Cómo una solución de planograma inteligente transformó el merchandising del distribuidor

El Grupo PAPAELLINAS, distribuidor líder en Chipre, está especializado en productos farmacéuticos, cosméticos y bienes de consumo. Prestando servicio a hipermercados, supermercados, tiendas de ultramarinos y gestionando sus propias tiendas minoristas de cosmética y salud, la empresa ofrece productos de marcas de renombre como Beauty Line, Holland and Barrett, Yves Rocher y Butterfly Beauty Store. Colaborando con 828 puntos de venta, la empresa gestiona más de 700 SKU de media. 

Para mejorar la optimización de la comercialización y agilizar la interacción con los minoristas en la implementación del planograma, el distribuidor ha optado por implementar el Software de Planograma de Eficiencia en Estantería de LEAFIO.

Antes de implantar LEAFIO Shelf Efficiency, el proceso de gestión de la exposición dependía en gran medida de procedimientos manuales. Los responsables de categoría elaboraban planogramas utilizando diferentes herramientas (Excel, Paint o Adobe), que luego se distribuían al departamento de ventas y a los comerciantes.

Estas instrucciones se presentaban en formato de folleto y a menudo se actualizaban cada 2-3 años, lo que provocaba una posible obsolescencia debido a los cambios de SKU. Las actualizaciones de los planogramas se comunicaban a través de archivos separados, lo que provocaba confusión y retrasos en su aplicación.

Los problemas de comunicación de los distribuidores en el negocio minorista surgen a menudo de una compleja red de partes interesadas que van desde los fabricantes hasta los minoristas y, en última instancia, los consumidores finales. 

Como muchas empresas del sector de la distribución, la empresa se enfrentaba a los siguientes retos de comunicación:

Los distribuidores necesitan transmitir información crucial de forma precisa y eficaz entre varias partes. Sin embargo, con los métodos de comunicación tradicionales, como los correos electrónicos o las llamadas telefónicas, existe el riesgo de que se produzcan errores de comunicación o retrasos en la transmisión de información importante como la disponibilidad del producto, las actualizaciones de precios o los detalles de colocación (cantidad de caras y lugar exacto en el planograma).

Coordinar las tareas entre los distintos departamentos de la red de distribución puede resultar engorroso. Sin canales de comunicación eficaces, hay más probabilidades de que se produzcan cuellos de botella o malentendidos, lo que puede afectar a la colaboración con los minoristas y repercutir en la satisfacción del cliente.

En el vertiginoso sector minorista, la comunicación oportuna es primordial. Los retrasos en la transmisión de información sobre promociones, lanzamientos de nuevos productos, cambios en la gama de surtidos, pueden hacer que se pierdan oportunidades o que haya un exceso de existencias, y ambas cosas pueden afectar a la rentabilidad.

La falta de transparencia y visibilidad sobre el estado de las tareas o los pedidos puede obstaculizar los procesos de toma de decisiones. Sin actualizaciones en tiempo real, los distribuidores pueden tener dificultades para seguir el progreso de las entregas, resolver los problemas con prontitud y hacer un seguimiento de las condiciones contractuales acordadas en la presentación de los productos en el comercio minorista.

Los comentarios de los comerciantes regionales sobre las presentaciones de los planogramas fueron limitados, ya que no disponían de la última versión actualizada en la que se incluían las nuevas referencias y se excluían las antiguas, o se producían cambios en los revestimientos y la marca de los lineales.

La ineficacia de los métodos de comunicación con el equipo de merchandising impulsó a la dirección del Grupo PAPAELLINAS a buscar una herramienta sólida para racionalizar la creación, la aplicación y el seguimiento de los planogramas.

Dados los retos existentes y los objetivos estratégicos, el nuevo software debía resolver las siguientes tareas:

• Digitalizar el proceso de creación de planogramas.
• Actualizar rápidamente los planogramas de las tiendas asociadas según sea necesario.
• Establecer una rápida aplicación de los cambios en los planogramas cuando el producto se descataloga o aparecen nuevos artículos.
• Reducir el tiempo de ejecución de los planogramas en las tiendas.
• Controlar el proceso de aplicación de las recomendaciones por parte de los socios.
• Reducir el tiempo de comunicación entre los equipos.
• Establecer una retroalimentación eficaz con el equipo regional de merchandising.
• Reducir el número de pérdidas y amortizaciones debidas a la falta de mercancía en las estanterías.
• Mejorar la imagen de marca e impulsar las ventas.

El Grupo C.A. Papaellinas seleccionó LEAFIO Shelf Efficiency debido a sus rentables oportunidades de gestión digital de estanterías. El sistema es fácil de usar y requiere un mantenimiento mínimo tras su lanzamiento, lo que reduce los costes de soporte y la inversión de tiempo. Además, la opción de auditorías futuras garantiza la eficacia continua y el soporte de la solución a niveles óptimos.

Un equipo de proyecto dedicado, compuesto por un director de proyecto, un director de marca y un director de información, encabezó la integración de LEAFIO AI.

Las reuniones periódicas y la comunicación eficaz a través del chat del proyecto garantizaron el control continuo y facilitaron los ajustes necesarios. Para hacer frente a retos específicos, se recurrió ocasionalmente a especialistas en TI y al equipo de merchandising del cliente.

Se llevaron a cabo sesiones de formación exhaustivas para los directores de categoría y de marca, el equipo de merchandising de la oficina, los merchandisers regionales y el director comercial para garantizar una adopción sin problemas.

La implementación siguió una hoja de ruta de proyecto estándar:

A pesar de que esta etapa tuvo lugar en agosto, cuando la empresa estaba en su mayor parte parada, el equipo consiguió actualizar los datos en el sistema ERP y organizar los procesos de comercialización sin demora.

A pesar del periodo de Nochevieja, esto no nos impidió realizar cursos de formación y talleres en línea para los empleados, así como crear tres formatos de planograma para una categoría de productos.

En esta fase, los especialistas del Grupo PAPAELLINAS recibieron formación adicional y dominaron los principios de trabajo con la aplicación móvil LEAFIO Shelf Efficiency.

También se crearon planogramas para dos categorías más. El equipo de implementación se aseguró de que las herramientas de merchandising se utilizaran de la forma más eficiente posible.

El Grupo PAPAELLINAS persiste en perfeccionar sus operaciones de merchandising. Actualmente, el departamento de merchandising actualiza los planogramas, que posteriormente son verificados por los responsables de categoría o de marca. A continuación, cada tienda se somete a una inspección junto con un reportaje fotográfico para garantizar el cumplimiento de los acuerdos con los socios y la aplicación del planograma. Para impulsar aún más la digitalización de los planogramas, el equipo de éxito del cliente de LEAFIO ayuda en la creación de la mayoría de los planogramas para su rápida implantación, reduciendo así la carga de trabajo del equipo de merchandising del distribuidor.

En consecuencia, la implantación del sistema LEAFIO Shelf Efficiency ha reportado varios beneficios notables al distribuidor.

El software de automatización de merchandising de LEAFIO proporciona un eje centralizado para la gestión de todos los aspectos de las tareas del planograma, incluyendo la colocación de los productos, la disposición de los estantes y los expositores promocionales.

Al consolidar la información en un solo lugar, el distribuidor puede garantizar que las partes interesadas pertinentes tengan acceso a datos actualizados, fomentando la transparencia y la colaboración.

Con funciones de comunicación integradas, como la mensajería instantánea o los sistemas de notificación, el software de gestión de planogramas de LEAFIO facilita la comunicación en tiempo real entre el distribuidor, los minoristas y otros socios.

Esto permite tomar decisiones con rapidez y realizar ajustes oportunos en los planogramas en función de las condiciones cambiantes del mercado o de las preferencias de los consumidores.

LEAFIO Shelf Efficiency ofrece capacidades de automatización, agilizando las tareas repetitivas y reduciendo el riesgo de errores humanos.

Al automatizar procesos como la generación de planogramas o la auditoría de lineales, los distribuidores pueden liberar tiempo y recursos valiosos para centrarse en iniciativas estratégicas, y utilizar los resultados de dichas auditorías de planogramas en la negociación con sus socios.

Al digitalizar los planogramas y adoptar los avances tecnológicos, el distribuidor mejora la eficacia y la agilidad de las operaciones de comercialización. Este enfoque no sólo agiliza los procesos, sino que también permite a la empresa adaptarse rápidamente a la evolución de las tendencias del mercado y a las demandas de los consumidores.

La comunicación efectiva de tareas es vital para que los distribuidores en el negocio minorista superen los retos y optimicen sus operaciones. Al aprovechar el software LEAFIO Shelf Efficiency que gestiona las tareas del planograma, el Grupo PAPAELLINAS puede mejorar la comunicación, la colaboración y la eficiencia dentro de la red de distribución, impulsando en última instancia un mayor éxito en el competitivo panorama minorista.

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