Recuento cíclico del inventario minorista: ventajas, herramientas principales y métodos probados

El proceso de recuento en una tienda o almacén supone un reto tanto para el personal como para la dirección. A muchos les gustaría verlo como un caos ordenado, pero en realidad lleva mucho tiempo, es rutinario y los errores humanos son un riesgo real. Por suerte, hay una forma de optimizar el proceso. La solución son los recuentos cíclicos periódicos, que permiten actualizar los datos y reducir la carga de trabajo del personal. Siga leyendo para descubrir cómo funciona y qué es lo que hace exactamente para ahorrar tiempo y dinero a la empresa.

La tasa media de pérdida de inventario entre los minoristas estadounidenses es de aproximadamente el 1,4 % de las ventas totales. Las empresas siempre buscan formas de reducir esta cifra, y el proceso de recuento cíclico puede ayudar.

El recuento cíclico de inventario es un método de verificación periódica y ordenada de los saldos de una tienda o almacén que se puede utilizar para mantener registros precisos incluso sin una auditoría completa del inventario. Esto le permite identificar rápidamente discrepancias, detectar inventario fantasma, corregir errores contables y reducir pérdidas sin sobrecargar al personal ni afectar a los procesos rutinarios.

Hay dos métodos principales de los que estamos hablando. Ambos tienen el mismo objetivo: poner el stock en orden. Sin embargo, los métodos, la frecuencia y su impacto en los procesos empresariales son diferentes. Veamos las diferencias.

El proceso de recuento cíclico es un proceso sistemático que proporciona a las empresas datos precisos y oportunos sobre el inventario. A continuación se detalla el proceso.

En primer lugar, debe establecer un objetivo. ¿Por qué necesita un inventario: para mejorar la precisión, detectar áreas problemáticas o controlar las categorías de productos más volátiles? A continuación, determine qué áreas del almacén, categorías de productos o productos específicos debe incluir en la contabilidad.

El siguiente paso es crear un calendario. Debe establecer la frecuencia con la que se realizará el inventario para las diferentes categorías de productos. Por ejemplo, los productos con una alta rotación deben revisarse a diario, y los que tienen una rotación baja, una vez al mes.

A continuación, defina claramente las áreas de responsabilidad de cada empleado. Además, proporcióneles las herramientas necesarias: dispositivos móviles con acceso al sistema de gestión de inventario, lectores de códigos de barras, etc.

En concreto, la aplicación de ejecución minorista de LEAFIO AI convierte un smartphone en un escáner de códigos de barras que transmite inmediatamente los datos a la base de datos en la nube.

Divida la superficie de venta o el almacén en zonas para facilitar el proceso de recuento. Las zonas deben estar claramente etiquetadas: pueden ser estanterías separadas, secciones, filas, etc.

Proporcione a su equipo instrucciones claras sobre los procedimientos. Los especialistas deben comprender:

• Cómo contar diferentes tipos de mercancías (conjuntos, paquetes, unidades).
• Cómo documentar los recuentos.
• Qué hacer si se encuentran discrepancias.

Los recuentos cíclicos del inventario deben realizarse de forma sistemática y exhaustiva: cree un calendario individual para cada empleado. Cuando todo esté listo, el personal comienza a trabajar dentro de sus áreas de responsabilidad. Por ejemplo, utilizan escáneres de códigos de barras para recopilar datos de forma coherente.

Cuando se completen los recuentos y los datos se carguen en el sistema, este los comparará con los registros actuales e indicará cualquier discrepancia. Su objetivo es investigar estos casos, encontrar la causa y tomar las decisiones de gestión adecuadas. Esto puede requerir

• Repitiendo los recuentos;
• Comprobación de documentos sobre la circulación de mercancías;
• Análisis de los procesos de trabajo.

Al analizar los resultados de los recuentos cíclicos, preste atención a las tendencias: por qué se producen discrepancias, qué productos o áreas se ven afectados con mayor frecuencia. En función de ello, mejore la gestión de su inventario y optimice su trabajo.

Hay varias formas de organizar el recuento cíclico. Analicemos las más comunes.

Si acaba de implementar el recuento cíclico del inventario, este método le resultará útil. Le permite probar el proceso e identificar posibles problemas organizativos.

Elija un pequeño grupo de productos y organice su recuento varias veces durante un breve periodo de tiempo. Una vez que esté satisfecho con que el recuento cíclico se realiza sin errores, puede implementar este enfoque en todo el inventario. Para ello, puede utilizar cualquiera de los métodos que se describen a continuación.

Por ejemplo, si una cadena de supermercados quiere probar el recuento cíclico del inventario, comienza contando los productos de una sección refrigerada. A continuación, amplía el proceso a todo el surtido.

El método de análisis ABC consiste en dividir el inventario en tres grupos en función de la demanda, la intensidad de las ventas y el valor. Los grupos podrían ser los siguientes:

• Categoría A: los productos más populares. Son los que hay que contar con más frecuencia.
• Categoría B: productos con una demanda estable. Requieren un recuento frecuente, pero no tan frecuente como el grupo anterior.
• Categoría C: el resto del inventario de la tienda o el almacén. El inventario se puede realizar con mucha menos frecuencia.

Para quién es este método: tiendas con un gran surtido y una diferencia significativa en el volumen de negocios.

Por ejemplo, en la práctica de la gestión de inventario de productos electrónicos de consumo, los ordenadores portátiles y los teléfonos inteligentes más populares se comprueban semanalmente, los electrodomésticos una vez cada dos semanas y todo lo demás, desde accesorios hasta aparatos y dispositivos, se comprueba una vez al mes.

Si vende muchos productos similares, puede elegir los productos que se van a contar de forma aleatoria. Hay dos formas diferentes de llevar a cabo este proceso:

1. Seleccione los productos que se van a contar y, a continuación, devuélvalos al stock general del almacén. Existe la posibilidad teórica de que los vuelva a seleccionar para un segundo recuento aleatorio.
2. Seleccione los artículos, los cuenta y luego los excluye de la población del almacén.

¿Cómo elegir el enfoque adecuado? Depende de la frecuencia con la que realice el inventario. Si realiza recuentos con frecuencia, tiene sentido devolver los artículos al surtido general, ya que a largo plazo no importará que haya duplicados. El segundo enfoque (sin devolver los artículos) es relevante para grupos específicos: por ejemplo, artículos con una vida útil corta.

Para quién es este método: tiendas donde los productos tienen aproximadamente las mismas características e importancia.

Por ejemplo: en una tienda de comestibles, cada día se seleccionan grupos aleatorios de productos: hoy son diferentes tipos de aperitivos, mañana pueden ser zumos, etc.

Este es el método más sencillo de inventario cíclico:

1. Descubra qué productos sacan con más frecuencia los empleados del almacén o de las estanterías para satisfacer las necesidades de los clientes.
2. Cambie la ubicación de los estantes para que los productos más populares sean lo más accesibles posible.
3. Organice controles de existencias periódicos (por ejemplo, diarios) de los artículos de alta demanda.
4. Compruebe con menos frecuencia los productos que permanecen más tiempo en las estanterías (por ejemplo, una vez al mes).

A quién va dirigido este método: puntos de venta con una alta rotación de productos y necesidad de reponer existencias rápidamente.

Por ejemplo: el departamento de café y té comprueba diariamente las existencias de café en grano y leche en polvo, ya que son los productos más demandados, mientras que el té solo necesita inventariarse una vez al mes.

Para utilizar el método híbrido, combine el análisis ABC con otros métodos. Esto le permitirá decidir qué productos deben revisarse con más frecuencia. No solo se basa en la demanda, sino también en otros factores. En este caso, no hay consejos específicos que dar: cada caso es diferente.

A quién va dirigido este método: puntos de venta que desean tener en cuenta diversos factores y adaptar los resultados del inventario a sus necesidades.

Por ejemplo: una cadena de supermercados de construcción comprueba las herramientas eléctricas caras utilizando el método ABC y los consumibles utilizando el principio de muestreo aleatorio.

La precisión del inventario en Estados Unidos es solo del 63 %. La introducción de la tecnología puede aumentar esta cifra hasta el 95 %. Los métodos modernos de seguimiento del inventario implican la integración del recuento cíclico con un software especial. Esto proporciona acceso a datos en tiempo real y al máximo nivel de precisión. También puede contar con la automatización parcial de las operaciones: los empleados solo tienen que escanear determinados grupos de productos y el sistema analizará los datos y señalará los problemas o las discrepancias en el inventario.

Para quién es este método: es ideal para minoristas con un gran volumen de ventas que desean reducir la influencia del factor humano.

Por ejemplo: una cadena de farmacias tiene etiquetas RFID instaladas en su almacén. Estas etiquetas ayudan a realizar un seguimiento automático del inventario y avisan cuando los niveles son críticamente bajos.

El recuento cíclico de inventario es una solución ideal para los minoristas que desean mantener su inventario en orden y sus procesos funcionando sin problemas. A continuación, le ofrecemos algunos consejos para que su proceso de recuento cíclico sea más eficiente y menos estresante:

No todos los productos son iguales. Empieza por organizar tu inventario en categorías, por ejemplo, según su valor, la rapidez con la que se venden o su importancia para tu negocio. Esto te ayudará a decidir con qué frecuencia debes contar cada grupo. Por ejemplo, los artículos más vendidos o de mayor coste probablemente deban revisarse con más frecuencia que los que rara vez se mueven.

Hay momentos y lugares para realizar recuentos aleatorios, como cuando se realizan controles puntuales o se utiliza un método geográfico, pero en la mayoría de los casos es mejor planificar con antelación. Los recuentos estructurados y programados garantizan que, al final, se cubra todo el inventario y que no se pase nada por alto.

Céntrese más en contar los artículos que más se venden o que son más caros. Son los productos que pueden causar mayores problemas si las cifras no cuadran. Los toca con más frecuencia, los mueve más rápido y es más probable que se vean afectados por errores, por lo que debe contarlos con más frecuencia.

Un buen recuento cíclico comienza con un equipo bien preparado. Asegúrese de que su personal comprenda cómo funciona el proceso y por qué es importante. Y hágales saber que no pasa nada si encuentran errores: el objetivo es corregirlos, no ocultarlos. Cuando su equipo sepa que forma parte de una misión más amplia para que todo funcione correctamente, estará más comprometido y será más preciso.

En las áreas donde la precisión es realmente importante, vale la pena dar un paso más. Intente asignar a dos personas para que cuenten el mismo área por separado y luego compare los resultados. Si los números no coinciden, haga un recuento rápido. Lleva un poco más de tiempo, pero es mejor que lidiar con las consecuencias de datos erróneos más adelante.

No se limite a recopilar datos, analícelos. ¿Hay determinados artículos o ubicaciones que presentan más errores que otros? ¿Hay empleados que detectan incumplimientos de forma habitual? Esta información le ayudará a ajustar sus procesos, proporcionar apoyo adicional donde sea necesario y mejorar continuamente la gestión del inventario.

La tecnología puede facilitar enormemente el recuento cíclico. Herramientas como los escáneres portátiles, las etiquetas RFID y las aplicaciones móviles aceleran el proceso y reducen los errores. Y lo que es aún mejor, las plataformas modernas como LEAFIO AI pueden ayudarle a detectar patrones en sus datos, señalar posibles problemas e incluso automatizar partes del proceso para que pueda centrarse en lo que más importa.

La gestión tradicional del inventario suele ser caótica: requiere mucha mano de obra, consume mucho tiempo y es difícil de controlar. Por eso, el escaneo diario de un número limitado de artículos mediante un método de recuento cíclico del inventario es una alternativa más eficiente y sostenible. Evita la sobrecarga, mantiene la precisión de los datos de stock y garantiza el buen funcionamiento diario. Para que el proceso sea realmente eficaz, la automatización es fundamental.

LEAFIO SuperApp es una herramienta multifuncional para el comercio minorista que simplifica los recuentos cíclicos de inventario al acelerar la recopilación de datos y sincronizar las actualizaciones en tiempo real.

Así es como funciona:

• Escáner de códigos de barras integrado: escanee artículos al instante con solo su smartphone. No necesita hardware adicional, todo está integrado en la aplicación.
• Gestión de tareas: asigne tareas a los miembros del equipo, realice un seguimiento del progreso y añada comentarios o notas: todo es visible y está controlado en un solo lugar.
• Sincronización continua: los registros de inventario se actualizan automáticamente en el sistema LEAFIO Optimización de Inventario, lo que mantiene sus niveles de stock precisos en todo momento.
• Seguimiento del consumo y los pedidos: la aplicación ajusta las cifras de consumo y tiene en cuenta los pedidos pendientes, lo que mejora la precisión de las previsiones y el reabastecimiento.

Con LEAFIO SuperApp, los recuentos cíclicos de su inventario serán más rápidos, transparentes y requerirán muchos menos recursos, lo que permitirá a su equipo centrarse en lo que más importa: gestionar la tienda.