercancías con nivel bajo de ventas deben ser monitoreadas de cerca. Debe comprender las causas del inventario adicional y mitigarlas. Luego puede concentrarse en vender los artículos adicionales existentes, equilibrar los niveles de inventario o iniciar una campaña promocional para vender su exceso de existencias más rápido.

El inventario muerto que probablemente no se venderá debe retirarse de los estantes. No se centre en las causas de existencias muertas. En su lugar, encuentre formas proactivas y creativas de administrarlo.

¿CÓMO DEBE MANEJAR LA EXISTENCIA MUERTA? 

• Devuélvala al proveedor. 
• Utilice el inventario obsoleto para sus necesidades comerciales internas (producción nacional, etc.). 
• Analice los niveles de inventario en todas sus ubicaciones de ventas. Transfiera el exceso de inventario a otra ubicación de ventas que pueda tener una mejor demanda o escasez de producto. 

¿CÓMO TRANSFIERE MERCANCIAS ENTRE DIFERENTES PUNTOS DE VENTAS?

Si tiene un centro de distribución (CD), puede mover el exceso de inventario ahí y redistribuir entre otras ubicaciones o devolverlo al proveedor. 

Si no tiene un CD, o la transferencia de mercancía puede ser un procedimiento costoso/logísticamente ineficaz, puede convertir la tienda más cercana o más adecuada en un centro de distribución temporal. Puede mover mercancías entre tiendas si están ubicadas cerca (en la misma ciudad/área/distrito/provincia) y si está seguro de que sus márgenes de ganancia no se verán afectados. En ocasiones los costos de logística y los gastos de traslado son superiores a las utilidades que puede obtener. 

Después de eliminar su stock muerto, debe sacarlo inmediatamente de su rango de surtido (o matriz de productos). Si aún no tiene una matriz de surtido, le recomendamos encarecidamente que cree una y la analice regularmente. Su rango de surtido debe estar actualizado y lleno de productos rentables, de rápido movimiento y de mayor venta. 

OPTIMICE Y AUTOMATICE LA GESTION DE EXCEDENTE DE EXISTENCIAS 

La mejor forma de solucionar un problema es prevenirlo. El manejo efectivo del excedente de existencias se puede lograr mediante la implementación de tecnologías modernas en su negocio. Con el software Leafio, puede obtener el control de los márgenes de los productos aumentando las ventas, la rotación y disminuyendo la inversión, automatizando las tareas operativas de rutina y controlando y optimizando continuamente su inventario, evitando por completo el problema del excedente de existencias. Leafio calcula automáticamente los niveles de existencias objetivoy repone el inventario cuando sea necesario, optimizando así su gama de productos. 

Leafio es una cadena de suministro de próxima generación la optimización y automatización de la gestión de excedentes. Es capaz de realizar pronósticos de demanda altamente precisos y realizar análisis detallados que ayudan a optimizar el inventario comercial. Para las empresas que se ocupan de productos alimenticios, existe un nuevo algoritmo especial que está diseñado específicamente para la gestión de productos frescos o perecederos. Los pedidos se generan en función de la demanda, la vida de anaquel útil residual, el tiempo de ejecución del pedido y los saldos actuales. Esto le ayudará a mantener su inventario siempre freso y evitar el exceso de existencias. 

Gracias a Leafio, podrá reducir significativamente los excesos de existencias, así como controlar y optimizar su inventario sin tener que hacer todo el trabajo usted mismo.

¿CÓMO VENDER EL EXCESO DE INVENTARO? 

Si quiere venderlo y aún así obtener una buena ganancia, hay algunas maneras de hacerlo. 

Revendiéndolo a minoristas de descuento

La forma más fácil de liquidar el exceso de inventario obteniendo una ganancia, es vendiéndolo a un minorista con descuento. Hay tiendas que ofrecen descuentos y precios reducidos y compran productos en exceso, aunque no haya mucha demanda. Por supuesto, es posible que pierda algunas ganancias, pero en este momento, su tarea es minimizar sus pérdidas, ya que mantener el exceso de existencias inevitablemente terminará costándole mucho más. 

Ofrecer descuentos

Si no desea venderlo a otros minoristas, puede ofrecer descuentos sobre sus productos excedentes en su propia tienda para liberar rápidamente espacio en sus anaqueles. Es una excelente forma de deshacerse del excedente de existencias y ganar dinero. 

Ventas de liquidación 

Ventas de liquidación es otra gran idea para despejar esos anaqueles rápidamente. Es similar a la estrategia de descuento, pero mucho más amplia. Si se anuncian correctamente, las ventas de liquidación llenarán su tienda con clientes ansiosos en poco tiempo. Se considera legítimamente una de las mejores estrategias para liquidar el excedente de inventario.

Promocione su marca donando el excedente de inventario 

Donar a la caridad siempre es bueno para los negocios, ya que crea gran publicidad. Puede donar parte del exceso de inventario a varias organizaciones de beneficencia que sean relevantes en su área. Esto sin duda ayudará a mejorar su imagen y garantizará que más clientes conozcan su tienda. Además, donar tiene otra ventaja – exenciones y deducciones fiscales. Casi no hay razón para no hacerlo.

Mercados en línea

No subestime el poder del Internet. Las ventas en línea son muy populares, y vender sus artículos excedentes en Amazon o eBay podría ser una gran oportunidad para usted. Requerirá algo de trabajo para configurar todo, pero ciertamente valdrá la pena. Asegúrese de tomar buenas fotografías de su producto, ya que es lo más importante cuando se trata de compras en línea. Hacer que sus productos se vean bien garantizará su éxito.

Excedentes como regalos

¿A quién no le gustan las cosas gratis? Trate de sacar provecho de esta idea creando varios incentivos para sus clientes que los harán comprar en su tienda. Podría intentar regalar sus existencias excedentes como un regalo a sus clientes si gastan una cierta cantidad de dinero en su tienda, u ofrecer un artículo exclusivo para compras en línea, o si los clientes compran una determinada marca de maquillaje o perfume costoso en su tienda. Hay muchas formas de beneficiarse al regalar su excedente de forma gratuita – ¡sólo use su imaginación! 

CONCLUSIONES

Administrar el exceso de inventario es un proceso complejo que requiere esfuerzos a largo plazo por parte de la gerencia, el equipo de compras y los gerentes de categoría. El riesgo de tener un exceso de existencias es alto – no hay períodos sin riesgo ni secretos. Todo lo que tiene que hacer para mitigar el riesgo de tener demasiada existencia es administrar su inventario con cuidado y precisión, implementando metodologías sistemáticas, estratégicas y bien fundamentadas de control de inventario de existencias.