Jak przegrać grę w zarządzanie zapasami na 7 sposobów. Część 1

Zapasy to główny składnik majątku każdej firmy detalicznej. Efektywne zarządzanie zapasami i ciągły monitoring umożliwiają pomnażanie zysków firmy oraz unikanie nadwyżek zapasów i strat finansowych. Proszę przeczytać w naszym materiale w dwóch częściach, jakie czynniki wpływają na sukces sieci handlowej i jakich błędów w zarządzaniu zapasami należy unikać.

1. Brak procesu uzyskiwania przejrzystych, aktualnych danych

Nawet najbardziej efektywny system zarządzania zapasami zawodzi bez danych wysokiej jakości. Dane jakościowe odnoszą się do takich czynników jak dokładność, kompletność, istotność, wiarygodność i spójność. Dlaczego jest to tak ważne?

W zakresie zarządzania zapasami, jednym z najważniejszych zadań jest dokładność zamówień. Polega ona na analizie i jednoczesnym uwzględnieniu dużej liczby czynników w celu określenia zależności, elastyczności popytu i budowania prognoz. Bez prawidłowych danych o sprzedaży i zapasach trudno jest budować prognozy bazowe przy użyciu standardowych metod statystycznych. A jeżeli mówimy o wykorzystaniu metod ML/AI, na przykład do przewidywania sprzedaży promocyjnej, to statystyka jest niezbędna, ponieważ do budowy modeli wykorzystuje się ogromne ilości danych (na przykład LEAFIO AI Retail Platform uwzględnia: sprzedaż promocyjną w odniesieniu do rabatów, rodzaje promocji i mechaniki, informacje o dodatkowych miejscach itp.), które najczęściej znajdują się w różnych źródłach i mogą być sprzeczne i o różnych formatach danych lub w ogóle niedostępne.

Oprócz powyższych, na dokładność zamówień wpływają również inne czynniki: dostępność i poprawność matrycy produktów, aktualne informacje o harmonogramach dostaw, minimalna wielkość zamówienia u dostawców, terminowe zamykanie zamówień i przeprowadzanie inwentaryzacji, procedury odpisów itp.

Jakość napływających danych bezpośrednio i bardzo silnie wpływa na błędy w prognozach, które pociągają za sobą negatywne konsekwencje w postaci nadwyżek i niedoborów i mogą kosztować firmę wiele pieniędzy. Istnieje również ogromny potencjał wykorzystania czynników i danych, które obecnie nie są uwzględniane w modelach uczenia maszynowego.

Aby uniknąć niepowodzenia w zakresie jakości danych, należy:

1. Ustanowić procesy biznesowe: na poziomie systemu zabronić operacji wstecznych i korekt po zamknięciu dokumentu, zapewnić terminowe księgowanie dokumentów, uregulować procesy inwentaryzacji i odpisów, zautomatyzować przyjmowanie i zamykanie zamówień, itd;
2. Zmniejszyć liczbę operacji ręcznych = wpływ czynnika ludzkiego: zapomnieć, wprowadzić informacje błędnie lub do niewłaściwego systemu;
3. Dążenie do jednego źródła wprowadzania i aktualizacji danych przychodzących;
4. Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za każdy proces i istotność danych, osoby zatwierdzające i wprowadzające zmiany;
5. Zautomatyzowana kontrola błędów: na przykład sprawdzanie pod kątem duplikatów, formatów danych, pominięć/braków danych w wartościach, pod kątem niespójności. Z błędami przesuwa uwagę tylko na obszary problemowe, co zwiększa prawdopodobieństwo wypracowania i skorygowania niedociągnięć;

Operacyjna tablica rozdzielcza dla codziennych zadań w systemie optymalizacji zapasów Leafio

6. Przeprowadzić analizę danych w celu identyfikacji nietrywialnych błędów. Na przykład w systemie LEAFIO AI Retail Solutions ważna jest praca z następującymi raportami:

A. Raport dotyczący wątpliwych zapasów resztkowych pokazuje produkt z pozostałością, ale bez sprzedaży przez pewien okres czasu (w zależności od kategorii popytu na produkt). Dzięki temu raportowi można zidentyfikować towary z zamrożoną pozostałością i opracować je, co w efekcie zwiększy obrotyю.

B. Raport o ilości zamówienia pokazuje, kiedy dostarczono towar mniejszy niż ilość. Pracując z nim, można znaleźć błędy w danych, co pomaga poprawić dokładność zamówień i uniknąć nieuzasadnionych nadwyżek.

Jakość danych zwiększa dokładność narzędzi analitycznych BI i sprawia, że użytkownicy biznesowi chętniej polegają na nich niż na własnej intuicji lub arkuszach kalkulacyjnych. Prowadzi to do bardziej efektywnego podejmowania decyzji biznesowych, a w konsekwencji do zwiększenia sprzedaży, optymalizacji procesów wewnętrznych i uzyskania przewagi konkurencyjnej.

2. Brak właściwych KPI dla każdego menedżera łańcucha dostaw (menedżerowie kategorii, planiści popytu, zespół trade marketingu, dział logistyki)

Istnieje szeroki zakres KPI dla zarządzania łańcuchem dostaw. Ale za podstawowe metryki dla kierowników ds. zapasów uważa się następujące:

• Poziom zapasów - ten wskaźnik należy rozpatrywać w ujęciu dynamicznym (na przykład za pomocą raportu LFL). Ważne jest zbadanie struktury, aby zrozumieć, gdzie znajdują się zamrożone środki.

Raport LFL w Systemie Optymalizacji Zapasów Leafio

• Nadwyżka to nadmiar zapasów powstały w wyniku spadku sprzedaży lub nadmiernego zamówienia towarów. W wyniku tego obroty się pogarszają, a pieniądze zostają zatrzymane.
• Utracona sprzedaż występuje z powodu krótkich dostaw i nieprawidłowych prognoz, co wpływa na zysk firmy. Bardzo ważne jest, aby zobaczyć kwotę i procent utraconych zysków.
• Procent dostępności jest podobny do KPI utraconej sprzedaży, ale w ujęciu ilościowym. Daje wgląd w to, jak dobrze utrzymywany jest zatwierdzony asortyment. Niska dostępność może spowodować utratę klienta.
• Sprzedaż i zysk (marżowość) oraz dochód brutto pozwalają ocenić rozwój firmy i jej efektywność ekonomiczną.
• Rotacja zapasów odzwierciedla stosunek zapasów do sprzedaży detalicznej. Jest to wskaźnik względny i najczęściej analizuje się go w kontekście sieci lub kategorii.

Ważne jest, aby znać KPI z poprzednich okresów, czy były lepsze czy gorsze, i porównywać je z docelowymi standardami. Tylko w ten sposób można wyciągnąć prawidłowe wnioski na temat efektywności zarządzania zapasami.

Właściwa kombinacja i integracja tych mierników ma znacznie większą wartość dla efektywności całego systemu niż stosowanie KPI oddzielnie od siebie. Złe przykłady stosowania pojedynczych celów w systemie motywacyjnym mogą być dla firmy dość kosztowne.

• Na przykład, koncentrowanie się wyłącznie na wskaźniku przychodów może stwarzać ryzyko dla wskaźnika rentowności sprzedaży.
• Obrót jest ważny, ale powinien być oceniany w połączeniu z utraconą sprzedażą, poziomem obsługi, analizą rentowności zapasów i wypracowanym zyskiem.

Doskonałym przykładem są KPI dostępności i obrotu dla kierowników ds. zakupów, które równoważąc się wzajemnie, dają prawdziwy obraz stanu zapasów. KPI dla menedżera kategorii może koncentrować się na realizacji planu obrotu (z uwzględnieniem rabatów), zysku krańcowym kategorii i obrocie, a także KPI optymalizacji asortymentu (udział towarów trudno zbywalnych i o niskiej rotacji), przestrzeganiu standardów zapasów kategorii (%), porównaniu dynamiki rozwoju kategorii na rynku i w firmie. Dla planistów popytu są to wskaźniki statystyczne dokładności prognoz (na przykład WMAPE) oraz wskaźniki finansowe dotyczące utraconej sprzedaży, nadwyżki i obrotu. Zespół specjalistów ds. trade marketingu monitoruje rozwój konta i wzrost świadomości marki, czyli KPI dotyczące lojalności wobec marki (są to: zyski, penetracja, średnia kontrola, udział w rynku, zysk na metr półki itp.)

Tak, każda metryka ma swoje wady i zalety, ale należy pamiętać, że każda firma ma swoje własne cele: na przykład szybki wzrost lub utrzymanie udziału w rynku. W związku z tym "właściwe" KPI dla łańcucha dostaw będą się różnić w zależności od firmy.

Czasami znalezienie "właściwych" KPI to kwestia prób i błędów. Aby to ułatwić, należy starać się unikać częstych błędów w budowaniu systemu KPI dla łańcucha dostaw:

• System KPI jest zbyt skomplikowany, aby go zrozumieć, jest dużo metryk. Proszę nie zapominać o literze K. Trudno oczekiwać od menedżerów, że będą analizować dziesiątki wskaźników dziennie lub nawet tygodniowo. Zamiast tego, KPI powinny zawierać kilka metryk, które Państwa zespoły mogą rzeczywiście śledzić i na bieżąco reagować.
• Brak właściciela KPI. Każda metryka powinna mieć "właściciela", który będzie monitorował zmiany w metryce i reagował na nie, a także będzie mógł bezpośrednio lub pośrednio wpływać na ten wskaźnik.
• Cele biznesowe nie są wspierane przez kluczowe wskaźniki efektywności. Na przykład, celem firmy jest osiągnięcie szybkiego wzrostu, a kluczowe wskaźniki efektywności są zbudowane na rentowności, obrotach i akcjach niepodlegających konwersji. Zamiast tego należy jasno śledzić i rozumieć strategiczne i taktyczne cele firmy. Zaletą takiego systemu jest to, że kierownictwo może wpływać na każdy parametr pracy pracowników. Na przykład, celem firmy jest walka z zapasami niewymienialnymi - w tym celu parametr "ilość i udział zapasów niewymienialnych" musi być włączony do systemu motywacyjnego kierowników kategorii i kupców.
• Indywidualne KPI, które nie są wzmacniane lub równoważone przez inne. Sekretem jest zachowanie równowagi pomiędzy krytycznymi, ale rozbieżnymi metrykami. Na przykład, zalecamy, aby wprowadzić metryki dla zysku i obrotu w połączeniu. Dlaczego jest to ważne? Jeżeli będą Państwo myśleć tylko o obrocie, pracownik będzie wprowadzał do asortymentu głównie towary o wysokim obrocie - kosztem tych, które przynoszą zysk. I odwrotnie, jeżeli pracownik jest odpowiedzialny tylko za zysk, asortyment będzie skrzywiony w kierunku drogich towarów o wysokiej marży, a nie będzie zwracał uwagi na towary o niskiej marży. Takie przykłady obserwuje się szczególnie przy motywacji pieniężnej za spełnienie KPI.
• KPI nie mają zaplanowanych realnych wartości. Oznacza to, że nie ma motywacji do ich tworzenia. Aby tego uniknąć, można zbadać historię Waszej firmy lub przeprowadzić benchmark. W każdym razie, każdy wskaźnik efektywności powinien mieć cel lub próg z minimalnym akceptowalnym poziomem wykonania.
• Błędem jest nieaktualizowanie KPI przez lata, ponieważ z czasem tracą one na znaczeniu.

Ogólnie rzecz biorąc, KPI dają wgląd w to, jak dobrze firma realizuje swoje cele i informują o podejmowanych decyzjach. W przypadku zarządzania zapasami ścisłe monitorowanie KPI może pomóc w poprawieniu dokładności zamówień, wykrywaniu i reagowaniu na zmiany popytu, zmniejszeniu nadwyżek i strat w sprzedaży, a w konsekwencji zwiększeniu zysków.

3. Brak najwyższej klasy narzędzi do zarządzania zapasami

W dzisiejszych czasach nie sposób przecenić znaczenia posiadania skutecznego narzędzia do zarządzania zapasami. Narzędzia te są przeznaczone do wykonywania następujących zadań:

• Autonomiczne prognozowanie i planowanie popytu;
• Automatyczne generowanie zamówień;
• Terminowe uzupełnianie i równoważenie na każdym poziomie łańcucha dostaw w środowisku o niskiej przewidywalności i ciągłych zmianach.

Celem systemu jest osiągnięcie wysokiej dokładności zamówień, zapobieganie zapasom, przyspieszenie obrotu i zmniejszenie odpisów, a wszystko to zwiększa sprzedaż i zyski. Dzięki temu menedżerowie mają więcej czasu na analizę i eliminację problematycznych kwestii związanych z bieżącymi zadaniami.

Powinni Państwo pilnie ponownie rozważyć korzystanie z narzędzia do zarządzania zapasami, jeżeli zauważą Państwo następujące czynniki:

• Niezrównoważony asortyment: często brakuje towarów szybko rotujących i o dużym popycie, a twarda sprzedaż zaśmieca magazyn i półki. Są to utracone sprzedaże. Poziom dostępności wynosi średnio 80% lub mniej.
• Wysoka nadwyżka zamraża kapitał obrotowy. Towary wolno rotujące są spisywane na straty lub sprzedawane po niskich cenach.
• Kierownicy stale narzekają na brak zapasów, chociaż magazyn szybko się rozrasta pod względem powierzchni i personelu.
• Rośnie ilość towarów odrzuconych w magazynie (przekwalifikowanie, braki w zamówieniach sformowanych i wysłanych do klienta).
• Dodatkowe koszty związane z przemieszczaniem towarów między miejscami składowania w przypadku pilnych dostaw.
• Nie ma automatycznego generowania zamówień. Do obliczania prognoz i zamówień wykorzystywane są ekspertyzy menedżerów i metody autora; menedżerowie nie są wymienni.
• Duży procent błędów jest spowodowany czynnikiem ludzkim.
• Nie ma narzędzi operacyjnych do pomiaru i kontroli utraconej sprzedaży, nadwyżki i obrotu.

Właściwe zarządzanie zapasami poprawi zadowolenie klientów i efektywność całego łańcucha dostaw.

Dzielimy się wynikami naszych klientów: zmniejszenie nadwyżki o 30-60%, wzrost sprzedaży o 20%, przyspieszenie obrotu o 20-30%, uwolnienie pieniędzy z zapasów.

JAK PRZEGRAĆ GRĘ W ZARZĄDZANIE ZAPASAMI NA 7 SPOSOBÓW

Więcej informacji w PDF

Pobierz PDF

Proszę czytać dalej w części 2.