Impacto del efecto látigo en el comercio minorista: causas, consecuencias y soluciones

Una previsión inexacta lleva a otra y, antes de que se dé cuenta, se produce toda una reacción en cadena de consecuencias negativas que siguen acumulándose como una bola de nieve hasta arruinar el negocio. Todos, desde los minoristas hasta los fabricantes, se verán afectados. El efecto látigo es el culpable, pero también existen estrategias eficaces para reducir el impacto de este fenómeno.

El efecto látigo en la cadena de suministro es un fenómeno en el que los cambios en la demanda de los consumidores provocan fluctuaciones significativas en los inventarios a nivel de fabricantes y proveedores. Convencionalmente, esto sucede de la siguiente manera:

1. Un minorista nota un ligero cambio en la demanda de los consumidores y ajusta su pedido en consecuencia.
2. Un mayorista ve el cambio, prevé un posible aumento de la demanda de otros minoristas y también ajusta su pedido.
3. El fabricante crea más productos de los que los mayoristas o minoristas pueden vender.
4. El inventario no vendido permanece en el almacén y causa pérdidas debido a los excesivos costes de almacenamiento.

El efecto dominó causado por un pequeño cambio (de ahí el nombre) puede acabar teniendo este aspecto:

Esta analogía fue introducida por primera vez por Jay Forrester en sus estudios sobre la dinámica de sistemas. Observó los bucles de retraso de retroalimentación y las correcciones excesivas inherentes a las redes eléctricas complejas. Por lo tanto, el otro nombre del fenómeno es el efecto Forrester.

El ejemplo más conocido del efecto látigo es el de la COVID-19 y la demanda de pánico de productos de higiene. En las primeras semanas de la pandemia, los minoristas hicieron pedidos masivos y los fabricantes multiplicaron por diez la producción. Sin embargo, el pánico se calmó rápidamente y la demanda volvió a niveles normales, dejando a los participantes de la cadena de suministro con un exceso de inventario.

El efecto Forrester altera la eficiencia y la estabilidad de la cadena de suministro de varias maneras:

• La sobreestimación de la demanda conduce a la sobreproducción, a un exceso de inventario y a unos elevados costes de almacenamiento (y viceversa, la subestimación provoca escasez y conduce a la insatisfacción del cliente).
• Las fluctuaciones obligan a los productores a aumentar los costes operativos, ya que necesitan ajustar la producción, la logística y la distribución de la mano de obra.
• La señal de demanda, que se mueve a través de toda la cadena de suministro, puede distorsionarse, lo que imposibilita la previsión y la toma de decisiones precisas.

Curiosamente, el efecto látigo no solo lo han experimentado los productores especializados, sino también las grandes marcas y las empresas de talla mundial. He aquí algunos ejemplos.

Se dice que este caso dio origen al nuevo término «efecto látigo». En 1992, la empresa aumentó la producción de pañales en previsión del baby boom. Esto fue el resultado de una previsión incorrecta. Los expertos predijeron que la nueva generación tendría más hijos que sus padres. Sin embargo, no se tuvo en cuenta la nueva tendencia de planificación familiar responsable. El aumento previsto de la demanda no se materializó y la empresa se vio obligada a recomprar el exceso de existencias, perdiendo 30 millones de dólares en el proceso.

Cuando los especialistas del fabricante compararon las ventas de impresoras DeskJet de los minoristas con el volumen de sus pedidos, así como sus propios pedidos de componentes, notaron un clásico efecto látigo: los pedidos de los minoristas eran ligeramente excesivos. Basándose en estos datos no verificados, el fabricante estaba produciendo más modelos de los que demandaba el mercado.

En la década de 1990, el equipo de ventas de Volvo se enfrentó a un enorme inventario de coches ecológicos. Obviamente, para reducirlo, ofrecieron un descuento. La demanda aumentó significativamente. Sin embargo, debido a una comunicación ineficaz entre departamentos, ¡el departamento de producción no sabía que esto se debía al descuento! Por lo tanto, las plantas recibieron una orden: aumentar la producción de modelos ecológicos porque la demanda es alta. Así que en lugar de liquidar el inventario, aumentaron la producción. Este es un típico efecto látigo.

¿Cuáles son las causas fundamentales del efecto látigo? Analicemos los factores que tienen el mayor impacto.

El problema se basa en la incapacidad de predecir con precisión la demanda final del cliente. El hecho es que cada participante en la cadena de suministro hace sus propias previsiones basadas en los pedidos que recibe. A menudo, extrapolan estos pronósticos al futuro sin centrarse en la demanda real. Es decir, el minorista hace pedidos con un pequeño excedente por si acaso, y el intermediario mayorista hace lo mismo, y así continúa hasta el fabricante. Como resultado, una ligera fluctuación en la demanda se convierte en una gran ola de imprecisión a lo largo de la cadena de suministro.

La práctica generalizada de consolidar pedidos pequeños en lotes grandes se explica por la necesidad de ahorrar y optimizar. Su inconveniente es la colocación irregular de pedidos o su acumulación hasta alcanzar un determinado volumen, y los proveedores pueden interpretar estas fluctuaciones a su manera. Por ejemplo, pueden creer que los pedidos irregulares pero grandes están asociados a picos de demanda. Estos picos creados artificialmente se transmiten luego a lo largo de la cadena, lo que provoca una distorsión de los datos.

El efecto látigo en la gestión de la cadena de suministro puede producirse debido a promociones, descuentos temporales y otras fluctuaciones de precios relacionadas con el marketing. Los precios asequibles influyen en la mayoría de los casos en el comportamiento de compra y conducen a un aumento de la demanda.

Por lo general, una vez finalizada la promoción, el aumento se reduce y vuelve a un nivel estable. Sin embargo, estos cambios repentinos pueden ser malinterpretados por los proveedores. Si no están correctamente informados sobre las actividades de marketing del minorista, podrían interpretar las fluctuaciones a corto plazo como cambios constantes en la demanda.

El problema anterior es la causa principal del problema siguiente. Si no hay un intercambio de datos en tiempo real entre los participantes de la cadena de suministro, se producen errores críticos. Cada participante acaba tomando decisiones basadas únicamente en los datos reales de sus clientes, sin conocer las razones de los mismos.

La falta de visibilidad de la demanda final conduce a acciones reactivas: a menudo, la reacción a las fluctuaciones es excesiva y conduce a la acumulación de exceso de inventario y otras consecuencias.

Cuanto más tiempo transcurra entre la realización de un pedido y su recepción, mayor será la probabilidad de que la demanda cambie durante este periodo. Un principio típico de gestión de la cadena de suministro en estos casos es tratar de compensar el posible retraso realizando más pedidos o manteniendo existencias de seguridad. Sin embargo, esto solo aumenta las fluctuaciones de la demanda para los proveedores.

Los retrasos debidos a problemas de transporte o fallos de producción también pueden convertirse en desencadenantes. Los participantes en la cadena de suministro tendrán que reaccionar ante esto, y la información sobre la demanda se verá temporalmente distorsionada.

Comprender la causa del efecto látigo es el primer paso, pero es igualmente importante entender cuáles son las consecuencias reales de este efecto para los participantes de la cadena de suministro. Vale la pena decir que son graves. Consideremos solo las más importantes.

Esta es una consecuencia obvia. Debido al efecto, se acumula un exceso de inventario en todos los niveles de la cadena de suministro. Como resultado, aumentan los costes de almacenamiento y se congela una parte importante del capital circulante. Tenemos que recortar las inversiones, hacer frente al problema del deterioro, la obsolescencia y la eliminación de mercancías. Se trata de pérdidas financieras directas.

Curiosamente, el efecto látigo también puede causar lo contrario: una escasez de bienes. Esto ocurre cuando los cambios repentinos en la demanda son difíciles de predecir y transmitir a lo largo de la cadena de suministro, y el fabricante no tiene tiempo para aumentar la producción de manera oportuna. El resultado es una pérdida de ventas potenciales, la decepción de los clientes, el cambio de estos a la competencia y una caída en la lealtad a la marca.

La consecuencia de una demanda inestable es el uso ineficiente de la capacidad de producción. Los fabricantes a menudo tienen que reorganizar los procesos y cambiar los enfoques, pasando de trabajar horas extras bajo presión a tener demasiado tiempo de inactividad. Los costes de transporte también aumentan, ya que las entregas urgentes son más caras.

Los costes de almacén aumentan debido a la necesidad de almacenar el exceso de inventario y a la necesidad de procesar los pedidos rápidamente y mover las mercancías al instante en respuesta a los rápidos cambios en la demanda.

Los patrones de pedidos impredecibles socavan las relaciones de los minoristas con los proveedores y fabricantes. Un cambio brusco en el volumen o un aumento inesperado de los suministros obligará a modificar los planes y enfoques de la gestión de procesos, y son factores a los que es difícil responder. Una respuesta objetiva a la cooperación con un cliente así es rechazar o aumentar el coste, pero las relaciones a largo plazo no pueden construirse así, y son muy necesarias en un entorno saturado de competidores.

El efecto látigo puede manifestarse a nivel macroeconómico: los cambios significativos en la oferta y la demanda provocan fluctuaciones en los precios de las materias primas y los productos acabados. En tales casos, es imposible hacer previsiones precisas a largo plazo y adoptar planes estratégicos. El mejor ejemplo es la mencionada crisis de la cadena de suministro provocada por la pandemia. Nadie estaba preparado para que la demanda de mascarillas médicas N95 aumentara 100 veces.

Veamos las soluciones que se pueden implementar para reducir la amplitud de las fluctuaciones de la demanda.

Basar sus expectativas en datos históricos es bueno, pero se necesitan enfoques más inteligentes para la previsión. Es importante implementar herramientas analíticas modernas que puedan tener en cuenta la estacionalidad, el impacto de las campañas de marketing, los indicadores económicos y otros factores. También es necesario introducir la práctica de la planificación, previsión y reabastecimiento colaborativos (CPFR), que se basa en el intercambio general de datos y la previsión conjunta entre los socios de la cadena de suministro.

Pase de la gestión reactiva del inventario a la práctica de optimizar los niveles de inventario en cada etapa de la cadena de suministro. Para ello, debe determinar la cantidad adecuada de existencias de seguridad basándose en los datos de demanda y los plazos de entrega. También será de ayuda la integración de un sistema de reabastecimiento automático que responda automáticamente a la demanda real y minimice las fluctuaciones negativas durante los pedidos.

Los descuentos impredecibles o excesivamente agresivos distorsionan los datos, ya que provocan aumentos artificiales de la demanda, seguidos de rápidos descensos. Sus estrategias de precios deben ser más equilibradas y evitar las ventas inesperadas. Si es necesario, asegúrese de coordinar sus acciones con los proveedores y tenga en cuenta las capacidades de la cadena de suministro y la capacidad de la marca.

Haga que toda la cadena de suministro sea transparente mediante el intercambio de datos en tiempo real. Esto incluye previsiones de demanda, información sobre niveles de inventario, planes de producción y calendarios de entrega. Cuantos más datos tengan los socios, mejor informadas estarán sus decisiones durante los altibajos de la demanda.

El desarrollo de la inteligencia artificial y los sistemas de automatización ha abierto nuevas oportunidades para reducir el efecto látigo en el comercio minorista. Por ejemplo, la plataforma LEAFIO AI Retail ofrece soluciones innovadoras para optimizar los enfoques de gestión de la cadena de suministro.

• Los enfoques tradicionales de previsión no pueden hacer frente a los retos del mercado moderno, y las previsiones inexactas no hacen más que exacerbar el efecto látigo. En cambio, el software basado en inteligencia artificial y aprendizaje automático es capaz de analizar enormes cantidades de datos: desde las ventas históricas hasta el impacto de factores externos. Esto aumenta significativamente la precisión de las previsiones y permite a los participantes de la cadena de suministro tomar decisiones informadas.
• Una de las razones del efecto látigo, como ya hemos descubierto, es la falta de transparencia en la cadena de suministro. Las herramientas modernas pueden proporcionar visibilidad de extremo a extremo y recopilar datos en tiempo real en todas las etapas. Esto hace imposible tomar decisiones basadas en información incompleta u obsoleta.
• Además, las soluciones inteligentes modernas utilizan análisis predictivos para ajustar automáticamente los niveles de inventario en todas las etapas. Hablamos de cadenas de suministro inteligentes modernas que son capaces de adaptarse a los cambios en la demanda y garantizar un equilibrio óptimo entre los costes de almacenamiento y la satisfacción del cliente final.