Jak poprawić obroty poprzez zarządzanie kategorią ŚWIEŻE

Kategoria świeżej żywności - owoce i warzywa, a także mięso, owoce morza, nabiał i pieczywo - stanowią z reguły do 40% dochodów sklepów spożywczych. Są one również ważnym czynnikiem zwiększającym lojalność klientów i ruch w sklepie. Większość detalistów spożywczych stoi dziś przed wieloma wyzwaniami, jeśli chodzi o zarządzanie zapasami świeżej żywności. Wynika to zazwyczaj z wysokiego poziomu marnotrawstwa, które może być spowodowane nadmiernymi zapasami, spowodowanymi brakiem widoczności zapasów, jak również brakami w zapasach, prowadzącymi do utraty sprzedaży.

W tym artykule chcielibyśmy podzielić się specyfiką kategorii świeżej w zakresie zarządzania zapasami, ponieważ jest to jedna z najbardziej wrażliwych kategorii i zawsze wymaga dodatkowej uwagi. 

Zespół naszej firmy LEAFIO AI Retail Solutions ma duże doświadczenie w automatyzacji zarządzania zapasami w handlu detalicznym. Pomagamy detalistom zarządzać wszystkimi kategoriami produktów na wszystkich poziomach łańcucha dostaw: w sklepach, magazynach regionalnych i centrach dystrybucyjnych. 

Dzięki naszemu doświadczeniu w realizacji projektów automatyzacji zarządzania zapasami w tej kategorii, zidentyfikowaliśmy kilka reguł i wzorców i dodaliśmy je do algorytmów naszego systemu, aby nasi klienci osiągnęli sukces ekonomiczny w kategorii świeżej. 

Kategoria produktów świeżych jest dość szeroka i składa się z różnych podkategorii. Aby dobrze zarządzać świeżymi produktami, trzeba zrozumieć nie tylko ich ogólne cechy, ale również różnice między tymi podkategoriami. 

• Produkty mleczne

Ta podkategoria jest jedną z najbardziej konkurencyjnych. Produkty mleczne są dobrami codziennego użytku, więc są produktami generującymi ruch. Istnieje ogromna liczba dużych sprzedawców, którzy produkują mleko, jogurty i sery, ale robią to również sprzedawcy lokalni. Ta różnorodność prowadzi do wzrostu konkurencji między markami. Sprzedawcy utrzymują swoje ceny na względnie tym samym poziomie, a to obniża marże. Poza tym, taki efekt jak kanibalizacja ma miejsce w tej podkategorii podczas akcji promocyjnych. Ponadto produkty mleczne mają zazwyczaj dość krótki okres przydatności do spożycia - od 3 do 10 dni.

• Owoce i warzywa

Najbardziej złożona podkategoria pod względem zarządzania zapasami spośród wszystkich produktów w kategorii świeżej. Sezonowość odgrywa tu ogromną rolę. W związku z tym sprzedawcy mają różne polityki cenowe. Kierownicy ds. zakupów porównują ceny dla tego samego SKU i tworzą zamówienie w oparciu o najlepsze warunki cenowe. A w ciągu tego samego tygodnia mogą być zamówione dwie partie towarów u dwóch różnych dostawców.

Innym negatywnym zjawiskiem, które ma miejsce bezpośrednio w sklepach, jest niespójność, która występuje podczas liczenia zapasów. Czasami podczas ważenia produktu klienci omyłkowo wybierają inny kod SKU, w wyniku czego dochodzi do błędnych sald w ERP. Jednak największym problemem w zarządzaniu tą podkategorią jest wygląd produktu na półce i jego data ważności. Dwa produkty z tej samej partii mogą się różnić, jedna sztuka może wyglądać jak ta, którą należy spisać na straty, a druga nadal wygląda dobrze.

• Chleb i piekarnia

W pewnym sensie ta podkategoria jest podobna do produktów mlecznych pod względem zarządzania. Pieczywo jest również produktem generującym ruch, ale różnica polega na cenie. Wyroby piekarnicze można podzielić na dwa rodzaje: produkcja własna i produkty społeczne. Maksymalna marża dla grupy socjalnej wynosi 5-7%, natomiast marża piekarni produkcji własnej może osiągnąć 50% lub więcej.

Jedną z głównych cech tej kategorii jest częstotliwość zamówień. Pieczywo powinno być świeże i chrupiące. Dostawy są realizowane codziennie lub nawet dwa razy dziennie. Okres przydatności do spożycia wynosi średnio do 3 dni.

• Własna produkcja, świeże mięso i ryby.

Dwie podkategorie o stosunkowo wspólnych cechach mogą mieć kanibalizację podczas promocji. Jeżeli w promocji są zwykłe klopsiki w sosie pomidorowym, nikt nie kupi tych z serem. Ta sama logika działa w przypadku mięsa lub ryb. Jeżeli dorado jest sprzedawane z rabatem, spadnie popyt na okonia morskiego lub pstrąga. Ponadto, sprzedaż zależy w dużej mierze od tego, jak dokładnie i ładnie wykonany jest układ.

Jakie są kluczowe cechy zarządzania łańcuchem dostaw świeżej żywności?

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją następujące cechy szczególne zarządzania łańcuchem dostaw świeżej żywności: 

• Przede wszystkim produkty świeże różnią się od innych krótkim terminem przydatności do spożycia. Często jest to nie więcej niż 30 dni. Ze względu na tę cechę, produkty świeże są uważane za najbardziej ryzykowną kategorię w branży spożywczej. Krótki termin przydatności do spożycia wymaga bardzo precyzyjnej równowagi między dostępnością a odpisami, ponieważ dążenie do wysokiej dostępności może znacznie zwiększyć odpisy, co natychmiast zaszkodzi wynikom finansowym firmy. 
• Drugą osobliwością jest duży udział w obrotach firmy. W przypadku niektórych detalistów liczba ta może sięgać nawet 60%. A jednocześnie liczba SKU może być mniejsza w porównaniu z innymi kategoriami. Nie mając najwyższej marży, takie produkty generują znaczny wolumen sprzedaży, dzięki czemu konsument regularnie wraca do sklepu.
• Po trzecie, kategorię tę wyróżnia specyfika zamówień i dostaw. W przypadku towarów świeżych, zamówienia wysyłane są co najmniej 1-2 razy w tygodniu. Najczęściej są to bezpośrednie dostawy od dostawców do sklepów. A najważniejsza jest specyfika logistyki, ponieważ podczas transportu muszą być zachowane specjalne warunki temperaturowe. 

Rekomendacje, jak poprawić obrót poprzez zarządzanie kategorią świeżych zapasów

Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu świeżymi zapasami, detalista może poprawić ogólny obrót, zarobić więcej i przyciągnąć klientów do sklepu, ponieważ kategoria świeżych produktów jest kategorią generującą ruch. Porozmawiajmy więc o tym, jak radzić sobie z tą wrażliwą kategorią produktów świeżych i zarabiać więcej bez dodatkowych kosztów stymulowania popytu.

1. Wszystko o danych. Czyste i poprawne dane o saldach, sprzedaży i odpisach. 

Dokładność danych decyduje o końcowej jakości zamówienia, ponieważ przy nieprawidłowych danych na wejściu nie można oczekiwać dobrej jakości na wyjściu. W przypadku towarów świeżych często występują problemy z dokładnością bilansów z powodu późnego ustalania dostaw w systemie ERP, późnych odpisów i zwrotów do dostawców (jeżeli są one możliwe zgodnie z umowami i polityką firmy). Ponadto, szczególnie w kategorii świeżych owoców i warzyw, często występuje niespójność podczas liczenia zapasów, dlatego ostateczny bilans dla kategorii może być prawidłowy, ale nie dla poszczególnych SKU.

Tak więc główne zalecenia w zakresie poprawy doskonałości operacyjnej:

• Ustalenie ograniczeń czasowych dla ustalenia dostawy towarów w ERP. W tym przypadku można zminimalizować ryzyko "ujemnego" salda. 
• Ustalić harmonogram liczenia zapasów, zgodnie z którym liczenie dla towarów świeżych odbywa się częściej niż dla towarów suchych. 
• Ustanowić ograniczenie czasowe dla cofania dokumentów, jeżeli w Państwa firmie istnieje taka praktyka. Nawet obecność ścisłych reguł może stymulować bardziej odpowiedzialne podejście do zmiany informacji z poprzednich okresów. Jest to ważne, ponieważ gdy zmienia się coś w przeszłości, możliwe jest, że nie będzie można przeanalizować, dlaczego podjęto pewne decyzje.

W Leafio w ramach realizacji projektów mamy przypadki, w których badamy przyczyny, dla których system obliczył zamówienie niedopasowane do oczekiwań menedżera.

2. Uwzględnić pozostały termin przydatności do spożycia i przewidzieć termin przydatności do spożycia aktualnego stanu zapasów w momencie dostawy kolejnej partii towarów. 

Nie jest tajemnicą, że stworzenie i prowadzenie księgowości partii w handlu detalicznym artykułami spożywczymi jest niemożliwe, ponieważ w jednej przesyłce mogą znajdować się towary z różnych partii z różnymi datami ważności. Tak więc bardzo trudno jest śledzić, z jakiej partii towar został sprzedany i z jaką datą ważności.

Ale ważne jest, aby brać pod uwagę daty ważności, ponieważ zignorowanie tej informacji może spowodować odpisy, szczególnie w przypadku towarów o złej rotacji zapasów. 

Termin przydatności do spożycia należy uwzględnić w momencie obliczania prognozowanego salda na dzień dostawy towaru. Ważne jest, aby zrozumieć, czy saldo będzie ważne (i odpowiednie do sprzedaży) w momencie nadejścia kolejnego zamówienia. 

Tak więc nasze zalecenia będą następujące: 

• Uwzględnienie pozostałego okresu przydatności do spożycia - liczba dni od momentu dostarczenia produktu do sklepu do końca okresu przydatności do spożycia. Tę informację można wykorzystać do obliczenia prognozowanego stanu zapasów na dzień dostawy produktu. 
• Rozważyć sprzedaż metodą LIFO - last in first out - zakładając, że klient kupi najpierw najświeższy towar. Takie podejście uwzględnia fakt, że całe saldo nie będzie dostępne do sprzedaży, nawet jeżeli towar nie został na czas odpisany. Niestety, we wdrożeniach często mamy do czynienia z nieterminowymi odpisami, a zmiana procesu wymaga czasu. Dlatego zalecamy przeprowadzanie kontroli sald metodą LIFO, aby zminimalizować wpływ nieprawidłowych sald. 

3. Należy uwzględnić zmienność w ciągu tygodnia. 

Każdy produkt ma swoją zmienność w ciągu tygodnia. Dobrym przykładem może być to, że sprzęt AGD sprzedaje się znacznie lepiej w piątki i weekendy niż w dni powszednie. Ale ten wzór charakteryzuje również kategorię produktów świeżych. A ponieważ towary z tej kategorii są często dostarczane - codziennie lub kilka razy w tygodniu - a ich okres przydatności do spożycia jest ograniczony, zalecamy wykorzystanie współczynników zmienności z tego tygodnia do przewidywania popytu na następną dostawę. Współczynniki te mogą być obliczane metodami statystycznymi lub bardziej zaawansowanymi metodami wykorzystującymi AI. 

Uwzględnienie takich współczynników pozwala na dokładniejszą prognozę popytu. Powinno to być jednak uwzględnione w algorytmie automatycznego zamawiania, ponieważ w przeciwnym razie może to być pracochłonne i może generować wiele błędów. Każdy produkt w każdym sklepie będzie miał określony tygodniowy popyt, który zależy od jego lokalizacji i formatu. 

Warto również wspomnieć, że ważne jest uwzględnienie pory dnia, w której realizowana jest dostawa. Pozwoli to na dokładniejsze sporządzenie harmonogramu dostaw i uwzględni wymaganą liczbę dni w prognozie. Nazywamy to szczeliną dostawy i pomaga nam to w jeszcze dokładniejszym sporządzeniu zamówienia. 

4. Zerowe saldo na koniec dnia dla kategorii ultraświeżej. 

Towary ultraświeże mają pewną ciekawą specyfikę. W wielu przypadkach nie ma bilansu zapasów do końca dnia. W praktyce wygląda to tak: towar jest zamawiany, odbierany i sprzedawany tego samego dnia. Ale trudno jest zrozumieć, czy w danym dniu była wystarczająca ilość produktu, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów.

• Przede wszystkim, w przypadku takich towarów, należy wziąć pod uwagę porę dnia, w której dokonano ostatniej sprzedaży zgodnie z paragonami. Dzięki temu można zrozumieć, czy na koniec dnia stan zapasów był wystarczający i czy zapotrzebowanie na dany dzień zostało pokryte. Jeżeli nie, należy zwiększyć wielkość zamówienia, aby mieć wystarczający stan zapasów do pokrycia zapotrzebowania. Ale jest to istotne tylko wtedy, gdy dostępność towarów nie została celowo ograniczona, aby zminimalizować odpisy. 
• OOS to ważny wskaźnik dla kategorii, ale jeżeli stan zapasów każdego dnia wynosi zero, jego obliczenie staje się bardziej skomplikowane. Dlatego dla poprawnego obliczenia można przyjąć inne założenie: jeżeli na koniec dnia nie było wystarczającego salda do obliczenia utraconej sprzedaży, warto zastosować statystyczne ADU. 

Chcielibyśmy jeszcze raz podkreślić, że w przypadku ultraświeżości niezwykle ważne jest posiadanie prawidłowych danych dotyczących zapasów i sprzedaży. 

5. Rosnąca rola promocji w kategorii produktów świeżych. 

Prognozowanie i zarządzanie promocjami już jest trudnym procesem, a biorąc pod uwagę całą powyższą specyfikę fresh, zamienia się w bardzo złożony, ryzykowny i kosztowny proces z dużą ilością błędów. 

Dlatego też zalecamy:

• W promocjach należy stosować algorytmy prognozowania popytu, które uwzględniają wszystkie wyżej wymienione cechy charakterystyczne kategorii produktów świeżych oraz kanibalizację popytu w ramach kategorii, aby prognozowanie popytu było jak najdokładniejsze.
• Uwzględniać rzeczywistą sprzedaż promocyjną w czasie rzeczywistym, ponieważ prognoza może się różnić od rzeczywistej sprzedaży promocyjnej. A im wcześniej zacznie się uwzględniać wiarygodne statystyki dla danego produktu w danej promocji, tym lepiej. 
• Należy być bardzo ostrożnym z dodatkowymi układami promocyjnymi w sklepach. Potrzebne są dodatkowe narzędzia, które automatycznie uwzględnią, że jest to dodatkowe wyposażenie, aby mieć pewność, że po zakończeniu promocji nie będzie nadmiaru towaru.

6. Bieżąca analiza wąskich gardeł w zamówieniach w systemie zarządzania zamówieniami świeżej żywności 

Skupmy się na wskaźnikach charakterystycznych dla systemu zarządzania zamówieniami na świeżą żywność.

Biorąc pod uwagę wspomnianą specyfikę, należy przeanalizować: 

• Odpisy i ich dynamikę.
• Wąskie gardła powstają w sytuacji, gdy MOQ jest wyższe niż sprzedaż przez okres przydatności produktu do spożycia. 
• Wąskie gardła powstają, gdy liczba dni na dostawę jest wyższa niż pozostały okres przydatności do spożycia.

Rozwiązanie Leafio posiada osobny blok raportów do analizy kategorii świeżej. 

Na przykład, ten konkretny raport pokazuje konkretne SKU w konkretnych lokalizacjach, dla których minimalna ilość zamówienia jest większa niż średnia liczba sprzedaży w okresie trwałości artykułu. System oblicza również szacowany procent sprzedaży opakowań dostawcy i na podstawie tej logiki przewiduje odpisy dla tego produktu. 

W tym raporcie widzimy historię odpisów z ostatniego tygodnia, posortowaną w kolejności malejącej według SKU w lokalizacjach magazynowych. 

“Co się mierzy, to się zarządza”

Tak ważna kategoria jak świeża wymaga precyzyjnej analizy i kontroli. Kluczowe jej wyniki:

• Świeże produkty to jedna z najtrudniejszych kategorii, jeśli chodzi o zarządzanie zapasami. A każda podkategoria wymaga odrębnego podejścia.
• Złe wejście - złe wyjście. Pomnożyć przez 10 i otrzymamy wpływ jakości danych na jakość zarządzania inwentaryzacją kategorii świeżej. Dlatego tak ważne jest terminowe wykonywanie dokumentacji i liczenie zapasów oraz ograniczenie cofania dokumentów. 
• Szczególne podejście jest potrzebne do szacowania sald w przewidywanej dacie przybycia zamówienia. Zalecamy to robić według pozostałego okresu przydatności do spożycia, stosując model LIFO. 
• Biorąc pod uwagę, że produkty świeże są ryzykowną grupą produktów, zalecamy stosowanie współczynników zmienności w ciągu tygodnia. 
• Przy obliczaniu statystyk i stanów magazynowych dla kategorii ultraświeżej ważne jest zrozumienie przyczyny zerowego salda na koniec dnia. Czy saldo nie wystarczyło na pokrycie popytu?
• Do prognozowania popytu promocyjnego należy stosować zaawansowane narzędzia, które powinny opierać się na wiarygodnych, aktualnych statystykach podczas trwających promocji. 
• Konieczna jest bieżąca analiza i monitorowanie KPI, szczególnie takich jak dostępność, odpisy i analiza różnych wąskich gardeł, które są specyficzne dla tej kategorii produktów.