Procurement no gerenciamento de categorias: principais benefícios e princípios de implementação

De acordo com a Procurement Magazine, citando um estudo da McKinsey, a excelência em procurement exige o domínio de muitas áreas, incluindo dados, análises e, principalmente, gerenciamento de categorias. Quando bem implementado, o gerenciamento de categorias pode trazer benefícios sustentáveis para o procurement, ajudando as organizações a simplificar esse processo, negociar melhores acordos com os fornecedores e economizar dinheiro.

Este artigo o ajudará a entender melhor o gerenciamento de categorias e seus benefícios, bem como os princípios básicos de sua implementação em compras.

O gerenciamento de categorias é uma abordagem estratégica de compras que envolve a segmentação dos gastos em áreas que contêm produtos semelhantes ou relacionados. Em seu nível mais básico, o gerenciamento de categorias é a separação de produtos por valor, fornecedor, tipo ou volume em diferentes categorias para facilitar o gerenciamento e o sourcing.

Os gerentes de categoria precisam analisar os dados, entender o comportamento do consumidor e colaborar com os fornecedores como parte de sua estratégia de categoria para gerenciar com eficácia diferentes categorias de produtos e garantir transparência e visibilidade.

O gerenciamento de categorias e o sourcing estratégico às vezes são vistos erroneamente como a mesma coisa, mas o sourcing estratégico é um processo de aquisição que se concentra apenas na seleção dos fornecedores certos e na negociação dos melhores preços.

Por outro lado, o gerenciamento de categorias é um conceito mais amplo que geralmente inclui o sourcing estratégico como a primeira etapa. É um processo contínuo que geralmente se concentra em metas de negócios de longo prazo, contribuindo para a centralização dos dados de gastos, a simplificação da estratégia de negócios e o aprimoramento do gerenciamento de riscos dos fornecedores.

De acordo com as últimas descobertas da Oxford Economics, as organizações de compras são agora um importante pilar de apoio às principais prioridades de negócios, incluindo o aumento da receita e a melhoria da lucratividade. Os entrevistados citaram o gerenciamento de categorias (44%) como uma das táticas que trarão valor nos próximos dois anos.

No varejo moderno, a função de compras não é apenas administrativa, mas estratégica. Com as metodologias e habilidades corretas, a aquisição estratégica de categorias pode proporcionar benefícios competitivos e duradouros.

Um dos exemplos mais claros e ilustrativos do gerenciamento estratégico de categorias, que revela a essência do processo, foi dado por Jonathan Webb, chefe de consultoria da Procurement Leaders, na Forbes. Se o senhor imaginar uma empresa com 40 fábricas, cada uma administrada por um gerente geral (GM) que negocia acordos de forma independente, mesmo para itens pequenos como clipes de papel, os fornecedores se aproveitarão disso, cobrando preços mais altos para uma venda rápida, repetindo o processo com cada GM. Isso leva a preços, termos e contratos inconsistentes em toda a empresa, o que é conhecido como a estratégia “dividir para reinar”.

Como alternativa, se houver apenas um único comprador que mescle todos os negócios em um único contrato global, os fornecedores terão de passar por esse comprador, padronizando os preços e liberando o tempo dos gerentes gerais. Como resultado, a empresa economiza dinheiro e tempo até mesmo em compras pequenas, quanto mais em grandes negócios.

Veja a seguir os principais benefícios do gerenciamento de categorias. O processo de compras dos varejistas pode se tornar muito mais eficiente com a estratégia adequada preparada pelos profissionais de compras, e aqui está o porquê:

O relatório de despesas por categoria oferece ao senhor uma visão mais clara das operações comerciais, como o dinheiro é gasto e com quais fornecedores. Uma abordagem holística de gerenciamento de categorias para os gastos permite que o senhor encontre maneiras de comprar em grandes quantidades a longo prazo, reduzir o número de transações repetitivas e diminuir os custos inesperados.

As boas práticas de gerenciamento de categorias também fornecem informações sobre quais fornecedores oferecem o maior valor, o que pode ajudar substancialmente a atingir os objetivos comerciais.

No varejo, gargalos no fornecimento, baixa qualidade e aumentos inesperados de preços resultam em grandes perdas. No entanto, isso pode ser evitado com sucesso com a ajuda do gerenciamento de categorias. Além disso, a pesquisa de mercado e a análise de dados como parte do gerenciamento de categorias ajudam a maximizar o uso do orçamento. Munido de uma compreensão clara das diferentes categorias e subcategorias, qualquer gerente de categoria pode garantir que a empresa esteja obtendo o melhor custo-benefício de suas compras.

Contratos mais bem planejados melhoram o relacionamento com os fornecedores e uma estratégia de aquisição por categoria que funcione adequadamente ajuda o senhor a entender melhor os seus fornecedores e, ao mesmo tempo, a garantir que está trabalhando com eles da maneira mais eficiente possível. Ela também pode ajudá-lo a refinar os contratos para maximizar o valor que o senhor obtém dos seus fornecedores.

A adoção do gerenciamento de categorias remonta à década de 1980 - naquela época, era um processo manual realizado em planilhas, documentos e apresentações separadas. A coleta manual de dados, a análise de mercado e os relatórios consumiam muito tempo, e as equipes de compras tinham menos tempo para se concentrar nas estratégias de categoria e na realização de valor.

Hoje, no entanto, a maioria dos processos pode ser implementada de forma automática ou semiautomática graças à tecnologia moderna. Um software especializado de gerenciamento de sortimento, como o LEAFIO AI Assortment Planning, permite que os varejistas realizem tarefas de gerenciamento de categoria de forma rápida e eficiente.

Quando um gerente de categoria pode facilmente assumir mais responsabilidades de aquisição, como sourcing e avaliação de oportunidades de aquisição, esses profissionais de aquisição podem se concentrar em outras tarefas importantes, incluindo proporcionar a melhor experiência possível de compras na loja e aumentar a satisfação do cliente, o que, por sua vez, levará a maiores lucros.

Hoje, os gerentes de categoria devem criar estratégias baseadas não no que as vendas e os fornecedores estão promovendo, mas nas necessidades e na disposição de pagar dos clientes”, - McKinsey & Company.

A implementação bem-sucedida do gerenciamento de categorias em compras se baseia em três pilares: análise de dados de custo, negociação com fornecedores e monitoramento e busca de pontos de crescimento. Essas são três etapas importantes a serem seguidas para que o gerenciamento de categorias seja um elemento eficaz da estratégia da categoria.

Os dados estão no centro de muitos processos comerciais, e o setor de compras não é exceção. Eles podem catalisar uma iniciativa de gerenciamento de categoria, bem como ajudá-la a melhorar com o tempo e seguir na direção certa, medindo sua eficácia.

O software de gerenciamento de categorias de compras pode automatizar e acelerar muitas etapas do processo de análise dos dados de despesas, consolidando-os em um sistema unificado. Isso, por sua vez, permite o rastreamento e a geração de relatórios de despesas comerciais sem interrupções.

O aprimoramento dos relacionamentos com os fornecedores é fundamental para a implementação bem-sucedida do gerenciamento de categorias. Uma colaboração saudável garante que as estratégias de categoria não apenas estejam alinhadas com as metas comerciais, mas também tenham o apoio necessário para serem executadas com sucesso.

Um plano de aquisição funcional facilita o gerenciamento do relacionamento com o fornecedor, pois ajuda o senhor a entender melhor seus fornecedores e a garantir o máximo de eficiência no desempenho do fornecedor.

Ao negociar com os fornecedores, o gerente de categoria está bem informado sobre a categoria e as metas da empresa, o que lhe permite obter melhores condições de pagamento e oferta, além de reduzir os riscos relacionados aos fornecedores.

Coletar e analisar resultados é uma parte necessária do processo de gerenciamento de categorias, pois permite que o senhor melhore continuamente seus esforços estratégicos de sourcing e procurement. Os gerentes de categoria devem usar regularmente indicadores-chave de desempenho (KPIs) e benchmarks para medir o desempenho, especialmente se uma nova categoria tiver sido introduzida recentemente no fluxo de trabalho.

Para garantir o monitoramento regular dos resultados, bem como para encontrar novos pontos de crescimento no tempo, os gerentes podem usar um software especializado de gerenciamento de categorias de compras. Por exemplo, o LEAFIO Assortment Planning Software analisa constantemente as mudanças feitas nas categorias e seus resultados. Com base nisso, a solução oferece melhorias qualitativas profundas, para que os gerentes possam trabalhar com o sortimento de forma eficiente.  

Além dos insights analíticos, o LEAFIO Assortment Planning Software oferece muitas outras ferramentas úteis para o gerenciamento de sortimento. A solução ajuda os gerentes a:

• Crie uma estratégia eficaz de gerenciamento de categorias e acompanhe sua conformidade. O sistema mostrará o que o senhor precisa focar para atingir suas metas.
• Planeje e otimize o número de SKUs em cada segmento para garantir a capacidade de comparar/equilibrar o sortimento (o que é impossível de ser feito no formato .xls).
• Determinar quais produtos devem ser exibidos na loja usando a análise.
• Descubra quais produtos foram adicionados ou removidos do sortimento atual da loja.

Em resumo, a melhor maneira de implementar o gerenciamento de categorias em compras é por meio da tecnologia. Um software especializado pode ajudá-lo a controlar efetivamente as categorias de compras, oferecendo maneiras de melhorar o gerenciamento do sortimento e tomar melhores decisões comerciais.