Przygotowanie zapasów w sezonie w handlu detalicznym: 9 kroków do zwiększenia efektywności

Okresy wysokiego popytu są często stresujące dla sprzedawców. Przygotowanie się na gwałtowny wzrost sprzedaży, szczególnie w okresie świątecznym, stanowi duże wyzwanie w zakresie zarządzania zapasami. W okresie poprzedzającym "gorący" sezon zamawianie staje się znacznie bardziej skomplikowane:

- Dostawcy są przeciążeni, a im bliżej okresu szczytowego, tym to obciążenie jest większe. Dlatego trzeba przygotować się z wyprzedzeniem, aby zapewnić dostępność wymaganego asortymentu w magazynach.

- Trudno jest przewidzieć, na które produkty będzie duży popyt w sezonie.

- Konieczny jest niestandardowy proces logistyczny, zapewniający stopniowe uzupełnianie zapasów, aby uniknąć ich nadmiaru.

- Istnieje ryzyko załamania się logistyki magazynowej, jeżeli nie jest ona zrównoważona i przygotowana na nieprzewidywalnie wysoki popyt.

- Trudno jest przewidzieć sprzedaż nowych produktów niedostępnych w asortymencie przed rozpoczęciem sezonu.

Podstawowym zadaniem dla detalisty w takich warunkach jest przygotowanie zrównoważonej ilości zapasów w ostatnich dniach/tygodniach przed gwałtownym wzrostem sprzedaży. Konieczne jest zastosowanie innego podejścia do obliczania popytu dla różnych formatów sklepów. Należy zaplanować i rozłożyć obciążenie pracowników logistyki, zaopatrzenia i operacyjnych. I co najważniejsze, należy szybko dostosować się do zmian i rozwiązać sytuacje związane z siłą wyższą, które zwykle pojawiają się w trakcie przygotowań do sezonowych skoków.

Aby zminimalizować obciążenie personelu i zapobiec stratom, sieci handlowe powinny zoptymalizować proces w ramach przygotowań do wysokiego sezonu sprzedaży. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i dziesiątkom udanych projektów optymalizacji łańcucha dostaw, zespół LEAFIO opracował plan działania, który pomoże detalistom przygotować się z wyprzedzeniem, nie pomijając żadnego szczegółu i synchronizując pracę zespołu w celu osiągnięcia maksymalnych wyników.

Krok 1. Identyfikacja produktów, które zwiększą sprzedaż

Identyfikacja towarów, które należy zamówić w dodatkowych ilościach, jest jednym z najtrudniejszych zadań dla detalisty w ramach przygotowań do "gorącego" sezonu, ponieważ trzeba przeanalizować cały asortyment i obliczyć wzrost sprzedaży w odniesieniu do poszczególnych produktów, a nie tylko kategorii. Lista SKU może się różnić w zależności od formatu sklepu, lokalizacji i innych czynników.

Analizując wyniki sprzedaży sezonowej naszych klientów, zespół LEAFIO zauważył stosunkowo duże skoki popytu w nieoczywistych kategoriach produktów. Mogą to być pozycje, które na pierwszy rzut oka nie mają nic wspólnego z okolicznościami. Na przykład, w okresie świąt Bożego Narodzenia wzrasta zapotrzebowanie na środki czystości. Ten przykład uzmysławia, że należy zbadać cały asortyment produktów bez wyjątku i zwiększyć ich zapasy przed sezonem.

System LEAFIO, dzięki funkcji sezonowości, pozwala na dokładne określenie pozycji, które należy zwiększyć. Wykorzystując czynniki sezonowości, system oblicza popyt i oczekiwaną sprzedaż na poziomie sieci, sklepu i SKU.

Krok 2. Określenie nowych SKU, które zwiększą sprzedaż

Należy określić nowe produkty, które mają zwiększyć sprzedaż. Ze względu na coroczną rotację asortymentu o 30-40%, liczba takich SKU może być znaczna. Trudno jest obliczyć potencjalny popyt na takie produkty, a intuicyjne zakupy mogą prowadzić do nadmiernych zapasów lub, odwrotnie, do utraty sprzedaży. 

Rozwiązanie LEAFIO Inventory Optimization umożliwia detalistom automatyczne obliczenie potencjalnego popytu na nowe produkty poprzez analizę historycznych danych dotyczących sprzedaży analogów lub substytutów. W ten sposób system obliczy popyt tak dokładnie, jak to tylko możliwe i zapobiegnie krytycznym błędom wynikającym z ręcznych obliczeń lub spekulacji.

Krok 3. Synchronizacja planu promocji z przygotowaniem skoków sprzedaży 

Czasami trzeba przygotować się nie tylko na sezonowy, ale również na wzrost popytu spowodowany promocjami. Gdy się one pokrywają, trzeba się upewnić, że Państwa obliczenia są prawidłowe. Po pierwsze, należy uzyskać ogólny obraz działań promocyjnych i zrozumieć, ile promocji jest planowanych i jakiego rodzaju są to promocje, jak nakładają się na siebie w różnych okresach, ile SKU jest zaangażowanych itp. Ważne jest, aby uniknąć konkurowania produktów w promocjach. Na przykład, jednoczesne prowadzenie kampanii na produkty pokrewne lub produkty zastępcze może zmniejszyć skuteczność obu działań. 

Wszystkie te dane powinny być zebrane razem i uwzględnione w planie zamówień. Należy pamiętać, że ważne jest, aby w odpowiednim czasie, uwzględniając datę zakończenia promocji, zaprzestać zamawiania dodatkowych towarów, aby nie tworzyć nadmiernych zapasów. 

Moduł LEAFIO Promotion Intelligence pomoże Państwu przygotować się na czas do nadchodzącej wyprzedaży poprzez automatyczne prognozowanie popytu na artykuły promocyjne oraz planowanie zamówień zgodnie z harmonogramem dostaw dostawcy i wymaganą liczbą uzupełnień w trakcie kampanii. Kalendarz promocji w systemie pozwala zobaczyć wszystkie aktualne i planowane promocje (według sieci, sklepu, kategorii itp.). Moduł analityczny pozwala na śledzenie ich skuteczności w czasie rzeczywistym według kluczowych wskaźników. Dzięki temu można nie tylko zapobiec nakładaniu się kampanii, ale także proaktywnie identyfikować problemy i korygować działania. 

Krok 4. Planowanie miejsca składowania towarów dodatkowych

Należy zastanowić się, gdzie zamierzają Państwo przechowywać zapasy przed szczytem sprzedaży: w centrum dystrybucyjnym (DC), magazynie centralnym (CW) czy bezpośrednio w sklepie. Oczywiście ten punkt jest istotny tylko dla tych detalistów, którzy mają 2, 3 lub więcej poziomów łańcucha dostaw.

Jeżeli nie ma centrum dystrybucji, kwestia pojemności sklepu staje się krytyczna. W wielu sieciach handlowych powierzchnia sprzedaży i zaplecza jest tak ograniczona, że w "gorącym" sezonie nie można przechowywać zwiększonej ilości towarów bezpośrednio w sklepach. Dlatego konieczne jest wydzielenie miejsca na zapasy w magazynie centralnym i zwiększenie liczby dostaw do sklepów w całym okresie. Najważniejsze jest zapewnienie wysokiego poziomu dostępności produktów.

System uzupełniania zapasów LEAFIO, oparty na algorytmie prognozowania wielocechowego, pozwala dokładnie oszacować popyt i obliczyć wielkość zwiększonego zapasu przy zarządzaniu dostawami do magazynu centralnego lub centrum dystrybucyjnego.

Dla sprzedawców detalicznych, którzy mają ograniczoną pojemność magazynową w swoich sklepach, pomocne będą narzędzia optymalizacji zapasów LEAFIO, ponieważ umożliwiają one ustawienie sieci w trybie "pustego magazynu". Rozwiązanie to zapewnia maksymalną dokładność zamawiania i planowania logistycznego, dzięki czemu sklep może utrzymywać optymalny poziom zapasów bez nadmiernego magazynowania. 

Krok 5. Tworzenie "kolejki" do uzupełniania zapasów według priorytetu dostawy

Niezwykle ważne jest opracowanie kolejki dostaw towarów w kolejności, w jakiej powinny być one wysyłane do centrum dystrybucyjnego i/lub sklepów. Zazwyczaj priorytetem są całe kategorie, a nie poszczególne towary. Na przykład, pasmanteria (drobne artykuły) jest często zamawiana i dostarczana w pierwszej kolejności.

Proszę obliczyć całkowitą ilość towarów potrzebnych w "gorącym" sezonie, a następnie podzielić dostawy różnych kategorii na kilka partii, tak aby zapas każdego SKU stopniowo wzrastał. Chociaż czasami, z ekonomicznego punktu widzenia, bardziej opłaca się zrealizować jednorazową dostawę. Ale częściej sieci dzielą spodziewany wolumen na 3-4 partie i decydują, jaki procent całości powinien znaleźć się w każdej dostawie. W ten sposób nie zakłócają procesów logistycznych i operacyjnych. Mogą zapewnić dostępność odpowiedniej ilości towarów w magazynie, jeżeli dostawca okaże się zawodny.

Funkcja automatycznego uzupełniania zapasów w LEAFIO pomoże Państwu uwzględnić wszystkie czynniki przy tworzeniu kolejności zamówień. System samodzielnie oblicza wymaganą ilość towarów i generuje zamówienia z uwzględnieniem terminów dostaw, harmonogramów dostawców, zapotrzebowania, dostępnych zapasów i towarów w drodze.

Krok 6. Ustalenie terminów zamówień w sklepach i magazynach

Obliczanie konkretnych terminów zamówień jest konieczne, aby dostawy były realizowane zgodnie ze zdefiniowaną "kolejką" towarów i aby te zamówienia były realizowane na czas. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy na liście mają Państwo dziesiątki dostawców, którzy będą realizować te dostawy. W takim przypadku ręczne obliczenia są nieskuteczne: ze względu na duże obciążenie pracą i wpływ czynnika ludzkiego, prawdopodobnie wystąpią błędy i niepożądane opóźnienia. Dlatego ten proces musi być zautomatyzowany.

Dzięki LEAFIO Inventory Optimization, mogą Państwo składać zamówienia z maksymalną dokładnością poprzez systematyzację i automatyzację, tworząc "kolejkę" towarów na podstawie dat zamówień.

Krok 7. Utrzymanie regularnych zamówień

Po uzyskaniu wymaganych zapasów, kluczowe jest kontynuowanie regularnych zamówień. Jak wspomnieliśmy w punkcie #3, wielkość ta powinna być zarezerwowana przed rozpoczęciem sezonu. Konieczne jest uwzględnienie takich zapasów przy tworzeniu zarówno zamówień sezonowych, jak i regularnych.

Aby skupić się na pilnych zadaniach, odpowiednie jest przeniesienie regularnych zamówień na tryb automatyczny. Funkcja automatycznego uzupełniania zapasów w LEAFIO pozwala Państwu skupić się na przygotowaniach do sezonu o dużym popycie, przejmując kontrolę nad regularnymi zamówieniami i dostawami. Przyjazna dla użytkownika tablica rozdzielcza pozwala na bieżąco kontrolować sytuację i szybko reagować na pojawiające się problemy (lub nawet im zapobiegać) bez konieczności prowadzenia dogłębnej analizy.

Krok 8. Określenie daty zakończenia fali popytu

Z reguły wzrost popytu następuje w ciągu tygodnia. Istotne jest, aby zawczasu zaprzestać zamawiania zwiększonej ilości towaru, aby nie doszło do nadwyżki zapasów. Data zakończenia zamawiania zależy od tego, ile dni pozostało do zakończenia fali popytu. Po szczycie sprzedaży, przy składaniu zamówień nie należy brać pod uwagę wzrostu sprzedaży.

Na przykład, sprzedaż wina musującego Asti Ice Martini wzrasta przed i w czasie świąt Bożego Narodzenia. Po tym następuje spadek popytu ze znacznym wzrostem w Walentynki. W takich przypadkach należy wyjątkowo szybko reagować na wahania popytu, zwiększając i zmniejszając zapasy zgodnie z przewidywanymi wzrostami. Ponieważ Asti Ice Martini jest SKU z wyższej półki, błędy w prognozowaniu i zamawianiu mogą prowadzić do stosunkowo wysokich kosztów nadmiernych zapasów.

LEAFIO pomoże Państwu uniknąć tego problemu: nie tylko zapewni, że będą Państwo mieli wystarczającą ilość produktów przed gorącym sezonem, ale również pomoże zapobiec tworzeniu się nadwyżek magazynowych i martwych zapasów. LEAFIO Inventory Optimization automatycznie zacznie redukować liczbę pozycji w zamówieniach i poziom zapasów przed przewidywaną datą spadku, aby łagodnie wyjść z sezonowego skoku lub świątecznego okresu promocyjnego.

Krok 9. Analiza efektywności zarządzania zapasami w sezonie

W procesie ciągłego doskonalenia fundamentalne znaczenie ma analiza efektywności Państwa pracy od początku przygotowań do końca aktywnego okresu sprzedaży. Jest to integralna część procesu, która pozwala lepiej przygotować się na kolejne sezonowe skoki popytu.

Analiza efektywności jest obowiązkowa dla wszystkich działów sieci handlowej, które są odpowiedzialne za procesy przygotowawcze i w taki czy inny sposób w nich uczestniczą: dział kategorii, marketingowcy, logistyka, dział operacyjny itd.

Praca zespołowa, koordynacja i krytyczna analiza pomagają zidentyfikować pewne wąskie gardła i zapobiec ich wystąpieniu w następnym sezonie. Niestety, czasami zespół jest wyczerpany i natychmiast wraca do swoich zwykłych zajęć, zapominając o wyciąganiu wniosków jakościowych.

W podsumowaniu wyników może pomóc moduł BI z LEAFIO, który jest potężnym narzędziem diagnozującym efektywność zarządzania zapasami, generującym ponad 40 raportów dogłębnej analizy. Moduł umożliwia śledzenie dynamiki kluczowych wskaźników sprzedaży detalicznej, porównywanie danych z poprzednimi okresami i rejestrowanie istniejących problemów.

Optymalizacja procesu przygotowania do sezonu z LEAFIO Inventory Optimization

Większość z powyższych zadań można zautomatyzować, zamieniając sezonową pracę w płynną rutynę dzięki LEAFIO Inventory Optimization, oprogramowaniu do zarządzania zapasami w handlu detalicznym opartym na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym.

Na podstawie wyników ponad stu projektów, przy zastosowaniu rozwiązania LEAFIO Inventory Optimization zaobserwowano średnio następujące wskaźniki: wzrost sprzedaży o 8%, redukcja odpadów o 15%, redukcja nadmiernych zapasów o 50%, przyspieszenie obrotu o 30% i redukcja utraconej sprzedaży o 50%.

Narzędzia optymalizacji zapasów LEAFIO poprawiają Państwa przygotowanie do sezonu wysokiego popytu. Platforma pozwala Państwu na:

• Monitorować wahania popytu dla różnych kategorii produktów (w tym kategorii produktów świeżych), aby być "o krok do przodu".
• Automatyzację procesu zamawiania. System może samodzielnie obliczać i generować zamówienia oraz wysyłać je do Państwa dostawców lub kierowników magazynów.
• Utrzymywać w magazynie nie tylko wymaganą ilość towarów, ale również ich odpowiedniki na wypadek konieczności wymiany.
• Kontrolować proces zamówień i dostaw dzięki szczegółowym pulpitom nawigacyjnym i różnym szablonom raportów generowanych automatycznie.
• Przygotowywać się do promocji z wyprzedzeniem, aby uniknąć niepotrzebnych kłopotów. System umożliwia automatyczne określanie popytu, tworzenie zamówień na optymalną ilość zapasów oraz monitorowanie efektywności procesu.

LEAFIO Inventory Optimization jest zasilany przez nowoczesne algorytmy, które szybko dostosowują się do zmieniającego się popytu i różnych zmian w zachowaniach konsumentów. Automatyzacja większości procesów pomaga Państwu dokładnie przygotować się do sezonu: przewidzieć wzrost popytu na określone produkty, zaplanować uzupełnienia, rozdysponować i zmniejszyć obciążenie pracowników logistyki i operacyjnych. A co najważniejsze, mogą Państwo poprawić wydajność i zmaksymalizować zysk swojej sieci handlowej.