Los periodos de gran demanda suelen ser estresantes para los minoristas. Prepararse para un aumento de las ventas, especialmente durante las fiestas, supone un reto importante en lo que respecta a la gestión del inventario. En el período previo a la temporada "caliente", los pedidos se vuelven mucho más complicados:
- Los proveedores están sobrecargados, y cuanto más se acerca el periodo "caliente", más intensa es esta carga. Por lo tanto, es necesario prepararse con antelación para garantizar que el surtido necesario esté disponible en los almacenes.
- Es difícil predecir qué productos tendrán una gran demanda durante la temporada.
- Se requiere un proceso logístico atípico para garantizar la reposición gradual de las existencias y evitar el exceso de inventario.
- Existe el riesgo de que la logística de almacén se colapse si no está equilibrada y preparada para una demanda imprevisiblemente alta.
- Es difícil predecir las ventas de nuevos productos no disponibles en el surtido antes de que comience la temporada.
La principal tarea de un minorista en estas condiciones es preparar una cantidad equilibrada de existencias en los últimos días/semanas antes del repunte de las ventas. Es esencial aplicar un enfoque diferente al cálculo de la demanda para los distintos formatos de tienda. Hay que planificar y distribuir la carga de trabajo entre el personal de logística, aprovisionamiento y operaciones. Y, lo que es más importante, es crucial adaptarse rápidamente a los cambios y resolver las situaciones de fuerza mayor que suelen surgir en la preparación de los picos estacionales.
Para minimizar la carga de trabajo del personal y evitar pérdidas, las cadenas deben optimizar el proceso preparándose para la temporada alta de ventas. Con años de experiencia y docenas de proyectos de optimización de la cadena de suministro realizados con éxito, el equipo de LEAFIO ha desarrollado un plan de acción para ayudar a los minoristas a prepararse con antelación sin perder ni un solo detalle y sincronizando el trabajo del equipo para lograr los máximos resultados.
PASO 1. IDENTIFICAR LOS PRODUCTOS QUE IMPULSARÁN LAS VENTAS
Identificar los productos que deben pedirse en cantidades adicionales es una de las tareas más difíciles para un minorista que se prepara para la temporada "caliente", ya que hay que analizar todo el surtido y calcular el aumento de las ventas en términos de productos individuales, no sólo de categorías. La lista de SKU puede variar en función del formato de la tienda, su ubicación y otros factores.
Al analizar los resultados de las ventas de temporada de nuestros clientes, el equipo de LEAFIO observó aumentos relativamente altos de la demanda en categorías de productos no evidentes. Puede tratarse de artículos que, a primera vista, no tienen nada que ver con las circunstancias. Por ejemplo, durante las fiestas navideñas aumenta la demanda de productos de limpieza para el hogar. Este ejemplo deja claro que es necesario estudiar toda la gama de productos sin excepción y aumentar sus existencias antes de la temporada.
El sistema LEAFIO, con su función de estacionalidad, le permite identificar con precisión los artículos que deben aumentarse. Utilizando los factores de estacionalidad, el sistema calcula la demanda y las ventas previstas a nivel de cadena, tienda y SKU.
PASO 2. DETERMINAR LAS NUEVAS SKU QUE AUMENTARÁN LAS VENTAS
Debe identificar los nuevos productos cuyas ventas se espera que aumenten. Debido a la rotación anual del surtido del 30-40%, el número de tales SKU puede ser significativo. Es difícil calcular la demanda potencial de tales productos, y una compra intuitiva puede conducir a un exceso de existencias o, por el contrario, a una pérdida de ventas.
La solución de Optimización de Inventarios LEAFIO permite a los minoristas calcular automáticamente la demanda potencial de nuevos productos analizando los datos históricos de ventas de análogos o sustitutos. De este modo, el sistema calculará la demanda con la mayor precisión posible y evitará errores críticos en cálculos manuales o especulaciones.
PASO 3. SINCRONIZAR EL PLAN DE PROMOCIÓN CON LA PREPARACIÓN DE LA OLEADA DE VENTAS
A veces es necesario prepararse no sólo para la temporada, sino también para el crecimiento de la demanda debido a las promociones. Cuando se solapan, es esencial asegurarse de que sus cálculos son correctos. En primer lugar, debe hacerse una idea general de las actividades promocionales y comprender cuántas promociones están previstas y de qué tipo son, cómo se gestionan en los distintos periodos, cuántas SKU están implicadas, etc. Es importante evitar que los productos compitan en las promociones. Por ejemplo, las campañas simultáneas de productos relacionados o productos sustitutivos pueden reducir la eficacia de ambas actividades.
Todos estos datos deben reunirse y tenerse en cuenta en el plan de pedidos. Tenga en cuenta que es vital dejar de pedir productos adicionales a tiempo, teniendo en cuenta la fecha de finalización de la promoción, para no crear un exceso de existencias.
El módulo de Inteligencia de Promoción de LEAFIO le ayudará a prepararse a tiempo para la próxima venta mediante la previsión automatizada de la demanda de artículos en promoción y la planificación de los pedidos de acuerdo con el calendario de entrega del proveedor y el número necesario de reposiciones durante la campaña. El calendario de promociones del sistema le permite ver todas las promociones actuales y previstas (por cadena, tienda, categoría, etc.). El módulo analítico le permite seguir su eficacia en tiempo real por indicadores clave. Esto no sólo evita el solapamiento de campañas, sino que también identifica proactivamente los problemas y ajusta las acciones.
PASO 4. PLANIFICAR EL LUGAR DE ALMACENAMIENTO DE LAS MERCANCÍAS ADICIONALES
Debe considerar dónde planea almacenar su inventario antes del pico de ventas: en un centro de distribución (CD), en un almacén central (AC) o directamente en la tienda. Por supuesto, este punto es esencial sólo para aquellos minoristas que tienen 2, 3 o más niveles de cadena de suministro.
Si no hay centro de distribución, la cuestión de la capacidad de la tienda se vuelve crítica. En muchas cadenas, el espacio de la sala de ventas y de la trastienda es tan limitado que resulta imposible almacenar la mayor cantidad de mercancías directamente en las tiendas durante la temporada "caliente". Por lo tanto, es necesario asignar espacio para el inventario en el almacén central y aumentar el número de entregas a las tiendas durante todo el periodo. Lo principal es proporcionar un alto nivel de disponibilidad de los productos.
El sistema de reposición LEAFIO, basado en un algoritmo de previsión de varios niveles, le permite estimar con precisión la demanda y calcular la cantidad de aumento de existencias a la hora de gestionar las entregas a un almacén central o un centro de distribución.
Para los minoristas con una capacidad de almacenamiento limitada en sus almacenes, las herramientas de Optimización de Inventario de LEAFIO serán de gran ayuda, ya que le permiten configurar la cadena en el modo de "almacén vacío". La solución garantiza la máxima precisión en los pedidos y la planificación logística para que la tienda pueda mantener niveles óptimos de inventario sin exceso de existencias.
PASO 5. CREACIÓN DE UNA "COLA" DE REPOSICIÓN POR PRIORIDAD DE ENTREGA
Es crucial desarrollar una cola de entrega de mercancías en el orden en que deben ser enviadas al centro de distribución y/o a las tiendas. Normalmente, se da prioridad a categorías enteras y no a mercancías individuales. Por ejemplo, la mercería (artículos pequeños) suele pedirse y entregarse en primer lugar.
Calcule el volumen total de mercancías necesarias para la temporada "caliente" y, a continuación, divida las entregas de las distintas categorías en varios lotes para que las existencias de cada SKU aumenten gradualmente. Aunque a veces, desde un punto de vista económico, es más rentable hacer una entrega única. Pero lo más frecuente es que las cadenas dividan el volumen previsto en 3-4 lotes y decidan qué porcentaje del total debe haber en cada entrega. De este modo, no perturban los procesos logísticos y operativos. Pueden garantizar la disponibilidad de la cantidad adecuada de mercancías en el almacén si el proveedor resulta ser poco fiable.
La función de reposición automática de LEAFIO le ayudará a tener en cuenta todos los factores a la hora de formar la secuencia de pedidos. El sistema calcula de forma independiente el volumen necesario de mercancías y genera pedidos teniendo en cuenta los plazos de entrega, los calendarios de los proveedores, la demanda, las existencias disponibles y las mercancías en tránsito.
PASO 6. DETERMINAR LAS FECHAS DE PEDIDO EN TIENDAS Y ALMACENES
Es necesario calcular las fechas concretas de los pedidos para realizar las entregas de acuerdo con la "cola" de mercancías definida y realizar estos pedidos a tiempo. Esto es especialmente cierto si tiene docenas de proveedores en su lista que realizarán estas entregas. En este caso, los cálculos manuales son ineficaces: debido a la gran carga de trabajo y a la influencia del factor humano, es probable que se produzcan errores y retrasos no deseados. Por ello, este proceso debe automatizarse.
Con la Optimización de Inventario LEAFIO, usted puede realizar pedidos con la máxima precisión mediante la sistematización y automatización, creando una "cola" de mercancías basada en las fechas de los pedidos.
PASO 7. MANTENER LOS PEDIDOS REGULARES
Una vez que tenga el inventario necesario, es fundamental continuar con los pedidos regulares. Como mencionamos en el punto nº 3, este volumen debe reservarse antes del inicio de la temporada. Es necesario tener en cuenta estas existencias a la hora de formar tanto los pedidos estacionales como los regulares.
Para centrarse en las tareas urgentes, es adecuado transferir los pedidos regulares al modo automático. La función de reposición automática de LEAFIO le permite centrarse en la preparación de la temporada de gran demanda tomando el control de los pedidos regulares y la entrega. Un panel de control fácil de usar le ayuda a mantenerse al tanto de la situación y responder rápidamente a los problemas que surjan (o incluso prevenirlos) sin necesidad de realizar análisis en profundidad.
PASO 8. DETERMINAR LA FECHA DE FINALIZACIÓN DEL AUMENTO DE LA DEMANDA
Por regla general, el aumento de la demanda se produce en el plazo de una semana. Es esencial dejar de pedir una mayor cantidad de mercancía con antelación para que no haya un exceso de existencias. La fecha de finalización de los pedidos depende de cuántos días falten para que termine el aumento de la demanda. Después del pico de ventas, no debe tener en cuenta el crecimiento de las ventas a la hora de hacer los pedidos.
Por ejemplo, las ventas de vino espumoso Asti Ice Martini se disparan antes y durante las fiestas navideñas. A esto seguirá un descenso de la demanda con un aumento significativo el día de San Valentín. En estos casos, es importante ser excepcionalmente sensible a las fluctuaciones de la demanda, aumentando y disminuyendo las existencias en función de los picos previstos. Dado que el Asti Ice Martini es un SKU de gama alta, los errores de previsión y de pedido pueden dar lugar a un coste relativamente alto de exceso de existencias.
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LEAFIO le ayudará a evitar este problema: no sólo se asegurará de que tiene suficiente producto antes de la temporada alta, sino que también le ayudará a prevenir la formación de exceso de existencias y stock muerto. La Optimización de Inventario de LEAFIO empezará a reducir automáticamente el número de artículos en los pedidos y el nivel de inventario antes de la fecha prevista de disminución para salir suavemente de la oleada estacional o del período promocional de vacaciones.
PASO 9. ANÁLISIS DE LA EFICACIA DE LA GESTIÓN DEL INVENTARIO EN TEMPORADA ALTA
En el proceso de mejora continua, es fundamental analizar la eficacia de su trabajo desde el inicio de la preparación hasta el final del periodo activo de ventas. Se trata de una parte integral del proceso que le permite prepararse mejor para los próximos repuntes estacionales de la demanda.
El análisis del rendimiento es obligatorio para todos los departamentos de la cadena minorista que son responsables y, de un modo u otro, participan en los procesos de preparación: departamento de categorías, comercializadores, logística, departamento de operaciones, etc.
El trabajo en equipo, la coordinación y el análisis crítico ayudan a identificar algunos cuellos de botella y a evitar que se produzcan la próxima temporada. Por desgracia, a veces el equipo se agota y vuelve inmediatamente a su rutina habitual, olvidándose de sacar conclusiones cualitativas.
A la hora de resumir los resultados, el módulo de BI de LEAFIO puede resultar útil al minorista como una potente herramienta de diagnóstico de la eficacia de la gestión del inventario, que genera más de 40 informes analíticos en profundidad. El módulo permite realizar un seguimiento de la dinámica de los indicadores clave del comercio minorista, comparando los datos con periodos anteriores y registrando los problemas existentes.
OPTIMICE SU PROCESO DE PREPARACIÓN DE LA TEMPORADA CON LA OPTIMIZACIÓN DE INVENTARIO LEAFIO
La mayoría de las tareas anteriores pueden automatizarse, convirtiendo la carga de trabajo estacional en una rutina sin complicaciones con la Optimización del inventario de LEAFIO, un software de gestión del inventario minorista basado en la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.
Basándose en los resultados de más de cien proyectos, se han observado los siguientes indicadores de media utilizando la solución de Optimización de Inventarios LEAFIO: aumento de las ventas en un 8%, reducción de los residuos en un 15%, reducción del exceso de existencias en un 50%, aceleración de la rotación en un 30% y reducción de las ventas perdidas en un 50%.
Las herramientas de Optimización de Inventario de LEAFIO mejoran su preparación para la temporada de alta demanda. La plataforma le permite:
- Supervisar las fluctuaciones de la demanda de las diferentes categorías de productos (incluida la categoría de productos frescos) para ir "un paso por delante".
- Automatizar el proceso de pedidos. El sistema puede calcular y generar pedidos de forma independiente y enviarlos a sus proveedores o responsables de almacén.
- Mantenga en stock no sólo la cantidad necesaria de productos, sino también sus análogos en caso de reposición.
- Controle el proceso de pedido y entrega con cuadros de mando detallados y diversas plantillas de informes generados automáticamente.
- Prepare las promociones con antelación para evitar molestias innecesarias. El sistema le permite determinar automáticamente la demanda, crear pedidos para la cantidad óptima de existencias y controlar la eficacia del proceso.
La Optimización de Inventario LEAFIO está impulsada por algoritmos modernos que se adaptan rápidamente a la demanda cambiante y a los diversos cambios en el comportamiento de los consumidores. La automatización de la mayoría de los procesos le ayuda a prepararse a fondo para la temporada: predecir un aumento de la demanda de productos específicos, planificar el reabastecimiento, distribuir y reducir la carga de trabajo del personal logístico y operativo. Y lo que es más importante, puede mejorar la eficacia y maximizar el beneficio de su cadena.
