Descripción de un sistema de reposición de existencias eficaz

Según un estudio publicado por Harvard Business Review, una ruptura de existencias provoca la pérdida del 40% de los clientes que, de otro modo, habrían seguido adelante con la compra. A otro 45% sólo se les retiene si se les proporciona un sustituto adecuado.

Este artículo cubrirá las herramientas esenciales que le ayudarán a evitar el fracaso a la hora de retener a los clientes debido a la falta de existencias y a las pérdidas asociadas al exceso de existencias. Cubrirá los aspectos básicos del establecimiento de un sistema de reposición de existencias y describirá las posibles estrategias de previsión de la demanda.

Descripción de un sistema de reposición de existencias eficaz

El trabajo del reabastecimiento de existencias consiste en mantener el inventario en movimiento de forma óptima a lo largo de la cadena de suministro mediante el mantenimiento de unas tasas eficientes de llenado de pedidos y artículos de línea. Mejorar las prácticas de reposición de existencias de su empresa puede mejorar significativamente su eficacia operativa, reducir el riesgo de la cadena de suministro y aumentar la rentabilidad final. Este artículo le permitirá comprender los principios fundamentales que conducen a una gestión saludable de las existencias.

Recopilación de datos

La piedra angular de cualquier solución de éxito es la aplicación de las herramientas que ayuden a poner de relieve y comprender los problemas existentes y futuros. Uno de los procesos más extendidos que todos los minoristas, vendedores y fabricantes realizan con regularidad es el inventario o recuento de existencias.

Las roturas de existencias, el exceso de existencias, los robos de existencias y las mermas de existencias pueden prevenirse con inventarios regulares. Además, le permitirá determinar cuántas existencias tiene actualmente de cada producto, lo que ayuda a realizar un seguimiento preciso del inventario.

Existen dos estrategias para la revisión de existencias:

• La revisión continua es adecuada para las grandes empresas con un ciclo de ventas más rápido o con medios para medir continuamente sus niveles de existencias. Este método implica que un sistema automático se encargue de la revisión.
• La revisión periódica establece un marco temporal dentro del cual tiene lugar la revisión. Es adecuado para las empresas más pequeñas o para las que disponen de medios para revisar manualmente los niveles de existencias.

Los datos recopilados previamente deben ayudar a determinar las necesidades específicas de su empresa. Aunque pueda parecer trivial, perfeccionar el seguimiento de las existencias es crucial para los pasos siguientes.

Punto de reposición del inventario

La mayoría de los sistemas de gestión de inventario siguen unas reglas de reposición específicas para aumentar su automatización. Uno de los conceptos clave es el "punto de reorden". Cuando el nivel de existencias alcanza un punto establecido, el sistema inicia el reaprovisionamiento. El punto de reorden designa el momento en que hay que volver a comprar existencias, teniendo en cuenta tanto la demanda actual como la prevista y el tiempo que tardará su proveedor en entregar el nuevo pedido.

Usted mismo puede calcular el punto de reaprovisionamiento óptimo: en primer lugar, necesita conocer sus existencias de seguridad. Las existencias de seguridad, o "existencias reguladoras", son las reservas que tiene una empresa por encima de la cantidad que suele necesitar. Por ejemplo, puede producirse un retraso del proveedor o un aumento repentino de la demanda que usted no haya tenido en cuenta en su previsión de la demanda. En cualquier caso, las existencias de seguridad le protegen en caso de acontecimientos imprevistos.

Esta es una fórmula sencilla para establecer el mejor tamaño de existencias de seguridad:

(Utilización máxima al día x Días de plazo de entrega máximo) - (Utilización media al día x Días de plazo de entrega medio)

Para determinar su punto de pedido ideal

Demanda del plazo de entrega en días + Stock de seguridad en días

Conocer el tamaño óptimo de sus existencias de seguridad y su punto de pedido es crucial para optimizar el proceso de reaprovisionamiento de la empresa. Le permite adaptarse con rapidez y eficacia a los cambios de la demanda, manteniendo al mismo tiempo unos niveles de existencias adecuados.

Una vez establecida la frecuencia de los repedidos, la siguiente cuestión es la cantidad. Hay dos formas de determinar el tamaño del siguiente pedido:

• Cantidad fija de pedido: es la opción más sencilla; usted coloca la misma cantidad fija de pedido cada vez que sus existencias alcanzan el punto de pedido. En cuanto las existencias alcancen el punto de pedido, podrá reponerlas, lo que resulta perfecto para las empresas que utilizan la revisión continua.
• Pedir hasta el nivel de pedido: Con esta estrategia, su empresa comienza cada período de revisión con una cantidad específica de artículos almacenados. Se pedirá cualquier stock adicional necesario para alcanzar ese nivel. Este enfoque se adapta a las marcas con períodos de evaluación menos frecuentes. También debe utilizar las previsiones de demanda y plazo de entrega para establecer el pedido a nivel porque debe aguantar hasta su siguiente evaluación periódica.

Por suerte, los sistemas actuales que rastrean y actualizan automáticamente los movimientos de existencias sin intervención del usuario pueden asumir esta responsabilidad. Esto supone un ahorro sustancial de tiempo y reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos.

Comunicación con los proveedores

Este punto es fácil de pasar por alto; sin embargo, mantener una línea de comunicación abierta con sus proveedores ayuda a reducir significativamente el número de accidentes o de malas noticias comunicadas de forma abrupta. Interactuar con empresas directamente relacionadas con el suministro de sus existencias puede abrir nuevas oportunidades o evitar accidentes importantes.

Los informes de los comerciales deben incluir información sobre si se ha producido algún retraso en el plazo de entrega; si se están cumpliendo las previsiones de demanda actuales y si hay alguna novedad en el almacén que pueda afectar a nuestras ventas.

Centralización

La clave de una reposición de existencias excelente es optimizar los niveles de inventario en cada etapa de la cadena de suministro. Puede lograrlo centralizando la actividad de planificación del inventario para que las operaciones de previsión y reposición se lleven a cabo con una visión global de la cadena de suministro.

Además, mejorar la visibilidad de extremo a extremo podría ser la clave del éxito en lo que respecta a la eficacia de la cadena de suministro. La visibilidad de extremo a extremo es la capacidad de rastrear, supervisar e informar fácilmente sobre todos los movimientos de mercancías desde el origen hasta el destino y todo lo que hay en medio. Cuando no ofrece a sus proveedores información precisa y en tiempo real sobre sus niveles actuales de existencias, la falta de comunicación puede retrasar el proceso de reabastecimiento.

Conclusión

Instalar y poner a punto sistemas de recopilación de datos, automatizar los puntos de pedido, mantener conexiones activas con los proveedores y centralizar el sistema es fundamental para garantizar un flujo continuo de productos y un ciclo de reabastecimiento que impulse los beneficios de su empresa. Sin embargo, usted puede hacer más.

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Previsión de la demanda

Las empresas modernas sopesan los riesgos de unas existencias insuficientes, como el incumplimiento de los objetivos de venta o los costosos pedidos pendientes, y los gastos de retener la mercancía, como los gastos de almacenamiento, los costes de oportunidad y los problemas de tesorería. Pero las aproximaciones rígidas difícilmente pueden proteger de una demanda indefectiblemente fluctuante. Utilizar técnicas estadísticas de previsión de la demanda alivia esos riesgos.

El trabajo de la previsión de la demanda consiste en emitir juicios complejos sobre el comportamiento previo de los clientes y combinar estos datos en predicciones coherentes. Utilizando previsiones de la demanda más exactas, puede evitar situaciones de falta de existencias que dañan la reputación de su minorista y debilitan la lealtad de los clientes. Por ejemplo, un sistema automático puede destacar el inicio y el final de la temporada de gran demanda de determinados productos y proporcionar información sobre las diferencias entre las distintas tiendas. Puede descubrir que los habitantes de la ciudad A empiezan a comprar jerséis de Navidad en septiembre, mientras que los de la ciudad B sólo lo hacen en noviembre.

Existen varios enfoques para la previsión de la demanda:

• La previsión barométrica construye predicciones sobre los resultados futuros a partir de los datos actuales utilizando métodos estadísticos. Se trata sobre todo de proyecciones.
• La proyección de tendencias utiliza datos pasados, como patrones de crecimiento, para crear una previsión de ventas. Este método proporciona una predicción precisa de la demanda a corto plazo. Sin embargo, basarse exclusivamente en el historial de ventas puede ser arriesgado si no se tienen en cuenta otros factores, especialmente si necesita establecer un plan de demanda a largo plazo para su cadena de suministro.
• El alisamiento exponencial combina las herramientas de los dos métodos anteriores. Estima las ventas futuras utilizando tanto los datos históricos como las variaciones estacionales. Dado que la planificación de la demanda mediante el alisamiento exponencial puede basarse en un conjunto de datos limitado, es una valiosa herramienta cuantitativa para las empresas de nueva creación.
• La previsión econométrica integra datos sobre la demanda con datos sobre posibles factores externos que influyen en la demanda. Aunque la previsión econométrica requiere técnicas estadísticas de previsión más intrincadas que otras alternativas, da como resultado la estimación más precisa de la demanda.

Debe utilizar continuamente las herramientas a su disposición para iterar y mejorar su proceso; no basta con recopilar y utilizar datos al principio. Elegir y aplicar el método adecuado puede repercutir significativamente en el trabajo de su ciclo de reposición de existencias y en todo el negocio. Unos métodos inteligentes de previsión de la demanda protegerán a su empresa de las perturbaciones de la demanda, permitiéndole evitar pérdidas al tiempo que aumenta los beneficios.

Conclusión

Un sistema flexible de reposición de existencias protege a una empresa de los choques internos y externos, ya sea una entrega tardía o un cambio mayor en las preferencias de los consumidores. Encontrar la mejor estrategia para una empresa concreta es un proceso largo que requiere afinar muchos componentes, pero conduce a un flujo fluido de toda la cadena de suministro y a beneficios para la empresa.

Encontrar el mejor sistema de reposición de existencias

Elegir el sistema de reposición de existencias que mejor se adapte a su empresa no es una cuestión trivial. La selección de diversos sistemas es amplia y cada uno tiene un enfoque distinto. Este artículo le proporcionará una visión general de las principales cuestiones que le ayudarán a determinar las necesidades específicas de su empresa.

1. Oportunidades de centralización: un buen sistema de reposición de existencias puede conseguir mucho más que aumentar la eficacia de la gestión de pedidos. Además, debe reforzar el vínculo entre otros componentes del sitio, como los módulos de pago y entrega.
2. Omnichannel: un sistema de reposición de existencias debe centrarse en una serie de canales de venta: incluyendo sitios web, mercados, redes sociales, etc. Esta función establece una única interfaz de análisis comercial para toda la consolidación de datos.
3. Escalado: Es especialmente raro que un negocio en línea tenga un número de ventas estable. Un sistema de reposición de existencias se ajusta a cualquier volumen de negocio y permite a las empresas expandirse posteriormente con facilidad.
4. Previsión: un buen sistema de reposición de existencias analiza las ventas y le avisa de posibles problemas. Por ejemplo, mediante el seguimiento de la dinámica del estado de los pedidos, el sistema puede predecir una escasez de artículos en un plazo determinado.
5. Automatización: el sistema de reposición de existencias y gestión de pedidos puede reducir los costes de mano de obra y ahorrar tiempo. Los complejos procesos de compra se agilizan gracias a la automatización, que también evalúa el inventario y genera informes periódicos.
6. Personalización: existen varias API para personalizar un sistema de reposición de existencias. Pueden encontrarse en Internet e implementarse fácilmente en un mes.

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