Apteka 911: Skalowanie zarządzania planogramami w ponad 1700 sklepach dzięki LEAFIO AI

Pharmacy 911 to duża sieć aptek w Europie Wschodniej, licząca 1788 sklepów i bogate portfolio 26 900 jednostek magazynowych (SKU) w kategoriach farmaceutycznych i pozafarmaceutycznych. Aby zapewnić spójne doświadczenia klientów i zgodność z przepisami w tak rozległej sieci, kluczowe znaczenie miało sprawne zarządzanie merchandisingiem i planogramami.

Przed wdrożeniem LEAFIO Shelf Efficiency, Pharmacy 911 opierała się na manualnych, rozproszonych procesach. Planogramiści osobiście odwiedzali apteki, tworzyli układy testowe, fotografowali półki, a następnie odtwarzali je w Photoshopie. Wizualizacje były osadzane w dokumentach Word wraz z towarzyszącymi tabelami i przesyłane do folderu współdzielonego dla farmaceutów. Apteki wyszukiwały odpowiedni planogram według kategorii i długości półek, bez mechanizmu sprzężenia zwrotnego. Otwarcia nowych sklepów wymagały drukowania planogramów i przypinania ich do pustych półek, aby personel mógł je śledzić.

• Skalowalność: Utrzymywanie i dystrybucja planogramów w ponad 1700 lokalizacjach była wysoce nieefektywna.
• Czasochłonność: Tworzenie dokładnych planogramów w Photoshopie wymagało precyzyjnego, ręcznego wymiarowania produktów. Wykonanie jednego planogramu zajmowało do 1,5 dnia.
• Niedokładności danych: Błędy w wymiarach produktów były trudne do zidentyfikowania i poprawienia.
• Luki w komunikacji: Aktualizacje asortymentu od menedżerów kategorii często przychodziły e-mailem lub za pośrednictwem czatu, co prowadziło do opóźnień.
• Ograniczony zasięg: Nie wszystkie kategorie produktów były objęte planogramami, co zmniejszało spójność merchandisingu.

Sieć aptek dążyła do usystematyzowania zarządzania planogramami i zapewnienia skalowalności. Po udanej wcześniejszej współpracy z partnerem LEAFIO (ABM Cloud), Pharmacy 911 wybrała LEAFIO Shelf Efficiency spośród innych systemów planowania przestrzeni.

Wdrożenie podzielono na trzy fazy:

1. Integracja

Pierwszy etap koncentrował się na zapewnieniu struktury i spójności danych. Dwa oddzielne katalogi produktów – farmaceutycznego i niefarmaceutycznego – zostały połączone w jedną hierarchię, co ułatwiło zarządzanie systemem i jego skalowanie. Szczególną uwagę zwrócono na standardy klasyfikacji farmaceutycznej ATC/ATX, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami. Jednocześnie starannie przetestowano wymianę danych między systemem LEAFIO Shelf a systemami wewnętrznymi firmy, a zespół projektowy LEAFIO AI zapewniał aktywne wsparcie i informacje zwrotne w trakcie całego procesu.

2. Faza pilotażowa

Po zakończeniu integracji projekt wszedł w fazę pilotażową. Stworzono planogramy testowe dla wybranych aptek, aby zweryfikować konfigurację w warunkach rzeczywistych. W tej fazie zespół pracował nad korygowaniem rozbieżności danych i dostrajaniem systemu, aby odzwierciedlał on realia operacyjne firmy.

3. Skalowanie

Ostatnim etapem było wdrożenie na pełną skalę. Planogramy były stopniowo rozszerzane na wszystkie formaty aptek, wspierane przez wdrożenie aplikacji mobilnej, która umożliwiała realizację i przekazywanie informacji zwrotnych na poziomie sklepu w czasie rzeczywistym. Równolegle dane z planogramów zostały zintegrowane z systemem przechowywania adresów firmy, zapewniając płynne połączenie nowego procesu z podstawowymi operacjami biznesowymi.

„Wdrożenie połączyło zespół merchandisingowy, dział IT, menedżerów kategorii i dyrektora handlowego, co zapewniło pełną spójność od samego początku. Komunikacja z Pharmacy 911 była zawsze harmonijna i responsywna, dzięki czemu wdrożenie przebiegło sprawnie i skutecznie” – Alex Mako, kierownik ds. sztucznej inteligencji w LEAFIO.

Dzięki LEAFIO Shelf Efficiency, Pharmacy 911 całkowicie zrewolucjonizowała swoje procesy merchandisingowe. Dystrybucja planogramów przeszła z folderów współdzielonych na natychmiastowy dostęp za pośrednictwem aplikacji mobilnej, umożliwiając farmaceutom szybkie przeglądanie i drukowanie układów bezpośrednio z urządzeń. Otwarcia nowych sklepów również przebiegały sprawnie, ponieważ planogramy były dostępne w systemie od pierwszego dnia, eliminując potrzebę ręcznego przygotowywania i drukowania. Dodatkowo, ciągłe sprzężenie zwrotne i ulepszenia systemu zostały zintegrowane z regularnymi aktualizacjami produktu LEAFIO AI, zapewniając ewolucję rozwiązania zgodnie z potrzebami biznesowymi.

• Trzykrotnie szybsze tworzenie planogramów: z 1,5 dnia do zaledwie pół dnia na planogram.
• 10-krotny wzrost pokrycia asortymentu: wszystkie kategorie są teraz planogramowane w różnych formatach.
• Częstsze aktualizacje: zmiany wprowadzane na żądanie, a nie raz na pół roku.
• Dokładność i wydajność: precyzyjne obliczenia powierzchni bez konieczności fizycznego testowania układów.
• Uproszczona komunikacja: aktualizacje na poziomie formatu są teraz automatycznie przesyłane kaskadowo do wszystkich odpowiednich aptek za pośrednictwem aplikacji mobilnej.
• Większa wydajność personelu: farmaceuci szybko uzyskują dostęp do odpowiednich planogramów z własnych lub służbowych telefonów, nawet gdy komputery są zajęte.
• Bezpieczeństwo danych: certyfikat ISO 27001 firmy LEAFIO gwarantuje bezpieczne i zgodne z przepisami operacje.

Szczególnie pamiętnym momentem był moment, gdy regionalna kierowniczka samodzielnie otworzyła nową aptekę, korzystając z systemu LEAFIO AI. Z entuzjazmem przeszkoliła swoich menedżerów w zakresie korzystania z aplikacji, którzy z kolei przekazali tę wiedzę swoim zespołom.

„Wtedy właśnie zrozumieliśmy, że system jest nie tylko użyteczny, ale i inspirujący naszych pracowników do lepszej pracy. Przed LEAFIO planogramy tworzono niemal „z zawiązanymi oczami”. Teraz proces jest szybszy, dokładniejszy i obejmuje cały nasz asortyment. Aplikacja mobilna stała się prawdziwym przełomem dla personelu i menedżerów sklepów”.

• 3x szybsze tworzenie i aktualizacja planogramów
• 10x większy zasięg asortymentu
• 100% wdrożenie w ponad 1568 aptekach już ukończone
• Szybsza i bezbłędna komunikacja między menedżerami kategorii, planistami i sklepami

Apteka 911 pomyślnie przekształciła swoje operacje merchandisingowe, zapewniając spójność, skalowalność i elastyczność w jednej z największych sieci aptek w Europie Wschodniej.