Redukcja nadwyżek zapasów i poprawa satysfakcji klientów dzięki w pełni zautomatyzowanemu generowaniu zamówień

Toy House to lider w sprzedaży zabawek w Europie Wschodniej. Firma powstała w 1992 roku, a historia jej sukcesu zaczęła się od sprzedaży zabawek w kiosku. Obecnie Toy House prowadzi 67 sklepów stacjonarnych oraz sklep internetowy. Sieć obejmuje 18 największych miast, oferując około 50 000 unikalnych SKU. 

Aby zmodernizować system zarządzania zapasami, Toy House nawiązał współpracę z LEAFIO AI. Celem było wdrożenie oprogramowania do automatycznego prognozowania popytu. Główne założenia to lepsze zarządzanie zapasami, zwiększenie dokładności prognoz, optymalizacja procesów oraz automatyzacja generowania zamówień. Dzięki temu firma mogła uwolnić kapitał na dalszy rozwój. 

• Ludzie są kluczowym elementem sukcesu każdego biznesu. Jednak bez automatyzacji i jasno zdefiniowanych procesów biznesowych, niemożliwe byłoby utrzymanie pozycji lidera na dynamicznie zmieniającym się rynku detalicznym. Działając w szybkim tempie, firma musi być czujna, aby pozostać konkurencyjną.
• Dlatego zarząd Toy House zdecydował się na automatyzację wszelkich możliwych obszarów, w tym kas, sklepu internetowego i operacji magazynowych. Szczególną uwagę poświęcono efektywnemu zarządzaniu zapasami. Optymalizacja stanów magazynowych miała na celu:
• Zidentyfikowanie i eliminację nadwyżek zapasów;
• Zoptymalizowanie procesu zakupów;
  
• Zautomatyzowanie prognozowania i składania zamówień;
• Stworzenie procesu wprowadzania nowych produktów;
  
• Zwiększenie rotacji, zmniejszenie braków towarowych (OOS) i straty sprzedaży. 
  

„Wielka liczba lokalizacji detalicznych i duży wolumen produktów kosztowały nas fortunę. Dlatego nawiązaliśmy współpracę z LEAFIO i wdrożyliśmy ich oprogramowanie do optymalizacji zapasów. Używamy tego oprogramowania od około czterech lat i jesteśmy zachwyceni wynikami,” — powiedział Vlad, współzałożyciel Toy House. 

Dział zarządzania zapasami również wymagał usprawnienia. Każdy menedżer obsługiwał średnio 5-7 sklepów. Wszystko było zarządzane w Microsoft Excel, ponieważ zespół musiał utrzymywać harmonogramy zamówień, formować zamówienia do dostawców i magazynów oraz zarządzać dystrybucją wewnętrzną. Był to bardzo pracochłonny proces, a specjalistom często brakowało zasobów. Firma doświadcza wyraźnych trendów sezonowych, ponieważ popyt, sprzedaż i asortyment gwałtownie rosną w okresie świąt noworocznych. Jednak liczba wierszy w Excelu ma swoje ograniczenia. Potrzebne było więc nowe narzędzie.

Posiadanie prawidłowo działających i skalowalnych procesów otwiera wiele możliwości biznesowych. Oprogramowanie samo w sobie nie jest cudownym rozwiązaniem i nie zacznie generować zysków tylko dlatego, że naciśniesz przycisk. Projekt przynosi efekty tylko wtedy, gdy dostawcy i zespół detalistów współpracują jako całość: analizują obecne procesy, wdrażają metodologię rozwiązania i konfigurują algorytmy. Kluczowe jest osiągnięcie pozytywnego, kompleksowego rezultatu, ponieważ w łańcuchu dostaw wszyscy odnoszą korzyści tylko wtedy, gdy klient kupuje produkt pozyskany od dostawcy. 

Zespół wdrożeniowy dostawcy poświęcił czas na zrozumienie procesów biznesowych, ich usprawnienie, optymalizację i automatyzację. Zadbali o każdy etap projektu, od początku aż do zakończenia wdrożenia. Toy House przyjął strategię zarządzania zapasami typu „pull” – model reagujący na popyt klientów. Strategia ta obejmowała utworzenie funkcjonalnego Centrum Dystrybucji (DC), które stało się centralnym regulatorem całego łańcucha dostaw, pełniąc rolę punktu kontaktowego i transferu wszystkich zamówień oraz dostaw zapasów między sprzedażą online a stacjonarną. W dążeniu do optymalizacji łańcucha dostaw, Toy House zintegrował oprogramowanie do prognozowania popytu oparte na sztucznej inteligencji, aby zapewnić dokładność prognoz i dostosowanie poziomów zapasów w zmiennym środowisku rynkowym. 

Następnie zespół sukcesu klienta LEAFIO AI przejął wsparcie, które trwa już cztery lata. LEAFIO AI nieustannie rozwija swoje produkty, dodając nowe funkcje. Słuchają opinii detalistów, pomagają w konfiguracjach, tworzą nowe raporty o bezpośredniej wartości biznesowej i są zawsze na bieżąco z nowymi wersjami oraz szkoleniami. 

„Zespół wdrożeniowy LEAFIO był zaangażowany na pełen etat, zapewniając nieprzerwaną obsługę 24/7 i skrupulatnie nadzorując każdy etap projektu. Ich oddanie i zaangażowanie w realizację było kluczowe dla naszego sukcesu” — powiedział Vlad, współzałożyciel Toy House. 

Toy House, przed rozpoczęciem projektu, określił konkretne cele biznesowe. Zrozumieli, że zapasy są największą inwestycją w firmie, a ich dostępność w sklepach jest kluczowa dla sukcesu. Dlatego priorytetowo potraktowali następujące obszary: poprawę poziomu obsługi klienta, zwiększenie rotacji produktów oraz eliminację nadwyżek zapasów.

Dzięki wdrożeniu rozwiązań optymalizacyjnych, wszystkie te cele zostały osiągnięte. Firma kontynuuje doskonalenie swoich procesów i wyników. W efekcie projektu udało się osiągnąć: 

• Automatyzację generowania zamówień: Proces stał się całkowicie zautomatyzowany, co znacznie ułatwiło zarządzanie zapasami. 
• Uporządkowany harmonogram zamówień: Zamówienia są teraz planowane i realizowane według jasno określonego harmonogramu.
• Przejrzystość procesu składania zamówień: Cały proces zamawiania stał się bardziej transparentny i łatwiejszy do śledzenia.
  
• Ocena wiarygodności dostawców i raportowanie: Wprowadzono system oceny dostawców, co pozwala na lepsze monitorowanie ich niezawodności.
• Zarządzanie i optymalizacja asortymentu: Asortyment został zoptymalizowany, co zwiększa efektywność zarządzania zapasami.
  
• Zarządzanie produktami alternatywnymi: Skutecznie zarządzane są produkty alternatywne, co pozwala na lepszą reakcję na zmieniające się potrzeby rynku.
• Zarządzanie fluktuacjami sezonowego popytu: Odpowiednie zarządzanie sezonowymi zmianami popytu poprawiło dostępność produktów w kluczowych okresach. 
• Solidna analityka i raportowanie: Cały łańcuch dostaw zyskał na przejrzystości dzięki zaawansowanej analityce i raportowaniu.  
  

Te usprawnienia przyczyniły się do znacznego wzrostu efektywności operacyjnej Toy House, umacniając ich pozycję na rynku.

Toy House znacznie poprawił zarządzanie zapasami, integrując oprogramowanie do prognozowania popytu LEAFIO AI, które wykorzystuje uczenie maszynowe i analitykę predykcyjną do dynamicznego zarządzania poziomami zapasów bezpieczeństwa. System automatycznie oblicza i dostosowuje wymagane poziomy zapasów bezpieczeństwa w czasie rzeczywistym, na podstawie bieżącego popytu, częstotliwości zamówień i trendów rynkowych. Dodatkowo, oprogramowanie zapewnia optymalne wyświetlanie produktów na półkach, utrzymując równowagę między zapasami bezpieczeństwa, towarami promocyjnymi a zapasami awaryjnymi, co prowadzi do wyższego poziomu satysfakcji klientów.

Dostosowane raporty zapewniają natychmiastowy wgląd w decyzje strategiczne, podczas gdy zaawansowane algorytmy zarządzają nadwyżkami i zapasami promocyjnymi, optymalizując łańcuch dostaw i minimalizując zakłócenia. Dzięki synchronizacji operacji magazynowych, centrum dystrybucji, dostaw i zaopatrzenia sklepów za pomocą inteligentnego narzędzia do zarządzania zapasami, firma utrzymała niskie koszty dostaw, wysoką satysfakcję klientów oraz produktywność personelu. 

Na przykład, znacznie ograniczyliśmy nadwyżki zapasów i poprawiliśmy dostępność produktów na półkach. Oczywiście nasi klienci zauważyli te zmiany i jesteśmy tego świadomi. Obecnie jesteśmy w stanie dotrzymać obietnic składanych naszym klientom, którzy zawsze mogą znaleźć deklarowane przez nas produkty. Uważam, że nie byłoby to możliwe bez solidnych podstaw - efektywnych zautomatyzowanych procesów prognozowania sprzedaży, zarządzania promocjami, sezonowością oraz utrzymywania wysokich poziomów obsługi.