Según la revista Procurement Magazine, que cita un estudio de McKinsey, la excelencia en las compras requiere el dominio de muchas áreas, como los datos, el análisis y, en particular, la gestión por categorías.
Principales conclusiones
La gestión por categorías transforma compras en estrategias rentables, no solo surtido.
Permite negociar mejores márgenes.
Asigna roles: tráfico, margen, imagen.
Colabora estrechamente con proveedores.
Mejora previsión por categoría.
Integra precios, promos y exhibiciones.
Cuando se aplica bien, la gestión por categorías puede aportar beneficios sostenibles a las compras, ayudando a las organizaciones a agilizar este proceso, negociar mejores acuerdos con los proveedores y ahorrar dinero.
Este artículo le ayudará a comprender mejor la gestión por categorías y sus ventajas, así como los principios básicos de su aplicación en las adquisiciones.
Qué es la gestión por categorías en la contratación pública
La gestión por categorías es un enfoque estratégico de la contratación que consiste en segmentar el gasto en áreas que contengan productos similares o relacionados.
En su nivel más básico, la gestión por categorías es la separación de productos por valor, proveedor, tipo o volumen en diferentes categorías para facilitar la gestión y el aprovisionamiento.
Los gestores de categorías deben analizar los datos, comprender el comportamiento de los consumidores y colaborar con los proveedores como parte de su estrategia de categorías para gestionar eficazmente las diferentes categorías de productos y garantizar la transparencia y la visibilidad.
¿Cuál es la diferencia entre gestión por categorías y aprovisionamiento estratégico?
A veces se considera erróneamente que la gestión por categorías y el aprovisionamiento estratégico son lo mismo, pero el aprovisionamiento estratégico es un proceso de aprovisionamiento que se centra únicamente en seleccionar a los proveedores adecuados y negociar los mejores precios.
Por otro lado, la gestión por categorías es un concepto más amplio que a menudo incluye el aprovisionamiento estratégico como primer paso.
Se trata de un proceso continuo que suele centrarse en los objetivos empresariales a largo plazo y que contribuye a centralizar los datos de gasto, racionalizar la estrategia empresarial y mejorar la gestión del riesgo de los proveedores.
Importancia de la adquisición estratégica y la gestión por categorías
Según las Últimas conclusiones de Oxford Economics, las organizaciones de aprovisionamiento son ahora un importante pilar de apoyo para las principales prioridades empresariales, como el aumento de los ingresos y la mejora de la rentabilidad. Los encuestados citaron la gestión por categorías (44%) como una de las tácticas que aportarán valor en los próximos dos años.
En la distribución moderna, la función de aprovisionamiento no es sólo administrativa, sino estratégica. Con las metodologías y habilidades adecuadas, la compra estratégica por categorías puede aportar beneficios competitivos y duraderos.
Uno de los ejemplos más claros e ilustrativos de la gestión estratégica por categorías, que revela la esencia del proceso, lo dio Jonathan Webb, Jefe de Asesoría de Procurement Leaders, en Forbes.
Si se imagina una empresa con 40 fábricas, cada una dirigida por un director general (DG) que negocia los tratos de forma independiente, incluso para artículos pequeños como clips, los proveedores se aprovecharán de ello, cobrando precios más altos por una venta rápida, repitiendo el proceso con cada DG. Esto da lugar a precios, condiciones y contratos incoherentes en toda la empresa, lo que se conoce como la estrategia de «divide y vencerás».
Alternativamente, si hay un único comprador que fusiona todos los tratos en un único contrato global, los proveedores tendrán que pasar por este comprador, lo que estandariza los precios y libera tiempo a los GM. Como resultado, la empresa ahorra dinero y tiempo incluso en las compras pequeñas, por no hablar de los grandes acuerdos.
Ventajas de la gestión por categorías en la contratación
A continuación se exponen los principales beneficios de la gestión por categorías. El proceso de aprovisionamiento de los minoristas puede llegar a ser mucho más eficiente con una estrategia adecuada preparada por profesionales del aprovisionamiento, y he aquí por qué:
Centralización de los datos de gasto
Informar sobre los gastos por categorías le ofrece una imagen más clara de las operaciones comerciales, de cómo se gasta el dinero y con qué proveedores. Un enfoque holístico del gasto basado en la gestión por categorías le permite encontrar formas de comprar al por mayor a largo plazo, reducir el número de transacciones repetitivas y disminuir los costes imprevistos.
Las buenas prácticas de gestión por categorías también permiten saber qué proveedores ofrecen más valor, lo que puede ayudar sustancialmente a cumplir los objetivos empresariales.
Ahorro de costes
En la venta al por menor, los cuellos de botella en el suministro, la mala calidad y las subidas de precios inesperadas provocan grandes pérdidas. Sin embargo, esto puede evitarse con éxito con la ayuda de la gestión por categorías.
Además, la investigación de mercado y el análisis de datos como parte de la gestión por categorías ayudan a maximizar el uso del presupuesto. Armado con una comprensión clara de las diferentes categorías y subcategorías, cualquier gestor de categorías puede garantizar que la empresa obtiene una buena relación calidad-precio de sus compras.
Mejores relaciones con los proveedores
Los contratos mejor planificados mejoran las relaciones con los proveedores y una estrategia de aprovisionamiento por categorías que funcione correctamente le ayuda a comprender mejor a sus proveedores al tiempo que se asegura de que está trabajando con ellos de la forma más eficiente posible.
También puede ayudarle a perfeccionar los contratos para maximizar el valor que obtiene de sus proveedores.
Optimización de la estrategia empresarial
La adopción de la gestión por categorías se remonta a la década de 1980; entonces era un proceso manual que se realizaba en hojas de cálculo, documentos y presentaciones separadas.
La recopilación manual de datos, el análisis de mercado y la elaboración de informes consumían mucho tiempo, y los equipos de aprovisionamiento tenían menos tiempo para centrarse en las estrategias por categorías y la realización del valor.
Hoy en día, sin embargo, la mayoría de los procesos pueden implementarse de forma automática o semiautomática gracias a la tecnología moderna. Los programas informáticos especializados en la gestión del surtido, como LEAFIO AI Assortment Planning, permiten a los minoristas realizar las tareas de gestión de categorías con rapidez y eficacia.
Cuando un gestor de categorías puede asumir fácilmente más responsabilidades de aprovisionamiento, como la evaluación de oportunidades de aprovisionamiento y abastecimiento, estos profesionales del aprovisionamiento pueden centrarse en otras tareas importantes, como ofrecer la mejor experiencia de compra posible en la tienda y aumentar la satisfacción del cliente, lo que a su vez se traducirá en un aumento de los beneficios.
''Hoy en día, los gestores de categorías deben elaborar estrategias basadas no en lo que impulsan las ventas y los proveedores, sino en las necesidades de los clientes y su disposición a pagar'', - McKinsey & Company.
Pasos para implantar la gestión por categorías en las adquisiciones
El éxito de la implantación de la gestión por categorías en el aprovisionamiento se basa en tres pilares: el análisis de los datos de costes, el trato con los proveedores y la supervisión y búsqueda de puntos de crecimiento. Se trata de tres pasos que es importante dar para que la gestión por categorías sea un elemento eficaz de la estrategia de categorías.
PASO 1. Analizar los datos de los gastos
Los datos están en el corazón de muchos procesos empresariales, y el aprovisionamiento no es una excepción. Puede catalizar una iniciativa de gestión por categorías, así como ayudarla a mejorar con el tiempo y a avanzar en la dirección correcta midiendo su eficacia.
El software de gestión de categorías de aprovisionamiento puede automatizar y acelerar muchos pasos del proceso de análisis de los datos de gastos al consolidarlos en un sistema unificado. Esto, a su vez, permite un seguimiento y una elaboración de informes de los gastos empresariales sin fisuras.
PASO 2. Selección y negociación de proveedores
Mejorar las relaciones con los proveedores es fundamental para aplicar con éxito la gestión por categorías. Una colaboración sana garantiza que las estrategias de categoría no sólo estén alineadas con los objetivos empresariales, sino que también cuenten con el apoyo necesario para ser ejecutadas con éxito.
Un plan de aprovisionamiento que funcione facilita la gestión de las relaciones con los proveedores, ya que le ayuda a comprender mejor a sus proveedores y a garantizar la máxima eficacia en el rendimiento de los mismos.
Al negociar con los proveedores, un gestor de categorías está entonces bien informado sobre la categoría y los objetivos de la empresa, lo que le permite obtener mejores condiciones de pago y de oferta, así como reducir los riesgos relacionados con los proveedores.
PASO 3. Seguimiento y mejora continua
Recopilar y analizar los resultados es una parte necesaria del proceso de gestión por categorías, ya que le permite mejorar continuamente sus esfuerzos estratégicos de aprovisionamiento y adquisición. Los gestores de categorías deben utilizar regularmente indicadores clave de rendimiento (KPI) y puntos de referencia para medir el rendimiento, especialmente si se ha introducido recientemente una nueva categoría en el flujo de trabajo.
Para garantizar un seguimiento regular de los resultados, así como para encontrar a tiempo nuevos puntos de crecimiento, los directivos pueden utilizar un software especializado en la gestión de categorías de aprovisionamiento. Por ejemplo, el software de planificación del surtido LEAFIO analiza constantemente los cambios realizados en las categorías y sus resultados. Basándose en esto, la solución ofrece profundas mejoras cualitativas, para que los gerentes puedan trabajar con el surtido de manera eficiente.
LEAFIO Assortment Performance: una herramienta de gestión por categorías que proporciona exсelencia
Además de las perspectivas analíticas, el software de planificación del surtido LEAFIO ofrece muchas otras herramientas útiles para la gestión del surtido. La solución ayuda a los gerentes a:
- Cree una estrategia eficaz de gestión por categorías y controle su cumplimiento. El sistema le mostrará en qué debe centrarse para alcanzar sus objetivos.
- Planifique y optimice el número de SKU en cada segmento para garantizar la capacidad de comparar/equilibrar el surtido (algo imposible de hacer en formato .xls).
- Determine qué productos deben exponerse en la tienda utilizando la analítica.
- Averigüe qué productos se han añadido o eliminado del surtido actual de la tienda.
En resumen, la mejor forma de implantar la gestión por categorías en el aprovisionamiento es a través de la tecnología. Un software especializado puede ayudarle a controlar eficazmente las categorías de aprovisionamiento, ofreciéndole formas de mejorar la gestión del surtido y de tomar mejores decisiones empresariales.
Principales conclusiones
- Gasto centralizado y estrategia racionalizada: La gestión por categorías ayuda a los equipos de compras a agrupar los productos, centralizar los datos de gasto y alinear las estrategias empresariales para mejorar la toma de decisiones.
- Ahorro de costes y reducción de riesgos: Al comprender tanto las especificidades de la categoría como los objetivos empresariales, los directivos pueden conseguir mejores acuerdos y minimizar los riesgos relacionados con los proveedores.
- Eficiencia impulsada por la IA: Herramientas como LEAFIO’s AI Assortment Management utiliza el ML y la IA para mejorar la gestión por categorías, manteniendo a los minoristas informados de las posibles mejoras de rendimiento.
- Eficiencia en tiempo y costes: Un proceso de gestión por categorías satisfactorio ayuda a los minoristas a ahorrar tiempo, reducir costes y evitar fugas de efectivo mediante prácticas de aprovisionamiento optimizadas..
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Cecilia Flores Castillo
Experta en optimización de estoque
