Cómo hacerlo
¿Cómo elegir un sistema de gestión de inventarios?
Cómo hacerlo

¿Cómo elegir un sistema de gestión de inventarios?

9 min de leer
Mary Makarchuk
Mary MakarchukRetail Optimization Expert
inventory management system software

Contenido:

  • Sistema de gestión de inventarios y comercio minorista
  • Características imprescindibles de un sistema de gestión de inventarios
  • Resumen

El panorama de la gestión de inventarios está experimentando importantes transformaciones. En los últimos años, la automatización ha cambiado la perspectiva del negocio minorista. A medida que los negocios y las operaciones se vuelven más complejos y desarrollados, requieren soluciones de gestión de inventario mejores y más eficaces, así como una mejor planificación y control del inventario.

Los minoristas son cada vez más exigentes para mantenerse al día con el mercado, los competidores y los clientes. Ya no necesitan sólo una herramienta de gestión de inventarios, sino una solución inteligente multifuncional que añada valor a su negocio.

Sin embargo, la forma en que las empresas gestionan su inventario ha cambiado no hace mucho tiempo. En la década de 2010, las empresas utilizaban hojas de cálculo. Cada tienda formaba sus pedidos de forma bastante caótica, sin una estrategia o metodología de gestión de inventario.

Hoy en día, el mercado ha dado un giro de 180 grados: la automatización está remodelando los modelos de negocio, los puestos de trabajo humanos están siendo sustituidos por la tecnología. Las tecnologías automatizadas de gestión de inventarios pueden funcionar mejor y con más eficacia que los humanos, y he aquí por qué:

Por ejemplo, el equipo operativo trabaja para reducir las amortizaciones. Para lograr este objetivo, piden menos productos "arriesgados y de baja demanda" y mantienen sus cantidades bajas. Y viceversa, cuando las personas tienen sus KPI relacionados con las ventas, pueden distorsionar la matriz de surtido y toda la cadena de distribución al reordenar manualmente los productos más vendidos en lugar de los de baja demanda.

Estos y otros riesgos contribuyeron al desarrollo activo de sistemas de gestión de inventarios en línea que hacen uso de la tecnología en lugar de la fuerza humana. Los pedidos se forman y se envían sin necesidad de ninguna interacción humana.

Los sistemas de gestión de inventarios en línea se convirtieron en los sucesores de las hojas de cálculo Excel y de los módulos integrados de los sistemas ERP, que funcionaban sobre la base de algoritmos mín./máx. muy básicos y no eran aplicables a diferentes categorías de SKU. El software ERP no estaba totalmente automatizado y la gente solía utilizar hojas de cálculo Excel "viejas pero buenas" e influía manualmente en el proceso de pedido. El software se utilizaba sólo para generar estadísticas de pedido que ayudaran a la gente a calcular manualmente las cantidades de pedido para cada SKU. Llevaba mucho tiempo y era ineficaz. 

Los sistemas modernos de gestión de inventarios han revolucionado la forma de hacer los pedidos. El elemento humano se elimina por completo. Las soluciones de software automatizadas analizan los datos de ventas de miles de SKU, hacen un seguimiento de la volatilidad de la demanda y eligen automáticamente la cantidad de reposición necesaria.

Parece el sueño de cualquier minorista, ¿verdad?

Sin embargo, sin una planificación adecuada del proceso empresarial, ninguna solución de software puede aumentar sus beneficios.

Sistema de gestión de inventario y negocio minorista

En el negocio minorista, el rendimiento financiero viene determinado por la magnitud de un ciclo operativo, el desfase temporal en el que influyen el índice de rotación del inventario y el crédito comercial (en otras palabras, la prolongación del pago a los proveedores). Cuanto mayor sea este desfase, más fondos estarán disponibles para la actividad operativa y el desarrollo.

El crédito empresarial (o el pago aplazado y ampliado) se concede a los agentes acreditados del mercado, por lo que depende del valor de mercado de su empresa y de la capacidad de sus empleados para comunicarse con vendedores y proveedores.

El índice de rotación del inventario es el principal indicador de la eficacia de la gestión del inventario. La rotación de inventarios se calcula a partir de los datos de existencias y ventas de un determinado periodo de tiempo y muestra el número de días/mes hasta la siguiente reposición. La rotación de inventario también se ve influida por la matriz de productos, el rendimiento del surtido y, por supuesto, los instrumentos de gestión de inventario utilizados.

Así pues, un software de sistema de gestión de inventarios es un conjunto de procesos empresariales de venta al por menor que están diseñados para mantener un cierto nivel de disponibilidad de la matriz de surtido para atender la demanda de los clientes. Estos procesos empresariales son

Imaginemos un minorista que gestiona 30 tiendas con una media de 5.000 SKU. Esto significa que tenemos que gestionar y controlar 150.000 artículos, cada uno con su propia demanda, suministro y rendimiento de categoría. Para calcular las cantidades de reposición, habrá que analizar cada artículo, su demanda y sus ventas.

Esto explica la necesidad de un sistema automatizado de gestión de inventarios que realice todos los cálculos y análisis y presente el "producto" final al gestor, que ahora tiene tiempo para dedicarse a una actividad analítica y estratégica, al trabajo con los KPI y al desarrollo.

Funciones a las que hay que prestar atención a la hora de elegir un nuevo sistema de gestión de inventarios o de actualizar el actual:

  1. Generación de cantidades de pedido correctas para la reposición, para cada SKU en cada tienda.
  2. Seguimiento y análisis de la demanda, en consonancia con los picos de demanda estacionales/festivos/de ventas.
  3. Análisis prácticos y fáciles de usar de los indicadores clave de rendimiento del inventario.

Características imprescindibles de un sistema de gestión de inventarios:

Invenotory management system functions

1. Alto nivel de automatización y UI/UX de calidad.

Un software de sistema de gestión de inventario de calidad puede crear listas de tareas prioritarias personalizadas para cada usuario. El usuario puede hacer un seguimiento de los niveles actuales del inventario objetivo, tener a mano los calendarios de pedidos y entregas, y acceder a prácticos informes personalizados sobre excedentes de inventario, déficit, retrasos en las entregas, etc. Es más, el sistema puede reaccionar rápidamente ante los probables errores y enviar rápidamente la notificación al usuario. 

La facilidad de uso y la interfaz intuitiva determinan la eficacia de todo el sistema. Los empleados de todos los niveles deberán ser capaces de leer y comprender los datos, así como de aprender rápidamente a trabajar con el sistema. 

2. Añadir valor a los resultados financieros de una empresa. 

¿Cómo puede contribuir un sistema de gestión de inventarios en línea a la obtención de beneficios?

Cada categoría de producto es única. Al calcular las métricas de reposición y seguimiento, el sistema de gestión de inventarios deberá analizar las características de los productos. Por ejemplo, si vende productos secos, su sistema de inventario deberá gestionar

Si vende productos frescos, tiene que añadir estos 3: 

El sistema de gestión de inventario en línea deberá adaptar sus métricas a todos sus factores y disponer de un algoritmo totalmente personalizable y construible para ajustarse a las necesidades de cada empresa y adaptarse a sus objetivos.

Por ejemplo, cuando un sistema formule un pedido para enviarlo al almacén principal, el algoritmo incluirá las siguientes métricas

3. Funcionalidad adicional para la formación y reposición de pedidos:

4. Promociones y gestión del inventario estacional:

5. Solución de problemas y control de las métricas de rendimiento:

6. Control y transparencia de los datos:

7. Análisis en tiempo real:

Herramienta de informes flexible para analizar rápida y eficazmente las ventas perdidas, el exceso de existencias, la disponibilidad de inventario y la rotación, con los filtros de datos para cada almacén, empleado responsable y tipo de producto.

8. Integración multiplataforma y flexibilidad:

9. Asistencia técnica constante 24 horas al día, 7 días a la semana, por parte del proveedor.

Resumamos A la hora de elegir un sistema de gestión de stocks, debe prestar atención a:

Leafio inventory management

Estas funciones se están convirtiendo rápidamente en los nuevos estándares del sector en la gestión del comercio minorista y del inventario. Los sistemas de gestión de inventarios que funcionan sobre la base de estos estándares son el núcleo de todo negocio minorista de éxito. La automatización del inventario es clave para alcanzar los objetivos financieros. 

¿Cómo alcanzar sus objetivos empresariales? 

En primer lugar, determine si su sistema de gestión de inventarios cumple las normas del sector. ¿Tiene áreas que deban desarrollarse? Pueden convertirse en un punto de crecimiento para su negocio.

Las soluciones de software modernas se basan en diferentes metodologías, sin embargo, el mejor resultado puede conseguirse combinando los mecanismos pull y forecast. Este enfoque está siendo utilizado con éxito por el sistema de reaprovisionamiento automático leafio para impulsar la tasa de rotación, aumentar las ventas y lograr un 100% de transparencia en los análisis y los informes.


Mary Makarchuk
Mary MakarchukRetail Optimization Expert

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