Actualización de ERP: importancia, consejos e implantación

Muchas empresas llegan a un punto en el que tienen que plantearse proyectos de actualización de ERP. Según las estadísticas de G2 ERP, el 50% de las empresas están planeando actualizaciones de ERP en breve. 

Actualizar el software ERP es vital para mantener la productividad e identificar lagunas en los procesos y en la cualificación del personal. Los sistemas actualizados admiten la integración con el comercio electrónico, ofrecen nuevas funcionalidades, mejoran las tecnologías móviles y en la nube y ayudan a mantener el cumplimiento de las cambiantes normativas de seguridad. Así, actualizar el software ERP significa seguir siendo relevante en el mercado actual. 

En esta guía, descubra si sustituir o actualizar su sistema actual es la opción adecuada para usted. Sepa cómo maximizar el potencial de su sistema ERP con la IA y las tecnologías SaaS. 

Principales conclusiones

Actualizar ERP mantiene competitividad y asegura integración con nuevas tecnologías.

• Evita cuellos de botella en reportes. 

• Facilita usar IA o demand sensing. 

• Mejora velocidad de procesos internos. 

• Garantiza compliance fiscal y logístico. 

• Reduce mantenimientos costosos del legacy.

Un sistema ERP en una tienda minorista puede estar obsoleto si no puede integrarse perfectamente con las plataformas de comercio electrónico o no admite el acceso móvil, lo que limita la flexibilidad y la eficiencia operativas. Si el sistema tiene dificultades para proporcionar análisis de datos en tiempo real, lo que provoca retrasos en la toma de decisiones, o si los procesos de gestión del inventario y de la cadena de suministro son ineficaces, provocando discrepancias en las existencias o exceso de stock, es un signo de obsolescencia.

Además, las dificultades para adaptar la tecnología heredada a las nuevas tendencias del mercado, la mala experiencia del cliente debida a herramientas de CRM inadecuadas, y el aumento de los costes de mantenimiento o los problemas de compatibilidad de las versiones antiguas de los sistemas ERP heredados con las tecnologías más recientes indican que el sistema está anticuado. Además, es hora de actualizarlo si el sistema heredado no cumple las normas actuales de seguridad de datos. 

Los sistemas ERP modernos ofrecen capacidades que van mucho más allá del alcance de los sistemas antiguos. Pueden predecir las tendencias del mercado y los comportamientos de los clientes con gran precisión, lo que permite una gestión proactiva del inventario y estrategias de marketing personalizadas.

La automatización potenciada por la IA está revolucionando la forma de gestionar todo, desde la tramitación de pedidos hasta la atención al cliente. Está reduciendo los errores derivados del trabajo manual y ayudando a las empresas a ahorrar en costes operativos. Es como tener un ayudante supereficiente que minimiza los errores en cada departamento, haciendo las cosas más fluidas y rentables.

En otras palabras, los algoritmos de ML optimizan la logística de la cadena de suministro,  previendo las demandas con precisión para evitar el exceso de existencias o el desabastecimiento. 

Además, los análisis impulsados por la IA proporcionan a los líderes empresariales una visión profunda de los procesos empresariales básicos, las operaciones y el rendimiento, identificando mejoras de la eficiencia y oportunidades de ingresos, una hazaña inimaginable para los sistemas ERP tradicionales que carecen de capacidades avanzadas de procesamiento de datos y análisis predictivo. 

La actualización de los ERP es crucial para mantener un entorno empresarial eficaz, competitivo y con capacidad de respuesta. Introducen los últimos avances tecnológicos, como la IA y el ML, mejorando las capacidades analíticas, la eficiencia operativa y los procesos de toma de decisiones.

Las actualizaciones garantizan que el sistema ERP siga siendo compatible con el software y el hardware empresarial en evolución, reduciendo el riesgo de interrupciones operativas y vulnerabilidades de seguridad. Permiten a las empresas adaptarse a las cambiantes demandas del mercado y a los requisitos normativos, garantizando el cumplimiento y mejorando la gestión de riesgos.

Al evolucionar continuamente con software actualizado y nuevos sistemas ERP, las empresas pueden ofrecer un mejor servicio al cliente, agilizar su cadena de suministro y mantener una sólida ventaja competitiva en el panorama empresarial en rápida evolución.

Que sea más razonable actualizar o sustituir a un proveedor o sistema actual depende del sistema actual y de la capacidad del proveedor para satisfacer las necesidades cambiantes de la empresa, mejorar la planificación de los recursos empresariales, integrarse con nuevas tecnologías y adaptarse a los crecientes requisitos de escalabilidad y funcionalidad.

La actualización de un ERP evita el largo y costoso proceso de implantación de un nuevo sistema, que puede tardar varios años en completarse y requiere una inversión significativa. Además, una actualización significa que las empresas no necesitan someterse a un proceso de migración de datos complejo y arriesgado, que puede provocar pérdidas o una mala integración de los datos.

Mediante la actualización, las empresas pueden conservar la funcionalidad con la que sus usuarios están familiarizados, al tiempo que obtienen características y capacidades mejoradas, lo que garantiza la continuidad y la eficacia de las operaciones. 

Por otro lado, sustituir un sistema ERP, en lugar de actualizarlo, podría ser el curso de acción necesario cuando el sistema existente carece de funcionalidades críticas que no pueden abordarse mediante actualizaciones o módulos adicionales. Esto podría ocurrir cuando los avances tecnológicos o la evolución de los modelos empresariales introducen nuevos requisitos operativos que el proveedor actual no puede soportar.

Optar por una sustitución permite a las empresas seleccionar una solución que se ajuste más a sus necesidades actuales y futuras, ofreciendo potencialmente mejores condiciones de precio y servicio. 

Este movimiento estratégico puede dotar a una empresa de un sistema ERP más capaz, flexible y escalable para impulsar el crecimiento y adaptarse a los retos futuros.

Una estrategia de actualización de ERP exitosa debe comenzar con la definición de las áreas específicas dentro de sus operaciones que requieren mejoras, como ciertas funciones como la gestión de inventarios, la gestión de relaciones con los clientes o las capacidades de generación de informes de análisis de datos.  

En el siguiente paso del proceso de actualización o puesta al día de un ERP, se llevará a cabo una exhaustiva investigación de mercado para comprender las últimas funcionalidades que ofrecen las soluciones avanzadas de planificación de recursos empresariales. Esta investigación debe centrarse en identificar las funcionalidades que no sólo aborden sus puntos débiles actuales, sino que también se alineen con sus objetivos empresariales a largo plazo. 

Decidir cuáles de estas innovadoras funcionalidades va a incorporar a su próximo proyecto y plan de actualización es crucial. Garantiza que su proyecto de actualización de ERP mejore la eficacia operativa y respalde el crecimiento de las oportunidades de negocio.

La plataforma LEAFIO AI Retail revoluciona las soluciones ERP con algoritmos avanzados de IA y capacidades de automatización de alto nivel. Al implementar la plataforma, los minoristas desbloquean varios beneficios tangibles: 

1. Previsión precisa de la demanda: Los algoritmos proporcionan previsiones de la demanda a corto, medio y largo plazo de hasta un año, lo que aumenta la precisión de las ventas y la planificación operativa al tiempo que mejora las previsiones y promociones estacionales. 

2. Reaprovisionamiento totalmente automatizado: Los minoristas pueden generar y enviar automáticamente miles de pedidos a los proveedores, eliminando la intervención manual, los errores y las tareas rutinarias. 

3. Perspectivas y visualización de datos: El tablero de LEAFIO permite a los gerentes evaluar rápidamente el estado del inventario, las tareas actuales y los KPI. La herramienta le permite identificar rápidamente las posibles áreas problemáticas y profundizar en análisis más detallados para determinar la causa raíz del problema. 

4. Planificación y ejecución eficaces de las promociones: Los minoristas pueden abastecerse a tiempo para las promociones planificadas, adaptar las existencias a las ventas promocionales reales, minimizar el exceso de existencias tras la actividad y analizar la eficacia de la promoción. 

5. Optimización del surtido: Calcule los pedidos de nuevas SKU, realice un seguimiento de la eficacia del surtido y elimine sin problemas los productos ineficaces del surtido basándose en las existencias actuales y en las características de la cadena de suministro. 

6. Gestión y optimización del macroespacio: Cree y ajuste la distribución de la planta de ventas, la posición de los accesorios y analice su eficacia. 

7. Planogramas eficaces basados en datos: Genere automáticamente planos de exposición basados en los datos de ventas y márgenes de los productos. 

Puede adaptar las soluciones LEAFIO AI una por una, comenzando por el módulo que responda a sus necesidades empresariales inmediatas. A medida que avance, integre módulos adicionales en su solución ERP de forma gradual. La integración del software con un sistema ERP se realiza una vez, todas las conexiones posteriores se hacen sobre la base de la configuración existente. La adopción temprana de la plataforma garantiza que sus herramientas informáticas evolucionen con su negocio, evitando el estancamiento tecnológico y permitiendo un crecimiento sincronizado. 

Para actualizar eficazmente un sistema ERP moderno, los minoristas deben considerar cómo será su sector a largo plazo.

Estas son las características más importantes que debe tener en cuenta en la lista de comprobación de actualización de ERP que le ayudará a elaborar un plan de proyecto de actualización de software:

Incorpore sofisticados algoritmos de previsión de la demanda que tengan en cuenta la estacionalidad, las campañas promocionales, los calendarios de los proveedores, etc., minimizando la dependencia de los datos históricos únicamente y reduciendo los errores de planificación del inventario.

Durante el proceso de selección de un ERP, opte por sistemas capaces de generar y ajustar miles de pedidos diarios con una intervención humana mínima, garantizando una gestión eficaz del inventario y reduciendo los riesgos asociados a los ajustes manuales.

Seleccione proveedores de ERP que se centren en la prevención de problemas como el exceso de existencias, la pérdida de ventas y las pérdidas por desecho mediante la supervisión continua de los indicadores clave de rendimiento (KPI), los avisos oportunos y las capacidades especializadas de gestión del inventario.

Opte por sistemas ERP modernos y sistemas que ofrezcan análisis completos que proporcionen una visión holística de las principales operaciones empresariales, permitiendo un análisis detallado del rendimiento, la gestión del cambio y la planificación estratégica basada en una amplia gama de indicadores operativos.

Elija plataformas diseñadas teniendo en cuenta las complejidades del comercio minorista, desarrolladas por profesionales experimentados y adaptadas para abordar los retos y la dinámica únicos del sector minorista.

Busque sistemas ERP que ofrezcan la flexibilidad necesaria para adaptarse a los procesos específicos de reposición de existencias y logística, permitiendo modificaciones y ajustes personalizados para satisfacer eficazmente los requisitos únicos de su empresa.

Dé prioridad a los proveedores que prometan un calendario rápido de implantación del ERP y mejoras operativas inmediatas, centrándose en la consecución de resultados tangibles como la optimización de los niveles de inventario, la mejora de los índices de cumplimiento de los pedidos y el ahorro de costes en un periodo breve.

Estas características garantizan que los costes de implantación de las actualizaciones de ERP abordan las necesidades operativas actuales y posicionan a la empresa para el crecimiento y la eficiencia futuros.