Ser un minorista de éxito significa seguir algunas reglas fundamentales: controlar sus ventas, conocer su demanda, gestionar su inventario y recordar que su cliente es un rey. Se trata de principios muy básicos que mantienen su validez a lo largo de los años. Las tecnologías están cada vez más desarrolladas, los consumidores son cada vez más exigentes y el comercio electrónico ha diversificado las ventas como nunca antes. Sin embargo, estas reglas siguen siendo los principios básicos que todo minorista debe respetar.
El stock de seguridad es la solución de primeros auxilios para cualquier problema inesperado. Las inventario de seguridad pueden mantenerle preparado para cualquier tormenta de nieve o parada del motor de una máquina, o incluso para un repentino aumento de la demanda de los consumidores (que no es un problema en absoluto, pero recuerde que debe estar preparado para hacerle frente).
Principales conclusiones
Calcular bien el stock de seguridad balancea riesgo de quiebre con costos extra.
Usa demanda promedio + variación.
Ajusta por lead time del proveedor.
Evalúa impacto de roturas pasadas.
Integra a sistema automático de pedidos.
Revisa periódicamente con data fresca.
Los clientes de hoy en día son exigentes y educados, están acostumbrados a los niveles más altos de experiencia del cliente, saben perfectamente qué quieren y cuándo lo necesitan. No están acostumbrados a esperar. Y el mundo competitivo moderno tiene todo para ofrecerles. La empresa más inteligente y rápida gana.
¿Cómo ser el más listo? ¿Cómo hacer que sus mercancías se envíen a tiempo, manteniendo sus beneficios altos y sus gastos bajos? ¿Cómo conocer su demanda y gestionar su almacén? La gestión de inventarios es la respuesta. Los sistemas y técnicas actuales de gestión de inventarios le ayudarán a organizar la rotación de sus existencias de forma fluida y eficaz: determinarán su demanda y repondrán las estanterías de su almacén, sin cargarlas demasiado y sin dejarlas vacías.
Sin embargo, sigue habiendo factores externos y circunstancias de fuerza mayor imprevisibles que escapan al control de cualquier sistema de gestión de inventarios. Se trata de condiciones meteorológicas adversas que pueden afectar al transporte y la logística, errores y fallos humanos, averías de maquinaria que pueden provocar retrasos en el suministro o pérdidas de ventas. Ocurre. Y lo que es más peligroso, puede costarle una pérdida de reputación o de fidelidad de sus clientes.
En este artículo, explicaremos cómo calcular el inventario de seguridad, daremos ejemplos prácticos y mostraremos un software que ayuda a su comercio minorista en todo este proceso.
¿Que es el stock de seguridad?
Las stock de seguridad (a veces llamadas existencias "reguladoras") son un inventario extra almacenado en las estanterías del almacén en caso de acontecimientos inesperados o de emergencia. Las existencias de seguridad ayudan a los minoristas a escapar de la situación de falta de existencias provocada por retrasos imprevistos, causas de fuerza mayor, errores en el cálculo de la demanda o un salto repentino de la actividad de los clientes.
La cantidad de existencias de seguridad deberá ser suficiente para sobrevivir a cualquier turbulencia y mantener contentos a los clientes. Al mismo tiempo, no debe almacenar demasiadas existencias de seguridad, ya que los costes de almacenamiento pueden inmovilizar sus activos operativos y sus finanzas. Así pues, aquí surge una pregunta: ¿cómo se calculan las stock de seguridad?
¿Cómo calcular el stock de seguridad?
¿Cuál es el nivel óptimo de existencias de seguridad? Para calcularlo, necesita disponer de algunos indicadores que se pueden encontrar en un registro de ventas y en el historial de reposición de existencias. Estos indicadores son el plazo de entrega y la utilización diaria.
El stock de seguridad en la tienda varía para diferentes tipos de productos. El stock de seguridad es la cantidad adicional de inventario que se mantiene en la tienda para evitar que se agote el inventario en caso de una mayor demanda de lo esperado o de retrasos en la entrega de nuevos pedidos.
Por ejemplo, para productos de alta demanda como alimentos frescos, productos de limpieza y artículos de higiene personal, se debe mantener un stock de seguridad más alto debido a la frecuencia con la que se venden y la necesidad de tenerlos siempre disponibles para los clientes.
Para otros productos con una demanda menos frecuente, como productos de temporada o productos especializados, se puede mantener un stock de seguridad más bajo ya que no se esperan grandes aumentos en la demanda.
Es importante considerar factores como la estacionalidad, la frecuencia de venta y la rapidez de reposición al determinar el nivel de stock de seguridad adecuado para cada tipo de producto.
Fórmula del stock de seguridad
Ésta es la fórmula de la stock de seguridad:
Utilización diaria máxima (artículos) x Plazo de entrega máximo (días) - Utilización diaria media (artículos) x Plazo de entrega medio (días) = Stock de seguridad (artículos)
Plazo de entrega
Dicho de forma muy sencilla, un plazo de entrega es el tiempo total que se tarda en entregar la mercancía de un proveedor a su almacén (básicamente, el tiempo que transcurre desde que se realiza el pedido hasta que se recibe en su almacén).
Imagine una situación en la que un proveedor y un minorista tienen un acuerdo, que prevé que el proveedor sólo acepta pedidos los viernes. Un minorista realiza su pedido el lunes. Entonces, el retraso en el pedido es de 4 días. El suministro suele tardar 3 días. Así que, en este caso, el plazo de entrega será de 7 días, una suma del retraso en el suministro y el retraso en el pedido, o, en otras palabras, el tiempo que se necesita para completar el pedido desde su inicio hasta el final.
La utilización diaria es el número de mercancías (artículos) que se venden al día.
Inventario de seguridad ejemplo
Una pastelería de Paris vende bombones suizos. Normalmente, la mercancía se entrega desde una fábrica de chocolate de Suiza a la pastelería francesa en 3 días (éste es el plazo medio de entrega, el tiempo transcurrido entre la realización del pedido y su cumplimiento por parte de los pasteleros suizos). La pastelería vende 15 bombones al día (se trata de un uso medio diario), aunque durante una temporada festiva de Navidad o Semana Santa las ventas suelen aumentar hasta 25 piezas al día (se trata de un uso máximo diario).
El tiempo en invierno puede ser bastante impredecible y las nevadas provocan retrasos en la entrega de los chocolates, por lo que a veces se tarda 10 días en recibir la mercancía (por tanto, éste es el plazo máximo de entrega).
Así, utilizando la fórmula de las existencias de seguridad obtenemos lo siguiente: (25x10) - (15x7) = 145
La pastelería Paris necesita 145 bombones para mantener como stock de seguridad.
El stock de seguridad no es un número estático, está sujeto a cambios con las fluctuaciones de la demanda, los plazos de entrega, etc.
Una buena rotación de existencias se basa en un equilibrio entre pedidos y ventas. Comprender las existencias de seguridad ayuda a medir otro indicador de importancia estratégica, denominado punto de pedido. El punto de reorden es una medida esencial, un equilibrio entre la cantidad adecuada de inventario, el exceso de existencias y la falta de existencias.
Los sistemas modernos de gestión de inventarios pueden calcular automáticamente los niveles de existencias de seguridad y el punto de pedido, así como analizar la dinámica de las ventas, controlar las tendencias y elaborar informes en tiempo real.
Inventario de seguridad: ventajas y desventajas
El inventario de seguridad es un inventario adicional que la empresa mantiene para protegerse contra variaciones en la demanda del producto y retrasos en la entrega de proveedores. Aunque es una práctica común en muchas empresas, el inventario de seguridad presenta tanto ventajas como desventajas.
Ventajas del inventario de seguridad:
- Asegura el suministro continuo de productos incluso en situaciones imprevisibles;
- Reduce el riesgo de falta de productos y pérdida de ventas;
- Permite que la empresa atienda a los clientes de manera más eficiente y satisfactoria;
- Ayuda a mantener una imagen positiva de la empresa en el mercado.
Desventajas del inventario de seguridad:
- Aumenta el costo de mantenimiento de inventario, ya que es necesario almacenar una cantidad adicional de productos;
- Puede aumentar los riesgos de obsolescencia de productos, ya que la empresa necesita mantener un inventario más grande;
- Puede ser difícil determinar el nivel adecuado de inventario de seguridad, lo que lleva a un exceso o falta de productos.
Para minimizar las desventajas del inventario de seguridad, es importante que la empresa utilice métodos de gestión de inventario eficientes para determinar el nivel adecuado de inventario de seguridad para cada producto, teniendo en cuenta factores como la variabilidad de la demanda, el tiempo de reposición y el costo de mantenimiento del inventario. Además, la empresa debe monitorear constantemente el desempeño del inventario de seguridad y ajustarlo según sea necesario para garantizar su eficacia y eficiencia.
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¿Cuándo debe tener su empresa un inventario de seguridad?
La empresa debe tener un inventario de seguridad siempre que existan incertidumbres en la demanda del producto o en el tiempo de entrega del proveedor. El inventario de seguridad es una cantidad adicional de productos mantenida en stock para hacer frente a posibles variaciones en la demanda o retrasos en la entrega de proveedores, asegurando que la empresa tenga suficientes productos para satisfacer a sus clientes.
Algunas situaciones en las que la empresa debe considerar la necesidad de un inventario de seguridad incluyen:
- Productos con alta variabilidad de demanda;
- Productos con tiempo de entrega largo o incierto;
- Productos con estacionalidad;
- Productos con previsión de aumento repentino en la demanda;
- Productos con una demanda difícil de prever.
Tener un inventario de seguridad adecuado es fundamental para evitar la falta de productos y la pérdida de ventas, además de garantizar la satisfacción de los clientes. Sin embargo, es importante equilibrar el costo de mantenimiento de este inventario con el riesgo de falta de productos, para garantizar la salud financiera de la empresa. Lo ideal es utilizar métodos de gestión de inventario para determinar el nivel adecuado de inventario de seguridad para cada producto, teniendo en cuenta las particularidades de cada uno.
Cómo calcular las necesidades de stock con LEAFIO Optimización de Inventario
Los sistemas de gestión de inventarios pueden calcular automáticamente los niveles de inventario de seguridad y el punto de reposición, así como analizar la dinámica de ventas, controlar las tendencias y generar informes en tiempo real.
Es hecho el cálculo automático de las necesidades de cantidad por pedido, considerando el inventario de seguridad y otros factores. En el día del pedido, según la programación, se realiza el cálculo de la demanda del producto para cada SKU en cada punto de venta.
Después de determinar la demanda actual, se analiza la cantidad de productos en existencia en ese momento, así como la cantidad de productos que ya han sido pedidos anteriormente y están en camino. Posteriormente, se determina la cantidad final del pedido, considerando la cantidad del pedido al proveedor.
