La gestion adecuada del inventario es la clave del éxito para cualquier empresa. Satisfacer las preferencias del comprador, minimizer los costos de compra, organizar el almacenamiento y transporte de mercancías, y mantener los niveles óptimos de existencias son los principales desafíos que enfrentará para maximizar la gestion de inventario, especialmente para los productos de baja demanda (slow-movers).
Existen diferentes enfoques para calcular los niveles adecuados de existencias en diferentes tiendas. Esto es más evidente en tiendas que reciben entregas directas o usan un Centro de distribución (CD). La mayoría de las empresas mejoran sus sistemas contables eligiendo el método de cálculo óptimo para automatizar los pedidos. Sin embargo, algunos aún hacen el proceso manualmente.
Elegir el método correcto para adminsitrar el nivel de existencias de una empresa puede ser un desafío, especialmente cuando se pasa del control manual a la automatización. La mayoría de las veces, la empresa elige el mismo método para todos sus productos. Algunas veces esto funciona; otras veces no.
Uno de los métodos más populares para administrar los niveles de inventario de la tienda es adminsitrar el búfer de existencias, que se mantiene de acuerdo con la teoría de las restricciones. Un búfer es un nivel de existencias indicativo, que se divide en tres zonas: roja (existencias bajas), Amarillo (óptimo), y verde (excedente). Un cambio de más del 33% (hacia arriba o hacia abajo) da como resultado las zonas de desplazamiento del búfer.
El uso de la teoría de las restricciones para adminsitrar el búfer funciona mejor cuando las ventas de alta frecuencia no caracterizan un producto. Un buen ejemplo es el segmento de alimentos donde los bienes ocupan la parte del león con una demanda relativamente uniforme.
Los Centros de Distribución CD’s juegan un papel importante, especialemnte si el proveedor tiene un ciclo re reabastecimiento largo. Por regla, el CD entrega mercancías en sus tiendas por lo menos una vez a la semana, incluso si se trata de productos de baja demanda (slow-movers).
Las empresas de los segmentos no alimentarios se enfrentan a problemas más graves. Su ciclo de reposición varia desde cuatro semanas hasta seis meses. Con productos de alta variabilidad, calcular la demanda de pedidos de CD puede ser imposible sin un prónostico de ventas.
El cálculo de su nivel de existencias depende de la demanda y de la frecuencia de las entregas. Es por eso que cualquier método que utilice se reduce a la frecuencia de pedidos y al análisis. También es necesario analizar la demanda en cada punto de almacenamiento.
Las siguientes métricas son las más importantes:
Imagine que tiene un horario fijo de pedido y puede calcular como necesita mantener el stock (de entrega a entrega). Entre más frecuente reciba productos y más pequeños sean los lotes mínimos, más preciso será la proyección de su nivel de stock requerido.
Bajo estas condiciones, es más fácil ajustarse a las constantes fluctuaciones de la demanda: no acumule mercancías en su almacén por un period prolongado, sino que compre productos de baja demanda en lotes más pequeños y, más a menudo, para poder restablecer los productos en caso de riesgo de escasez rápidamente.
Después de todo, un lote se puede vender por mucho más tiempo y la devolución de los productos no siempre es posible. Además, los cronogramas fijos sirven como base para automatizar el proceso de pedido y los informes necesarios para evaluar la confiabilidad del proveedor.
Para que el segundo método trabaje correctamente, debe revisar periódicamente el nivel mínimo de existencias que pueden determinarse incorrectamente o volverse irreleventes debido a los cambios de la demanda. Por lo tanto, existe el riesgo de pérdida de ventas o, por el contrario, exceso de stock.
➥ En términos de la demanda
Al determinar el mejor periodo para analizar la demanda, la mayoría de las empresas usan un periodo fijo para calcular el promedio de ventas, por ejemplo, los últimos 90 días. Puesto que la gama de productos de la empresa contiene productos con diferente estabilidad de ventas, es importante estructurarla según los siguientes criterios:
➥ Variabilidad de la frecuencia de ventas (de un ciclo de reabastecimiento a otro). Variabilidad de ventas.
Ambos criterios se determinan en base a los datos comparativos acumulados durante varios ciclos de reposición. La variabilidad total del product es una combinación de dos de estos tipos de variabilidad. Utilice el análisis XYZ, basado en el cálculo del coeficiente de variación de ventas, para encontrar su respuesta. El coeficiente de variación es la relación entre la desviación estandar de una cantidad y su valor esperado (promedio) donde:
Cuanto mayor es la relación, menor es la demanda uniforme. Cuando se usa este método, debe considerar la disponibilidad de los productos, ya que las interrupciones en la cadena de suministro puede afectar significativamente el resultado. Para un análisis más detallado de la disminución de productos en el grupo Z, puede hacer un cálculo adicional excluyendo los periodos sin ventas con saldo. Lo cual le permitirá seleccionar los productos que se pueden vender casi al mismo volume, pero con una gran variación en la frecuencia de ventas.
Comprobemos la relevancia de este método de cálculo la venta promedio para un period fijo, para productos de diferentes tipos, de acuerdo con los criterios mencionado anteriormente. Datos de entrada: ciclo de reabastecimiento de 30 días, una cuenta de la venta de almacenamieno promedio durante 90 días.
➥Slow-moving la frecuencia de los productos y el número de ventas no son variables.
Slow mover – un product con poca demanda. La particularidad slow moving es la dificultad para promediar las ventas y el cálculo de la prevision de demanda, una de las razones es la variabilidad de demanda.
Por ejemplo, durante los primeros 30 días, un producto se vendió en promedio de 2 unidades por día, los siguientes días, 2.17 unidades, y en el ultimo ciclo de reabastecimiento, hubo un aumento en la ventas de 2.5 unidades por día.
Esta tendencia se nivelará al calcular el promedioo de ventas por 90 días. Es más relevante calcular el stock en base a la demanda del último ciclo de reabastecimiento o usar el cálculo de la venta promedio ponderada, asignando coeficientes (peso) a cada periodo para tener en cuenta la tendencia de la demanda.
Para calcular la venta media o media ponderable, es fundamental considerer la velocidad de sus ventas. Por lo tanto, se toman en cuenta los días con saldo al cierre del negocio (si se vende a cero). De lo contrario, es probable que el cálculo se subestime debido a la larga ausencia de productos slow movers.
Use el lugar del estante o el lugar del almacén para mantener una reserva y evitar la pérdida de ventas.
➥ Productos con frecuencia de ventas variable.
Ejemplo:
El producto generalmente se vende a razón de 4 piezas por ciclo cada 1-3 ciclos. Por consiguiente, es posible que no se incluya en el cálculo de los últimos 30 días, pero esto no significa que no haya demanda del producto y que no sea necesario pedirlo.
Sin embargo, si este producto se pide cada 90 días, su tasa promedio de ventas podrías ser subestimada.
En este caso, debe dividir sus productos en categorías obligatorias (primario/margen alto) y opcionales (secundario/ margen bajo). Debe usar una combinación de análisis ABCD y VEN.
Por ejemplo, si un producto es importante en una de las gamas de producos, tiene sentido mantener un suministro aún si permanece en el estante por algún tiempo. Puede calcular percentiles para excluir emisiones de ventas explícitas, pero no el promedio habiltual de ventas, o configurar una búsqueda de ventas máximas durante el period. Es este valor el que debe utilizarse como nivel de existencias necesario. Si el producto no es importante, entonces es recomendable calcular la tasa de ventas promedio (media aritmética). En ambos casos, un cálculo para un número fijo de ciclos de reabastecimiento es apropiado para capturar varios periodos.
➥ Productos con alta variabilidad de ventas.
Si el producto se vende cada ciclo de reabastecimiento pero con una gran variación en el número de ventas, entonces el cálculo de 90 días (3 ciclos de reabastecimiento) es adecuado. Tenga en cuenta que si el ciclo de reabastecimiento no es demasiado largo y coincide con la cantidad de días necesarios para calcular la venta promedio, este método podría no ser adecuado.
Ejemplo:
Una empresa utiliza un período de cálculo de 30 días y su ciclo de reabastecimiento es de 30 días. Los datos se utilizan solo para el último período de reabastecimiento y, con una gran variación en las ventas de un ciclo a otro, esto puede conducir a ventas excedentes o perdidas. Para evitar esta situación, puede determiner el periodo de cálculo utilizando un número fijo de ciclos de reabastecimiento.
➥ Productos con variabilidad de ventas de alta frecuencia.
Este tipo de producto es el más difícil de calcular. Saber con qué frecuencia se agota un producto es muy importante. Para productos que no tengan días con saldo y/o ventas en el cálculo, lo mínimo que puede hacer es configurar el pedido automático por unidad (artículos, empaque) o usar el valor anterior. Sin embargo, es major configurar una notificación sobre las posiciones por menos del n% de los días en que el saldo/ventas cayeron en cuenta.
Encontramos que es major usar horarios de entrega fijos para determinar la frecuencia de los pedidos. Entonces, ¿qué debe hacer con el análisis de la demanda para determinar las ventas promedio de productos de baja demanda (sow movers)?
Según los ejemplos anteriores, no debe utilizar la misma frecuencia (periodos contables) para todos los timpos de productos. Pero hay una solución:
1) Use un número fijo de ciclos de reabastecimiento para calcular el promedio de ventas de productos de demanda Desigual. En este caso, si los productos tienen ciclos de reeabastecimiento muy cortos/largo, debe especificar número mínimo y máximo de días.
Por ejemplo, si el ciclo de reabastecimiento es de 90 días, y el cálculo se realiza en 3 ciclos, entonces el periodo de análisis de demanda será de 270 días. En este caso, puede limitar el valores calculados a seis meses.
2) Utilice el número fijo de ciclos de reabastecimiento para definer el promedio de ventas ponderadas o el último ciclo de reabastecimiento para calcular el promedio aritmético de los productos de acuerdo con la demanda uniforme.
Cubrimos los métodos para tartar con productos con diferentes frecuencias y una serie de variaciones de ventas en caso de que las prácticas estandar no funcionen para usted. Los productos de baja demanda (slow-movers) no tienen porque ser un desafío para su negocio; de hecho, cualquier producto o línea de productos se pueden administrar de manera efectiva con un sistema de alta calidad.
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