Od Wyzwań do Sukcesu: Efekty Wdrożenia LEAFIO Inventory Optimization w Divocin

Divocin, znana sieć supermarketów w Europie Wschodniej, działa w formacie "hard discount", oferując ceny o 15-30% niższe od średniej rynkowej. Sklepy są głównie zlokalizowane na przedmieściach, co umożliwia klientom dostęp do podstawowych produktów spożywczych po konkurencyjnych cenach. 

Jednakże, Divocin zmagał się z poważnymi problemami w zarządzaniu zapasami, takimi jak nadmierne stany magazynowe, nieefektywne prognozowanie popytu oraz brak automatyzacji w generowaniu zamówień. Te problemy zwiększały koszty operacyjne i hamowały rozwój. Aby stawić czoła tym wyzwaniom, Divocin wdrożył system LEAFIO Inventory Optimization w celu usprawnienia procesów i zwiększenia efektywności.

Przed wdrożeniem systemu LEAFIO Inventory Optimization zarządzanie zapasami w sieci Divocin odbywało się za pomocą modułu automatycznego zamawiania w systemie księgowym, jednak w trybie półautomatycznym. Dział handlowy Divocin obejmował kierownika, ośmiu menedżerów ds. zaopatrzenia (pełniących również funkcje menedżera kategorii), jednego menedżera ds. handlu zagranicznego, trzech specjalistów ds. monitoringu oraz jednego menedżera ds. automatyzacji zarządzania zapasami.

Co ciekawe, metoda obliczania popytu w firmie Divocin była liniowa, bez uwzględnienia cyklu życia towarów, a w analizie brakowało aktualnych danych. Rozwój tej sieci detalicznej wymagał zmniejszenia liczby manualnych operacji i zastąpienia ich automatycznymi rozwiązaniami, co skłoniło firmę do poszukiwania sposobów na skrócenie czasu operacyjnego poświęcanego przez personel na przetwarzanie zamówień oraz poprawę jakości analityki niezbędnej do podejmowania decyzji zarządczych.

Ponadto, zarząd Divocin planował rozszerzenie sieci w krótkim czasie. Już w trakcie pracy nad projektem otwarto 2 nowe sklepy, a kolejne 5 uruchomiono miesiąc po zakończeniu wdrożenia.

Rozwój działalności wymusił na firmie konieczność zredukowania ręcznych operacji na rzecz automatyzacji. Poszukiwano rozwiązania, które zminimalizowałoby czas pracy personelu nad zamówieniami i jednocześnie dostarczyłoby wysokiej jakości dane analityczne. Szczególnie brakowało przejrzystych, wizualnych raportów, niezbędnych do podejmowania świadomych decyzji zarządczych. Wprowadzenie LEAFIO Inventory Optimization stało się kluczowe dla usprawnienia operacji i zwiększenia efektywności zarządzania zapasami.

Według kierownika projektu, wdrożenie przebiegło szybko, bez komplikacji i zgodnie z harmonogramem. Kluczowe znaczenie miało profesjonalne podejście wszystkich osób zaangażowanych w projekt oraz szczegółowy i przejrzysty opis procesów biznesowych dostarczony przez zarząd Divocin.

Etapy wdrożenia systemu LEAFIO Inventory Optimization:

1. Konfiguracja systemu
2. Załadunek danych i synchronizacja z systemem księgowym
3. Szkolenie zespołu
4. Dostosowanie systemu

W procesie wdrożenia nowego oprogramowania IT zaangażowana była kluczowa kadra zarządzająca i specjalistyczna. W skład zespołu projektowego wchodzili: dyrektor handlowy, dwóch specjalistów działu monitoringu oraz siedmiu menedżerów kategorii. 

Na ostatnich etapach wdrożenia do zespołu dołączył się również menedżer ds. zaopatrzenia, który przejął obowiązki menedżerów kategorii w zakresie analizy stanów magazynowych i zamówień. Działania te miały na celu usprawnienie procesów analitycznych i zapewnienie lepszej koordynacji w zakresie zarządzania zapasami i zamówieniami, co było kluczowe dla efektywnego wdrożenia systemu LEAFIo AI.

W trakcie wdrożenia systemu LEAFIO Inventory Optimization efektywna komunikacja była kluczowa. Regularne spotkania stand-up pozwoliły na bieżąco monitorować postępy i szybko rozwiązywać problemy. Utworzono dwa oddzielne czaty robocze dla różnych zespołów oraz stworzono listę dokumentów technicznych i bazę wiedzy referencyjnej.

Zespół sieciowy szybko przyswoił nową wiedzę dzięki aktywnemu zaangażowaniu podczas szkoleń, co pozwoliło uniknąć trudności adaptacyjnych. Na końcowym etapie skupiono się na specyficznych ustawieniach systemu i module raportowania.

Motywacja i aktywne zaangażowanie specjalistów z działu handlowego przyczyniły się do użytecznych uwag dotyczących ustawień systemu. Zdobyta wiedza umożliwiła efektywne pozyskiwanie opinii i propozycji dalszego rozwoju funkcjonalności systemu.

W wyniku wdrożenia systemu LEAFIO Inventory Optimization zespół osiągnął szereg znaczących rezultatów, które znacząco wpłynęły na funkcjonowanie firmy. Dzięki automatyzacji większości rutynowych działań związanych z zarządzaniem zapasami, operacyjna efektywność została znacznie zwiększona. System umożliwił uzyskanie precyzyjnych danych analitycznych, które teraz wspierają podejmowanie bardziej świadomych decyzji zarządczych.

Ponadto, proces tworzenia i przetwarzania zamówień uległ istotnej poprawie, co przełożyło się na szybszy obieg informacji i lepszą obsługę klientów. Znacząco obniżono także koszty pracy, co korzystnie wpłynęło na rentowność firmy.

Dyrektor handlowy Divocin komentuje: „System LEAFIO Inventory Optimization zapewnił dokładniejsze prognozowanie popytu, minimalizując wpływ czynnika ludzkiego na wskaźniki ilościowe. Otrzymaliśmy również narzędzia i mechanizmy do szczegółowej analizy rotacji, co pozwoliło nam obniżyć koszty nawet w okresie niestabilności gospodarczej.”

Dzięki analizie nadmiernych zapasów i utraconych sprzedaży, firma mogła uniknąć sytuacji „braku towaru” w przypadku wąskiej matrycy produktów „społecznych”, zwłaszcza w formacie „hard discount”. Analiza martwego towaru umożliwiła z kolei uwolnienie kapitału poprzez skoncentrowanie się na produktach o spadającym popycie.

Dodatkowo, nowy menedżer odpowiedzialny za zarządzanie zapasami, który dołączył do zespołu, wykorzystuje system LEAFIO AI, co pozwoliło czterem menedżerom kategorii skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, takich jak współpraca z dostawcami i negocjowanie korzystnych warunków dla firmy.

Wyniki wdrożenia:

• Asortyment objęty automatycznym zamawianiem wynosi 84,2%.
• Nadmiar zapasów w produktach objętych systemem zmniejszył się o 15,98%, w kategorii świeżych produktów – o 49,09%.
• Dostępność produktów objętych systemem wzrosła o 10,8%.
• Wskaźnik rotacji zapasów produktów objętych systemem przyspieszył o 23,08% (z 45,5 do 35,0 dni), w kategorii świeżych produktów – o 18,84% (z 6,9 do 5,6 dni).

Sieć detaliczna Divocin nadal obserwuje pozytywny wzrost wydajności oraz jakościowy efekt wdrożenia systemu LEAFIO Inventory Optimization. Automatyzacja zarządzania zapasami umożliwiła efektywniejszą ekspansję sieci, usprawnienie dostaw do istniejących punktów sprzedaży oraz optymalizację pracy z nowymi sklepami dzięki danym analitycznym.