Como otimizar o gerenciamento da cadeia de suprimentos de supermercados: Práticas modernas

Estima-se que o valor do mercado global de alimentos seja superior a US$ 9 trilhões em 2024. Esse vasto setor envolve fabricantes, fornecedores e varejistas e, embora os analistas registrem o crescimento da receita anual, a situação do mercado não parece muito animadora. Os riscos e os problemas estão aumentando, portanto, estabelecer uma cadeia de suprimentos de mercearia eficaz está se tornando cada vez mais importante. Vamos falar sobre o funcionamento interno do processo de abastecimento de alimentos, as ameaças e as soluções.

Principais conclusões

Supply chain eficiente reduz custos e eleva sell out.

• Forecast dinâmico com IA. 

• Integra fornecedores no BI. 

• Monitorar lead time por SKU. 

• Cross docking para alto giro. 

• Safety stock com dados reais.

As cadeias de suprimentos dos supermercados consistem em processos complexos e integrados que, às vezes, envolvem milhares de pessoas. Vamos descrever um processo típico, desde a produção de matérias-primas até a compra do produto acabado.

Esse é um dos elementos mais essenciais da cadeia de suprimentos. Sua função é cultivar ou produzir materiais e ingredientes básicos para a produção de alimentos. Podem ser fazendas de grãos, vegetais e frutas, fazendas de laticínios, fábricas de processamento de carne, produtores de alimentos etc. A tarefa dos fornecedores é fornecer um suprimento estável de matérias-primas de alta qualidade, pois todos os processos subsequentes dependem disso.

As empresas de processamento desempenham um papel essencial nas cadeias de suprimento de alimentos, transformando matérias-primas em produtos alimentícios acabados. Os processos de produção podem variar desde a simples mistura de ingredientes até o cozimento, o congelamento ou o cozimento. Esses processos são realizados em fábricas de conservas, padarias e linhas de produção exclusivas.

É claro que nem todos os produtos da cadeia de suprimentos de mercearia precisam ser processados. Por exemplo, o processamento primário de produtos lácteos orgânicos ou produtos de grãos integrais pode ser feito diretamente pelo fornecedor.

O centro de distribuição é o próximo estágio da cadeia de suprimentos. Ele organiza o transporte, o armazenamento e a distribuição de alimentos das fábricas de processamento para os supermercados. Os centros de distribuição geralmente também prestam serviços adicionais, como embalagem de produtos ou processamento adicional para preservar suas condições. Essas instalações incluem centros de distribuição regionais, armazéns frigoríficos e instalações complexas que operam no modelo 3PL, ou seja, são responsáveis pelo armazenamento, gerenciamento de estoque e transporte.

Isso é muito importante para a cadeia de suprimentos de supermercados, pois a pontualidade da entrega, a qualidade e o custo final dos produtos dependem da organização da movimentação de mercadorias e da otimização das despesas com esses processos.

Em algumas cadeias de suprimentos de supermercados, a entrega direta dos fornecedores ou fabricantes aos supermercados é bem possível. Isso é especialmente verdadeiro para produtos com prazo de validade limitado que devem ser colocados nas prateleiras das lojas o mais rápido possível. É por isso que muitas fazendas de laticínios, padarias e produtores de lanches de carne trabalham diretamente com as lojas. Essa abordagem não apenas preserva o frescor, mas também reduz os custos de logística.

Nem todas as mercearias podem trabalhar diretamente com os centros de distribuição, pelo simples fato de que é lucrativo para os distribuidores vender grandes quantidades de mercadorias, e isso se justifica apenas para a cadeia de suprimentos dos supermercados. Portanto, as mercearias atacadistas tornam-se intermediárias entre os distribuidores e as pequenas mercearias. Eles compram grandes lotes de produtos dos fabricantes ou centros de distribuição e os vendem diretamente aos supermercados. Esse é um modelo bastante padrão na cadeia de suprimentos de supermercados chamado “Cash and Carry”.

Essa empresa é especializada na venda de alimentos aos consumidores. Dependendo das cadeias de suprimentos de mercearia, há diferentes varejistas de mercearia: os universais com dezenas de categorias de produtos ou os especializados (por exemplo, que vendem apenas produtos de carne ou produtos de panificação). Portanto, uma mercearia pode ser considerada um supermercado, uma pequena loja de bairro ou uma loja especializada.

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A cadeia de suprimentos dos supermercados termina aqui: com os clientes. Suas decisões e ações determinam os pedidos que as lojas fazem e como os fornecedores de matérias-primas e as empresas de processamento trabalham. Os compradores determinam fatores como demanda, vendas, níveis de estoque, estratégia de marketing, etc.

Seria um erro esperar que as cadeias de suprimentos de varejo de alimentos operassem de forma estável, contínua e confiável como relógios suíços. Cada elemento da cadeia é afetado por dezenas de fatores externos que podem alterar ou interromper temporariamente os processos. Vamos examinar esses fatores.

A pandemia mudou significativamente o cenário do mercado. Embora tenha se passado bastante tempo desde então, as empresas ainda estão se recuperando. Isso afeta principalmente os pequenos fabricantes e as empresas especializadas em produtos perecíveis. As restrições e a escassez de mão de obra foram tão severas que a cadeia de suprimentos de alimentos nesses setores ainda está tentando se recuperar. Qualquer intensificação dos desafios - como uma nova onda de pandemia - poderia afetar criticamente a cadeia de suprimentos, como vimos em 2020, quando a demanda de pânico esvaziou as prateleiras e os armazéns dos centros de distribuição.

A instabilidade econômica causada por processos globais afetou os preços nos supermercados. Em 2024, a taxa média de inflação nos Estados Unidos foi de 3%, e de 2,1% na União Europeia. Isso significa que o crescimento dos custos pode ocorrer em todas as etapas da cadeia de suprimentos, desde a produção de matérias-primas até a definição das margens pelos varejistas de alimentos, e isso certamente afetará o sentimento do cliente e mudará seu comportamento.

A temperatura média do planeta continua a aumentar. 2023 foi o ano mais quente da história moderna da humanidade, e a tendência não mostra sinais de parar. Isso está causando mudanças climáticas imprevisíveis, desde estações chuvosas extremas em regiões áridas até tempestades severas ou ventos intensos. Os produtores de matérias-primas enfrentam desafios significativos: o clima altera os processos usuais ou até mesmo destrói as colheitas. O clima também afeta a qualidade da logística: o aumento das temperaturas médias diárias reduz o prazo de validade dos produtos. Ao mesmo tempo, a cadeia de suprimentos de mercearia é afetada por fatores relacionados: a ativação de bactérias e o surgimento de novas doenças que destroem parcialmente as matérias-primas e aumentam o custo de produção.

A pandemia mudou significativamente o mercado de trabalho. O fechamento das fronteiras reduziu o número de trabalhadores migrantes, que muitas vezes eram empregados em fazendas e em outras partes da cadeia de suprimentos. Isso é especialmente verdadeiro para o nicho de alimentos frescos. O prazo de validade limitado exige preparação, embalagem e transporte urgentes. A falta de trabalhadores torna isso difícil e leva a prateleiras vazias nos supermercados.

Os processos de planejamento da cadeia de suprimentos também são afetados por fatores internos, principalmente organizacionais. E embora a luta contra fatores externos, como a mudança climática, seja uma tarefa para cientistas e agências governamentais, os gatilhos internos são algo que você pode superar por conta própria. Mas, primeiro, vamos categorizá-los.

A eficiência de toda cadeia de suprimentos de mercearia é o trabalho de centenas de sistemas de software: soluções para previsão de demanda, armazenagem, gerenciamento de estoque, logística e muito mais. Se esses sistemas não interagirem e não houver troca automática e regular de dados, isso geralmente causa problemas. Às vezes, é preciso transferir informações manualmente, o que aumenta significativamente o risco de erro humano e torna os processos mais lentos. Sem mencionar que os fabricantes, distribuidores ou mercearias podem enfrentar consequências indesejáveis, como estoques fantasmas ou acúmulo significativo de mercadorias.

Isso geralmente é feito por gerentes de supermercados: eles analisam os dados para entender quanto de um determinado produto deve ser pedido em um certo período. Essa tarefa é de grande responsabilidade, pois o planejamento incorreto do estoque leva a um de dois problemas: a escassez ocorre repentinamente ou um estoque desnecessariamente grande é acumulado. Isso é especialmente crítico para produtos com prazo de validade limitado. Qualquer erro leva à perda de lucro ou à insatisfação do cliente.

Normalmente, a cadeia de suprimentos de uma mercearia é projetada para manter um nível de estoque ideal, garantindo que as mercadorias estejam disponíveis para atender à demanda dos clientes em caso de interrupções na cadeia de suprimentos. O gerenciamento eficaz do armazenamento é essencial para manter as condições corretas, rastrear a movimentação de produtos e reabastecer o estoque a tempo. Qualquer problema com a precisão dos dados pode ter consequências graves. Para resolver esse problema, os varejistas de supermercados dependem cada vez mais de soluções automatizadas para rastreamento de produtos e planejamento de pedidos. A primeira etapa é o principal desafio: garantir a troca adequada de dados entre os sistemas para manter os níveis ideais de estoque.

A logística tem um impacto significativo no custo de produção, portanto, não é de se admirar que as empresas estejam interessadas em otimizá-la, mas isso nem sempre é possível devido aos desafios externos listados acima (como a falta de motoristas). Outro fator negativo pode ser a escolha de um fornecedor não confiável que interrompe a cadeia de suprimentos de mercearia devido à má organização do processo.

É evidente que, diante dos desafios atuais, a otimização da cadeia de suprimentos é a única maneira de obter sucesso, e é assim que isso pode ser feito:

Implemente ferramentas baseadas em inteligência artificial e aprendizado de máquina. Forneça a elas dados históricos e atualizados de alta qualidade, e elas poderão planejar com mais precisão do que qualquer gerente experiente. Por exemplo, se você estiver ficando sem estoque de produtos perecíveis muito rapidamente, configure e treine o sistema, e ele poderá prever quantas unidades você venderá no próximo período (digamos, 15 dias). Com base nessa recomendação, você pode fazer pedidos e se adaptar às mudanças nas condições do mercado.

O planejamento de pedidos é apenas a primeira etapa. As plataformas de software modernas têm soluções para melhorar toda a cadeia de suprimentos. Por exemplo, os programas de gerenciamento de pedidos analisam os níveis de estoque. Quando o nível mínimo definido é atingido, eles geram automaticamente um pedido para um novo lote e o enviam ao distribuidor. Os fabricantes e fornecedores também usam programas para gerenciar pedidos e organizar o armazenamento e o transporte.

Os métodos tradicionais de planejamento de suprimentos baseiam-se apenas em dados históricos. O problema é que eles não levam em conta possíveis mudanças na demanda devido a fatores externos do mercado (exceto os mais previsíveis, como feriados sazonais). O planejamento moderno combina dados sobre a demanda em lojas e centros de distribuição e dados de mercado. Uma avaliação abrangente das informações permitirá que você avalie com precisão as necessidades dos consumidores, levando em conta a sazonalidade e os novos produtos, promoções, etc.

Em particular, você poderá prever um aumento na demanda devido a uma promoção no próximo mês, fazer um pedido maior com base nos estoques atuais e se preparar para as vendas a tempo.

Esse exemplo simples mostra que todos os estágios da cadeia precisam ser integrados em um sistema inteligente e gerenciável.

Para estabelecer uma cadeia de suprimentos tranquila e de alta qualidade, organize uma colaboração eficaz entre as equipes envolvidas na organização da cadeia de suprimentos. Comece estabelecendo a cooperação entre sua equipe de marketing e os representantes dos fornecedores. Isso ajudará a implementar o compartilhamento de dados mutuamente benéfico (conforme mencionado acima) e a melhorar a precisão da previsão.

Envolva as equipes de análise e vendas para garantir a integridade da cadeia de suprimentos. Os dados dessas equipes o ajudarão a avaliar a demanda e a ajustar os pedidos com mais eficiência. Organize reuniões regulares entre representantes de diferentes departamentos para discutir as mudanças atuais, os riscos e as formas de otimização.

Use sistemas modernos de controle de qualidade para verificar os produtos que chegam à sua mercearia. Eles ajudarão a identificar quaisquer desvios das normas. Isso acaba reduzindo os riscos e minimizando as perdas decorrentes de devoluções de clientes. Além disso, use sistemas de monitoramento da cadeia de suprimentos para obter dados em tempo real e responder rapidamente a atrasos ou outras dificuldades.

Se você opera em vários canais de vendas, especialmente com vendas on-line, é fundamental integrá-los em um sistema único e bem coordenado. Com uma extensa rede de armazéns e lojas de varejo, a alocação em vários escalões torna-se inestimável. Essa abordagem permite avaliar com precisão a demanda e as necessidades de estoque em lojas e centros de distribuição individuais, levando em conta as vendas on-line e off-line para uma previsão mais precisa.

Otimizar sua cadeia de suprimentos com sistemas modernos é uma abordagem estrategicamente sólida. No entanto, não se esqueça de que pessoas reais usam o sistema, e o resultado depende de suas habilidades. Portanto, invista no treinamento de seus funcionários para aprimorar seus conhecimentos em análise de dados, gerenciamento de estoque e gerenciamento de programas modernos. Isso aumentará a eficiência do uso de tecnologias modernas.

O software LEAFIO Otimização de Estoque é uma solução abrangente para otimizar as cadeias de suprimentos em supermercados. Em particular, os algoritmos do software de gestão de perecíveis ajudam a otimizar o gerenciamento do estoque de produtos frescos, considerando a demanda irregular, a volatilidade do mercado, o prazo de validade limitado e outros fatores. Você pode configurar atualizações regulares de produtos, o que reduz o risco de baixas e perdas.

A IA do LEAFIO também oferece oportunidades para um planejamento de demanda mais preciso. Ele aproveita os algoritmos de aprendizado de máquina que analisam dados históricos e tendências de mercado para criar previsões altamente precisas.

O sistema automatiza o processo de reabastecimento, reduzindo assim o risco de escassez. O reabastecimento em vários escalões aumenta a eficiência dos processos, desde o depósito central até os centros de distribuição e lojas locais.