Philip Morris Switzerland działa w bardzo złożonym środowisku handlowym, obsługując 24 kluczowych klientów, 4000 punktów sprzedaży i około 580 unikalnych układów półek.
Przez ponad dwie dekady PMSS korzystało z innego oprogramowania do zarządzania merchandisingiem i planogramami. Choć system kiedyś spełniał potrzeby firmy, z czasem przestał się rozwijać — nie oferował dalszego rozwoju ani nowych funkcji.
„Po 20 latach korzystania z tego samego narzędzia szukaliśmy oprogramowania, które zapewni rozwiązanie do planogramowania «gotowe do użycia», z funkcjami automatyzacji, rozszerzonymi możliwościami analitycznymi i efektywnym planowaniem układów” — Deborah Garbi, liderka ds. visual merchandisingu, Philip Morris Switzerland
Przestarzały proces wymagał aktualizacji co kwartał oraz dodatkowych zmian przy każdym wprowadzeniu nowego produktu, co generowało duże obciążenie operacyjne.
Wyzwania przed wdrożeniem LEAFIO
1. Poważna nieefektywność w tworzeniu planogramów
Stworzenie jednego planogramu wymagało ponad 2 godzin ręcznej pracy. W skali setek układów stanowiło to znaczne obciążenie zasobów — szczególnie przy częstych wprowadzeniach produktów lub zmianach regulacyjnych.
2. Brak stałego wsparcia
Poprzednie rozwiązanie nie zapewniało proaktywnej pomocy ani rozwiązań dopasowanych do potrzeb. Usuwanie problemów trwało długo, co ograniczało elastyczność operacyjną PMSS.
3. Złożone wymagania regulacyjne i rynkowe
PMSS musiało zmierzyć się ze zmianami w przepisach, które wymagały maksymalizacji przestrzeni półkowej, pełniąc jednocześnie rolę kapitana kategorii (category captain) dla dużej lokalnej sieci.
4. Przestarzałe zarządzanie planogramami
Planogramy prowadzono głównie w formie papierowej, a pliki PDF przechowywano we współdzielonych folderach, z których korzystali przedstawiciele terenowi i pracownicy pierwszej linii. Takie podejście spowalniało aktualizacje i kontrole zgodności, ponieważ informacje o planogramach nie były dostępne w terenie w czasie rzeczywistym.
Aby rozwiązać ten problem, wprowadzono aplikację mobilną LEAFIO, która zapewnia natychmiastowy cyfrowy dostęp do planogramów i gwarantuje aktualne informacje podczas każdej wizyty w sklepie.
Impuls do zmian
Połączenie presji regulacyjnej, obowiązków kapitana kategorii oraz nieefektywnych, przestarzałych narzędzi sprawiło, że automatyzacja stała się koniecznością. PMSS potrzebowało rozwiązania, które:
- Obsłuży złożone planogramy dla wielu marek
- Zmaksymalizuje efektywność wykorzystania przestrzeni półkowej
- Zapewni indywidualne wsparcie w czasie rzeczywistym
Dlaczego LEAFIO?
PMSS wybrało LEAFIO ze względu na zaangażowany model wsparcia, ciągłe innowacje oraz systemowe i przyjazne dla użytkownika rozwiązanie.
Deborah podkreśliła: „Pierwszym problemem, który chciałam rozwiązać, było zapewnienie indywidualnego wsparcia. Kierowniczka projektu Anastasia była zawsze dostępna, nawet w bardzo pilnych sprawach.”
Kluczowe czynniki decyzji:
- Stałe wsparcie w czasie rzeczywistym poprzez wideorozmowy i komunikatory w trakcie wdrożenia
- Nastawienie na rezultaty, którym wykazał się zespół wdrożeniowy LEAFIO
- Elastyczne dostosowanie ustawień — np. rozwiązanie z podwójnymi popychaczami (duplex pusher) dla TEREA, ułożenie diagonalne dla ZYN oraz specjalistyczne konfiguracje plug-in dla VEEV
Przebieg wdrożenia
Podejście etapowe zapewniło płynne przyjęcie rozwiązania. Wdrożenie rozpoczęto od partnera o najwyższym priorytecie, obejmując:
- 2000 punktów sprzedaży
- ponad 400 produktów
- stopniową integrację aplikacji mobilnej dla przedstawicieli terenowych
W ciągu sześciu miesięcy 75% półek tworzono już w rozwiązaniu LEAFIO Shelf Efficiency. Aplikację mobilną wprowadzono najpierw u jednego detalisty, a obecnie jest ona rozszerzana na kolejne sieci. Takie podejście pozwoliło zespołowi zarządzać zmianą bez zakłócania dotychczasowych procesów.
Rezultaty i wpływ na biznes
1. Czas tworzenia planogramów skrócony o ponad 80%
PMSS osiągnęło ogromną poprawę szybkości — od ponad 2 godzin na stworzenie jednego planogramu do znacznie efektywniejszego procesu.
2. Lepsza realizacja w terenie
Ilość ręcznej pracy znacznie się zmniejszyła, a aplikacja mobilna umożliwia zespołom terenowym porównywanie rzeczywistych układów półek z planowanymi, co usprawnia monitorowanie zgodności.
3. Dopasowane rozwiązania merchandisingowe
Niestandardowe narzędzia dla nietypowych rodzajów ekspozycji zwiększyły widoczność produktów i elastyczność zarządzania kategorią.
„LEAFIO wprowadziło dopasowane funkcje merchandisingowe, które nie tylko obsłużyły specjalistyczne wymagania ekspozycyjne, takie jak podwójne popychacze dla TEREA czy ułożenie diagonalne dla ZYN, ale także umożliwiły tworzenie planogramów zarówno formatowych, jak i dedykowanych dla konkretnych sklepów.” Jane Medwin, współzałożycielka LEAFIO
Takie podejście dało PM Switzerland możliwość szybkiego skalowania w obrębie podobnych typów ekspozycji przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności w dostosowywaniu układów do poszczególnych sklepów, gdy było to potrzebne. Dzięki temu udało się zachować skuteczną równowagę między efektywnością operacyjną a lokalną precyzją.
4. Pozytywne opinie partnerów detalicznych
Ulepszony model wsparcia to ogromny postęp w porównaniu z relacją z poprzednim dostawcą — współpraca i szybkość reakcji są znacznie lepsze.
„Spośród wszystkich zmian, które musieliśmy przeprowadzić w okresie styczeń–marzec, to wdrożenie było najszybsze. Wszystko przebiegło sprawnie, bez większych problemów” — powiedzieli przedstawiciele partnera.
5. Centralizacja danych
Wszystkie planogramy znajdują się teraz w jednym systemie z dostępem do:
- definicji asortymentu według punktu sprzedaży i typu planogramu
- historii zmian układów półek
Wyścig z czasem w obliczu regulacji
Transformacja PMSS nie była jedynie aktualizacją oprogramowania — była wyścigiem o kluczowym znaczeniu dla zgodności z przepisami. W obliczu zbliżających się terminów regulacyjnych i przy 4000 układów w punktach sprzedaży firma musiała zmodernizować planogramowanie, zanim zmienią się warunki rynkowe. LEAFIO umożliwiło PMSS sprostanie tym wymaganiom bez zakłóceń operacyjnych.
Kluczowe wnioski
Dla producentów FMCG zarządzanie merchandisingiem i planogramami często wiąże się ze znanymi problemami: czasochłonną pracą ręczną, rozproszonymi danymi oraz powolnym dostosowywaniem się do zmian regulacyjnych lub wymagań sieci handlowych. LEAFIO rozwiązuje te wyzwania, łącząc automatyzację, skalowalność i indywidualne wsparcie.
- Wzrost efektywności: czas tworzenia planogramu skrócony z ponad 2 godzin do ułamka tego czasu
- Zadowolenie partnera: partner uznał to wdrożenie za najpłynniejsze w swojej historii
- Elastyczność operacyjna: szybsze dostosowanie do zmian regulacyjnych
- Strategiczny wgląd: scentralizowane dane
- Skalowalne wdrożenie: podejście etapowe zapewniło stabilność i sprawną adaptację
