¿Sabe cómo lidiar con el agotamiento de existencias en el comercio minorista? Probablemente conozca bien esta situación: entra en una tienda para comprar rápidamente su producto favorito, sólo para encontrarse en su lugar con una estantería vacía. La decepción es segura, y ella puede provocar importantes pérdidas comerciales a largo plazo. En el comercio minorista, los artículos agotados significan pérdida de ventas y riesgos adicionales.
En este artículo hablaremos de las causas y consecuencias de las roturas de stock y daremos consejos prácticos para evitarlas.
Principales conclusiones
Prevenir quiebres protege ventas y fidelidad del cliente.
Usar previsión con IA.
Monitorear ventas en tiempo real.
Calcular safety stock dinámico.
Coordinar con proveedores para repos rápido.
Hacer revisiones post evento.
¿Qué es una ruptura de existencias?
Cuando un artículo está agotado, significa que un artículo concreto no está disponible cuando un cliente quiere comprarlo. Esto sucede si el volumen disponible de mercancías cae por debajo del nivel de demanda o si el inventario se agota por completo. La situación puede ser localizada (una tienda) o afectar a toda la red. En cualquier caso, no tener nada en stock para vender es claramente un problema grave. Según el IHL Group, los minoristas perdieron 349.000 millones de dólares en 2022 por este motivo, ¡y eso sólo en los minoristas de EE.UU. y Canadá!
No toda escasez es problema del minorista
Hay que distinguir una diferencia sutil pero esencial entre la falta de existencias y la indisponibilidad general de mercancías. Por ejemplo, cuando Apple lanzó el esperado iPhone X en 2017, su demanda por parte de los clientes fue tan grande que la mayoría de los minoristas se quedaron rápidamente sin aparatos para colocar en sus estanterías. La empresa tuvo que reconocer el problema oficialmente, y los compradores esperaron las entregas hasta finales de año. Este es un ejemplo de indisponibilidad general de un producto.
Sin embargo, imaginemos que este smartphone está disponible en tres cadenas minoristas y que la cuarta no tiene existencias. No se trata de cuánta gente corre a la tienda, sino de que no hay cantidades suficientes porque su proveedor no entregó la mercancía a tiempo. Se trata de que un artículo concreto está agotado.
Causas habituales de la falta de existencias
La falta de existencias se produce por diversas razones. Puede ser un problema aislado relacionado con artículos populares, pero lo más frecuente es que se trate de una combinación de varios factores.
Discrepancias entre las existencias sobre el papel y en la realidad
Estos son los culpables más comunes, y algunas cosas están fuera de stock. Digamos que tiene una cantidad documentada de mercancías y una cantidad real de mercancías, y estas cifras difieren. ¿Por qué? Hay tres factores principales:
- Error humano durante la contabilidad manual.
- Fallo técnico del sistema durante la sincronización.
- Pérdida de mercancías por robo o daños.
También existe un cuarto factor, «todo». Eso también ocurre.
Los errores (tanto humanos como informáticos) se producen con mucha frecuencia durante los periodos de ventas activas, cuando el dinero cambia rápidamente de manos y las existencias se agotan porque no hay tiempo para reponer los estantes.
Previsión incorrecta de la demanda
A menudo, las mercancías se agotan debido a un aumento rápido e imprevisto de la demanda. Sin embargo, lo más frecuente es que ocurra al revés: el aumento podría haberse previsto, pero no se hizo (o al menos no correctamente). Esto sucede en las cadenas minoristas y en las tiendas individuales que siguen utilizando el método clásico de previsión basado únicamente en los datos de ventas anteriores.
Esto es críticamente insuficiente: para predecir el comportamiento de los consumidores y optimizar las existencias, hay que tener en cuenta muchos factores en el entorno actual, como las tendencias del mercado, el comportamiento de la competencia y otros.
Falta de dinero
La razón aparente de las rupturas de existencias es la falta de capital circulante suficiente para comprar mercancías al por mayor, posiblemente debido a políticas financieras incorrectas.
Problemas logísticos
Los proveedores logísticos son difíciles de controlar. Son los casos de mercancías agotadas por retrasos en la entrega. El proveedor puede tener muchas razones para ello: o bien opta primero por otras redes, pierde la mercancía durante el transporte o simplemente no puede hacer frente a la carga que hay que enviar. El resultado es el mismo: la decepción del cliente.
Gestión ineficaz del inventario
Para asegurarse de que siempre tiene el producto adecuado en el momento adecuado y en las cantidades adecuadas, necesita gestionar su inventario correctamente. Si no se prepara para la temporada navideña y no repone sus existencias, la escasez y todas las demás consecuencias negativas de las estanterías vacías son catástrofes a punto de ocurrir.
¿Cuánto le cuesta a una empresa la falta de existencias?
A corto plazo, la falta de existencias provoca una disminución de las ventas y la frustración de los clientes, pero si la ausencia de mercancías se convierte en una dolencia crónica, las consecuencias aplastarán los beneficios:
- Los costes aumentarán no sólo por la pérdida de ventas, sino también por un reaprovisionamiento ineficaz;
- La reputación de la empresa se resentirá y el número de clientes descenderá;
- Algunos clientes decepcionados se irán a la competencia: los que no tienen problemas con la disponibilidad de los productos.
Otros problemas adicionales son el riesgo de críticas negativas en línea debido a la falta crónica de los productos adecuados, el aumento de los costes y la carga de trabajo adicional para el personal debido a la necesidad urgente de resolver el problema de la escasez.
Esta es la cruda realidad para muchos minoristas, ya que los problemas de falta de existencias cuestan al minorista medio 1,1 millones de dólares al año, según Worldmetrics.org.
Las pérdidas de beneficios son la consecuencia más evidente de la falta de existencias. Incluso si el cliente no se va a un competidor (lo que es evidente a corto plazo porque confía en su marca), es más probable que compre un análogo más barato. La pérdida potencial de beneficios puede calcularse. La fórmula es la siguiente:
Supongamos que una tienda vende una media de 20 cuadernos con el logotipo de NY al día, con un beneficio de 15 $ por cuaderno. Debido a un problema en la cadena de suministro, los cuadernos estuvieron agotados durante 4 días.
Cálculo:
SC = (4 días x 20 cuadernos/día x $15/cuaderno) = $1200
Eso es lo que ganó de menos la empresa por un problema de falta de existencias que sólo tardó cuatro días en solucionarse. Imagine aplicar este cálculo a múltiples grupos de productos problemáticos y a su precio real. Las pérdidas potenciales pueden empezar a ascender a vertiginosos millones.
5 pasos para solucionar su problema de falta de existencias
La mejor manera de hacer frente al agotamiento de las existencias es prevenir estas situaciones. Es como con los incendios: es mejor seguir las normas que correr de un lado a otro para apagar el fuego y hacer frente a los daños. Nuestros consejos van dirigidos precisamente a eso: a evitar que se produzca el problema.
#1 Aumentar la precisión de la previsión de la demanda
Cuanto mayor sea la precisión de la previsión, menor será la probabilidad de que se agoten las existencias. Esto es obvio, pero en la vida real, muchos acontecimientos dificultan una previsión precisa:
- La demanda cambia (a veces de forma imprevisible);
- Los fabricantes cambian su gama de productos;
- Se introducen nuevos productos;
- Un nuevo producto «se come» la cuota de ventas del anterior (cannibalization);
- La gama de productos se amplía considerablemente.
Para hacer frente a los retos, necesita hacer una previsión fundamental para cada producto de la gama y luego ajustarla, teniendo en cuenta los factores planificados (campañas de marketing, artículos de temporada) y los no planificados.
La base para ello deben ser unos datos precisos y de alta calidad. Sería de gran ayuda que empezara analizando los datos históricos de ventas: le ayudarán a identificar tendencias y patrones, así como a establecer datos de los departamentos de marketing y ventas para anticiparse a todas las posibles fluctuaciones o preparar las campañas de ventas y publicidad con prontitud. Asegúrese de tener en cuenta la información general del mercado y comparta las previsiones con los proveedores para que sus datos sean más completos.
Asimismo, estudie la posibilidad de utilizar software especializado de previsión de la demanda basado en IA para crear múltiples modelos y realizar previsiones precisas basadas en una gran cantidad de datos. Esto es algo que supera la capacidad de cualquier humano.
#2 Optimizar las existencias de seguridad
Ninguna previsión es exacta al 100%. Se necesita algo que ayude al minorista a hacer frente a los retos en esos casos. Las existencias de seguridad son una especie de colchón de materias primas necesario para responder con prontitud a problemas inesperados: aumento de la demanda, interrupciones del suministro, etc. Debe crear unas existencias de seguridad después de clasificar su inventario y establecer relaciones con los proveedores.
Para ello, debe calcular el perfil de riesgo de cada SKU y fijar el stock de seguridad adecuado. Esto depende de las previsiones, el plazo de entrega y otros factores. Para respaldar el lanzamiento, necesita hacer un seguimiento de la demanda y la oferta y tener en cuenta los objetivos comerciales actuales de la empresa.
#3 Automatizar la reposición de existencias
La gestión manual del inventario es una estrategia perdedora, incluso para las pequeñas tiendas. ¿Podría ser más fácil para las grandes cadenas? Por lo tanto, merece la pena integrar el software adecuado, que permitirá al minorista hacer previsiones, indicar los niveles óptimos de inventario y pedir automáticamente el siguiente lote en cuanto el número de mercancías disminuya hasta el nivel especificado. Además, el software de reabastecimiento automatizado proporciona datos precisos sobre el inventario en tiempo real (y elimina el riesgo de error humano).
Como resultado, aumentará significativamente la eficacia de los procesos empresariales y ahorrará tiempo. La IA y el software de aprendizaje automático no sólo analizan datos, sino que mejoran y se adaptan constantemente a los procesos y a las situaciones únicas. Esto significa que la precisión y la eficiencia no hacen sino aumentar con el tiempo.
#4 Supervise el rendimiento de sus proveedores
La cadena de suministro es el punto débil porque usted tiene poca o ninguna influencia sobre sus proveedores y sus centros de distribución. Por lo tanto, necesita medir su rendimiento para controlar mejor el plazo de entrega de sus pedidos y poder cambiar las condiciones o los socios si es necesario.
Para medir la fiabilidad de sus proveedores, necesita datos sobre las compras anteriores, el estado de cada pedido, el coste y los pedidos previstos. Los datos sobre el rendimiento le ayudarán a comprender dónde necesita diversificar la gestión de su cadena de suministro. De este modo, si falla el eslabón principal de la cadena de suministro, dispondrá de vías alternativas para pedir las mercancías que necesita.
Importante: el proveedor no es un enemigo. Tienen sus propios problemas y factores de riesgo. Los minoristas deben comprenderlo y establecer asociaciones sólidas.
#5 Optimizar la asignación de inventarios
Si dispone de una red y un eslabón está agotado, pero otro no, es esencial establecer un proceso de distribución. Esto no es fácil. En primer lugar, tiene que saber cuántas unidades hay en cada punto de venta en un momento dado, y también debe tener en cuenta docenas de otros factores: las acciones anteriores de los competidores, la estacionalidad, las promociones, el canibalismo, etc.
Sólo un software puede ayudar a ello. Tiene en cuenta miles de variables, contabiliza automáticamente los planes y los factores externos e internos, y proporciona datos sobre los niveles de inventario recomendados en cada punto de la red. Utilizando el Software de Control de Inventarios impulsado por IA, puede evitar una situación en la que una tienda minorista tenga demasiada cantidad de un producto específico mientras que otra esté completamente agotada.
Utilice LEAFIO AI para optimizar la gestión del inventario
LEAFIO Control de Inventarios es una poderosa herramienta que puede mejorar el proceso de gestión de inventarios en el comercio minorista. Gracias a sus innovadores algoritmos y capacidades analíticas, proporciona una previsión precisa de la demanda, automatiza los pedidos y optimiza la distribución de las existencias entre los distintos puntos de venta.
Las principales ventajas de utilizar LEAFIO AI:
Previsión precisa de la demanda
Los algoritmos de inteligencia artificial de LEAFIO AI analizan grandes cantidades de datos sobre ventas, estacionalidad, tendencias del mercado y otros factores que afectan a la demanda. Esto nos permite predecir con exactitud cuánto stock se necesitará en cada tienda en un periodo determinado.
Generación automática de pedidos
El sistema genera automáticamente los pedidos basándose en los datos previstos y las existencias disponibles. Esto reduce significativamente el tiempo que los minoristas dedican a la tramitación manual de los pedidos y disminuye el número de errores.
Distribución inteligente de existencias
Los algoritmos inteligentes de LEAFIO AI distribuyen las existencias entre las distintas tiendas en función de la demanda de cada una de ellas. El sistema también tiene en cuenta aspectos como la velocidad de entrega, la estacionalidad y las condiciones locales.
Análisis avanzado de la cadena de suministro
El módulo de análisis de LEAFIO AI le permite identificar rápidamente los problemas en la gestión de la cadena de suministro, como retrasos en las entregas, falta de existencias o exceso de existencias. El sistema también ayuda a identificar las causas de los problemas y a proponer soluciones para eliminarlos.
Por ejemplo, AgroHub, un supermercado orgánico líder en Georgia, ha mejorado significativamente su gestión de inventario mediante la implementación de LEAFIO AI. Redujo los niveles medios de inventario en un 12%, aumentó las ventas en un 18% y redujo el exceso de existencias en un 39%. Esto no sólo redujo las pérdidas por deterioro, sino que también aumentó la rotación del inventario y garantizó que los productos populares estuvieran siempre disponibles para la venta.
Las principales conclusiones
- Los problemas de falta de existencias siguen siendo un reto importante para los minoristas, lo que conlleva una menor rentabilidad, la pérdida de clientes y la pérdida de fidelidad. Una gestión adecuada del inventario, unas previsiones precisas y una colaboración eficaz con los proveedores pueden mitigar estos retos.
- Integrar sistemas automatizados basados en IA mejora significativamente la precisión de las previsiones, garantiza una reposición adecuada de las existencias y permite responder con rapidez a los retos del mercado, proporcionando a los minoristas ventajas competitivas adicionales.
- Elegir el proveedor de software de gestión de inventario adecuado es esencial para que las operaciones no sufran interrupciones. El proveedor adecuado garantiza que las herramientas y el soporte se alinean con las necesidades de su negocio, ayudando a agilizar las operaciones, minimizar los riesgos y proporcionar el funcionamiento estable de su empresa en un entorno competitivo.
FAQ:
¿Qué causa una ruptura de existencias?
Con frecuencia interviene más de un factor. Por ejemplo, los errores en la gestión del inventario, un aumento inesperado de la demanda, la falta de fondos para las mercancías y una previsión incorrecta llevan a los minoristas a encontrarse con que su tienda está desabastecida.
Si una tienda no tiene suficientes existencias de un producto, ¿a qué problema puede enfrentarse?
A corto plazo, un cliente decepcionado simplemente abandonará la tienda o intentará comprar un producto análogo. A largo plazo, esto se traduce en una importante salida de clientes, un deterioro de la reputación y una pérdida de ingresos.
¿Cómo evitar la falta de existencias?
Para ello, necesita establecer un sistema de gestión de inventarios y aprender a anticiparse con precisión a la demanda. También es importante encontrar proveedores fiables y cooperar con ellos de forma eficaz. Todo esto es posible en el entorno actual sólo empleando software especializado.
¿Cuál es la tasa de ruptura de existencias?
Es el porcentaje de casos en los que un cliente solicita un producto que no se encuentra en su inventario. Muestra lo bien que satisface la demanda de sus productos y la eficacia de su sistema de gestión de inventarios.
¿Tienes alguna pregunta?
¿Tiene alguna duda sobre la automatización u optimización del comercio minorista? Póngase en contacto con nuestros expertos para obtener soluciones.
Cecilia Flores Castillo
Experta en optimización de estoque
