A rede de supermercados Rukavychka atinge um novo nível de otimização de estoque e merchandising com LEAFIO AI

A Rukavychka, uma cadeia de supermercados fundada em 2003, emprega mais de 3.600 pessoas e opera mais de 200 lojas, o que a torna a quinta maior cadeia de supermercados de varejo da região. Cada loja oferece um sortimento diversificado que varia de 2.000 a 9.000 SKUs, o que representou um desafio interessante e uma oportunidade de otimização.

Antes de implementar a LEAFIO AI Retail Platform, a Rukavychka utilizava um software de gerenciamento de estoque de um fornecedor conhecido. O software automatizava a maioria dos processos, inclusive o cálculo e a formação de pedidos e a distribuição de estoques promocionais, que eram supervisionados por um departamento dedicado de nove funcionários.

A exibição de produtos nas prateleiras era gerenciada centralmente por comerciantes e gerentes de categoria assistentes, usando um sistema de gerenciamento de sortimento com planogramas. Os funcionários usavam um aplicativo separado para receber os planogramas publicados pela matriz e os realogramas das lojas.

• Falta de ferramentas para otimizar a geração de pedidos e a necessidade de controlar o processo manualmente, o que exigia recursos adicionais substanciais.
  
• Dificuldade em manter um estoque estável para suportar o crescimento do volume de negócios. Muitos produtos estavam fora de estoque e com excesso de estoque;
  
• Promoções ineficazes devido ao gerenciamento de estoque predominantemente manual durante o período promocional.
  
• Falta de datas de validade e contabilidade de lotes ao trabalhar com produtos frescos.
  
• Atrasos nos pedidos que iam do centro de distribuição para um fornecedor externo.
  
• Ausência de relatórios e análises transparentes.
  
• Falta de desenvolvimento do sistema e de suporte dos desenvolvedores.
  

• Falta de ferramentas intuitivas para gerenciar planogramas.
  
• Análise de merchandising insuficiente para uma tomada de decisão eficaz sobre mudanças nos planogramas.
  
• Softwares diferentes para os funcionários da matriz que fazem os planogramas e para os funcionários das lojas que colocam os produtos nas prateleiras.
  
• Prateleiras vazias e perda de vendas devido à falta de compreensão do "buffer seguro" dos estoques de produtos.
  

• O cálculo da média diária de vendas não levou em conta o consumo da produção (nos casos em que a produção retira alguns itens da área de vendas). Isso resultou em perda de vendas na loja.
  
• As vendas médias foram calculadas para todos os produtos no mesmo período (4 semanas), independentemente da frequência de consumo. Esse período pode não ser suficiente para calcular a necessidade de mercadorias que raramente são vendidas.
  
• As vendas no atacado não foram excluídas do cálculo da média diária de vendas. Como resultado, as vendas médias são superestimadas e as mercadorias em excesso são compradas.
  
• Os coeficientes de sazonalidade foram aplicados manualmente na ordem do CD.
  

A gerência da cadeia concluiu que as demandas do mercado exigiam um nível mais alto de gerenciamento de processos. A empresa precisava de soluções mais flexíveis e rápidas, o que seria proporcionado pelo novo sistema.

Embora as soluções LEAFIO Inventory Optimization e LEAFIO Shelf Efficiency tenham sido implementadas sequencialmente, a maior parte da documentação de integração foi desenvolvida em paralelo.

A equipe da Rukavychka teve que mudar seus processos internos de gerenciamento de inventário, incluindo a reestruturação do departamento de supervisão e a realização de treinamento para os funcionários que trabalham diretamente com o sistema.

O processo de integração envolveu seis membros da equipe da Rukavychka: três especialistas em TI, dois usuários-chave do sistema e um gerente de projeto. Após a conclusão da integração, todos os usuários do sistema participaram do lançamento do sistema. A equipe foi dividida em duas: uma parte foi responsável pela conexão do sistema e a outra pelo suporte ao sistema e pela análise de dados. A gerência observou que a interação com a equipe do projeto era de alto nível.

O LEAFIO Shelf Efficiency foi implementado em três estágios: integração do sistema de contabilidade com a solução, treinamento da equipe e escalonamento. Em forte contraste com a situação anterior à implementação, agora há apenas três membros da equipe envolvidos centralmente em planogramas e sua implementação na Rukavychka. Eles são responsáveis por desenhar categorias e monitorar a implementação de planogramas.

A Rukavychka já havia criado seus próprios planogramas antes do início do projeto, por isso era importante transferi-los para o LEAFIO Shelf Efficiency sem alterações. A equipe da Rukavychka observou que o processo foi bastante rápido, pois o sistema permite reproduzir planogramas transferindo itens por meio do Excel.

Na segunda etapa do treinamento, a equipe do cliente percebeu que o sistema os ajudaria a seguir suas regras internas para formar o layout com facilidade. Por exemplo, a exibição das mercadorias nas prateleiras, da mais barata para a mais cara, que é importante para o cliente, pode ser implementada rapidamente usando a função de exibição automática no LEAFIO Shelf Efficiency. Além disso, os parâmetros do equipamento e das mercadorias foram cuidadosamente trabalhados durante a implementação, garantindo que todos os itens fossem colocados na prateleira com uma precisão de uma polegada.

"Mudar para uma nova solução sempre exige muitos recursos para uma empresa, e estou falando especialmente do esforço e dos recursos humanos. Mas graças à adaptabilidade da solução e aos esforços da nossa equipe e da equipe de IA da LEAFIO, conseguimos tornar esse processo bastante tranquilo", disse o vice-diretor comercial da cadeia Rukavychka.

Apesar dos desafios, como a rotação constante do sortimento, os baixos níveis de serviço dos fornecedores, as flutuações da demanda e as dificuldades para avaliar o impacto do sistema, a gerência da cadeia está satisfeita com os resultados da integração do novo sistema.

• Otimização da geração de pedidos: O sistema acelerou significativamente o processo de geração de pedidos, minimizando o impacto dos erros humanos e economizando recursos da empresa.
• Configurações personalizadas: A equipe do varejista pode solicitar atualizações do sistema para melhor sincronização com seus processos comerciais. As melhorias são integradas de forma muito mais rápida e conveniente do que com o sistema anterior.
  

"Escolhemos o LEAFIO Inventory Optimization porque ele atende à maioria das necessidades do mercado varejista e abrange quase todos os nossos processos. A equipe da LEAFIO AI fornece suporte contínuo, e o sistema passa por constantes mudanças de funcionalidade e melhorias, o que nos permite melhorar também. Vemos que praticamente não há tarefas de gerenciamento de estoque que não possamos resolver com o LEAFIO AI", diz o Diretor de Logística e Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos da Rukavychka.

• Flexibilidade: o sistema e seus usuários podem se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e às flutuações da demanda.
• Melhoria dos processos de negócios: o foco foi redirecionado para o trabalho eficaz com as lojas e a introdução de um novo processo de negócios - controle de vendas perdidas (eles começaram a acompanhar e trabalhar com o indicador após a implementação da Otimização de Estoque LEAFIO). 
• Uso de relatórios e análises transparentes: imediatamente após a implementação, a empresa começou a tirar proveito de 50% dos relatórios e planeja usar todos os 100%. Os relatórios mais usados pela equipe são os relatórios sobre vendas perdidas, estoques excessivos, promoções e ajustes nos itens do pedido.
  
• Otimização do trabalho durante as promoções: gerenciamento de estoque mais eficiente durante os períodos de férias devido à funcionalidade de "férias do fornecedor" e à exclusão do período de negociação de férias do cálculo.
  

• 12% de melhoria no giro de estoque;
• Redução de 25% no estoque excedente;
• Melhoria de 1% no nível médio de disponibilidade (de 91% para 92%), em particular, a disponibilidade de produtos secos aumentou em 2,5%.
• Redução de 18% nas vendas perdidas.
  

O aumento na disponibilidade levou a um aumento de 10% no estoque, o que impulsionou as vendas em 18%.

O LEAFIO Inventory Optimization forneceu à cadeia de varejo Rukavychka soluções flexíveis e rápidas, permitindo que ela se adapte às condições voláteis do mercado e às flutuações da demanda. Análises detalhadas, incluindo mais de 40 tipos de relatórios, permitem decisões informadas que melhoram ainda mais o desempenho comercial da empresa.

Criação rápida de layout: Graças à funcionalidade conveniente, o varejista pode facilmente digitalizar planogramas em Excel, bem como criar uma exibição com base em regras corporativas internas, levando em conta as especificidades do gerenciamento de categorias e com base em vendas, dados de estoque, etc. 

Reduzir a perda de vendas: Após a introdução do LEAFIO Shelf Efficiency, a cadeia começou a usar a funcionalidade completa da LEAFIO AI Retail Platform. O sistema permite evitar a falta de produtos na prateleira e a perda de vendas devido à troca de dados entre a Otimização de Inventário LEAFIO e a Eficiência de Prateleira LEAFIO. 

O LEAFIO Shelf Efficiency transmite informações sobre o número de revestimentos, estoques de prateleiras e conteúdo das prateleiras para o sistema de contabilidade e, em seguida, essas informações vão para o LEAFIO Inventory Optimization. Esses dados são usados pela plataforma para formar um buffer de segurança, de modo que temos certeza de que não haverá prateleiras vazias em nossas lojas. Graças ao sistema, podemos reduzir com precisão as vendas perdidas e aumentar a fidelidade dos clientes, sempre fornecendo a eles a seleção esperada de produtos.

Controle efetivo sobre o layout: O aplicativo móvel permite monitorar a qualidade do mostruário, para que as mercadorias circulem mais rapidamente e os funcionários da loja façam menos viagens para reabastecê-las.  

Análise para tomada de decisões: A empresa analisará a dinâmica dos indicadores do varejista e a eficácia do próprio display, além de avaliar a implementação de planogramas nas lojas. Além disso, o sistema recomenda alterações no layout: quais revestimentos devem ser removidos ou adicionados. 

Aumento das vendas devido a um design de exposição orientado para o cliente: Com o LEAFIO Shelf Efficiency, a equipe da Rukavychka poderá ver o estoque por peso. Anteriormente, isso não era possível, e esses dados eram inseridos manualmente, a critério do gerente de categoria, o que levava a erros. Agora, poderemos garantir a estética da prateleira e fazer pedidos mais precisos para essas categorias. 

Como resultado da implementação, a cadeia Rukavychka ganhou uma ferramenta conveniente para aprimorar o gerenciamento do espaço nas prateleiras. O sistema intuitivo permite que até mesmo novos funcionários criem planogramas sem treinamento extensivo. A unidade de análise profunda, que examina os planogramas de todos os ângulos, ajuda a tomar decisões informadas para melhorar o desempenho dos negócios e a eficiência do gerenciamento do espaço nas prateleiras e do sortimento.