Pharmacy 911: Escalonando o gerenciamento de planogramas em mais de 1.700 lojas com a LEAFIO AI

A Pharmacy 911 é uma grande rede de farmácias no Leste Europeu, com 1.788 lojas e um amplo portfólio de 26.900 SKUs nas categorias farmacêutica e não farmacêutica. Para garantir a consistência da experiência do cliente e a conformidade em uma rede tão vasta, a gestão eficiente de merchandising e planograma foi fundamental.

Antes da implementação do LEAFIO Shelf Efficiency, a Pharmacy 911 dependia de processos manuais e fragmentados. Os planogramas visitavam as farmácias pessoalmente, criavam layouts de teste, fotografavam as prateleiras e, em seguida, as recriavam no Photoshop. Os recursos visuais eram incorporados em documentos do Word com tabelas correspondentes e carregados em uma pasta compartilhada para os farmacêuticos. As farmácias buscavam o planograma correto por categoria e comprimento das prateleiras, sem nenhum mecanismo de feedback. A inauguração de novas lojas exigia a impressão de planogramas e sua fixação em prateleiras vazias para que os funcionários pudessem acompanhar.

• Escalabilidade: Manter e distribuir planogramas em mais de 1.700 locais era altamente ineficiente.
• Processo demorado: Criar planogramas precisos no Photoshop exigia o dimensionamento manual preciso dos produtos. Um planograma levava até 1,5 dia para ser concluído.
• Imprecisão nos dados: Erros nas dimensões dos produtos eram difíceis de identificar e corrigir.
• Lacunas na comunicação: Atualizações de sortimento dos gerentes de categoria frequentemente chegavam por e-mail ou chat, causando atrasos.
• Cobertura limitada: Nem todas as categorias de produtos eram planejadas, reduzindo a consistência do merchandising.

A rede de farmácias buscou sistematizar o gerenciamento do planograma e garantir escalabilidade. Após uma colaboração anterior positiva com o parceiro da LEAFIO (ABM Cloud), a Pharmacy 911 selecionou o LEAFIO Shelf Efficiency em vez de outros sistemas de planejamento de espaço.

A implementação foi estruturada em três fases:

1. Integração

A primeira etapa concentrou-se em dar estrutura e consistência aos dados. Dois diretórios de produtos distintos — farmacêutico e não farmacêutico — foram unificados em uma única hierarquia, facilitando o gerenciamento e a escalabilidade do sistema. Foi dada atenção especial aos padrões de classificação farmacêutica ATC/ATX para garantir total conformidade regulatória. Ao mesmo tempo, a troca de dados entre o LEAFIO Shelf e os sistemas internos da empresa foi cuidadosamente testada, com a equipe de projeto da LEAFIO AI fornecendo suporte ativo e feedback durante todo o processo.

2. Fase Piloto

Após a conclusão da integração, o projeto passou para a fase piloto. Planogramas de teste foram criados para farmácias selecionadas para validar a configuração em condições reais. Durante essa fase, a equipe trabalhou na correção de discrepâncias de dados e no ajuste fino do sistema para refletir a realidade operacional da empresa.

3. Escala

A etapa final foi a implementação em larga escala. Os planogramas foram gradualmente expandidos para todos os formatos de farmácia, com o suporte da implantação do aplicativo móvel, que permitiu a execução e o feedback em tempo real em todas as lojas. Paralelamente, os dados do planograma foram integrados ao sistema de armazenamento de endereços da empresa, garantindo a perfeita conexão do novo processo com as principais operações do negócio.

“A implementação reuniu a equipe de merchandising, TI, gerentes de categoria e o diretor comercial, o que garantiu total alinhamento desde o início. A comunicação com o Pharmacy 911 foi sempre harmoniosa e ágil, tornando a implementação tranquila e eficaz.” Alex Mako - Gerente de Projetos de IA da LEAFIO

Com o LEAFIO Shelf Efficiency, a Pharmacy 911 transformou completamente seus fluxos de trabalho de merchandising. A distribuição de planogramas passou de pastas compartilhadas para acesso instantâneo pelo aplicativo móvel, permitindo que os farmacêuticos visualizassem ou imprimissem layouts rapidamente, diretamente de seus dispositivos. A inauguração de novas lojas também se tornou mais simples, já que os planogramas estavam disponíveis no sistema desde o primeiro dia, eliminando a necessidade de preparação e impressão manuais. Além disso, ciclos contínuos de feedback e melhorias no sistema foram integrados às atualizações regulares do produto LEAFIO AI, garantindo que a solução evoluísse de acordo com as necessidades do negócio.

• Criação de planogramas 3x mais rápida: de 1,5 dia para apenas meio dia por planograma.
• Aumento de 10x na cobertura de sortimento: todas as categorias agora planogramadas em todos os formatos.
• Atualizações mais frequentes: alterações feitas sob demanda, em vez de uma vez a cada seis meses.
• Precisão e eficiência: cálculos precisos de espaço sem necessidade de layouts de teste físico.
• Comunicação simplificada: atualizações em nível de formato agora são aplicadas automaticamente em cascata a todas as lojas relevantes por meio do aplicativo móvel.
• Maior eficiência da equipe: farmacêuticos acessam rapidamente planogramas relevantes de seus próprios telefones ou do trabalho, mesmo quando os computadores estão ocupados.
• Segurança de dados: a certificação ISO 27001 da LEAFIO garantiu operações seguras e em conformidade.

Um momento particularmente memorável foi quando uma supervisora ​​regional inaugurou de forma independente uma nova farmácia usando o sistema de IA LEAFIO. Com entusiasmo, ela treinou seus gerentes para adotar o aplicativo, que, por sua vez, repassaram o conhecimento para suas equipes.

Foi aí que percebemos que o sistema não era apenas útil, mas também inspirava nossos funcionários a trabalhar melhor. Antes do LEAFIO, os planogramas eram criados quase "de olhos vendados". Agora, o processo é mais rápido, mais preciso e abrange todo o nosso sortimento. O aplicativo móvel se tornou um verdadeiro divisor de águas para os funcionários e gerentes das lojas.

• Criação e atualização de planogramas 3 vezes mais rápidas
• Aumento de 10 vezes na cobertura de sortimento
• Implementação de 100% em mais de 1.568 farmácias já concluída
• Comunicação mais rápida e sem erros entre gerentes de categoria, planejador e lojas

A Pharmacy 911 transformou com sucesso suas operações de merchandising, garantindo consistência, escalabilidade e agilidade em uma das maiores redes de farmácias da Europa Oriental.