Cómo optimizar la gestión de la cadena de suministro de comestibles: Prácticas modernas

Se calcula que el valor del mercado mundial de la alimentación superará los 9 billones de dólares en 2024. En este vasto sector participan fabricantes, proveedores y minoristas, y aunque los analistas registran un crecimiento anual de los ingresos, la situación del mercado no parece tan halagüeña. Los riesgos y problemas aumentan, por lo que establecer una cadena de suministro de comestibles eficaz es cada vez más importante. Hablemos del funcionamiento interno del proceso de suministro de alimentos, las amenazas y las soluciones.

Principales conclusiones

Optimizar la cadena de suministro alimentaria reduce desperdicio y mejora rentabilidad.

• Previsión con IA para perecederos. 

• Cross docking para acelerar flujo. 

• KPIs claros por etapa (CD, tienda). 

• Estrategias push & pull combinadas. 

• Revisar contratos logísticos por flexibilidad.

Las cadenas de suministro de los supermercados consisten en procesos complejos e integrados en los que a veces intervienen miles de personas. Describamos un proceso típico: desde la producción de materias primas hasta la compra del producto acabado.

Es uno de los elementos más esenciales de la cadena de suministro. Su función es cultivar o producir materiales e ingredientes básicos para la producción de alimentos. Pueden ser explotaciones de cereales, hortalizas y frutas, granjas lecheras, plantas de procesamiento de carne, productores de alimentos, etc. La tarea de los proveedores es proporcionar un suministro estable de materias primas de alta calidad, ya que todos los procesos posteriores dependen de ello.

Las empresas de transformación desempeñan un papel esencial en las cadenas de suministro de comestibles, transformando las materias primas en productos alimentarios acabados. Los procesos de producción pueden variar desde la simple mezcla de ingredientes hasta el horneado, la congelación o la cocción. Estos procesos se llevan a cabo en conserveras, panaderías y líneas de producción únicas.

Por supuesto, no todos los productos de la cadena de suministro de comestibles necesitan ser procesados. Por ejemplo, la transformación primaria de productos lácteos ecológicos o de productos integrales puede hacerla directamente el proveedor.

El centro de distribución es la siguiente etapa de la cadena de suministro. Organiza el transporte, almacenamiento y distribución de alimentos desde las plantas de procesamiento hasta las tiendas de comestibles. A menudo, los centros de distribución también prestan servicios adicionales, como el envasado de productos o su procesamiento adicional para preservar su estado. Estas instalaciones incluyen centros de distribución regionales, almacenes frigoríficos e instalaciones complejas que operan según el modelo 3PL: es decir, son responsables del almacenamiento, la gestión del inventario y el transporte.

Esto es muy importante para la cadena de suministro de comestibles, ya que la puntualidad de la entrega, la calidad y el coste final de los productos dependen de la organización del movimiento de mercancías y de la optimización de los gastos de estos procesos.

En algunas cadenas de suministro de las tiendas de comestibles, la entrega directa de los proveedores o fabricantes a las tiendas de comestibles es bastante posible. Esto es especialmente cierto en el caso de productos con una vida útil limitada que deben colocarse en las estanterías de las tiendas lo antes posible. Por eso, muchas granjas lecheras, panaderías y productores de aperitivos cárnicos trabajan directamente con las tiendas. Este enfoque no sólo preserva la frescura, sino que también reduce los costes logísticos.

No todas las tiendas de ultramarinos pueden trabajar directamente con los centros de distribución, aunque sólo sea porque a los distribuidores les resulta rentable vender grandes cantidades de mercancías, y esto sólo se justifica para la cadena de suministro de los supermercados. Por ello, los mayoristas se convierten en intermediarios entre los distribuidores y las pequeñas tiendas de ultramarinos. Compran grandes lotes de productos a los fabricantes o a los centros de distribución y los venden directamente a las tiendas de ultramarinos. Este es un modelo bastante estándar en la cadena de suministro de ultramarinos llamado «Cash and Carry».

Esta empresa está especializada en la venta de alimentos a los consumidores. En función de las cadenas de distribución de comestibles, existen distintos minoristas de comestibles: universales, con docenas de categorías de productos, o especializados (por ejemplo, que sólo venden productos cárnicos o de panadería). Por tanto, una tienda de ultramarinos puede considerarse un supermercado, una pequeña tienda de barrio o una tienda especializada.

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La cadena de suministro de los supermercados termina aquí: con los clientes. Sus decisiones y acciones determinan qué pedidos hacen las tiendas y cómo trabajan los proveedores de materias primas y las empresas de transformación. Los compradores determinan factores como la demanda, las ventas, los niveles de existencias, la estrategia de marketing, etc.

Sería un error esperar que las cadenas de distribución de comestibles funcionaran de forma estable, continua y fiable como un reloj suizo. Cada elemento de la cadena se ve afectado por decenas de factores externos que pueden modificar o detener temporalmente los procesos. Examinemos estos factores.

La pandemia ha cambiado significativamente el panorama del mercado. Aunque ha pasado bastante tiempo desde entonces, las empresas aún se están recuperando. Esto afecta sobre todo a los pequeños fabricantes y a las empresas especializadas en productos perecederos. Las restricciones y la escasez de mano de obra fueron tan graves que la cadena de suministro de estos sectores todavía está intentando recuperarse. Cualquier intensificación de los retos -como una nueva oleada pandémica- podría afectar gravemente a la cadena de suministro, como vimos en 2020 cuando la demanda de pánico vació las estanterías y los almacenes de los centros de distribución.

La inestabilidad económica causada por los procesos mundiales ha afectado a los precios en las tiendas de comestibles. En 2024, la tasa media de inflación en Estados Unidos era del 3%, y del 2,1% en la Unión Europea. Esto significa que el aumento de los costes puede producirse en todas las fases de la cadena de suministro, desde la producción de materias primas hasta la fijación de márgenes por parte de los minoristas de comestibles, y eso está destinado a afectar al sentimiento del cliente y cambiar su comportamiento.

La temperatura media del planeta sigue aumentando. 2023 fue el año más caluroso de la historia moderna de la humanidad, y la tendencia no muestra signos de detenerse. Esto está provocando cambios climáticos impredecibles, desde temporadas de lluvias extremas en regiones áridas hasta fuertes tormentas o vientos intensos. Los productores de materias primas se enfrentan entonces a importantes retos: el clima modifica los procesos habituales o incluso destruye las cosechas. El tiempo también afecta a la calidad de la logística: el aumento de las temperaturas medias diarias acorta la vida útil de los productos. Al mismo tiempo, la cadena de suministro de comestibles se ve afectada por factores relacionados: la activación de bacterias y la aparición de nuevas enfermedades que destruyen parcialmente las materias primas y aumentan el coste de producción.

La pandemia ha modificado considerablemente el mercado laboral. El cierre de las fronteras ha reducido el número de trabajadores migrantes, que a menudo trabajaban en las granjas y en otras partes de la cadena de suministro. Esto es especialmente cierto en el nicho de los alimentos frescos. Su limitada vida útil exige una preparación, envasado y transporte urgentes. La falta de trabajadores dificulta estas tareas y provoca que las estanterías de las tiendas de comestibles estén vacías.

Los procesos de planificación de la cadena de suministro también se ven afectados por factores internos, principalmente organizativos. Y mientras que la lucha contra los factores externos, como el cambio climático, es una tarea que deben abordar los científicos y las agencias gubernamentales, los desencadenantes internos son algo que usted puede superar por sí mismo. Pero antes, clasifiquémoslos.

La eficiencia de toda cadena de suministro de comestibles es obra de cientos de sistemas de software: soluciones para la previsión de la demanda, el almacenamiento, la gestión de inventarios, la logística y mucho más. Si estos sistemas no interactúan y no se produce un intercambio automático y regular de datos, suelen surgir problemas. A veces, hay que transferir la información manualmente, lo que aumenta considerablemente el riesgo de error humano y ralentiza los procesos. Por no hablar de que los fabricantes, distribuidores o tiendas de comestibles pueden enfrentarse a consecuencias indeseables, como existencias fantasma o una importante acumulación de mercancías.

Suelen hacerlo los gerentes de las tiendas de comestibles: analizan los datos para saber qué cantidad de un producto concreto debe pedirse en un periodo determinado. Esta tarea conlleva una gran responsabilidad, porque una planificación incorrecta del inventario conduce a uno de estos dos problemas: se produce una escasez repentina o se acumulan unas existencias innecesariamente grandes. Esto es especialmente crítico en el caso de productos con una vida útil limitada. Cualquier error conduce a la pérdida de beneficios o a la insatisfacción del cliente.

Normalmente, la cadena de suministro de una tienda de comestibles está diseñada para mantener un nivel óptimo de existencias, garantizando que los productos estén disponibles para satisfacer la demanda de los clientes en caso de que se produzcan interrupciones en la cadena de suministro. Una gestión eficaz del almacenamiento es esencial para mantener las condiciones adecuadas, seguir el movimiento de los productos y reponer las existencias a tiempo. Cualquier problema con la precisión de los datos puede tener graves consecuencias. Para solucionarlo, los minoristas de alimentación confían cada vez más en soluciones automatizadas para el seguimiento de productos y la planificación de pedidos. El primer paso es el principal reto: garantizar un intercambio de datos adecuado entre los sistemas para mantener unos niveles de existencias óptimos.

La logística tiene un impacto significativo en el coste de producción, por lo que no es de extrañar que las empresas estén interesadas en optimizarla, pero eso no siempre es posible debido a los retos externos enumerados anteriormente (como la escasez de conductores). Otro factor negativo puede ser la elección de un proveedor poco fiable que interrumpa la cadena de suministro de comestibles debido a una mala organización del proceso.

Es evidente que, ante los retos actuales, optimizar la cadena de suministro es la única forma de tener éxito, y así es como puede hacerse:

Implemente herramientas basadas en inteligencia artificial y aprendizaje automático. Proporcióneles datos históricos y actualizados de alta calidad, y podrán planificar con más precisión que cualquier gestor experimentado. Por ejemplo, si te estás quedando sin existencias de perecederos demasiado rápido, configura y entrena el sistema, y será capaz de predecir cuántas unidades venderás en el próximo periodo (digamos, 15 días). Basándose en esta recomendación, podrá hacer pedidos y adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado.

La planificación de pedidos es sólo el primer paso. Las plataformas de software modernas disponen de soluciones para mejorar toda la cadena de suministro. Por ejemplo, los programas de gestión de pedidos analizan los niveles de inventario. Cuando se alcanza el nivel mínimo establecido, generan automáticamente un pedido de un nuevo lote y lo envían al distribuidor. Los fabricantes y proveedores también utilizan programas para gestionar los pedidos y organizar el almacenamiento y el transporte.

Los métodos tradicionales de planificación de suministros se basan únicamente en datos históricos. El problema es que no tienen en cuenta los posibles cambios en la demanda debidos a factores externos del mercado (salvo los más previsibles, como las vacaciones estacionales). La planificación moderna combina datos sobre la demanda en tiendas y centros de distribución y datos de mercado. Una evaluación exhaustiva de la información le permitirá valorar con precisión las necesidades de los consumidores, teniendo en cuenta la estacionalidad y los nuevos productos, promociones, etc.

En concreto, podrá anticipar un aumento de la demanda debido a una promoción el mes que viene, hacer un pedido mayor en función de las existencias actuales y preparar las ventas a tiempo.

Este sencillo ejemplo demuestra que todas las fases de la cadena deben integrarse en un sistema inteligente y gestionable.

Para establecer una cadena de suministro fluida y de alta calidad, organice una colaboración eficaz entre los equipos implicados en la organización de la cadena de suministro. Empiece por establecer una cooperación entre su equipo de marketing y los representantes de los proveedores. Esto ayudará a compartir datos mutuamente beneficiosos (como se ha mencionado anteriormente) y a mejorar la precisión de las previsiones.

Implique a los equipos de análisis y ventas para garantizar la integridad de la cadena de suministro. Sus datos le ayudarán a evaluar la demanda y ajustar los pedidos con mayor eficacia. Organiza reuniones periódicas entre representantes de distintos departamentos para debatir los cambios actuales, los riesgos y las formas de optimizar.

Utilice modernos sistemas de control de calidad para comprobar los productos que llegan a su tienda de comestibles. Ayudarán a identificar cualquier desviación de las normas. En última instancia, esto reduce los riesgos y minimiza las pérdidas por devoluciones de los clientes. Utilice también sistemas de control de la cadena de suministro para obtener datos en tiempo real y responder rápidamente a los retrasos u otras dificultades.

Si opera a través de múltiples canales de venta, especialmente con ventas en línea, es crucial integrarlos en un sistema único y bien coordinado. Con una amplia red de almacenes y puntos de venta, la asignación multicanal adquiere un valor incalculable. Este enfoque le permite evaluar con precisión la demanda y las necesidades de inventario en las distintas tiendas y centros de distribución, teniendo en cuenta tanto las ventas en línea como fuera de línea para una previsión más precisa.

Optimizar su cadena de suministro con sistemas modernos es un planteamiento estratégicamente sólido. Sin embargo, no olvide que personas reales utilizan el sistema, y el resultado depende de sus habilidades. Por lo tanto, invierta en la formación de sus empleados para mejorar sus conocimientos en análisis de datos, gestión de inventarios y gestión de programas modernos. Esto aumentará la eficacia del uso de las tecnologías modernas.

El software de planificación de inventario LEAFIO es una solución integral para optimizar las cadenas de suministro en las tiendas de comestibles. En particular, los algoritmos del software de gestión de artículos perecederos ayudan a optimizar la gestión del inventario de productos frescos, teniendo en cuenta la demanda irregular, la volatilidad del mercado, la vida útil limitada, y otros factores. Puede establecer actualizaciones periódicas de los productos, lo que reduce el riesgo de amortizaciones y pérdidas.

LEAFIO AI también ofrece oportunidades para una planificación de la demanda más precisa. Aprovecha los algoritmos de aprendizaje automático que analizan los datos históricos y las tendencias del mercado para crear previsiones muy precisas.

El sistema automatiza el proceso de reposición, reduciendo así el riesgo de desabastecimiento. El reaprovisionamiento multicentro aumenta la eficacia de los procesos desde el almacén central hasta los centros de distribución locales y las tiendas.