Disponibilidad de productos: Beneficios, problemas y formas de mejorar

La disponibilidad de productos es objeto de mucho debate porque, por un lado, hay que asegurarse de que la mercancía esté disponible, pero, por otro, también hay que reducir los costes de almacenarla. Lo que el 72% de los minoristas desea es un equilibrio entre ambas cosas.

En este artículo, le explicaremos cómo gestionar la disponibilidad de existencias y estudiaremos su conexión con la cadena de suministro y la previsión de la demanda. Por último, pero no por ello menos importante, también le ofreceremos algunos consejos sobre la optimización mediante el uso de soluciones tecnológicas modernas.

Principales conclusiones

Garantizar disponibilidad impulsa ventas y refuerza confianza del cliente.

• Reduce carritos abandonados online. 

• Evita migración a la competencia. 

• Mejora percepción de surtido amplio. 

• Incrementa ventas impulsivas. 

• Protege imagen de marca.

¿Qué es la disponibilidad de existencias? En términos sencillos, la disponibilidad de productos consiste en que los productos estén disponibles en el lugar y el momento adecuados. El objetivo es claro: mayores ventas y satisfacción del cliente.

Con ese objetivo en mente, ¿cómo es posible que el 43% de las pequeñas empresas no realicen un seguimiento de su inventario y que el 21% afirme que "no tiene inventario"?

Sin embargo, sería demasiado simplista hablar sólo de existencias. Al fin y al cabo, la disponibilidad de existencias no consiste únicamente en reponerlas. Se trata también de alinear este proceso con las preferencias y los hábitos de compra de su público objetivo. Esto puede implicar comprar más cantidad de determinados productos durante la temporada alta, ofrecer temporalmente productos exclusivos o incluso limitar la disponibilidad para enfatizar la urgencia de la promoción. Es mucho más que una compra rutinaria de inventario.

Tres pilares sustentan la disponibilidad del inventario:

1. Previsiones claras y muy precisas
2. Gestión adecuada del inventario
3. Entrega puntual de las mercancíasс

Además, es el equilibrio entre la demanda y las existencias lo que suelen buscar los minoristas para aumentar las tasas de conversión y superar los indicadores clave de rendimiento. Puede lograrse poniendo en marcha los siguientes procesos:

• Garantizar la disponibilidad en stock de las mercancías que necesitan los clientes;
• Mejorar las expectativas de los clientes;
• Reforzar la fidelidad a su marca;
• Obtener una ventaja sobre sus competidores.

Una disponibilidad de inventario bien establecida es la base de unas decisiones de gestión eficaces porque el proceso se basa en el análisis de datos: tendencias de la demanda y el mercado, compras actuales y pasadas, comportamiento de los clientes y otros indicadores. Gestionarlo significa que no sólo puede gestionar su inventario, sino también adaptarlo a sus campañas de marketing.

Como hemos visto, la disponibilidad de existencias es clave cuando se trata de satisfacer las expectativas de los clientes y mejorar el rendimiento empresarial. Sin embargo, hasta que los procesos se ponen en marcha, siempre hay factores que pueden desequilibrar la balanza. Estos son los principales.

Ésta es una de las principales razones de la escasez. Un problema puede surgir en cualquier eslabón de la cadena de suministro: por ejemplo, en la fase de aprovisionamiento o de entrega. Si los productos no llegan a tiempo al almacén y a las estanterías, sus clientes se sentirán decepcionados, y no hay nada que pueda hacer al respecto. Por eso es importante acertar en este proceso.

Está asumiendo un riesgo si sigue llevando los registros en hojas de cálculo convencionales y pronosticando la demanda basándose únicamente en los datos de ventas pasadas. Es muy posible que estas previsiones bastante limitadas no se ajusten a la situación real.

Esto puede dar lugar a un exceso de inventario y a costes adicionales para mantenerlo, o a escasez y pérdida de ventas. Necesita disponer de datos suficientes para hacer una previsión, así como de herramientas analíticas modernas para procesar la información.

El otro problema que puede surgir en su cadena de suministro tiene que ver con los proveedores. Ellos son los que se encargan de que su mercancía esté disponible, pero ¿cómo definir a un proveedor fiable?

• El nivel de cumplimiento del pedido. Cuanto más alto sea, mayor será la garantía de que recibirá los productos pedidos con las mínimas discrepancias de existencias y retrasos.
• Cumplimiento de los calendarios acordados. Las entregas a tiempo son cruciales para mantener ciclos predecibles y protegerse contra la escasez de productos.
• Adaptabilidad a las necesidades del minorista. Un buen proveedor puede ajustarse a las cambiantes necesidades comerciales del minorista, que se expresan en la frecuencia de los pedidos y el MOQ.

La demanda estable sólo existe en los libros de texto de economía. En la realidad, puede haber caídas o picos predecibles y a veces completamente inesperados en la demanda de ciertos grupos de bienes. Puede prever la mayoría de ellos, pero no todos. Si quiere fidelizar a sus clientes, debe estar preparado, incluso estableciendo estrategias de suministro flexibles.

Quizá se haya dado cuenta de que ninguno de los problemas esbozados hasta ahora se plantea por sí solo. Todas estas cuestiones están interconectadas. Como hemos dicho antes, una previsión eficaz requiere datos completos y de alta calidad.

Una información imprecisa causa problemas de disponibilidad de existencias. Estos datos sólo pueden obtenerse mediante auditorías periódicas, procesos de gestión bien establecidos y el uso de modernas herramientas de gestión de inventarios de IA y aprendizaje automático.

Hemos enumerado los principales problemas de la disponibilidad de existencias, y ahora es el momento de centrarnos en las soluciones. He aquí algunos consejos prácticos.

Este es el punto de partida natural porque, en primer lugar, es la gestión del inventario la que le ayuda a conseguir un equilibrio: existencias suficientes para satisfacer la demanda de los clientes, pero no demasiadas.

No se olvide de la rotación del inventario. Se trata de una métrica que muestra el tiempo que se tarda en vender su inventario y sustituirlo por nuevas existencias disponibles. Si el índice de rotación es alto, significa que tiene una gestión eficaz y buenas ventas. Y viceversa: un índice bajo indica problemas de ventas o exceso de inventario.

Necesitará un sistema de gestión de stocks moderno que le proporcione datos de inventario en tiempo real y, si es necesario, tome decisiones sencillas por usted. Todo depende de la configuración: por ejemplo, puede automatizar el proceso de pedido de mercancías a un proveedor cuando ya tenga poca disponibilidad de existencias.

¿Qué aporta la integración de una herramienta especializada? Reducirá los errores humanos, mejorará la precisión y automatizará los procesos rutinarios para ahorrar tiempo que podrá dedicar a tareas más valiosas.

Estos sistemas también proporcionan información valiosa a través de informes y análisis detallados, que ayudan a las empresas a tomar decisiones informadas sobre el reabastecimiento y los volúmenes de pedidos. Los análisis de alta calidad y los informes exhaustivos proporcionan información sobre el éxito o le alertan de los problemas con prontitud.

Para lograr los resultados deseados, necesita prever la demanda correctamente. Para ello, utilice estudios de mercado y datos de ventas y apóyese en herramientas especializadas. La intuición de un gestor es algo estupendo, pero debe estar respaldada por unos cálculos de gran calidad.

Una buena previsión es una suposición basada en diversos datos: ventas anteriores, tendencias del mercado, condiciones económicas y políticas, estacionalidad, etc. Al mismo tiempo, la previsión debe adaptarse al modelo de negocio, a las especificidades del sector y a las características del público objetivo. Un ser humano no es capaz de tener en cuenta decenas de factores y llegar a un resultado exacto. Por eso es una buena idea recurrir a la ayuda de una herramienta basada en la IA.

La comunicación constante, el seguimiento del rendimiento y, posiblemente, la planificación conjunta de la demanda son los factores más importantes para el éxito de las relaciones con los proveedores. Ustedes dependen unos de otros y su éxito debe ser compartido.

Para ello, establezca criterios de rendimiento claros: esto ayudará a sus socios a comprender sus necesidades y a ajustarse a ellas. Y no olvide distribuir su base de proveedores para que la retirada repentina de uno de ellos no se convierta en una situación crítica. Las interrupciones ocurren, así que debe tener opciones.

Existen varios enfoques, pero le sugerimos que considere los siguientes:

Cálculo de las existencias de seguridad

La disponibilidad de existencias de seguridad es su amortiguador en caso de una fuerte fluctuación de la demanda real o, por ejemplo, un retraso en la entrega. Por lo tanto, debe calcular cuánto inventario necesita, teniendo en cuenta las fluctuaciones subyacentes de la demanda, la variabilidad del plazo de entrega y el nivel de servicio establecido. Mantenga el inventario necesario, pero no olvide revisarlo y ajustarlo periódicamente.

Identifique los puntos de pedido correctos para garantizar que las existencias se reponen rápidamente. Cada "punto" es un nivel de existencias a partir del cual debe realizarse un nuevo pedido para obtener un nuevo producto antes de que se agote el anterior.

Decíamos más arriba que este proceso puede automatizarse: el sistema de reaprovisionamiento automático controlará el indicador y generará los pedidos. Calcula el indicador basándose en el plazo de entrega, el nivel de existencias de seguridad, la demanda y la utilización media diaria.

El análisis ABC(D) permite a los minoristas adaptar la clasificación a sus necesidades específicas. En lugar de basarse únicamente en el valor de las ventas, los minoristas pueden elegir el criterio que mejor se adapte a sus objetivos empresariales: por ejemplo, importes de ventas, márgenes, etc. Tras seleccionar el criterio, los productos se dividen en cuatro grupos:

• Categoría A - Estos productos, que suelen constituir el 50% del criterio seleccionado, son los más importantes para la empresa. Son los que generan más ingresos, beneficios o frecuencia de ventas y requieren el control de inventario más estricto para garantizar su disponibilidad.
  
• Categoría B - Cubriendo el 30% del criterio, los elementos de la Categoría B son moderadamente importantes. Merecen mucha atención, pero puede que no requieran el mismo nivel de control que los elementos de la Categoría A.
  
• Categoría C - Estos productos, que representan el 15% del criterio, son relativamente menos importantes. Pueden tener menores volúmenes de ventas, márgenes de beneficio o frecuencia de ventas, pero siguen contribuyendo a los ingresos globales. El control de inventario para estos productos puede ser menos estricto.
  
• Categoría D - Los productos que constituyen el 5% restante del criterio son los menos importantes. Pueden tener ventas bajas, márgenes reducidos o ventas poco frecuentes. El control de inventario para estos artículos puede ser mínimo.
  

Al distribuir estratégicamente el inventario en varias ubicaciones, puede responder a la demanda de los clientes con mayor rapidez y reducir los costes logísticos. Un beneficio adicional es la protección contra las interrupciones locales. Para aplicar la estrategia:

1. Estudiar los patrones de demanda y la demografía de los clientes;
2. Segmente los productos (puede utilizar el principio ABC);
3. Piense en la ubicación de los almacenes;
4. Integrar un sistema de gestión de inventarios;
5. Desarrollar una estrategia de reposición para cada almacén;
6. Si dispone de una gran red: cree un centro y una cadena de pequeños almacenes regionales;
7. Lograr un equilibrio en la disponibilidad de existencias y la demanda prevista;
8. Para los productos de gran demanda, utilice el principio del cross-docking.

Esto le permitirá equilibrar la disponibilidad de existencias y las pérdidas de productos, lo que es especialmente importante en el caso de los productos perecederos. El nivel de satisfacción puede utilizarse para predecir la probabilidad de satisfacer la demanda de los clientes sin riesgo de que se produzca una escasez repentina de mercancías.

Cuanto mayor sea el nivel de servicio previsto, más asequibles serán los productos, pero también es más caro mantener una gran cantidad de existencias (por no mencionar los riesgos de deterioro o pérdida de relevancia).

Para determinar sus niveles de servicio objetivo:

• Investigue qué esperan sus clientes;
• Estudiar los datos históricos;
• Considerar las características del producto;
• Calcule cuánto inventario gasta en almacenamiento;
• Hacer cálculos.

No lo olvide: las diferentes categorías de productos requieren niveles distintos. La clasificación ABC le ayudará con esto:

1. El nivel óptimo para las mercancías de categoría "A" puede empezar en el 95%;
2. "B" al 90%;
3. "C" al 80%.

La disponibilidad de existencias y la optimización de las mismas tienen un objetivo común: garantizar que haya suficientes productos para satisfacer la demanda de los clientes y reducir los costes de almacenamiento. Al optimizar la disponibilidad de existencias, los minoristas pueden encontrar un equilibrio entre los dos eternos problemas de "productos insuficientes" y "productos excesivos".

Esto es lo que ha conseguidohat Daily, una cadena regional de tiendas de Georgia. La integración de la solución LEAFIO Inventory Optimization ha ayudado a mejorar la rotación del inventario de 30 a 24 días (es decir, una reducción del 16%) y la disponibilidad media de las existencias aumentó un 8%. El sistema genera y despacha un impresionante 99,5% de los pedidos de forma automática, sin necesidad de intervención humana, mientras que el exceso de inventario ha disminuido en un 17%. Todo ello ayudó a la cadena a aumentar las ventas en un 23% y a ampliar el número de tiendas de 170 a 227.  

¿Qué puede ofrecer LEAFIO AI a su empresa? Las ventajas son evidentes:

• Pedidos automatizados basados en previsiones muy precisas, que tienen en cuenta los datos históricos, las fluctuaciones de la demanda, la estacionalidad y muchos otros factores.
  
• Gestión centralizada de inventarios para la distribución inteligente de mercancías entre almacenes y puntos de venta en función de las necesidades reales.
  
• Controlar el nivel de fiabilidad de los proveedores analizando la integridad y puntualidad de los pedidos completados. Esto ayuda a seleccionar a los mejores proveedores y a establecer una comunicación eficaz.
  
• Utilizando informes detallados del módulo Retail Business Intelligence, que funciona según el principio de desglose. Esto ayuda a encontrar al instante los problemas de disponibilidad de existencias, e identificar y eliminar sus causas profundas.

Las herramientas de gestión de inventario son imprescindibles si planea satisfacer la demanda de los clientes, racionalizar su cadena de suministro y evitar los efectos negativos del exceso de existencias. Implemente soluciones modernas y obtenga información en tiempo real sobre su inventario, evite retrasos en la reposición y tome decisiones eficaces ahora.

La gestión del inventario en un entorno altamente competitivo implica buscar constantemente formas de optimizar y automatizar los procesos rutinarios, así que no deje que las ventajas se le escapen de las manos.