¿Cómo elegir un sistema de gestión de inventarios?

El panorama de la gestión de inventarios está experimentando importantes transformaciones. En los últimos años, la automatización ha cambiado la perspectiva del negocio minorista. A medida que los negocios y las operaciones se vuelven más complejos y desarrollados, requieren soluciones de gestión de inventario mejores y más eficaces, así como una mejor planificación y control del inventario.

Los minoristas son cada vez más exigentes para mantenerse al día con el mercado, los competidores y los clientes. Ya no necesitan sólo una herramienta de gestión de inventarios, sino una solución inteligente multifuncional que añada valor a su negocio.

Sin embargo, la forma en que las empresas gestionan su inventario ha cambiado no hace mucho tiempo. En la década de 2010, las empresas utilizaban hojas de cálculo. Cada tienda formaba sus pedidos de forma bastante caótica, sin una estrategia o metodología de gestión de inventario.

Hoy en día, el mercado ha dado un giro de 180 grados: la automatización está remodelando los modelos de negocio, los puestos de trabajo humanos están siendo sustituidos por la tecnología. Las tecnologías automatizadas de gestión de inventarios pueden funcionar mejor y con más eficacia que los humanos, y he aquí por qué:

• Las personas pueden obtener incentivos monetarios y recompensas de los proveedores por promocionar determinados productos;
• Las personas pueden centrarse en sus KPI personales en lugar de en los objetivos estratégicos de la organización;

Por ejemplo, el equipo operativo trabaja para reducir las amortizaciones. Para lograr este objetivo, piden menos productos "arriesgados y de baja demanda" y mantienen sus cantidades bajas. Y viceversa, cuando las personas tienen sus KPI relacionados con las ventas, pueden distorsionar la matriz de surtido y toda la cadena de distribución al reordenar manualmente los productos más vendidos en lugar de los de baja demanda.

Estos y otros riesgos contribuyeron al desarrollo activo de sistemas de gestión de inventarios en línea que hacen uso de la tecnología en lugar de la fuerza humana. Los pedidos se forman y se envían sin necesidad de ninguna interacción humana.

Los sistemas de gestión de inventarios en línea se convirtieron en los sucesores de las hojas de cálculo Excel y de los módulos integrados de los sistemas ERP, que funcionaban sobre la base de algoritmos mín./máx. muy básicos y no eran aplicables a diferentes categorías de SKU. El software ERP no estaba totalmente automatizado y la gente solía utilizar hojas de cálculo Excel "viejas pero buenas" e influía manualmente en el proceso de pedido. El software se utilizaba sólo para generar estadísticas de pedido que ayudaran a la gente a calcular manualmente las cantidades de pedido para cada SKU. Llevaba mucho tiempo y era ineficaz. 

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Los sistemas modernos de gestión de inventarios han revolucionado la forma de hacer los pedidos. El elemento humano se elimina por completo. Las soluciones de software automatizadas analizan los datos de ventas de miles de SKU, hacen un seguimiento de la volatilidad de la demanda y eligen automáticamente la cantidad de reposición necesaria.

Parece el sueño de cualquier minorista, ¿verdad?

Sin embargo, sin una planificación adecuada del proceso empresarial, ninguna solución de software puede aumentar sus beneficios.

Sistema de gestión de inventario y negocio minorista

En el negocio minorista, el rendimiento financiero viene determinado por la magnitud de un ciclo operativo, el desfase temporal en el que influyen el índice de rotación del inventario y el crédito comercial (en otras palabras, la prolongación del pago a los proveedores). Cuanto mayor sea este desfase, más fondos estarán disponibles para la actividad operativa y el desarrollo.

El crédito empresarial (o el pago aplazado y ampliado) se concede a los agentes acreditados del mercado, por lo que depende del valor de mercado de su empresa y de la capacidad de sus empleados para comunicarse con vendedores y proveedores.

El índice de rotación del inventario es el principal indicador de la eficacia de la gestión del inventario. La rotación de inventarios se calcula a partir de los datos de existencias y ventas de un determinado periodo de tiempo y muestra el número de días/mes hasta la siguiente reposición. La rotación de inventario también se ve influida por la matriz de productos, el rendimiento del surtido y, por supuesto, los instrumentos de gestión de inventario utilizados.

Así pues, un software de sistema de gestión de inventarios es un conjunto de procesos empresariales de venta al por menor que están diseñados para mantener un cierto nivel de disponibilidad de la matriz de surtido para atender la demanda de los clientes. Estos procesos empresariales son

• reposición del inventario de la tienda y del almacén central. Incluyendo las mercancías de demanda regular, promocional, productos de temporada (teniendo en cuenta todas las restricciones de los minoristas y proveedores SC);
• análisis de los indicadores clave de rendimiento del inventario; 
• respuesta a problemas emergentes;
• el análisis "qué pasaría si", es una herramienta de gestión de riesgos que le permite proyectar los indicadores clave de rendimiento al cambiar los parámetros de entrada.

Imaginemos un minorista que gestiona 30 tiendas con una media de 5.000 SKU. Esto significa que tenemos que gestionar y controlar 150.000 artículos, cada uno con su propia demanda, suministro y rendimiento de categoría. Para calcular las cantidades de reposición, habrá que analizar cada artículo, su demanda y sus ventas.

Esto explica la necesidad de un sistema automatizado de gestión de inventarios que realice todos los cálculos y análisis y presente el "producto" final al gestor, que ahora tiene tiempo para dedicarse a una actividad analítica y estratégica, al trabajo con los KPI y al desarrollo.

Funciones a las que hay que prestar atención a la hora de elegir un nuevo sistema de gestión de inventarios o de actualizar el actual:

1. Generación de cantidades de pedido correctas para la reposición, para cada SKU en cada tienda.
2. Seguimiento y análisis de la demanda, en consonancia con los picos de demanda estacionales/festivos/de ventas.
3. Análisis prácticos y fáciles de usar de los indicadores clave de rendimiento del inventario.

Características imprescindibles de un sistema de gestión de inventarios:

1. Alto nivel de automatización y UI/UX de calidad.

Un software de sistema de gestión de inventario de calidad puede crear listas de tareas prioritarias personalizadas para cada usuario. El usuario puede hacer un seguimiento de los niveles actuales del inventario objetivo, tener a mano los calendarios de pedidos y entregas, y acceder a prácticos informes personalizados sobre excedentes de inventario, déficit, retrasos en las entregas, etc. Es más, el sistema puede reaccionar rápidamente ante los probables errores y enviar rápidamente la notificación al usuario. 

La facilidad de uso y la interfaz intuitiva determinan la eficacia de todo el sistema. Los empleados de todos los niveles deberán ser capaces de leer y comprender los datos, así como de aprender rápidamente a trabajar con el sistema. 

2. Añadir valor a los resultados financieros de una empresa. 

¿Cómo puede contribuir un sistema de gestión de inventarios en línea a la obtención de beneficios?

• mediante el seguimiento automatizado del inventario y el cálculo de la reposición para cada SKU en cada tienda, mediante el recuento del inventario en tiempo real y la actualización con el último cambio en la demanda, el calendario de entregas, las alteraciones en el embalaje, etc;
• mediante la reposición y el reenvío automatizados dentro de la cadena de suministro de la empresa, asignando y enviando pedidos a proveedores, almacenes, tiendas, cross-docking;
• mediante la personalización de las cantidades de reposición para las tiendas y los centros de distribución, analizando la demanda estacional, las ventas bajas, los productos perecederos, los picos de demanda de artículos promocionales.

Cada categoría de producto es única. Al calcular las métricas de reposición y seguimiento, el sistema de gestión de inventarios deberá analizar las características de los productos. Por ejemplo, si vende productos secos, su sistema de inventario deberá gestionar

• la demanda media diaria
• la demanda estacional
• las promociones y ventas previstas;
• reputación y fiabilidad del proveedor.

Si vende productos frescos, tiene que añadir estos 3: 

• picos de demanda diarios, según el día de la semana;
• orientación y comercialización, disponibilidad de mercancías en los estantes para los clientes objetivo;
• fechas de caducidad.

El sistema de gestión de inventario en línea deberá adaptar sus métricas a todos sus factores y disponer de un algoritmo totalmente personalizable y construible para ajustarse a las necesidades de cada empresa y adaptarse a sus objetivos.

Por ejemplo, cuando un sistema formule un pedido para enviarlo al almacén principal, el algoritmo incluirá las siguientes métricas

• demanda de ventas para cada tienda
• actividades de promoción y venta para cada tienda
• demanda estacional;
• ventas de los CC;
• otros factores que puedan influir en el pedido dentro de un tramo de entrega.

3. Funcionalidad adicional para la formación y reposición de pedidos:

• Optimización de las cantidades de los pedidos (coste del pedido, peso, palés, cantidades de producto). El sistema calcula y analiza los datos de entrada y en tiempo real y corrige las cantidades de los pedidos (las aumenta si el proveedor, por ejemplo, tiene un requisito de pedido mínimo y las disminuye, si hay alguna limitación presupuestaria en los pedidos de salida).
• Dividiendo los pedidos para adaptarlos a las necesidades logísticas (capacidad de carga de los vehículos/número de vehículos, etc.).
• Utilizando productos sustitutivos al hacer un pedido (los sustitutivos son productos similares/intercambiables que están presentes simultáneamente en la matriz de surtido).
• Hacer un seguimiento de los productos sustitutivos (si uno de los productos ya está presente en la matriz de surtido y el cliente no nota la diferencia y no tiene ninguna preferencia).
• Trabajar con proveedores alternativos adicionales.

4. Promociones y gestión del inventario estacional:

• Cálculos automatizados de pedidos y reposición de existencias para responder a las ventas una vez finalizado el periodo promocional/estacional.
• Analizar las métricas de la demanda estacional (este componente varía en función del producto/tienda/mes/semana/temporada).
• Analizar los retrasos logísticos de la temporada de vacaciones (a veces, durante la temporada alta o de vacaciones, los proveedores no son capaces de cumplir y entregar los pedidos. El sistema mantiene automáticamente un registro de dichos periodos y envía sus pedidos antes de que comiencen. Como resultado, usted está preparado y no tiene que hacer pedidos durante la ajetreada temporada alta).
• Preparación para una promoción/temporada de ventas. El sistema calcula automáticamente el inventario necesario para responder al nivel de demanda de la promoción.
• Seguimiento de la demanda de promociones en tiempo real y corrección de las mismas. El enfoque flexible de la gestión de promociones puede ayudar a pausar/detener las campañas de promoción de determinados productos si no se están vendiendo eficazmente. 
• Seguimiento preciso de la demanda en tiempo real. El sistema analiza los datos de ventas durante la promoción y corrige los niveles de inventario en consecuencia.
• Seguimiento de las colocaciones promocionales adicionales de proveedores para diferentes productos.
• Control de los niveles de inventario al final de una promoción (esta funcionalidad puede aplicarse a cualquier evento de ventas, campaña de promoción y gestión de entradas y salidas de mercancías).
• Representación y análisis visual de los datos. Los datos se presentan de forma clara para comparar y analizar las ventas y la demanda de cada promoción/cada producto.

5. Solución de problemas y control de las métricas de rendimiento:

• Análisis dinámicos en tiempo real que ofrecen una "vista de helicóptero" de todas las métricas de rendimiento: falta de existencias, exceso de existencias, índice de rotación, disponibilidad, coste de mantenimiento del inventario, índices de ventas.
• Indicación de las tareas que requieren atención inmediata (por ejemplo, disminución del inventario necesario para una promoción).

6. Control y transparencia de los datos:

• Posibilidad de generar una lista de exceso o falta de existencias, revisar el historial de pedidos y el movimiento de pedidos, para cada artículo del almacén en cuestión de segundos para reaccionar rápidamente ante cualquier cambio.
• Registro de los cambios realizados por los usuarios en el sistema.

7. Análisis en tiempo real:

Herramienta de informes flexible para analizar rápida y eficazmente las ventas perdidas, el exceso de existencias, la disponibilidad de inventario y la rotación, con los filtros de datos para cada almacén, empleado responsable y tipo de producto.

• Informes sobre la fiabilidad, puntualidad y cumplimiento de pedidos de cada proveedor.
• Informes de rotación y disponibilidad de inventario.
• Seguimiento de métricas similares.
• Herramientas de informes separadas para productos de categoría fresca, promociones en curso y finalizadas.
• Seguimiento de los cambios realizados por el usuario (muestra los cambios realizados por cada usuario).

8. Integración multiplataforma y flexibilidad:

• Puede utilizar el sistema para iniciar sesión desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar del mundo. 
• Configuración flexible, que puede adaptarse a cualquier necesidad empresarial muy rápidamente. Usted no tiene que invertir en cambios de código duro y programación adicional. La flexibilidad es un nuevo "must-have" de la década de 2020.
• Integración fácil y sin problemas con cualquier sistema de informes.
• Alta velocidad de funcionamiento.

9. Asistencia técnica constante 24 horas al día, 7 días a la semana, por parte del proveedor.

Resumamos A la hora de elegir un sistema de gestión de stocks, debe prestar atención a:

• Rendimiento de los algoritmos de reabastecimiento y adaptabilidad a la volatilidad del mercado y la demanda.
• Facilidad y usabilidad de la interfaz.
• Flexibilidad y adaptación a las necesidades de su empresa.
• Analítica transparente en tiempo real, rendimiento y seguimiento de los KPI.
• Sistema de notificación inteligente para los empleados que trabajan con el inventario, para prevenir o reaccionar rápidamente ante posibles riesgos.

Estas funciones se están convirtiendo rápidamente en los nuevos estándares del sector en la gestión del comercio minorista y del inventario. Los sistemas de gestión de inventarios que funcionan sobre la base de estos estándares son el núcleo de todo negocio minorista de éxito. La automatización del inventario es clave para alcanzar los objetivos financieros. 

¿Cómo alcanzar sus objetivos empresariales? 

En primer lugar, determine si su sistema de gestión de inventarios cumple las normas del sector. ¿Tiene áreas que deban desarrollarse? Pueden convertirse en un punto de crecimiento para su negocio.

Las soluciones de software modernas se basan en diferentes metodologías, sin embargo, el mejor resultado puede conseguirse combinando los mecanismos pull y forecast. Este enfoque está siendo utilizado con éxito por el sistema de reaprovisionamiento automático leafio para impulsar la tasa de rotación, aumentar las ventas y lograr un 100% de transparencia en los análisis y los informes.