Sete erros comuns na gestão de estoque das redes do varejo. Parte 1

O estoque é o principal recurso de todos os varejistas. A gestão eficiente de estoque e a monitoração contínua possibilita que a loja aumente suas margens de lucro e evite prejuízos e a sobra de estoque. Em nosso material você encontrará quais fatores afetam o sucesso da rede e quais erros da gestão de estoque devem ser evitados.

1. Não possuir uma maneira de coletar dados precisos e atualizados 

Até mesmo o sistema mais eficiente de gestão de estoque pode falhar caso ele não tenha acesso a dados de alta qualidade. Os dados qualitativos se referem aos fatores como precisão, integridade, relevância, confiança e consistência. Mas por que isso é tão importante?

Em termos de gestão de estoque, uma das tarefas mais importantes é a geração de pedidos de compra precisos. Para isso, é necessário realizar análises extensivas e, ao mesmo tempo, considerar vários fatores para determinar as dependências, a variação da demanda e para realizar as previsões. Sem os dados corretos de vendas e estoque, é difícil fazer previsões básicas utilizando os métodos estatísticos padrão. E, caso estejamos falando sobre a utilização de recursos de machine learning (ou inteligência artificial) para, por exemplo, prever o volume de vendas durante uma promoção, então é indispensável o uso de dados estatísticos, pois grandes volumes de informações são utilizados para construir modelos capazes de lidar com dados contraditórios e em formatos diferentes (ou até mesmo dados indisponíveis). Na plataforma de Soluções de IA para Varejo da LEAFIO, leva-se em conta o seguinte: dados de vendas durante os períodos promocionais, levando em consideração os descontos, tipos e estratégias de promoção, informações sobre estabelecimentos adicionais, entre outras variáveis.

Fora os fatores mencionados anteriormente, existem outros que também afetam a precisão da geração de pedidos: a disponibilidade e precisão da matriz de produtos, o acesso às informações atualizadas sobre os prazos de entrega, as quantidades mínimas de produtos por pedido de cada fornecedor, a execução rápida dos pedidos e do levantamento de estoque, os desperdícios, etc.

A qualidade dos dados que chegam ao sistema da rede influencia bastante os erros de previsão, podendo resultar em consequências negativas como a falta ou o excesso de estoque e, assim, podendo gerar altos custos para a empresa. Também há um grande potencial para usar fatores e dados que não estão envolvidos atualmente nos modelos de machine learning.

Para evitar as falhas relacionadas à baixa qualidade dos dados, você deve fazer o seguinte:

• Defina todos os processos comerciais: no sistema, proíba operações retroativas e ajustes em documentos já finalizados, garanta o envio de documentos dentro do prazo, regule os processos de gestão de estoque e desperdícios, automatize os processos de geração, aceitação e fechamento de pedidos, etc.;
• Reduza o volume de operações manuais, ou seja, reduza a presença do fator humano nos seus processos comerciais e, com isso, acabe com os erros na sua rede;
• Busque ter uma única fonte para inserir e atualizar os dados recebidos;
• Determine quais colaboradores ficarão responsáveis por cada um dos processos, aprovando e alterando-os conforme o necessário e com base nos dados disponíveis;
• Faça uso dos recursos de verificação automática de erros como, por exemplo, dados duplicados, erros na formatação dos dados, omissões/falta de dados. Basicamente, evite inconsistências em suas operações. A presença de marcadores com erros direciona o foco somente para as áreas problemáticas, facilitando a correção dos problemas e melhorando as áreas deficientes;
  
  

  Painel operacional para as tarefas diárias da rede no Sistema de Otimização de Estoque da LEAFIO

• Conduza análises para identificar problemas que devem ser resolvidos. Por exemplo, no sistema das Soluções de IA para Varejo da LEAFIO, é importante trabalhar com os seguintes relatórios:

1. O relatório de sobras de estoque, que mostra quais SKUs estão ocupando espaço no inventário sem vendas durante um certo período de tempo (este período pode variar dependendo da demanda natural por produtos dessa categoria). Com esse relatório, você pode identificar quais produtos estão parados no estoque e então decidir o que fazer com eles para então aumentar seu giro. 
2. O relatório da quantidade de pedidos mostra quando foram entregues os produtos com a quantidade abaixo daquela originalmente solicitada ao fornecedor. Com ele, você poderá encontrar possíveis erros nos dados da sua rede, aumentando assim a precisão dos processos de geração de pedidos e evitando problemas como o excesso ou a falta de estoque.

A qualidade dos dados melhora a precisão das ferramentas de análises de BI e incentiva os usuários a confiarem mais nos dados coletados pelo sistema do que suas planilhas ou sua própria intuição. Com isso, é possível tomar decisões mais efetivas e de forma mais eficiente, assim aumentando o faturamento da rede e otimizando seus processos internos, permitindo que ela se destaque em relação à sua concorrência.

2. Não possuir os KPIs corretos para cada gerente da cadeia de suprimentos (gerentes de categoria de produtos, planejadores da demanda, equipe de marketing, departamento de logística)

Existe uma grande quantidade de KPIs para a gestão da cadeia de suprimentos. No entanto, os seguintes indicadores são considerados como os básicos que toda rede deve acompanhar:

• Nível de estoque – este é um indicador que deve ser visualizado em gráficos capazes de mostrar todas as suas dinâmicas, como por exemplo através da ferramenta de análise de vendas LFL (Like for Like) da LEAFIO. É importante estudar a estrutura deste indicador para saber exatamente onde está o capital congelado da rede.
  

  Relatório de vendas LFL no Sistema de Otimização de Estoque da LEAFIO

• As sobras são o excesso de estoque criado devido a uma queda no volume de vendas ou ao excesso de pedidos de compra aos fornecedores. Como resultado, há uma redução do giro de estoque e, com isso, o dinheiro fica parado no estoque obsoleto.
• As vendas perdidas ocorrem devido às entregas com quantidades insuficientes de produtos e às previsões incorretas de demanda. Isso afeta bastante o lucro da empresa, portanto, é de suma importância saber o quanto de lucro a empresa está deixando de ganhar, tanto em porcentagem quanto em valores fixos.
• O KPI de disponibilidade de produtos é parecido com o de vendas perdidas. Ele oferece vários insights sobre o quão bem mantido está sendo o sortimento de produtos aprovado. Baixos níveis de disponibilidade de produtos podem acarretar na perda dos clientes.
• Os indicadores de vendas, lucro (marginal) e receita bruta permitem avaliar o crescimento e a eficiência econômica da rede.
• O indicador de giro de estoque mostra a relação do estoque com as vendas nas lojas. Esse é um indicador relativo e, geralmente, ele é analisado dentro de um contexto específico, como por exemplo uma rede de lojas ou uma categoria de produtos.

É importante saber os KPIs dos períodos passados, sejam eles melhores ou piores do que os atuais, para compará-los com os padrões desejados da rede. Essa é a única forma de chegar a uma conclusão concreta do quão eficientemente você está gerenciando seu estoque.

Para o bom desempenho da sua rede de lojas, a correta combinação e integração desses indicadores traz muito mais resultados do que simplesmente utilizar os KPIs separadamente. Pior ainda, ao se preocupar somente com valores individuais de cada um dos indicadores, você está assumindo um grande risco para sua empresa.

• Por exemplo, focar somente no indicador de faturamento pode afetar negativamente o KPI de rendimento das vendas.
• O indicador de giro de estoque é importante, mas ele deve ser avaliado em conjunto com os de vendas perdidas, nível de serviço, análise de lucratividade de estoque e de lucro obtido.

Um ótimo exemplo são os KPIs de disponibilidade e giro de produtos, que permitem que os gerentes de compras tenham uma noção real da condição do estoque ao compará-los entre si. Com isso, os gerentes de compras podem se concentrar em alcançar os níveis desejados de giro de estoque (considerando os reembolsos), lucro marginal da categoria de produtos (e do giro de cada categoria), compliance com os padrões de categoria de produtos do estoque (indicado em %), comparação com as dinâmicas do desenvolvimento das categorias de produtos no mercado como um todo e dentro da rede. Enquanto isso, os responsáveis pelo planejamento da demanda utilizam os dados desses indicadores para aumentarem a precisão das suas previsões (utilizando métricas como o WMAPE por exemplo) e, além disso, utilizam também os indicadores financeiros para acompanhar a perda de vendas, o excesso de estoque e o giro de mercadorias. A equipe especializada em marketing, por outro lado,monitora o crescimento e a percepção de marca da rede, sobretudo através dos KPIs de fidelidade de marca (lucro, taxa de penetração, ticket médio, market share ou participação do mercado, lucro por metro, entre outros).

Sim, cada indicador tem suas vantagens e desvantagens, mas lembre-se de que cada negócio tem seus próprios objetivos, como crescer rapidamente ou manter estáveis seus níveis de market share. Logo, os KPIs “corretos” da cadeia de suprimentos mudarão de acordo com a empresa. 

Às vezes, a única forma de encontrar os KPIs “corretos” é através do método de tentativa e erro. Para facilitar esse processo, tente evitar os seguintes erros comuns durante o desenvolvimento de um sistema de KPIs para a cadeia de suprimentos:

• Acompanhar vários indicadores ao mesmo tempo, dificultando o entendimento do sistema de KPIs. Lembre-se, o K dos KPIs vem de key, ou seja, somente os indicadores-chave de desempenho devem ser acompanhados. É quase impossível para os gerentes analisarem dezenas de indicadores diariamente ou até mesmo semanalmente. Portanto, foque apenas nos KPIs que podem ser analisados pela sua equipe.
• A falta de um responsável por um KPI. Cada indicador deve ser de responsabilidade de um colaborador, que monitorará todas as alterações no indicador e responderá adequadamente a elas, além de também ser capaz de influenciar diretamente ou indiretamente o indicador.
• A falta do alinhamento das metas com os principais indicadores de desempenho. Por exemplo, a empresa tem o objetivo de crescer rapidamente, mas os KPIs escolhidos foram o de lucratividade, o de giro e o de estoque parado. Ao invés disso, é necessário seguir e entender claramente as estratégias e os objetivos da empresa. A vantagem de um sistema como esse é que a gestão da empresa pode influenciar qualquer parâmetro do trabalho dos colaboradores. Por exemplo, suponhamos que o objetivo de uma empresa seja o de resolver seu problema com o estoque parado. Para isso, o parâmetro de “quantidade e porcentagem do estoque parado” deve ser incluído no sistema de incentivo dos gerentes de categoria e compradores.
• Falta de sinergia entre os KPIs individuais. O segredo é manter um equilíbrio entre os indicadores críticos porém divergentes. Por exemplo, suponhamos que você insira os dados em conjunto dos indicadores de lucratividade e giro de estoque. Por que isso é importante? Caso você pense somente no giro de estoque, os colaboradores introduzirão ao sortimento de produtos várias mercadorias de alto giro, substituindo as mercadorias com altas margens de lucro. O contrário também pode acontecer, caso os colaboradores pensem somente em conseguir as maiores margens de lucro por produto, eles serão incentivados a introduzir mais produtos caros, porém com baixo giro. Isso pode ser facilmente observado em redes focadas somente nos KPIs monetários.
• Falta de KPIs com valores reais planejados. Isso quer dizer que não existe incentivo para buscar os melhores possíveis KPIs. Para evitar isso, você pode pesquisar o histórico do seu próprio negócio por um período recorde de desempenho para servir de incentivo. De qualquer forma, cada indicador de desempenho deve possuir uma meta de valor ou pelo menos um limite mínimo de nível de desempenho.
• Não atualizar os KPIs durante anos é outro grande erro, já que os KPIs se tornam menos relevantes com o passar do tempo.

Em geral, os KPIs oferecem insights sobre o quão bem uma rede está progredindo rumo aos seus objetivos, informando os diretores sobre as consequências de cada uma de suas decisões. No que se refere à gestão de estoque, a monitoração atenciosa dos KPIs pode ajudar a melhorar não só a precisão dos pedidos, mas também a detectar e responder às alterações na demanda, reduzir as sobras de estoque e a quantidade de vendas perdidas e, com isso, aumentar o lucro da rede.

3. Não possuir ferramentas de alta qualidade para a gestão de estoque 

Hoje em dia, é fundamental a utilização de ferramentas efetivas para a gestão de estoque capazes de efetuar as seguintes tarefas:

• Previsão e planejamento da demanda automáticos;
• Geração automática de pedidos;
• Reabastecimento do estoque sem atrasos em todos os níveis da cadeia de suprimentos mesmo em um ambiente de baixa previsibilidade e que sofre mudanças constantes. 

Os objetivos do sistema são, principalmente, os seguintes: alcançar um alto grau de precisão para os pedidos gerados, prevenir a falta de estoque, acelerar o giro de estoque e reduzir os desperdícios, sendo tudo isso voltado para aumentar o volume de vendas e as margens de lucro. Dessa forma, os gerentes têm mais tempo para analisar e resolver os outros problemas que a rede pode vir a encontrar.

Você deve reconsiderar urgentemente o uso de sua ferramenta de gerenciamento de estoque se notar os seguintes gatilhos:

• Sortimento de produtos desequilibrado: muitas vezes faltam mercadorias de alta demanda e de alta rotatividade, e as vendas pesadas lotam o depósito e as prateleiras. Há vendas perdidas. Os níveis de disponibilidade são em média de 80% ou menos.
• Um alto nível de superávit congela o capital de giro. Os SKu´s que são slow movers são considerados como perdas ou vendidos a preços baixos.
• Os gerentes reclamam constantemente da falta de estoque, embora o depósito esteja em rápida expansão em termos de espaço e pessoal.
• As mercadorias rejeitadas no armazém (reclassificação, falta de pedidos formados e enviados ao cliente) estão aumentando.
• Custos adicionais para movimentação de mercadorias entre locais de armazenamento para entregas urgentes.
• Não há geração automatizada de pedidos. Para calcular previsões e pedidos, são usadas as opiniões de especialistas dos gerentes e os métodos do autor; gerentes não são intercambiáveis.
• Uma grande porcentagem de erros são devidos a fatores humanos.
• Não há ferramentas operacionais para mensurar e controlar vendas perdidas, sobras e giro.

O gerenciamento de estoque adequado melhorará a satisfação do cliente e a eficiência de toda a cadeia de suprimentos.

Compartilhamos os resultados de nossos clientes: redução de excedente em 30-60%, crescimento de vendas em 20%, aceleração de giro em 20-30% e liberação de dinheiro de estoque.

SETE ERROS COMUNS NA GESTÃO DE ESTOQUE DAS REDES DO VAREJO

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