Rukavychka: Optymalizacja Zarządzania Zapasami i Merchandisingu z LEAFIO AI

Rukavychka to sieć sklepów spożywczych założona w 2003 roku. Z zatrudnieniem wynoszącym 3 600 pracowników i prowadzeniem ponad 200 sklepów, jest piątą co do wielkości siecią detaliczną w swoim kraju. Każdy sklep oferuje szeroki asortyment, obejmujący od 2 000 do 9 000 SKU, co stwarzało zarówno wyzwania, jak i możliwości optymalizacji.

Przed wdrożeniem platformy LEAFIO AI Retail, Rukavychka korzystała z oprogramowania do zarządzania zapasami od znanego dostawcy. Oprogramowanie to automatyzowało większość procesów, w tym obliczanie i formowanie zamówień oraz dystrybucję promocji, co było nadzorowane przez dedykowany zespół dziewięciu pracowników.

Zarządzanie ekspozycją towarów na półkach odbywało się centralnie. Merchandiserzy oraz asystenci menedżerów kategorii odpowiadali za ten proces. Używali oni systemu zarządzania asortymentem, który korzystał z planogramów.

Pracownicy korzystali z osobnej aplikacji do odbierania opublikowanych planogramów z centrali. Dodatkowo, używali tej samej aplikacji do odbierania realogramów z poszczególnych sklepów.

Zarządzanie zapasami:

• Brak narzędzi do optymalizacji generowania zamówień oraz konieczność ręcznego nadzorowania procesu, co wymagało znacznych dodatkowych zasobów.
• Trudności w utrzymaniu stabilnych zapasów, co wspierałoby wzrost obrotów. Wiele produktów było niedostępnych lub występowało nadmiarowe stany magazynowe.
• Nieskuteczne promocje z powodu przeważającego ręcznego zarządzania zapasami podczas okresów promocyjnych.
• Brak ścisłej kontroli dat ważności i ewidencji partii przy pracy z produktami świeżymi.
• Opóźnienia w zamówieniach od magazynu do zewnętrznego dostawcy.
• Brak przejrzystych raportów i analiz.
• Brak rozwoju systemu oraz wsparcia ze strony deweloperów.

Zarządzanie planogramami:

• Brak intuicyjnych narzędzi do zarządzania planogramami.
• Niedostateczna analityka merchandisingowa do efektywnego podejmowania decyzji dotyczących zmian w planogramach.
• Różne oprogramowanie dla pracowników centrali, którzy tworzą planogramy, oraz pracowników sklepów, którzy układają produkty na półkach.
• Puste półki i utracona sprzedaż z powodu braku zrozumienia „bezpiecznego zapasu” towarów.

Inne słabe punkty oprogramowania od znanego dostawcy:

1. Brak narzędzi do optymalizacji generowania zamówień: Konieczność ręcznego kontrolowania procesu generowania zamówień wymagała znacznych dodatkowych zasobów.
2. Problemy z utrzymaniem stabilnego stanu magazynowego: Wzrost obrotów powodował częste braki i nadwyżki produktów.
3. Nieefektywne promocje: Ręczne zarządzanie zapasami w czasie promocji prowadziło do słabych wyników promocji.
4. Brak dat ważności i ewidencji partii dla produktów świeżych: Problemy z zarządzaniem datami ważności i ewidencjonowaniem partii dla produktów świeżych.
5. Opóźnienia w zamówieniach od dostawcy zewnętrznego: Problemy z czasem realizacji zamówień, co wpływało na dostępność produktów.
6. Brak przejrzystego raportowania i analityki: Oprogramowanie nie zapewniało transparentnych raportów i analiz, co utrudniało podejmowanie decyzji.
7. Brak rozwoju systemu i wsparcia od dostawcy: Oprogramowanie nie było wystarczająco rozwijane ani wspierane przez dostawcę, co ograniczało możliwości jego rozbudowy i adaptacji do zmieniających się potrzeb.

Pomimo że rozwiązania LEAFIO Inventory Optimization i LEAFIO Shelf Efficiency były wdrażane etapami, większość dokumentacji integracyjnej opracowywano równolegle, co pozwoliło na sprawniejszy przebieg integracji.

Zespół Rukavychki musiał dostosować swoje wewnętrzne procesy zarządzania zapasami. To obejmowało nie tylko restrukturyzację działu nadzorującego, ale także przeprowadzenie szkoleń dla pracowników bezpośrednio obsługujących nowy system.

W procesie integracji uczestniczyło sześciu członków zespołu Rukavychki: trzech specjalistów IT, dwóch kluczowych użytkowników systemu oraz kierownik projektu. Po zakończeniu etapu integracji wszyscy użytkownicy systemu wzięli udział w uruchomieniu systemu. Zespół został podzielony na dwie grupy: jedna zajmowała się podłączeniem systemu, a druga wsparciem technicznym i analizą danych. Zarząd Rukavychki podkreślił, że współpraca z zespołem projektowym była na wysokim poziomie, co przyczyniło się do płynnej implementacji.

LEAFIO Shelf Efficiency zostało wdrożone w trzech etapach: integracji systemu księgowego z rozwiązaniem, szkoleniu zespołu oraz skalowaniu. Wcześniej zarządzanie planogramami w Rukavychce było rozproszone i wymagało większej liczby pracowników. Teraz, po wdrożeniu, za zarządzanie planogramami i ich realizację odpowiadają jedynie trzy osoby. Ich zadaniem jest tworzenie kategorii oraz monitorowanie realizacji planogramów.

Rukavychka stworzyła własne planogramy przed rozpoczęciem projektu, co oznaczało, że kluczowe było przeniesienie ich do LEAFIO Shelf Efficiency bez zmian. Zespół Rukavychki zauważył, że ten proces przebiegł sprawnie, ponieważ system umożliwia łatwą reprodukcję planogramów poprzez transfer danych za pomocą Excela.

W trakcie drugiego etapu szkolenia zespół klienta zrozumiał, że system pozwala na łatwe przestrzeganie wewnętrznych zasad dotyczących formowania układu towarów. Na przykład, automatyczne wyświetlanie towarów od najtańszych do najdroższych, co jest istotne dla klienta, można szybko wdrożyć dzięki funkcji auto-display w LEAFIO Shelf Efficiency. Dodatkowo, podczas wdrożenia starannie opracowano parametry sprzętu i towarów, co zapewnia umieszczanie przedmiotów na półkach z dokładnością do cala.

„Przejście na nowe rozwiązanie zawsze wiąże się z dużymi nakładami, zwłaszcza pod względem wysiłku i zasobów ludzkich. Jednak dzięki elastyczności rozwiązania oraz zaangażowaniu zarówno naszego zespołu, jak i zespołu LEAFIO AI, udało nam się uczynić ten proces stosunkowo płynnym,” – powiedział Zastępca Dyrektora Handlowego sieci Rukavychka.

Mimo wyzwań, takich jak ciągła rotacja asortymentu, niski poziom obsługi dostawców, wahania popytu oraz trudności w ocenie wpływu systemu, zarząd sieci jest zadowolony z rezultatów integracji nowego systemu.

Optymalizacja generowania zamówień: System znacząco przyspieszył proces generowania zamówień, minimalizując wpływ błędów ludzkich i oszczędzając zasoby firmy.

Dostosowane ustawienia: Zespół detalisty może zgłaszać potrzeby dotyczące ulepszeń systemu, aby lepiej synchronizować go z procesami biznesowymi. Udoskonalenia są integrowane znacznie szybciej i wygodniej niż w przypadku poprzedniego systemu.

„Wybraliśmy LEAFIO Inventory Optimization, ponieważ spełnia większość naszych wymagań na rynku detalicznym. Zespół LEAFIO AI zapewnia nam stałe wsparcie, a system nieustannie wprowadza zmiany i ulepszenia, co umożliwia nam również rozwój. Widzimy, że praktycznie nie ma zadań związanych z zarządzaniem zapasami, które nie moglibyśmy rozwiązać za pomocą LEAFIO AI” — mówi Dyrektor ds. Logistyki i Zarządzania Łańcuchem Dostaw w Rukavychka.

Kluczowe efekty wdrożenia systemu:

• Elastyczność: System oraz jego użytkownicy mogą szybko dostosować się do zmian rynkowych i wahań popytu.
• Poprawa procesów biznesowych: Skoncentrowano się na efektywnej współpracy ze sklepami oraz wprowadzeniu nowego procesu biznesowego – kontroli utraconej sprzedaży (od momentu wdrożenia LEAFIO Inventory Optimization zaczęto śledzić i analizować ten wskaźnik).
• Wykorzystanie przejrzystych raportów i analityki: Bezpośrednio po wdrożeniu firma zaczęła korzystać z 50% dostępnych raportów, z planami na pełne wykorzystanie 100%. Najczęściej używane raporty przez zespół to raporty dotyczące utraconej sprzedaży, nadmiernych zapasów, promocji oraz korekt zamówień.
• Optymalizacja pracy podczas promocji: Efektywniejsze zarządzanie zapasami w okresach świątecznych dzięki funkcji „świątecznych przerw dostawców” oraz wyłączeniu okresu handlowego świąt z obliczeń.

Kluczowe Wyniki Po Wdrożeniu LEAFIO AI:

• 12% poprawa rotacji zapasów
• 25% redukcja nadmiernych zapasów
• 1% poprawa średniego poziomu dostępności (wzrost z 91% do 92%), w tym dostępność artykułów sypkich wzrosła o 2,5%
• 18% redukcja utraconej sprzedaży

Wzrost dostępności doprowadził do 10% wzrostu zapasów, co z kolei przyczyniło się do 18% wzrostu sprzedaży.

LEAFIO Inventory Optimization zapewniło sieci Rukavychka elastyczne i szybkie rozwiązania, umożliwiając dostosowanie się do zmiennych warunków rynkowych i wahań popytu. Szczegółowa analityka, obejmująca ponad 40 rodzajów raportów, pozwala na podejmowanie świadomych decyzji, które dodatkowo poprawiają wyniki biznesowe firmy.

• Szybkie tworzenie układów ekspozycji: Dzięki wygodnej funkcjonalności, detalista może łatwo zdigitalizować planogramy w Excelu oraz stworzyć ekspozycję zgodnie z wewnętrznymi zasadami firmy, uwzględniając specyfikę zarządzania kategoriami oraz dane o sprzedaży i zapasach.
• Redukcja utraconej sprzedaży: Po wdrożeniu LEAFIO Shelf Efficiency sieć zaczęła w pełni wykorzystywać funkcjonalność platformy LEAFIO AI Retail. System pozwala uniknąć braków towaru na półkach oraz utraty sprzedaży, dzięki efektywnej wymianie danych między LEAFIO Inventory Optimization a LEAFIO Shelf Efficiency.
• Skuteczna kontrola układu ekspozycji: Aplikacja mobilna umożliwia monitorowanie jakości ekspozycji, co przyspiesza rotację towarów i zmniejsza liczbę wizyt pracowników sklepu w celu uzupełnienia zapasów.
• Analiza do podejmowania decyzji: Firma analizuje dynamikę wskaźników detalisty oraz efektywność samego układu, oceniając realizację planogramów w sklepach. System rekomenduje również zmiany w układzie: jakie facings należy usunąć lub dodać.
• Zwiększenie sprzedaży dzięki projektowaniu ekspozycji zorientowanemu na klienta: Dzięki LEAFIO Shelf Efficiency zespół Rukavychki zyskał możliwość monitorowania zapasów według wagi, co wcześniej było niemożliwe. Dane te były wprowadzane ręcznie według uznania menedżera kategorii, co prowadziło do błędów. Teraz możliwe jest zapewnienie estetyki półki i dokładniejsze formowanie zamówień dla takich kategorii.

Rezultaty wdrożenia: Sieć Rukavychka zyskała wygodne narzędzie do zarządzania przestrzenią półkową. Intuicyjny system umożliwia nawet nowym pracownikom tworzenie planogramów bez rozbudowanego szkolenia. Zaawansowana jednostka analityczna, która ocenia planogramy z różnych perspektyw, wspiera podejmowanie świadomych decyzji, co przekłada się na poprawę efektywności zarządzania przestrzenią półkową i asortymentem.