Como uma solução de planograma inteligente transformou o merchandising do distribuidor

O Grupo PAPAELLINAS, um dos principais distribuidores do Chipre, é especializado em produtos farmacêuticos, cosméticos e bens de consumo.

Atendendo a hipermercados, supermercados, mercearias e operando suas próprias lojas de varejo de cosméticos e saúde, a empresa oferece produtos de marcas renomadas, como Beauty Line, Holland and Barrett, Yves Rocher e Butterfly Beauty Store. Colaborando com 828 pontos de venda, a empresa gerencia mais de 700 SKUs em média. 

Para aprimorar a otimização do merchandising e simplificar a interação com os varejistas na implementação do planograma, o distribuidor optou por implementar o LEAFIO Shelf Efficiency Planogram Software.

Antes de implementar o LEAFIO Shelf Efficiency, o processo de gerenciamento de displays dependia muito de procedimentos manuais. Os gerentes de categoria elaboravam planogramas usando diferentes ferramentas (Excel, Paint ou Adobe), que eram então distribuídos para o departamento de vendas e para os comerciantes.

Essas instruções eram apresentadas em formato de folheto, geralmente atualizadas a cada 2 ou 3 anos, o que resultava em possível obsolescência devido às mudanças de SKU. As atualizações dos planogramas eram comunicadas por meio de arquivos separados, causando confusão e atrasos na implementação.

Os problemas de comunicação para os distribuidores no negócio de varejo geralmente surgem de uma rede complexa de partes interessadas que vão desde os fabricantes até os varejistas e, por fim, os consumidores finais. 

Como muitas empresas do setor de distribuição, a empresa enfrentou os seguintes desafios de comunicação:

Os distribuidores precisam transmitir informações cruciais de forma precisa e eficiente entre várias partes. No entanto, com os métodos tradicionais de comunicação, como e-mails ou telefonemas, há o risco de falhas de comunicação ou atrasos na transmissão de informações importantes, como disponibilidade de produtos, atualizações de preços ou detalhes de posicionamento (quantidade de revestimentos e local exato no planograma).

A coordenação de tarefas entre diferentes departamentos da rede de distribuição pode ser complicada. Sem canais de comunicação eficazes, há uma probabilidade maior de gargalos ou mal-entendidos, o que pode afetar a parceria com os varejistas e impactar a satisfação do cliente.

No setor varejista de ritmo acelerado, a comunicação oportuna é fundamental. Atrasos na transmissão de informações sobre promoções, lançamentos de novos produtos e mudanças na variedade de sortimento podem levar à perda de oportunidades ou ao excesso de estoque, o que pode afetar a lucratividade.

A falta de transparência e visibilidade do status das tarefas ou dos pedidos pode prejudicar os processos de tomada de decisão. Sem atualizações em tempo real, os distribuidores podem ter dificuldades para acompanhar o andamento das entregas, resolver problemas prontamente e acompanhar as condições contratuais acordadas na apresentação dos produtos no varejo.

Houve um feedback limitado dos merchandisers regionais sobre as apresentações dos planogramas, pois eles não tinham a última versão atualizada, na qual novos SKUs foram incluídos e os antigos foram excluídos, ou ocorreram mudanças nos revestimentos e na marca das prateleiras.

Os métodos de comunicação ineficientes com a equipe de merchandising levaram a gerência do Grupo PAPAELLINAS a buscar uma ferramenta robusta para agilizar a criação, a implementação e o monitoramento de planogramas.

Considerando os desafios e as metas estratégicas existentes, o novo software precisava resolver as seguintes tarefas:

• Digitalizar o processo de criação de planogramas.
• Atualizar rapidamente os planogramas das lojas parceiras, conforme necessário.
• Estabelecer a implementação rápida de alterações nos planogramas quando o produto é descontinuado ou surgem novos itens.
• Reduzir o tempo de execução dos planogramas nas lojas.
• Controlar o processo de implementação das recomendações dos parceiros.
• Reduzir o tempo de comunicação entre as equipes.
• Estabelecer feedback eficaz com a equipe de merchandising regional.
• Reduzir o número de perdas e baixas contábeis devido à falta de produtos nas prateleiras.
• Aprimorear a marca e aumentar as vendas.

O Grupo C.A. Papaellinas escolheu o LEAFIO Shelf Efficiency devido às suas oportunidades econômicas de gerenciamento de prateleiras digitais.

O sistema é fácil de usar e requer manutenção mínima após o lançamento, reduzindo os custos de suporte e o investimento de tempo. Além disso, a opção de auditorias futuras garante a eficácia e o suporte contínuos da solução em níveis ideais.

Uma equipe de projeto dedicada, composta por um gerente de projeto, um gerente de marca e um CIO, liderou a integração do LEAFIO AI.

Reuniões regulares e comunicação eficaz via chat do projeto garantiram o controle contínuo e facilitaram os ajustes necessários. Ao abordar desafios específicos, especialistas em TI e a equipe de merchandising do cliente foram ocasionalmente envolvidos.

Foram realizadas sessões de treinamento abrangentes para os gerentes de categoria e de marca, a equipe de merchandising do escritório, os merchandisers regionais e o diretor comercial para garantir uma adoção perfeita.

A implementação seguiu um roteiro de projeto padrão:

Apesar de essa etapa ter ocorrido em agosto, quando a empresa estava praticamente fora de operação, a equipe conseguiu atualizar os dados no sistema ERP e organizar os processos de merchandising sem demora.

Apesar do período de Ano Novo, isso não nos impediu de realizar treinamentos e workshops on-line para os funcionários, além de criar três formatos de planogramas para uma categoria de produtos.

Nessa etapa, os especialistas do Grupo PAPAELLINAS receberam treinamento adicional e dominaram os princípios de trabalho com o aplicativo móvel LEAFIO Shelf Efficiency.

Também foram criados planogramas para mais duas categorias. A equipe de implementação certificou-se de que as ferramentas de merchandising fossem usadas da forma mais eficiente possível.

O Grupo PAPAELLINAS persiste em aperfeiçoar suas operações de merchandising. Atualmente, o departamento de merchandising atualiza os planogramas, que são verificados posteriormente pelos gerentes de categoria ou de marca. Em seguida, cada loja passa por uma inspeção, juntamente com um relatório fotográfico, para garantir a adesão aos acordos dos parceiros e a implementação do planograma. Para impulsionar ainda mais a digitalização dos planogramas, a Equipe de Sucesso do Cliente da LEAFIO ajuda a criar a maioria dos planogramas para uma implantação rápida, reduzindo assim a carga de trabalho da equipe de merchandising do distribuidor.

Consequentemente, a implementação do sistema LEAFIO Shelf Efficiency gerou vários benefícios notáveis para o distribuidor.

O software de automação de merchandising da LEAFIO oferece um hub centralizado para o gerenciamento de todos os aspectos das tarefas do planograma, incluindo a colocação de produtos, layouts de prateleiras e displays promocionais.

Ao consolidar as informações em um único local, o distribuidor pode garantir que as partes interessadas relevantes tenham acesso a dados atualizados, promovendo a transparência e a colaboração.

Com recursos de comunicação incorporados, como mensagens instantâneas ou sistemas de notificação, o software de gerenciamento de planogramas da LEAFIO facilita a comunicação em tempo real entre o distribuidor, os varejistas e outros parceiros.

Isso possibilita a tomada rápida de decisões e permite ajustes oportunos nos planogramas com base nas mudanças nas condições do mercado ou nas preferências dos consumidores.

O LEAFIO Shelf Efficiency oferece recursos de automação, simplificando tarefas repetitivas e reduzindo o risco de erro humano. Ao automatizar processos como a geração de planogramas ou a auditoria de prateleiras, os distribuidores podem liberar tempo e recursos valiosos para se concentrarem em iniciativas estratégicas e usar os resultados dessas auditorias de planogramas nas negociações com seus parceiros.

Ao digitalizar os planogramas e adotar os avanços tecnológicos, o distribuidor aumenta a eficiência e a agilidade nas operações de merchandising. Essa abordagem não apenas simplifica os processos, mas também capacita a empresa a se adaptar rapidamente às tendências de mercado e às demandas dos consumidores.

A comunicação eficaz de tarefas é vital para que os distribuidores do setor de varejo superem os desafios e otimizem suas operações. Ao utilizar o software LEAFIO Shelf Efficiency, que gerencia as tarefas do planograma, o Grupo PAPAELLINAS pode aprimorar a comunicação, a colaboração e a eficiência dentro da rede de distribuição, o que, em última análise, gera mais sucesso no competitivo cenário do varejo.

Pronto para revolucionar seu merchandising, gerenciamento de sortimento e estoque e operações comerciais em geral? Entre em contato conosco hoje mesmo para descobrir os inúmeros benefícios e dar início à nossa colaboração!