Cykl inwentaryzacji zapasów w handlu detalicznym: korzyści, najlepsze narzędzia i sprawdzone metody

Proces liczenia towarów w sklepie lub magazynie stanowi wyzwanie zarówno dla pracowników, jak i kierownictwa. Wiele osób chciałoby postrzegać go jako uporządkowany chaos, ale w rzeczywistości zajmuje on dużo czasu, jest rutynowy i wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów ludzkich. Na szczęście istnieje sposób na optymalizację tego procesu. Rozwiązaniem są regularne inwentaryzacje cykliczne, które pozwalają aktualizować dane i zmniejszyć obciążenie pracowników. Poniżej wyjaśniamy, jak to działa i co dokładnie robi, aby zaoszczędzić czas i pieniądze firmy.

Główne wnioski

Cykl inwentaryzacji pozwala utrzymać dokładność stanów i wykrywać straty.

• Regularne cykliczne kontrole eliminują błędy. 

• Najlepsze efekty daje podział na strefy w sklepie. 

• Wykorzystanie aplikacji mobilnych upraszcza proces. 

• Dane z inwentaryzacji wspierają decyzje o zamówieniach.

• Możliwość automatycznego generowania raportów różnic.

Średni wskaźnik strat magazynowych wśród amerykańskich detalistów wynosi około 1,4% całkowitej sprzedaży. Firmy nieustannie poszukują sposobów na zmniejszenie tej wartości, a proces cyklicznego liczenia zapasów może w tym pomóc.

Cykl inwentaryzacji to metoda regularnego, uporządkowanego sprawdzania stanów magazynowych w sklepie lub magazynie, która może być stosowana w celu prowadzenia dokładnej ewidencji nawet bez pełnej kontroli zapasów. Pozwala to szybko identyfikować rozbieżności, wykrywać fantomowe zapasy, korygować błędy księgowe i ograniczać straty bez obciążania personelu i zakłócania rutynowych procesów.

Istnieją dwie główne metody, o których mówimy. Obie mają ten sam cel – uporządkowanie zapasów. Różnią się jednak metodami, częstotliwością stosowania i wpływem na procesy biznesowe. Przyjrzyjmy się różnicom.

Proces cyklicznego liczenia zapasów to systematyczny proces, który zapewnia przedsiębiorstwom dokładne i aktualne dane dotyczące stanu magazynowego. Poniżej przedstawiono szczegółowy opis tego procesu.

Najpierw należy wyznaczyć cel. Dlaczego potrzebują Państwo inwentaryzacji: aby poprawić dokładność, znaleźć problematyczne obszary lub kontrolować najbardziej zmienne kategorie produktów? Następnie należy określić, które obszary magazynu, kategorie produktów lub konkretne produkty należy uwzględnić w rozliczeniach.

Kolejnym krokiem jest stworzenie harmonogramu. Należy ustalić częstotliwość inwentaryzacji dla różnych kategorii produktów. Na przykład towary o wysokim obrocie powinny być sprawdzane codziennie, a towary o niskim obrocie – raz w miesiącu.

Następnie jasno określcie zakres obowiązków każdego pracownika. Dodatkowo zapewnijcie im niezbędne narzędzia: urządzenia mobilne z dostępem do systemu zarządzania zapasami, skanery kodów kreskowych itp.

W szczególności aplikacja LEAFIO AI do realizacji transakcji detalicznych zamienia smartfon w skaner kodów kreskowych, który natychmiast przesyła dane do bazy danych w chmurze.

Proszę podzielić powierzchnię sprzedażową lub magazyn na strefy, aby ułatwić proces liczenia. Strefy powinny być wyraźnie oznaczone: mogą to być oddzielne półki, sekcje, rzędy itp.

Przekaż zespołowi jasne instrukcje proceduralne. Specjaliści powinni zrozumieć:

• Jak liczyć różne rodzaje towarów (zestawy, opakowania, sztuki).
• Jak dokumentować wyniki liczenia.
• Co zrobić w przypadku stwierdzenia rozbieżności.

Inwentaryzacja cykliczna powinna być przeprowadzana systematycznie i dokładnie: należy stworzyć indywidualny harmonogram dla każdego pracownika. Gdy wszystko jest gotowe, pracownicy rozpoczynają pracę w swoich obszarach odpowiedzialności. Na przykład używają skanerów kodów kreskowych do spójnego gromadzenia danych.

Po zakończeniu liczenia i przesłaniu danych do systemu zostaną one porównane z aktualnymi zapisami i wskazane zostaną wszelkie rozbieżności. Państwa zadaniem jest zbadanie tych przypadków, znalezienie przyczyny i podjęcie odpowiednich decyzji zarządczych. Może to wymagać

• powtarzanie liczenia;
• sprawdzanie dokumentów dotyczących przepływu towarów;
• analiza procesów pracy.

Analizując wyniki cyklicznych inwentaryzacji, zwróć uwagę na trendy: dlaczego występują rozbieżności, które produkty lub obszary najczęściej są nimi dotknięte. Na tej podstawie popraw zarządzanie zapasami i zoptymalizuj pracę.

Istnieje kilka sposobów organizacji cyklicznego liczenia zapasów. Przeanalizujmy najpopularniejsze z nich.

Jeśli dopiero wdrażają Państwo cykliczne liczenie zapasów, ta metoda będzie przydatna. Pozwala ona przetestować proces i zidentyfikować potencjalne problemy organizacyjne.

Proszę wybrać niewielką grupę produktów i kilkakrotnie policzyć je w krótkim odstępie czasu. Gdy upewnią się Państwo, że cykliczne liczenie przebiega bezbłędnie, mogą Państwo zastosować tę metodę do całego stanu magazynowego. W tym celu można skorzystać z jednej z metod opisanych poniżej.

Na przykład, jeśli sieć supermarketów chce przetestować cykliczne liczenie zapasów, zaczyna od policzenia towarów w jednym dziale chłodniczym. Następnie proces ten rozszerza na cały asortyment.

Metoda analizy ABC polega na podzieleniu zapasów na trzy grupy w oparciu o popyt, intensywność sprzedaży i wartość. Grupy mogą wyglądać następująco:

• Kategoria A: najpopularniejsze produkty. Należy je liczyć najczęściej.
• Kategoria B: towary, na które popyt jest stabilny. Wymagają częstego liczenia, ale nie tak często jak towary z poprzedniej grupy.
• Kategoria C: pozostała część zapasów magazynowych lub sklepowych. Inwentaryzacja może być przeprowadzana znacznie rzadziej.

Dla kogo jest ta metoda: sklepy z dużym asortymentem i znaczną różnicą w obrotach.

Na przykład wpraktyce zarządzania zapasami elektroniki użytkowej najpopularniejsze laptopy i smartfony są sprawdzane co tydzień, sprzęt AGD co dwa tygodnie, a wszystko inne — od akcesoriów po gadżety i urządzenia — raz w miesiącu.

Jeśli sprzedają Państwo wiele podobnych produktów, mogą Państwo wybrać produkty do liczenia losowo. Istnieją dwa różne podejścia do tego procesu:

1. Wybierają Państwo produkty do zliczenia, a następnie zwracają je do ogólnej puli magazynowej. Istnieje teoretyczna możliwość, że zostaną one ponownie wybrane do drugiego losowego zliczenia.
2. Wybierają Państwo pozycje, liczą je, a następnie wyłączają z zasobów magazynu.

Jak wybrać właściwe podejście? Zależy to od częstotliwości inwentaryzacji. Jeśli liczenie odbywa się często, sensowne jest zwracanie produktów do ogólnego asortymentu, ponieważ w dłuższej perspektywie powielanie nie będzie miało znaczenia. Drugie podejście (bez zwrotu towarów) ma zastosowanie w przypadku określonych grup produktów, na przykład towarów o krótkim terminie przydatności do spożycia.

Dla kogo jest przeznaczona ta metoda: sklepy, w których towary mają w przybliżeniu takie same cechy i znaczenie.

Na przykład: w sklepie spożywczym codziennie wybierane są losowe grupy towarów: dzisiaj są to różne rodzaje przekąsek, jutro mogą to być soki i tak dalej.

Jest to najprostsza metoda cyklicznej inwentaryzacji:

1. Dowiedzcie się, które produkty pracownicy najczęściej pobierają z magazynu lub półek, aby zaspokoić potrzeby klientów.
2. Proszę zmienić rozmieszczenie półek tak, aby najpopularniejsze produkty były jak najbardziej dostępne.
3. Proszę organizować regularne (np. codzienne) kontrole stanu zapasów produktów o wysokim popycie.
4. Proszę sprawdzać produkty, które pozostają na półkach dłużej, rzadziej (na przykład raz w miesiącu).

Dla kogo jest przeznaczona ta metoda: punkty sprzedaży detalicznej o dużym obrocie towarami i koniecznością szybkiego uzupełniania zapasów.

Na przykład: dział kawy i herbaty codziennie sprawdza stan zapasów ziaren kawy i mleka w proszku, ponieważ są one najbardziej poszukiwane, natomiast herbata musi być inwentaryzowana tylko raz w miesiącu.

Aby skorzystać z metody hybrydowej, należy połączyć analizę ABC z innymi metodami. Pozwoli to zdecydować, które produkty wymagają częstszej kontroli. Decyzja ta będzie oparta nie tylko na popycie, ale także na innych czynnikach. W tym przypadku nie ma konkretnych wskazówek: każdy przypadek jest inny.

Dla kogo jest przeznaczona ta metoda: punkty sprzedaży detalicznej, które chcą uwzględnić różne czynniki i dostosować wyniki inwentaryzacji do swoich potrzeb.

Na przykład: sieć marketów budowlanych kontroluje drogie elektronarzędzia metodą ABC, a materiały eksploatacyjne – na zasadzie losowego pobierania próbek.

Dokładność inwentaryzacji w Stanach Zjednoczonych wynosi zaledwie 63%. Wprowadzenie technologii może zwiększyć ten wskaźnik do 95%. Nowoczesne metody śledzenia zapasów obejmują integrację cyklicznego liczenia zapasów ze specjalnym oprogramowaniem. Zapewnia to dostęp do danych w czasie rzeczywistym i najwyższy poziom dokładności. Można również liczyć na częściową automatyzację operacji: pracownicy muszą jedynie skanować określone grupy towarów, a system analizuje dane i wskazuje problemy lub rozbieżności w stanie magazynowym.

Dla kogo jest przeznaczona ta metoda: jest idealna dla detalistów o dużym obrocie, którzy chcą ograniczyć wpływ czynnika ludzkiego.

Na przykład: sieć aptek zainstalowała w swoim magazynie tagi RFID. Pomagają one automatycznie śledzić stan zapasów i powiadamiają o krytycznie niskich poziomach.

Cykl inwentaryzacji zapasów to doskonałe rozwiązanie dla sprzedawców detalicznych, którzy chcą utrzymać porządek w magazynie i zapewnić płynność procesów. Oto kilka wskazówek, które pomogą Państwu usprawnić proces inwentaryzacji i zmniejszyć stres związany z tym zadaniem:

Nie wszystkie produkty są takie same. Zacznij od uporządkowania zapasów według kategorii — na przykład według wartości, szybkości sprzedaży lub znaczenia dla działalności firmy. Ułatwi to podjęcie decyzji, jak często należy przeprowadzać inwentaryzację poszczególnych grup. Na przykład produkty najlepiej sprzedające się lub drogie powinny być sprawdzane częściej niż produkty, które rzadko zmieniają właściciela.

Istnieją sytuacje, w których losowe liczenie ma sens — na przykład podczas kontroli wyrywkowych lub stosowania metody geograficznej — ale w większości przypadków lepiej jest zaplanować wszystko z wyprzedzeniem. Ustrukturyzowane, zaplanowane liczenie gwarantuje, że ostatecznie uwzględnią Państwo wszystkie elementy zapasów i nic nie zostanie pominięte.

Skupcie się bardziej na liczeniu produktów, które sprzedają się najlepiej lub są najdroższe. Są to produkty, które mogą spowodować największe problemy, jeśli ich liczba będzie nieprawidłowa. Mają Państwo z nimi częstszy kontakt, przenoszą je Państwo szybciej i są one bardziej narażone na błędy — dlatego należy je liczyć częściej.

Dobre liczenie cykliczne zaczyna się od dobrze przygotowanego zespołu. Upewnij się, że pracownicy rozumieją, jak przebiega ten proces i dlaczego jest ważny. Poinformuj ich, że nie ma nic złego w wykrywaniu błędów — celem jest ich naprawienie, a nie ukrywanie. Gdy zespół będzie świadomy, że jest częścią większej misji, której celem jest zapewnienie płynnego przebiegu procesów, będzie bardziej zaangażowany i dokładniejszy.

W obszarach, gdzie liczy się dokładność, warto podjąć dodatkowe kroki. Proszę spróbować przydzielić dwie osoby do osobnego policzenia tego samego obszaru, a następnie porównać wyniki. Jeśli liczby się nie zgadzają, proszę przeprowadzić szybkie ponowne liczenie. Zajmuje to trochę więcej czasu, ale jest to lepsze niż radzenie sobie później z konsekwencjami błędnych danych.

Nie wystarczy tylko gromadzić dane — należy je również analizować. Czy niektóre pozycje lub lokalizacje wykazują więcej błędów niż inne? Czy niektórzy pracownicy stale napotykają niezgodności? Te informacje mogą pomóc w dostosowaniu procesu, zapewnieniu dodatkowego wsparcia tam, gdzie jest to konieczne, oraz ciągłym doskonaleniu zarządzania zapasami.

Technologia może znacznie ułatwić cykliczne liczenie zapasów. Narzędzia takie jak ręczne skanery, tagi RFID i aplikacje mobilne przyspieszają ten proces i ograniczają liczbę błędów. Co więcej, nowoczesne platformy, takie jak LEAFIO AI, mogą pomóc w wykrywaniu wzorców w danych, sygnalizowaniu potencjalnych problemów, a nawet automatyzacji części procesu, dzięki czemu można skupić się na tym, co najważniejsze.

Tradycyjne zarządzanie zapasami jest często chaotyczne — pracochłonne, czasochłonne i trudne do kontrolowania. Dlatego codzienna kontrola ograniczonej liczby artykułów przy użyciu metody cyklicznej inwentaryzacji zapasów jest bardziej wydajną i zrównoważoną alternatywą. Zapobiega to przeciążeniu, zapewnia dokładność danych dotyczących zapasów i gwarantuje płynność codziennych operacji. Aby proces ten był naprawdę skuteczny, kluczowa jest automatyzacja.

LEAFIO SuperApp to wielofunkcyjne narzędzie dla handlu detalicznego, które upraszcza cykliczne inwentaryzacje poprzez przyspieszenie gromadzenia danych i synchronizację aktualizacji w czasie rzeczywistym.

Oto jak to działa:

• Wbudowany skaner kodów kreskowych: Natychmiast skanuj produkty za pomocą smartfona. Nie potrzebują Państwo dodatkowego sprzętu — wszystko jest wbudowane w aplikację.
• Zarządzanie zadaniami: przydzielaj zadania członkom zespołu, śledź postępy i dodawaj komentarze lub notatki — wszystko jest widoczne i kontrolowane w jednym miejscu.
• Ciągła synchronizacja: Dane dotyczące zapasów są automatycznie aktualizowane w systemie optymalizacji zapasów LEAFIO, dzięki czemu Państwa stany magazynowe są zawsze dokładne.
• Śledzenie zużycia i zamówień: aplikacja dostosowuje dane dotyczące zużycia i uwzględnia nadchodzące zamówienia, poprawiając dokładność prognozowania i uzupełniania zapasów.

Dzięki aplikacji LEAFIO SuperApp cykle inwentaryzacji stanów magazynowych stają się szybsze, bardziej przejrzyste i znacznie mniej zasobochłonne, co pozwala Państwa zespołowi skupić się na tym, co najważniejsze: prowadzeniu sklepu.