Rukavychka optimiza inventario y merchandising con LEAFIO AI

Rukavychka, una cadena de supermercados fundada en 2003, emplea a más de 3.600 personas y gestiona más de 200 tiendas, lo que la convierte en la quinta cadena minorista de supermercados de su región. Cada tienda ofrece un surtido diverso que oscila entre las 2.000 y las 9.000 referencias, lo que suponía un interesante reto y una oportunidad de optimización.

Antes de implementar la plataforma LEAFIO AI Retail Platform, Rukavychka utilizaba un software de gestión de inventario de un conocido proveedor. El software automatizaba la mayoría de los procesos, incluidos el cálculo y la formación de pedidos y la distribución de existencias promocionales, que supervisaba un departamento especializado de nueve empleados.

La exposición de los productos en las estanterías era gestionada de forma centralizada por merchandisers y gestores adjuntos de categorías mediante un sistema de gestión del surtido con planogramas. Los empleados utilizaban una aplicación independiente para recibir los planogramas publicados de la central y los realogramas de las tiendas.c

• Falta de herramientas para optimizar la generación de pedidos y necesidad de controlar el proceso manualmente, lo que exigía importantes recursos adicionales.
• Dificultad para mantener un inventario estable que respaldara el crecimiento de la facturación. Muchos productos estaban agotados y había exceso de existencias;
  
• Promociones ineficaces debido a una gestión del inventario predominantemente manual durante el periodo promocional.
  
• Falta de fechas de caducidad y contabilidad de lotes al trabajar con productos frescos.
  
• Retrasos en los pedidos desde el centro de distribución a un proveedor externo.
  
• Ausencia de informes y análisis transparentes.
  
• Falta de desarrollo del sistema y de apoyo por parte de los desarrolladores.
  

• Falta de herramientas intuitivas para gestionar los planogramas.
• Insuficiente análisis de merchandising para tomar decisiones eficaces sobre los cambios en los planogramas.
  
• Diferentes programas informáticos para los empleados de la central que elaboran los planogramas y los empleados de las tiendas que colocan los productos en las estanterías.
  
• Estanterías vacías y pérdidas de ventas por desconocimiento del "colchón de seguridad" de las existencias de productos.
  

• El cálculo de las ventas medias diarias no tenía en cuenta el consumo de la producción (en los casos en que la producción se lleva algunos artículos de la sala de ventas). Esto se traducía en una pérdida de ventas en la tienda.
• Las ventas medias se calcularon para todos los productos durante el mismo periodo (4 semanas), independientemente de la frecuencia de consumo. Este periodo puede no ser suficiente para calcular la necesidad de productos que se venden raramente.
  
• Las ventas al por mayor no se excluyeron del cálculo de las ventas medias diarias. Como resultado, se sobreestiman las ventas medias y se adquieren bienes en exceso.
  
• Los coeficientes de estacionalidad se aplicaron manualmente por orden del CC.
  

Aunque las soluciones LEAFIO Inventory Optimization y LEAFIO Shelf Efficiency se implementaron secuencialmente, la mayor parte de la documentación de integración se desarrolló en paralelo.ca

El equipo de Rukavychka tuvo que cambiar sus procesos internos de gestión de inventarios, lo que incluyó reestructurar el departamento de supervisión e impartir formación a los empleados que trabajaban directamente con el sistema.

En el proceso de integración participaron seis miembros del equipo de Rukavychka: tres especialistas en TI, dos usuarios clave del sistema y un gestor de proyectos. Una vez finalizada la integración, todos los usuarios del sistema participaron en su lanzamiento. El equipo se dividió en dos: una parte se encargó de la conexión del sistema y la otra del apoyo al sistema y el análisis de datos. La dirección observó que la interacción con el equipo del proyecto era de alto nivel.

LEAFIO Shelf Efficiency se implementó en tres etapas: la integración del sistema de contabilidad con la solución, la formación del equipo, y la ampliación. En marcado contraste con la situación antes de la implementación, ahora sólo hay 3 miembros del personal que se dedican centralmente a los planogramas y su aplicación en Rukavychka. Se encargan de trazar las categorías y supervisar la aplicación de los planogramas.

Rukavychka ya había creado sus propios planogramas antes de que comenzara el proyecto, por lo que era importante transferirlos a LEAFIO Shelf Efficiency sin cambios. El equipo de Rukavychka observó que el proceso fue bastante rápido, ya que el sistema permite reproducir los planogramas transfiriendo los artículos a través de Excel.

En la segunda etapa de la formación, el equipo del cliente se dio cuenta de que el sistema les ayudaría a seguir sus reglas internas para formar la disposición fácilmente. Por ejemplo, la presentación de las mercancías en los estantes de la más barata a la más cara, que es importante para el cliente, se puede implementar rápidamente utilizando la función de auto-visualización en LEAFIO Shelf Efficiency. Además, los parámetros del equipo y los bienes fueron cuidadosamente elaborados durante la implementación, asegurando que todos los artículos se colocaran en el estante con una precisión de una pulgada.

"Cambiar a una nueva solución siempre requiere muchos recursos para una empresa, y me refiero en particular al esfuerzo y a los recursos humanos. Pero gracias a la adaptabilidad de la solución y a los esfuerzos de nuestro equipo y del equipo de LEAFIO AI, conseguimos que este proceso fuera bastante fluido", afirmó el director comercial adjunto de la cadena Rukavychka.c

A pesar de retos como la rotación constante del surtido, los bajos niveles de servicio de los proveedores, las fluctuaciones de la demanda y las dificultades para evaluar el impacto del sistema, la dirección de la cadena está satisfecha con los resultados de la integración del nuevo sistema.

• Optimización de la generación de pedidos: El sistema ha acelerado significativamente el proceso de generación de pedidos, minimizando el impacto de los errores humanos y ahorrando recursos de la empresa.
• Ajustes personalizados: El equipo del minorista puede solicitar actualizaciones del sistema para sincronizarlo mejor con sus procesos empresariales. Las mejoras se integran de forma mucho más rápida y cómoda que con el sistema anterior.
  

"Elegimos LEAFIO Inventory Optimization porque satisface la mayoría de las necesidades del mercado minorista y cubre casi todos nuestros procesos. El equipo de LEAFIO AI proporciona soporte continuo, y el sistema experimenta cambios constantes en funcionalidad y mejoras, lo que nos permite mejorar también. Vemos que prácticamente no hay tareas de gestión de inventario que no podamos resolver con LEAFIO AI", dice el Director de Logística y Gestión de la Cadena de Suministro de Rukavychka.

• Flexibilidad: el sistema y sus usuarios pueden adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y a las fluctuaciones de la demanda.
• Mejora de los procesos de negocio: el enfoque se redirigió al trabajo efectivo con las tiendas y la introducción de un nuevo proceso de negocio - el control de las ventas perdidas (comenzaron a realizar un seguimiento y a trabajar con el indicador después de la implementación de LEAFIO Inventory Optimization).
  
• Uso de informes y análisis transparentes: inmediatamente después de la implementación, la empresa comenzó a aprovechar el 50% de los informes y planea utilizar el 100%. Los informes más utilizados por el equipo son los informes sobre las ventas perdidas, los excesos de existencias, las promociones y los ajustes de los artículos pedidos.
  
• Optimización del trabajo durante las promociones: gestión más eficaz del inventario durante los periodos vacacionales gracias a la funcionalidad "vacaciones del proveedor" y al recorte del periodo comercial vacacional del cálculo.
  

• Mejora de la rotación de inventarios en un 12%;
• reducción del exceso de existencias en un 25%;
  
• Mejora del 1% del nivel medio de disponibilidad (del 91% al 92%); en concreto, la disponibilidad de productos secos aumentó un 2,5%.
  
• Reducción del 18% de las ventas perdidas.
  

El aumento de la disponibilidad se tradujo en un incremento del 10% de las existencias, lo que impulsó las ventas un 18%.c

LEAFIO Inventory Optimization ha proporcionado a la cadena minorista Rukavychka soluciones flexibles y rápidas, lo que le permite adaptarse a las condiciones volátiles del mercado y las fluctuaciones de la demanda. Los análisis detallados, que incluyen más de 40 tipos de informes, permiten tomar decisiones informadas que mejoran aún más el rendimiento comercial de la empresa.

Creación rápida de diseños: Gracias a su cómoda funcionalidad, el minorista puede digitalizar fácilmente planogramas en Excel, así como crear un expositor basado en normas corporativas internas, teniendo en cuenta las especificidades de la gestión de categorías y basándose en datos de ventas, existencias, etc.

Reducción de las ventas perdidas: Tras la introducción de LEAFIO Shelf Efficiency, la cadena comenzó a utilizar toda la funcionalidad de la Plataforma LEAFIO AI Retail. El sistema permite evitar la escasez de mercancía en el lineal y la pérdida de ventas gracias al intercambio de datos entre LEAFIO Inventory Optimization y LEAFIO Shelf Efficiency.

LEAFIO Shelf Efficiency transmite información sobre el número de facings, las existencias en los estantes y el contenido de los estantes al sistema de contabilidad, y luego esta información va a LEAFIO Inventory Optimization. Estos datos son utilizados por la plataforma para formar un buffer de seguridad, por lo que estamos seguros de que no habrá estanterías vacías en nuestras tiendas. Gracias al sistema, podemos reducir con precisión las ventas perdidas y aumentar la lealtad de los clientes, ofreciéndoles siempre la selección esperada de mercancías.

Control eficaz de la disposición: La aplicación móvil permite controlar la calidad de la exposición, por lo que la mercancía se mueve más rápido y los empleados de la tienda hacen menos viajes para reponerla.

Análisis para la toma de decisiones: La empresa analizará la dinámica de los indicadores del minorista y la eficacia de la propia exposición, además de evaluar la implantación de planogramas en las tiendas. Además, el sistema recomienda cambios en la disposición: qué revestimientos eliminar o añadir.

Aumento de las ventas gracias a un diseño de la exposición orientado al cliente: Con LEAFIO Shelf Efficiency, el equipo de Rukavychka podrá ver el stock por peso. Anteriormente, esto no era posible, y estos datos se introducían manualmente a discreción del responsable de la categoría, lo que daba lugar a errores. Ahora podremos garantizar la estética del lineal y realizar pedidos más precisos para dichas categorías.

Como resultado de la implantación, la cadena Rukavychka obtuvo una cómoda herramienta para mejorar su gestión del espacio en los lineales. El sistema intuitivo permite incluso a los nuevos empleados crear planogramas sin necesidad de una formación exhaustiva. La unidad de análisis profundo, que examina los planogramas desde todos los ángulos, ayuda a tomar decisiones informadas para mejorar el rendimiento del negocio y la eficacia de la gestión del espacio en los lineales y del surtido.