Contagem cíclica do estoque de varejo: benefícios, principais ferramentas e métodos comprovados

O processo de contagem em uma loja ou armazém é um desafio tanto para os funcionários quanto para a gerência. Muitas pessoas gostariam de ver isso como um caos organizado, mas, na realidade, é um processo que consome muito tempo, é rotineiro e os erros humanos são um risco real. Felizmente, existe uma maneira de otimizar o processo.

Contagens cíclicas regulares que atualizam os dados e reduzem a carga de trabalho da equipe são a solução. Continue lendo abaixo para saber como funciona e o que exatamente faz para economizar tempo e dinheiro para a empresa.

Principais conclusões

A contagem cíclica garante estoque fiel e evita perdas invisíveis.

• Divida estoque por grupos de prioridade. 

• Realize ciclos mensais ou semanais. 

• Use apps para auditorias rápidas. 

• Corrija desvios imediatamente. 

• Evite inventários parados longos.

A taxa média de perda de estoque entre os varejistas americanos é de aproximadamente 1,4% do total das vendas. As empresas estão sempre buscando maneiras de reduzir esse número, e o processo de contagem cíclica pode ajudar.

A contagem cíclica de estoque é um método de verificação regular e ordenada dos saldos de uma loja ou armazém que pode ser usado para manter registros precisos, mesmo sem uma auditoria completa do estoque. Isso permite identificar rapidamente discrepâncias, detectar estoque fantasma, corrigir erros contábeis e reduzir perdas sem sobrecarregar a equipe e afetar os processos de rotina.

Existem dois métodos principais sobre os quais estamos a falar. Ambos têm o mesmo objetivo: organizar o estoque. No entanto, os métodos, a frequência e o impacto nos processos de negócios são diferentes. Vamos analisar as diferenças.

O processo de contagem cíclica é um processo sistemático que fornece às empresas dados precisos e oportunos sobre o inventário. Segue-se uma descrição detalhada do processo.

Primeiro, é necessário definir um objetivo. Por que é necessário realizar um inventário: para melhorar a precisão, identificar áreas problemáticas ou controlar as categorias de produtos mais voláteis? Em seguida, determine quais áreas do armazém, categorias de produtos ou produtos específicos devem ser incluídos na contabilidade.

O próximo passo é criar um cronograma. É necessário definir a frequência do inventário para diferentes categorias de produtos. Por exemplo, mercadorias com alta rotatividade devem ser verificadas diariamente, e aquelas com baixa rotatividade devem ser verificadas uma vez por mês.

Em seguida, defina claramente as áreas de responsabilidade de cada funcionário. Além disso, forneça-lhes as ferramentas necessárias: dispositivos móveis com acesso ao sistema de gerenciamento de estoque, leitores de código de barras, etc.

Em particular, o aplicativo de execução de varejo da LEAFIO AI transforma um smartphone em um leitor de código de barras que transmite imediatamente os dados para o banco de dados na nuvem.

Divida a área de vendas ou o armazém em zonas para facilitar o processo de contagem. As zonas devem ser claramente identificadas: podem ser prateleiras separadas, seções, fileiras, etc.

Forneça instruções procedimentais claras à sua equipe. Os especialistas devem compreender:

• Como contar diferentes tipos de mercadorias (conjuntos, embalagens, unidades).
• Como documentar as contagens.
• O que fazer caso sejam encontradas discrepâncias.

As contagens do ciclo de estoque devem ser realizadas de forma sistemática e minuciosa: crie um cronograma individual para cada funcionário. Quando tudo estiver pronto, a equipe começa a trabalhar em suas áreas de responsabilidade. Por exemplo, eles utilizam leitores de código de barras para coletar dados de forma consistente.

Quando as contagens estiverem concluídas e os dados forem carregados no sistema, ele irá compará-los com os registros atuais e indicar quaisquer discrepâncias. Seu objetivo é investigar esses casos, encontrar a causa e tomar as decisões de gestão adequadas. Isso pode exigir

• Repetição das contagens;
• Verificação de documentos relativos à circulação de mercadorias;
• Análise dos processos de trabalho.

Ao analisar os resultados das contagens cíclicas, preste atenção às tendências: por que ocorrem discrepâncias, quais produtos ou áreas são mais afetados. Com base nisso, aprimore sua gestão de estoque e otimize seu trabalho.

Existem diversas formas de organizar a contagem cíclica. Analisemos as mais comuns.

Se você está apenas implementando a contagem cíclica de estoque, este método será útil. Ele permite testar o processo e identificar possíveis problemas organizacionais.

Selecione um pequeno grupo de produtos e organize sua contagem várias vezes durante um curto período de tempo. Quando estiver satisfeito com a contagem cíclica, sem erros, você poderá implementar essa abordagem em todo o estoque. Para isso, você pode utilizar qualquer um dos métodos discutidos abaixo.

Por exemplo, se uma rede de supermercados deseja testar a contagem do ciclo de estoque, ela começa contando os produtos em uma seção refrigerada. Depois disso, ela amplia o processo para todo o sortimento.

O método de análise ABC envolve a divisão do estoque em três grupos com base na demanda, intensidade de vendas e valor. Os grupos podem ser assim:

• Categoria A: os produtos mais populares. Eles precisam ser contados com mais frequência.
• Categoria B: mercadorias com demanda estável. Elas requerem contagem frequente, mas não tão frequente quanto o grupo anterior.
• Categoria C: o restante do estoque da loja ou do armazém. O inventário pode ser realizado com muito menos frequência.

Para quem é este método: lojas com uma grande variedade de produtos e uma diferença significativa no volume de negócios.

Por exemplo, na prática de gerenciamento de estoque de eletrônicos de consumo, os laptops e smartphones mais populares são verificados semanalmente, os eletrodomésticos uma vez a cada duas semanas e todos os outros itens — de acessórios a gadgets e aparelhos — são verificados uma vez por mês.

Se você comercializa muitos produtos semelhantes, pode selecionar os produtos a serem contados aleatoriamente. Existem duas abordagens diferentes para este processo:

1. Selecione os produtos a serem contados e, em seguida, devolva-os ao estoque geral do armazém. Ainda existe a possibilidade teórica de que você os selecione novamente para uma segunda contagem aleatória.
2. Selecione os itens, conte-os e, em seguida, exclua-os do estoque do armazém.

Como escolher a abordagem adequada? Depende da frequência do seu inventário. Se você realiza contagens com frequência, faz sentido devolver os itens ao sortimento geral, pois a duplicação não será relevante a longo prazo. A segunda abordagem (sem devolução de mercadorias) é relevante para grupos específicos: por exemplo, mercadorias com prazo de validade curto.

Para quem é este método: lojas onde os produtos têm aproximadamente as mesmas características e importância.

Por exemplo: em um supermercado, grupos aleatórios de produtos são selecionados todos os dias: hoje são diferentes tipos de lanches, amanhã podem ser sucos e assim por diante.

Este é o método mais simples de inventário cíclico:

1. Descubra quais produtos os funcionários retiram com mais frequência do armazém ou das prateleiras para atender às necessidades dos clientes.
2. Altere a localização das prateleiras para que os produtos mais populares fiquem o mais acessíveis possível.
3. Organize verificações regulares (por exemplo, diárias) do estoque de itens de alta demanda.
4. Verifique os produtos que permanecem nas prateleiras por mais tempo com menos frequência (por exemplo, uma vez por mês).

Para quem é este método: pontos de venda com grande rotatividade de mercadorias e necessidade de reabastecer os estoques rapidamente.

Por exemplo: o departamento de café e chá verifica diariamente os estoques de grãos de café e leite em pó, pois são os produtos mais procurados, enquanto o chá precisa ser inventariado apenas uma vez por mês.

Para utilizar o método híbrido, combine a análise ABC com outros métodos. Isso permitirá que você decida quais produtos precisam ser verificados com mais frequência. Ele se baseia não apenas na demanda, mas também em outros fatores. Neste caso, não há dicas específicas a serem fornecidas: cada caso é um caso.

Para quem é este método: pontos de venda que desejam considerar diversos fatores e adaptar os resultados do estoque às suas necessidades.

Por exemplo: uma rede de supermercados de construção verifica ferramentas elétricas caras utilizando o método ABC e consumíveis utilizando o princípio da amostragem aleatória.

A precisão do inventário nos Estados Unidos é de apenas 63%. A introdução da tecnologia pode aumentar esse número para 95%. Os métodos modernos de rastreamento de inventário envolvem a integração da contagem cíclica com um software especial. Isso fornece acesso a dados em tempo real e o mais alto nível de precisão. Você também pode contar com a automação parcial das operações: os funcionários só precisam digitalizar determinados grupos de mercadorias, e o sistema analisará os dados e apontará problemas ou discrepâncias no inventário.

Para quem é este método: é ideal para varejistas com grande volume de negócios que desejam reduzir a influência do fator humano.

Por exemplo: uma rede de farmácias possui etiquetas RFID instaladas em seu armazém. Elas auxiliam no rastreamento automático do estoque e notificam sobre níveis criticamente baixos.

A contagem cíclica de estoque é uma excelente solução para varejistas que desejam manter seu estoque organizado e seus processos funcionando perfeitamente. Aqui estão algumas dicas para tornar seu processo de contagem cíclica mais eficiente e menos estressante:

Nem todos os produtos são iguais. Comece por organizar o seu inventário em categorias — talvez por valor, rapidez de venda ou importância para o seu negócio. Isto facilita a decisão sobre a frequência com que cada grupo deve ser contado. Por exemplo, os artigos mais vendidos ou de custo elevado devem ser verificados com mais frequência do que os artigos que raramente saem do stock.

Há um momento e um local adequados para contagens aleatórias, como quando se realiza verificações pontuais ou se utiliza um método geográfico, mas, na maioria das vezes, é preferível planejar com antecedência. Contagens estruturadas e programadas garantem que, eventualmente, você abranja todo o seu inventário e que nada seja esquecido.

Concentre mais seus esforços de contagem nos itens que mais vendem ou custam mais. Esses são os produtos que podem causar os maiores problemas se os números estiverem incorretos. Você os manuseia com mais frequência, os move mais rapidamente e eles são mais suscetíveis a erros — portanto, conte-os com mais frequência.

Uma boa contagem cíclica começa com uma equipe bem preparada. Certifique-se de que sua equipe compreenda como o processo funciona e por que ele é importante. E informe-os de que é normal encontrar erros — o objetivo é corrigi-los, não ocultá-los. Quando sua equipe compreender que faz parte de uma missão maior para manter as operações funcionando perfeitamente, ela estará mais engajada e será mais precisa.

Para áreas onde a precisão é realmente importante, vale a pena tomar uma medida extra. Tente designar duas pessoas para contar a mesma área separadamente e, em seguida, compare os resultados. Se os números não corresponderem, faça uma recontagem rápida. Leva um pouco mais de tempo, mas é melhor do que lidar com as consequências de dados errados mais tarde.

Não se limite a coletar dados — analise-os. Certos itens ou locais apresentam mais erros do que outros? Alguns funcionários encontram inconsistências com frequência? Essas informações podem ajudá-lo a ajustar seu processo, oferecer suporte adicional quando necessário e melhorar continuamente a forma como você gerencia o estoque.

A tecnologia pode facilitar muito a contagem cíclica. Ferramentas como scanners portáteis, etiquetas RFID e aplicativos móveis aceleram o processo e reduzem erros. Melhor ainda, plataformas modernas como a LEAFIO AI podem ajudá-lo a identificar padrões em seus dados, sinalizar possíveis problemas e até mesmo automatizar partes do processo para que você possa se concentrar no que é mais importante.

A gestão tradicional de estoque é frequentemente caótica — exige muito trabalho, é demorada e difícil de controlar. É por isso que a digitalização diária de um número limitado de itens usando um método de contagem cíclica de estoque é uma alternativa mais eficiente e sustentável. Isso evita sobrecargas, mantém os dados de estoque precisos e garante operações diárias tranquilas. Para tornar o processo realmente eficaz, a automação é fundamental.

O LEAFIO SuperApp é uma ferramenta multifuncional para o varejo que simplifica a contagem do ciclo de estoque, acelerando a coleta de dados e sincronizando atualizações em tempo real.

Funciona da seguinte maneira:

• Leitor de código de barras integrado: digitalize itens instantaneamente utilizando apenas o seu smartphone. Não é necessário hardware adicional — tudo está integrado no aplicativo.
• Gerenciamento de tarefas: atribua tarefas aos membros da equipe, acompanhe o progresso e adicione comentários ou notas — tudo é visível e controlado em um único local.
• Sincronização contínua: os registros de inventário são atualizados automaticamente no sistema LEAFIO Otimização de Estoque, mantendo seus níveis de estoque precisos em todos os momentos.
  
• Aplicativo de controle de estoque: O aplicativo permite que você monitore o estoque em tempo real, com informações sobre o que está em estoque, o que está a caminho e o que está a ser reabastecido.

Com o LEAFIO SuperApp, suas contagens de ciclo de estoque se tornam mais rápidas, transparentes e significativamente menos intensivas em recursos, liberando sua equipe para se concentrar no que é mais importante: administrar a loja.