Dostępność zapasów jest przedmiotem wielu dyskusji, ponieważ z jednej strony należy upewnić się, że towary są dostępne, ale z drugiej strony należy również obniżyć koszty ich przechowywania. What 72% sprzedawców detalicznych oczekuje równowagi między tymi dwoma aspektami.
W tym artykule powiemy Państwu, jak zarządzać dostępnością zapasów i przyjrzymy się jej powiązaniu z łańcuchem dostaw i prognozowaniem popytu. Na koniec przedstawimy również kilka porad dotyczących optymalizacji przy użyciu nowoczesnych rozwiązań technologicznych.
Główne wnioski
Dostępność produktów w sklepie to podstawa dla utrzymania zadowolenia klientów i przychodów.
Braki (OOS) powodują utratę lojalności klientów.
Monitoring poziomów zapasów w czasie rzeczywistym zmniejsza ryzyko OOS.
Forecasting musi uwzględniać sezonowość i eventy.
Automatyczne alerty o zbliżających się brakach.
Analizy, które wskazują SKU o wysokim ryzyku wyczerpania.
Zrozumienie dostępności produktów
Czym jest dostępność produktów? Mówiąc najprościej, dostępność produktów polega na tym, że produkty są dostępne we właściwym miejscu i czasie. Cel jest jasny: wyższa sprzedaż i zadowolenie klientów.
Mając na uwadze ten cel, jak to się dzieje, że 43% małych firm nie śledzi swoich zapasów, a 21% twierdzi, że "nie ma żadnych zapasów"?
Zbytnim uproszczeniem byłoby jednak mówienie wyłącznie o zapasach. W końcu dostępność zapasów to nie tylko ich uzupełnianie. Chodzi również o dostosowanie tego procesu do preferencji i nawyków zakupowych Państwa grupy docelowej. Może to obejmować zakup większej ilości określonych produktów w szczycie sezonu, tymczasowe oferowanie produktów ekskluzywnych, a nawet ograniczenie dostępności w celu podkreślenia pilności promocji. To znacznie więcej niż tylko rutynowy zakup zapasów.
Dlaczego potrzebują Państwo dostępności produktów?
Trzy filary wspierają dostępność zapasów:
- Jasne i bardzo dokładne prognozowanie
- Właściwe zarządzanie zapasami
- Terminowa dostawa towarów
Co więcej, to właśnie równowaga między popytem a zapasami jest tym, do czego sprzedawcy detaliczni zazwyczaj dążą w celu zwiększenia współczynników konwersji i osiągnięcia lepszych wyników w zakresie kluczowych wskaźników wydajności. Można to osiągnąć poprzez wdrożenie następujących procesów:
- zapewnienie dostępności towarów potrzebnych klientom;
- poprawa oczekiwań klientów;
- wzmocnienie lojalności wobec Państwa marki;
- uzyskanie przewagi nad konkurentami.с
Dobrze ustalona dostępność zapasów jest podstawą skutecznych decyzji zarządczych, ponieważ proces ten opiera się na analizie danych: popytu i trendów rynkowych, zakupów obecnie i w przeszłości, zachowań klientów i innych wskaźników. Zarządzanie nim oznacza, że mogą Państwo nie tylko zarządzać zapasami, ale także dostosowywać je do kampanii marketingowych.
Typowe wyzwania powodujące problemy z dostępnością produktów
Jak już zauważyliśmy, dostępność zapasów ma kluczowe znaczenie, gdy starają się Państwo spełnić oczekiwania klientów i poprawić wyniki biznesowe. Jednak dopóki procesy nie zostaną wdrożone, zawsze istnieją czynniki, które mogą zakłócić równowagę. Oto główne z nich.
Wąskie gardło łańcucha dostaw
Jest to jedna z głównych przyczyn niedoborów. Problem może pojawić się w dowolnym ogniwie łańcucha dostaw: na przykład na etapie zaopatrzenia lub dostawy. Jeśli produkty nie dotrą do magazynu i na półki sklepowe na czas, Państwa klienci będą rozczarowani i nic nie będzie można na to poradzić. Dlatego tak ważne jest prawidłowe przeprowadzenie tego procesu.
Słabe prognozowanie
Podejmują Państwo ryzyko, jeśli nadal przechowują Państwo dane w konwencjonalnych arkuszach kalkulacyjnych i prognozują popyt wyłącznie w oparciu o dane dotyczące sprzedaży z przeszłości. Jest całkiem możliwe, że te dość ograniczone prognozy nie będą odpowiadać rzeczywistej sytuacji. Może to skutkować nadmiarem zapasów i dodatkowymi kosztami ich utrzymania lub niedoborami i utratą sprzedaży. Muszą Państwo dysponować wystarczającą ilością danych do sporządzenia prognozy, a także nowoczesnymi narzędziami analitycznymi do przetwarzania informacji.
Niezawodność dostawcy
Inny problem, który może pojawić się w Państwa łańcuchu dostaw, dotyczy dostawców. To oni zapewniają dostępność Państwa towarów, ale jak zdefiniować wiarygodnego dostawcę?
- Poziom realizacji zamówienia. Im jest on wyższy, tym większa gwarancja, że otrzymają Państwo zamówione produkty przy minimalnych rozbieżnościach magazynowych i opóźnieniach.
- Przestrzeganie uzgodnionych harmonogramów. Dostawy na czas mają kluczowe znaczenie dla utrzymania przewidywalnych cykli i ochrony przed niedoborami produktów.
- Zdolność dostosowania się do potrzeb detalisty. Dobry dostawca potrafi dostosować się do zmieniających się potrzeb biznesowych detalisty, które wyrażają się w częstotliwości zamówień i MOQ.
Zmienny popyt
Stabilny popyt istnieje tylko w podręcznikach ekonomii. W rzeczywistości mogą wystąpić przewidywalne, a czasem zupełnie nieoczekiwane spadki lub skoki popytu na pewne grupy towarów. Można przewidzieć większość z nich, ale nie wszystkie. Jeśli chcą Państwo utrzymać lojalność swoich klientów, muszą Państwo być na to przygotowani, w tym poprzez ustanowienie elastycznych strategii dostaw.
Nieścisłości w danych
Być może zauważyli Państwo, że żaden z przedstawionych do tej pory problemów nie występuje samodzielnie. Wszystkie te kwestie są ze sobą powiązane. Jak już wspomnieliśmy, skuteczne prognozowanie wymaga kompletnych i wysokiej jakości danych. Niedokładne informacje powodują problemy z dostępnością zapasów. Takie dane można uzyskać jedynie poprzez regularne audyty, ugruntowane procesy zarządzania oraz wykorzystanie nowoczesnych narzędzi do zarządzania zapasami opartych na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym.
6 Wskazówek, jak poprawić dostępność produktów
Wymieniliśmy główne problemy związane z dostępnością zapasów, a teraz nadszedł czas, aby skupić się na rozwiązaniach. Oto kilka praktycznych wskazówek.
#1 Wdrożenie niezawodnego systemu zarządzania zapasami
Jest to naturalny punkt wyjścia, ponieważ to przede wszystkim zarządzanie zapasami pomaga osiągnąć równowagę: wystarczającą ilość zapasów, aby zaspokoić popyt klientów, ale nie za dużo.
Proszę nie zapominać o rotacji zapasów. Jest to wskaźnik, który pokazuje, ile czasu zajmuje sprzedaż zapasów i zastąpienie ich nowymi dostępnymi zapasami. Jeśli wskaźnik rotacji jest wysoki, oznacza to, że mają Państwo efektywne zarządzanie i dobrą sprzedaż. I odwrotnie: niski wskaźnik sygnalizuje problemy ze sprzedażą lub nadmiar zapasów.
Będą Państwo potrzebować nowoczesnego systemu zarządzania zapasami, który będzie dostarczał dane o zapasach w czasie rzeczywistym i w razie potrzeby podejmował za Państwa proste decyzje. Wszystko zależy od ustawień: można na przykład zautomatyzować proces zamawiania towarów od dostawcy, gdy dostępność zapasów jest już niska.
Co daje integracja specjalistycznego narzędzia? Zmniejszą Państwo liczbę błędów ludzkich, poprawią dokładność i zautomatyzują rutynowe procesy, aby zaoszczędzić czas na bardziej wartościowe zadania.
Systemy te dostarczają również cennych informacji dzięki szczegółowym raportom i analizom, pomagając firmom podejmować świadome decyzje dotyczące uzupełniania zapasów i wielkości zamówień. Wysokiej jakości analizy i kompleksowe raporty dostarczają informacji o sukcesie lub szybko ostrzegają Państwa o problemach.
#2 Dokładne prognozowanie popytu
Aby osiągnąć pożądane wyniki, muszą Państwo prawidłowo prognozować popyt. W tym celu należy wykorzystać badania rynku i dane sprzedażowe oraz polegać na specjalistycznych narzędziach. Intuicja menedżera to świetna rzecz, ale musi być poparta wysokiej jakości obliczeniami.
Dobra prognoza to założenie oparte na różnych danych: dotychczasowej sprzedaży, trendach rynkowych, warunkach ekonomicznych i politycznych, sezonowości itp. Jednocześnie prognoza musi być dostosowana do modelu biznesowego, specyfiki branży i charakterystyki grupy docelowej. Człowiek nie jest w stanie uwzględnić dziesiątek czynników i uzyskać dokładnego wyniku. Dlatego warto skorzystać z pomocy narzędzia opartego na sztucznej inteligencji.
#3 Zarządzanie relacjami z dostawcami
Stała komunikacja, śledzenie wyników i ewentualnie wspólne planowanie popytu to najważniejsze czynniki wpływające na sukces relacji z dostawcami. Polegają Państwo na sobie nawzajem, a sukces powinien być wspólny. W tym celu należy ustalić jasne kryteria wydajności: pomoże to partnerom zrozumieć Państwa potrzeby i dostosować się do nich. Proszę też nie zapominać o podziale bazy dostawców, aby nagłe wycofanie się jednego z nich nie stało się krytyczne. Przerwy się zdarzają, więc trzeba mieć opcje.
#4 Techniki optymalizacji zapasów
Istnieją różne podejścia, ale sugerujemy rozważenie następujących kwestii:
Obliczanie zapasu bezpieczeństwa
Zapas bezpieczeństwa jest Państwa buforem na wypadek gwałtownych wahań rzeczywistego popytu lub, na przykład, opóźnienia dostawy. W związku z tym należy obliczyć ilość zapasów, biorąc pod uwagę podstawowe wahania popytu, zmienność czasu realizacji i ustalony poziom usług. Proszę utrzymywać niezbędne zapasy, ale nie zapominać o ich okresowym przeglądzie i dostosowaniu.
Punkty zmiany kolejności zapasów
Zidentyfikować właściwe punkty zmiany kolejności, aby zapewnić szybkie uzupełnianie zapasów. Każdy "punkt" to poziom zapasów, przy którym należy złożyć nowe zamówienie, aby uzyskać nowy produkt, zanim skończy się stary. Wspomnieliśmy powyżej, że proces ten można zautomatyzować: system automatycznego uzupełniania zapasów będzie monitorował wskaźnik i generował zamówienia. Oblicza on wskaźnik na podstawie czasu realizacji, poziomu zapasów bezpieczeństwa, popytu i średniego dziennego zużycia.
Analiza ABC(D)
Analiza ABC(D) pozwala sprzedawcom detalicznym dostosować klasyfikację do ich konkretnych potrzeb. Zamiast polegać wyłącznie na wartości sprzedaży, detaliści mogą wybrać kryterium, które najlepiej odpowiada ich celom biznesowym: na przykład kwoty sprzedaży, marże itp. Po wybraniu kryterium produkty są dzielone na cztery grupy:
- Kategoria A - te produkty, które zwykle stanowią 50% wybranego kryterium, są najważniejsze dla firmy. Generują największe przychody, zyski lub częstotliwość sprzedaży i wymagają najściślejszej kontroli zapasów, aby zapewnić ich dostępność.
- Kategoria B - Obejmujące 30% kryterium, elementy kategorii B są umiarkowanie ważne. Zasługują na szczególną uwagę, ale mogą nie wymagać takiego samego poziomu kontroli jak elementy kategorii A.
- Kategoria C - te produkty, stanowiące 15% kryterium, są stosunkowo mniej ważne. Mogą mieć niższą wielkość sprzedaży, marże zysku lub częstotliwość sprzedaży, ale nadal przyczyniają się do ogólnego przychodu. Kontrola zapasów tych produktów może być mniej rygorystyczna.
- Kategoria D - Produkty stanowiące pozostałe 5% kryterium są najmniej ważne. Mogą one charakteryzować się niską sprzedażą, niskimi marżami lub rzadką sprzedażą. Kontrola zapasów tych produktów może być minimalna.
#5 Dystrybucja zapasów w wielu lokalizacjach
Dzięki strategicznemu rozmieszczeniu zapasów w wielu lokalizacjach mogą Państwo szybciej reagować na zapotrzebowanie klientów i obniżyć koszty logistyki. Dodatkową korzyścią jest ochrona przed lokalnymi zakłóceniami. Aby wdrożyć strategię:
- Badanie wzorców popytu i danych demograficznych klientów
- Segmentacja produktów (można skorzystać z zasady ABC)
- Proszę pomyśleć o lokalizacji magazynów
- Integracja systemu zarządzania zapasami
- Opracowanie strategii uzupełniania zapasów dla każdego magazynu
- Jeśli mają Państwo dużą sieć: proszę utworzyć centrum i sieć małych magazynów regionalnych.
- Osiągnięcie równowagi między dostępnością zapasów a prognozowanym popytem
- W przypadku produktów o wysokim popycie należy stosować zasadę cross-dockingu.
#6 Określenie docelowych poziomów usług
Pozwoli to zrównoważyć dostępność zapasów i straty produktów, co jest szczególnie ważne w przypadku towarów łatwo psujących się. Poziom satysfakcji można wykorzystać do przewidywania prawdopodobieństwa zaspokojenia popytu klientów bez ryzyka nagłego niedoboru towarów. Im wyższy planowany poziom obsługi, tym bardziej przystępne cenowo są produkty, ale droższe jest również utrzymywanie dużej ilości zapasów (nie wspominając o ryzyku zepsucia lub utraty przydatności).
Aby określić docelowe poziomy usług:
- zbadać, czego oczekują Państwa klienci
- badanie danych historycznych
- proszę wziąć pod uwagę charakterystykę produktu
- obliczyć, ile zapasów wydają Państwo na magazynowanie
- dokonywać obliczeń
Proszę pamiętać: różne kategorie produktów wymagają odrębnych poziomów. Pomoże Państwu w tym klasyfikacja ABC:
- Optymalny poziom dla towarów kategorii "A" może zaczynać się od 95%.
- "B" na poziomie 90%
- "C" przy 80%
Zoptymalizowane zapasy: jak to osiągnąć
Dostępność i optymalizacja zapasów mają wspólny cel: zapewnienie wystarczającej ilości produktów, aby zaspokoić popyt klientów i obniżyć koszty magazynowania. Optymalizując dostępność zapasów, sprzedawcy detaliczni mogą znaleźć równowagę między dwoma odwiecznymi problemami "niewystarczającej ilości produktów" i "zbyt dużej ilości produktów".
To właśnie udało się osiągnąć Daily, regionalnej sieci sklepów w Gruzji. Integracja rozwiązania LEAFIO Inventory Optimization pomogła poprawić rotację zapasów z 30 do 24 dni (tj. o 16%), a średnia dostępność zapasów wzrosła o 8%. System generuje i wysyła imponujące 99,5% zamówień automatycznie, bez potrzeby interwencji człowieka, a nadwyżki zapasów zmniejszyły się o 17%. Wszystko to pomogło sieci zwiększyć sprzedaż o 23% i zwiększyć liczbę sklepów ze 170 do 227.
Zapewnienie dostępności produktu dzięki LEAFIO AI
Co LEAFIO AI może zaoferować Państwa firmie? Korzyści są oczywiste:
- Zautomatyzowane zamówienia oparte na bardzo dokładnych prognozach, uwzględniające dane historyczne, wahania popytu, sezonowość i wiele innych czynników.
- Scentralizowane zarządzanie zapasami w celu inteligentnej dystrybucji towarów między magazynami i punktami sprzedaży zgodnie z rzeczywistymi potrzebami.
- Kontrolowanie poziomu wiarygodności dostawców poprzez analizę kompletności i terminowości realizowanych zamówień. Pomaga to wybrać najlepszych dostawców i nawiązać skuteczną komunikację.
- Korzystanie ze szczegółowych raportów modułu Retail Business Intelligence, który działa na zasadzie drill-down. Pomaga to natychmiast znaleźć problemy z dostępnością zapasów oraz zidentyfikować i wyeliminować ich przyczyny.
Wnioski
Narzędzia do zarządzania zapasami są niezbędne, jeśli planują Państwo zaspokoić popyt klientów, usprawnić łańcuch dostaw i uniknąć negatywnych skutków nadmiernych zapasów. Proszę wdrożyć nowoczesne rozwiązania i uzyskać informacje o swoich zapasach w czasie rzeczywistym, uniknąć opóźnień w uzupełnianiu zapasów i podejmować skuteczne decyzje już teraz. Zarządzanie zapasami w wysoce konkurencyjnym środowisku oznacza ciągłe poszukiwanie sposobów optymalizacji i automatyzacji rutynowych procesów, więc nie pozwól, aby korzyści wymknęły Ci się z rąk.
Dostępność magazynowa FAQs
Co powinni zrobić sprzedawcy detaliczni, aby zapewnić odpowiedni poziom dostępności produktów w sklepach?
Podstawą dostępności zapasów jest zarządzanie zapasami. Jednocześnie należy monitorować historyczne i bieżące dane sprzedażowe, aby przewidywać popyt. Ważne jest również nawiązywanie relacji z dostawcami, utrzymywanie zapasów bezpieczeństwa i automatyzacja procesów.
Jak dostępność produktów wpływa na sprzedawcę detalicznego?
Krótko mówiąc: dobrze ugruntowane procesy w łańcuchu dostaw, zarządzaniu zapasami i prognozowaniu prowadzą do zwiększenia sprzedaży, poprawy reputacji i spełnienia oczekiwań klientów.
Jak mierzona jest dostępność zapasów?
W tym celu wykorzystywane są różne wskaźniki: wskaźniki braków i zapełnienia, dni dostawy, wskaźnik rotacji zapasów itp.
Masz pytanie?
Masz pytania dotyczące automatyzacji lub optymalizacji sprzedaży detalicznej? Porozmawiaj z naszym ekspertem o rozwiązaniach!
Jack Larson
Retail Optimization Expert
