Pharmacy 911 es una importante cadena de farmacias de Europa del Este con 1788 tiendas y una amplia cartera de 26 900 SKU en categorías farmacéuticas y no farmacéuticas. Para garantizar una experiencia del cliente uniforme y el cumplimiento normativo en una red tan extensa, la gestión eficiente de la comercialización y el planograma era fundamental.
Antes de LEAFIO AI
Antes de implementar LEAFIO Shelf Efficiency, Pharmacy 911 dependía de procesos manuales y fragmentados. Los planogramadores visitaban las farmacias, creaban diseños de prueba, fotografiaban los estantes y luego los recreaban en Photoshop. Las imágenes se integraban en documentos de Word con tablas adjuntas y se subían a una carpeta compartida para farmacéuticos. Las farmacias buscaban el planograma adecuado por categoría y longitud de los estantes, sin un mecanismo de retroalimentación. Las nuevas aperturas de tiendas requerían imprimir planogramas y fijarlos en los estantes vacíos para que el personal los revisara.
Desafíos clave
- Escalabilidad: Mantener y distribuir planogramas en más de 1700 ubicaciones era altamente ineficiente.
- Proceso lento: Crear planogramas precisos en Photoshop requería dimensionar manualmente los productos con precisión. Un planograma tardaba hasta un día y medio en completarse.
- Inexactitudes en los datos: Los errores en las dimensiones de los productos eran difíciles de identificar y corregir.
- Deficiencias de comunicación: Las actualizaciones de surtido de los gerentes de categoría a menudo se realizaban por correo electrónico o chat, lo que provocaba retrasos.
- Cobertura limitada: No todas las categorías de productos estaban planogramadas, lo que reducía la consistencia de la comercialización.
¿Por qué LEAFIO AI?
La cadena de farmacias buscaba sistematizar la gestión de planogramas y garantizar la escalabilidad. Después de una colaboración positiva previa con el socio de LEAFIO (ABM Cloud), Pharmacy 911 seleccionó LEAFIO Shelf Efficiency sobre otros sistemas de planificación del espacio.
Proceso de implementación
El lanzamiento se estructuró en tres fases:
1. Integración
La primera etapa se centró en estructurar y dar consistencia a los datos. Se unificaron dos directorios de productos independientes (farmacéuticos y no farmacéuticos) en una única jerarquía, lo que facilitó la gestión y la escalabilidad del sistema. Se prestó especial atención a los estándares de clasificación farmacéutica ATC/ATX para garantizar el pleno cumplimiento normativo. Al mismo tiempo, se probó cuidadosamente el intercambio de datos entre LEAFIO Shelf y los sistemas internos de la empresa, con el apoyo y la retroalimentación del equipo de proyecto de LEAFIO AI durante todo el proceso.
2. Fase piloto
Una vez completada la integración, el proyecto pasó a la fase piloto. Se crearon planogramas de prueba para farmacias seleccionadas a fin de validar la configuración en condiciones reales. Durante esta fase, el equipo trabajó en la corrección de discrepancias en los datos y en el perfeccionamiento del sistema para adaptarlo a las realidades operativas de la empresa.
3. Escalado
La etapa final fue la implementación a gran escala. Los planogramas se expandieron gradualmente a todos los formatos de farmacia, con el apoyo de la implementación de la aplicación móvil, que permitió la ejecución y la retroalimentación en tiempo real a nivel de tienda. Paralelamente, los datos de los planogramas se integraron en el sistema de almacenamiento de direcciones de la empresa, garantizando así una conexión fluida del nuevo proceso con las operaciones principales del negocio.
"La implementación reunió al equipo de comercialización, TI, gerentes de categoría y al director comercial, lo que garantizó una alineación completa desde el principio. La comunicación con Pharmacy 911 fue siempre fluida y receptiva, lo que facilitó la implementación de forma fluida y eficaz." Alex Mako, LEAFIO AI PM
Transformación de procesos de negocio
Con LEAFIO Shelf Efficiency, Pharmacy 911 transformó por completo sus flujos de trabajo de merchandising. La distribución de planogramas pasó de carpetas compartidas a acceso instantáneo a través de la aplicación móvil, lo que permitió a los farmacéuticos ver o imprimir rápidamente los diseños directamente desde sus dispositivos. La apertura de nuevas tiendas también se volvió fluida, ya que los planogramas estaban disponibles en el sistema desde el primer día, eliminando la necesidad de preparación e impresión manual. Además, se integraron ciclos de retroalimentación continuos y mejoras del sistema en las actualizaciones periódicas del producto LEAFIO AI, garantizando que la solución evolucionara según las necesidades del negocio.
Resultados y beneficios
- Creación de planogramas 3 veces más rápida: de 1,5 días a solo medio día por planograma.
- Aumento de 10 veces en la cobertura del surtido: todas las categorías ahora planogramadas en todos los formatos.
- Actualizaciones más frecuentes: cambios realizados bajo demanda, en lugar de cada seis meses.
- Precisión y eficiencia: cálculos precisos de espacio sin necesidad de realizar pruebas físicas.
- Comunicación simplificada: las actualizaciones a nivel de formato ahora se distribuyen automáticamente a todas las tiendas relevantes a través de la aplicación móvil.
- Mayor eficiencia del personal: los farmacéuticos acceden rápidamente a los planogramas relevantes desde sus teléfonos personales o del trabajo, incluso cuando sus ordenadores están ocupados.
- Seguridad de los datos: la certificación ISO 27001 de LEAFIO garantizó operaciones seguras y conformes.
Voces de la Farmacia 911
Un momento particularmente memorable se produjo cuando una supervisora regional lanzó de forma independiente la apertura de una nueva farmacia utilizando el sistema de IA LEAFIO. Con entusiasmo, capacitó a sus gerentes para que adoptaran la aplicación, quienes a su vez transmitieron el conocimiento a sus equipos.
Fue entonces cuando supimos que el sistema no solo era útil, sino que inspiraba a nuestra gente a trabajar mejor. Antes de LEAFIO, los planogramas se creaban prácticamente a ciegas. Ahora, el proceso es más rápido, más preciso y cubre todo nuestro surtido. La aplicación móvil supuso una auténtica revolución para el personal y los gerentes de tienda.
Resultados clave
- Creación y actualización de planogramas 3 veces más rápida
- Incremento de 10 veces en la cobertura del surtido
- Implementación completa en más de 1568 farmacias
- Comunicación más rápida y sin errores entre gerentes de categoría, planogramadores y tiendas
Pharmacy 911 transformó con éxito sus operaciones de comercialización, garantizando consistencia, escalabilidad y agilidad en una de las cadenas de farmacias más grandes de Europa del Este.
