Preparação do estoque de alta estação no varejo: 9 passos para aumentar a eficiência

Os períodos de grande demanda são muitas vezes estressantes para os varejistas. A preparação para um aumento das vendas, especialmente durante os períodos festivos, é um desafio significativo no que diz respeito à gestão de estoque. No período que antecede a estação "quente", os pedidos se tornam muito mais complicados:

- Os fornecedores estão sobrecarregados, e quanto mais perto do período de pico, mais intensa é essa carga. Portanto, é preciso se preparar com antecedência para assegurar que o sortimento necessário esteja disponível nos armazéns.

- É difícil prever quais produtos serão muito procurados durante o período.

- Um processo logístico fora do padrão é necessário para assegurar a reposição gradual dos estoques a fim de evitar o excesso de estoque.

- Há um risco de colapso da logística dos armazéns se ela não for equilibrada e preparada para uma demanda imprevisivelmente alta.

- É difícil prever as vendas de novos produtos não disponíveis na gama antes do início da estação.

A principal tarefa de um varejista nessas condições é preparar um estoque equilibrado nos últimos dias/semanas, antes do aumento das vendas. É essencial aplicar uma abordagem diferente no cálculo da demanda para vários formatos de lojas. Você precisa planejar e distribuir a carga de trabalho em logística, aquisições e pessoal operacional. E, o mais importante, é crucial adaptar-se rapidamente às mudanças e resolver situações de força maior que geralmente surgem na preparação para picos sazonais.

Para minimizar a carga de trabalho do pessoal e evitar perdas, as redes devem otimizar o processo de preparação para a alta temporada de vendas. Com anos de experiência e dezenas de projetos bem-sucedidos de otimização da cadeia de abastecimento, a equipe da LEAFIO desenvolveu um plano de ação para ajudar os varejistas a se prepararem com antecedência sem perder um único detalhe e sincronizar o trabalho da equipe para alcançar o máximo de resultados.

Passo 1. Identificação dos produtos que irão impulsionar as vendas

Identificar as mercadorias que precisam ser encomendadas em quantidades adicionais é uma das tarefas mais desafiadoras para um varejista em preparação para a estação "quente", já que você precisa analisar todo o sortimento e calcular o aumento das vendas em termos de produtos individuais, não apenas de categorias. A lista de SKUs pode variar de acordo com o formato da loja, localização e outros fatores.

Ao analisar os resultados das vendas sazonais de nossos clientes, a equipe da LEAFIO notou aumentos relativamente altos na demanda em categorias de produtos que não são óbvias. Esses podem ser itens que, à primeira vista, não têm nada a ver com as circunstâncias. Por exemplo, há um aumento da demanda de produtos de limpeza doméstica durante o período festivo de Natal. Esse exemplo deixa claro que é necessário estudar toda a gama de produtos sem exceção e aumentar seus estoques antes da época.

O sistema da LEAFIO, com sua função de sazonalidade, lhe permite identificar com precisão os itens que precisam ser aumentados. Usando fatores de sazonalidade, o sistema calcula a demanda e as vendas esperadas nos níveis da rede, loja e SKUs.

Passo 2. Determinação de novos SKUs que aumentarão as vendas

Você precisa identificar os novos produtos que deverão aumentar em vendas. Devido à rotação anual de 30-40% do sortimento, o número de tais SKUs pode ser significativo. É difícil calcular a demanda potencial para tais produtos, e compras intuitivas podem levar a excesso de estoque ou, inversamente, a perda de vendas. 

A solução de otimização de estoque da LEAFIO permite aos varejistas calcular automaticamente a demanda potencial para novos produtos, analisando dados históricos de vendas de produtos análogos ou substitutos. Dessa forma, o sistema calculará a demanda com a maior precisão possível e evitará erros críticos nos cálculos manuais ou especulações.

Passo 3. Sincronizar o plano promocional com a preparação do aumento de vendas

Às vezes é preciso se preparar não só para a sazonalidade, mas também para o crescimento da demanda devido às promoções. Quando eles se sobrepõem, é essencial assegurar que seus cálculos estejam corretos. Primeiro, você precisa obter um panorama geral das atividades promocionais e compreender quantas promoções estão planejadas e que tipo de promoções são, como se sobrepõem em períodos diferentes, quantos SKUs estão envolvidos, etc. É importante evitar que os produtos estejam competindo entre si em promoções. Por exemplo, campanhas simultâneas para produtos relacionados ou produtos substitutos podem reduzir a eficácia de ambas as atividades. 

Todos esses dados devem ser coletados em conjunto e considerados no plano de pedidos. Observe que é vital parar de encomendar produtos adicionais a tempo, considerando a data final da promoção, para não criar excesso de estoque. 

O módulo de Inteligência Promocional da LEAFIO  lhe ajudará a se preparar para a próxima promoção dentro do prazo, através de previsão automatizada da demanda para itens promocionais e planejar pedidos de acordo com o cronograma de entrega do fornecedor e o número necessário de reposições durante a campanha. O calendário de promoções do sistema permite a você ver todas as promoções atuais e planejadas (por rede, loja, categoria, etc.). O módulo analítico permite que você acompanhe sua eficácia em tempo real através de indicadores-chave. Isso não só evita campanhas sobrepostas, mas também identifica proativamente os problemas e ajusta as ações. 

Passo 4. Planejamento do local de armazenagem para os bens adicionais

Você deve considerar onde pretende armazenar seu estoque antes do pico de vendas: em um centro de distribuição (CD), armazém central (AC), ou diretamente na loja. Naturalmente, este ponto é essencial somente para os varejistas que têm 2, 3 ou mais níveis de cadeia de abastecimento.

Se não houver um centro de distribuição, a questão da capacidade da loja se torna crítica. Em muitas redes, a área de vendas e o espaço dos fundos são tão limitados que é impossível armazenar o aumento da quantidade de mercadorias diretamente nas lojas durante a estação "quente". Portanto, é necessário alocar espaço para estoque no armazém central e aumentar o número de entregas às lojas durante todo o período. O principal é proporcionar um alto nível de disponibilidade de produtos.

O sistema de reposição da LEAFIO, baseado em um algoritmo de previsão de multiescala, permite a você estimar com precisão a demanda e calcular a quantidade de estoque aumentada ao administrar as entregas a um armazém central ou centro de distribuição.

Para varejistas com capacidade limitada de armazenamento em suas lojas, as ferramentas de Otimização de Estoque da LEAFIO serão úteis, já que permitem que você estabeleça a rede no modo "armazém vazio". A solução assegura a máxima precisão nos pedidos e no planejamento logístico para que a loja possa manter níveis ótimos de estoque sem excesso de produtos. 

Passo 5. Criação de uma "fila" para reposição por prioridade de entrega

É crucial desenvolver uma fila de entrega de mercadorias na ordem em que devem ser enviadas para o centro de distribuição e/ou lojas. Normalmente, categorias inteiras são priorizadas e não mercadorias individuais. Por exemplo, os artigos de armarinho (pequenos) são frequentemente encomendados e entregues primeiro.

Calcule o volume total de mercadorias necessárias para a estação "quente", e então divida as entregas das diferentes categorias em vários lotes de forma que o estoque de cada SKU aumente gradualmente. Embora às vezes, de um ponto de vista econômico, seja mais lucrativo fazer uma entrega única. Mas mais frequentemente, as redes dividem o volume esperado em 3-4 lotes e decidem que porcentagem do total deveria estar em cada entrega. Dessa maneira, elas não perturbam a logística e os processos operacionais. Elas podem assegurar a disponibilidade da quantidade certa de mercadorias no armazém se o fornecedor se revelar não ser confiável.

A função de reposição automática da LEAFIO ajudará você a considerar todos os fatores ao formar a sequência do pedido. O sistema calcula independentemente o volume necessário de mercadorias e gera pedidos que levam em conta os prazos de entrega, cronogramas de fornecedores, demanda, estoques disponíveis e mercadorias em trânsito.

Passo 6. Determinação das datas dos pedidos em lojas e armazéns

Cálculos de datas específicas de pedidos são necessários para fazer entregas de acordo com a "fila" de mercadorias definida e para fazer esses pedidos dentro do prazo. Isso é especialmente verdade se você tem dezenas de fornecedores em sua lista que farão essas entregas. Nesse caso, os cálculos manuais são ineficazes: devido à alta carga de trabalho e à influência do fator humano, sendo provável que ocorram erros e atrasos indesejáveis. É por isso que esse processo deve ser automatizado.

Com a Otimização de Estoque da LEAFIO, você pode fazer pedidos com a máxima precisão, sistematizando e automatizando, criando uma "fila" de mercadorias com base nas datas dos pedidos.

Passo 7. Manutenção de ordens regulares

Uma vez que você tenha o estoque necessário, é fundamental continuar com os pedidos regulares. Como mencionamos no ponto 3, esse volume deve ser reservado antes do início da estação. É necessário considerar tais estoques ao formar ordens tanto sazonais como regulares.

A fim de focar em tarefas urgentes, a transferência de ordens regulares para o modo automático é adequada. A função de reposição automática de estoque da LEAFIO permite que você se concentre na preparação para a época de alta demanda, assumindo o controle de pedidos e entregas regulares. Um painel de controle de fácil utilização ajuda você a manter-se a par da situação e responder rapidamente a questões emergentes (ou mesmo evitá-las) sem precisar de uma análise aprofundada.

Passo 8. Determinação da data final do aumento da demanda

Como regra geral, a demanda aumenta dentro de uma semana. É essencial deixar de encomendar uma quantidade maior de mercadorias com antecedência, para que não haja excesso de estoque. A data de término do pedido depende de quantos dias faltam até que o aumento da demanda termine. Após o pico de vendas, você não deve considerar o crescimento das vendas ao fazer pedidos.

Por exemplo, as vendas do espumante Asti Ice Martini aumentam antes e durante o período festivo de Natal. Isso será seguido de um declínio na demanda com um aumento significativo no Dia dos Namorados. Nesses casos, é importante ser excepcionalmente sensível às flutuações da demanda, aumentando e diminuindo os estoques de acordo com os picos esperados. Como Asti Ice Martini é uma SKU de alto nível, erros de previsão e de pedido podem levar a um custo relativamente alto de excesso de estoque.

A LEAFIO lhe ajudará a evitar esse problema: ela não só garantirá que você tenha produto suficiente antes da estação quente, mas também ajudará a evitar a formação de estoque excedente e estoque obsoleto. A Otimização de Estoque da LEAFIO começará automaticamente a reduzir o número de itens nos pedidos e o nível de estoque antes da data de declínio esperada para sair suavemente do período sazonal de aumento ou do período festivo promocional.

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Passo 9. Análise da eficiência da gestão de estoque na alta estação

No processo de aperfeiçoamento contínuo, é fundamental analisar a eficácia de seu trabalho desde o início da preparação até o fim do período ativo de vendas. Essa é uma parte integrante do processo que permite a você se preparar melhor para os próximos aumentos sazonais de demanda.

A análise de desempenho é obrigatória para todos os departamentos da rede de varejo que são responsáveis e, de uma maneira ou de outra, envolvidos nos processos de preparação: departamento de categoria, marqueteiros, logística, departamento operacional, etc.

Trabalho em equipe, coordenação e análise crítica ajudam a identificar alguns gargalos e a evitar que eles ocorram na próxima temporada. Infelizmente, às vezes a equipe se esgota e volta imediatamente à sua rotina habitual, esquecendo-se de tirar conclusões qualitativas.

Ao resumir os resultados, o módulo BI da LEAFIO pode ser útil para o varejista como uma ferramenta poderosa para diagnosticar a eficácia da gestão de estoque, gerando mais de 40 relatórios analíticos aprofundados. O módulo permite acompanhar a dinâmica dos principais indicadores de varejo, comparando dados com períodos anteriores e registrando os problemas existentes.

Otimize seu processo de preparação sazonal com a Otimização de Estoque da LEAFIO

A maioria das tarefas acima pode ser automatizada, transformando a carga de trabalho sazonal em uma rotina suave com o Otimização de Estoque da LEAFIO, um software de gestão de estoque de varejo baseado em inteligência artificial e aprendizado de máquinas.

Com base nos resultados de mais de cem projetos, os seguintes indicadores foram observados em média usando a solução de Otimização de Estoque da LEAFIO: 8% de aumento nas vendas, 15% de redução de desperdícios, 50% de redução de excesso de estoque, 30% de aceleração do volume de negócios e 50% de redução nas vendas perdidas.

As ferramentas de Otimização de Estoque da LEAFIO melhoram sua preparação para a época de alta demanda. A plataforma permite a você: 

• Monitorar as flutuações da demanda para diferentes categorias de produtos (incluindo a categoria de produtos in natura) para ficar "um passo à frente".
• Automatizar o processo de pedidos. O sistema pode calcular e gerar pedidos independentemente e enviá-los a seus fornecedores ou gerentes de armazém.
• Manter em estoque não apenas a quantidade necessária de mercadorias, mas também seus análogos em caso de substituição.
• Controlar o processo de pedido e entrega com painéis detalhados e vários modelos de relatórios gerados automaticamente.
• Preparar-se para promoções com antecedência, a fim de evitar aborrecimentos desnecessários. O sistema permite a você determinar automaticamente a demanda, criar pedidos para a quantidade ideal de estoque e monitorar a eficiência do processo.

A Otimização de Estoque da LEAFIO é alimentada por modernos algoritmos que se adaptam rapidamente às mudanças na demanda e a várias mudanças no comportamento do consumidor. A automação da maioria dos processos ajuda você a se preparar completamente para a estação: prever um aumento na demanda de produtos específicos, planejar a reposição, distribuir e reduzir a carga de trabalho do pessoal logístico e operacional. E o mais importante: você pode melhorar a eficiência e maximizar o lucro de sua rede.