Por que um sistema ERP não é suficiente para que um varejista possa fazer a gestão do estoque?

O mercado varejista brasileiro tem se desenvolvido ativamente nas últimas décadas, com todas as condições para estar firmemente listado entre os cinco maiores mercados do mundo. Apesar de algum declínio em 2022, os analistas da Global Data acreditam que ele crescerá mais 5% até 2026. Entretanto, dadas as mudanças políticas internas, a crise global iminente e a recessão econômica geral, para alcançar esse crescimento os varejistas terão que superar vários grandes desafios. Assim, de acordo com os últimos relatórios da Fitch Ratings em 2023, o mercado varejista no Brasil espera novamente uma ligeira desaceleração. Dado esse cenário, Renato Donatti, diretor da Fitch Ratings, observa que a capacidade dos varejistas de ajustar investimentos e administrar custos e despesas será fundamental.

Sendo o estoque um dos maiores investimentos do negócio varejista, a otimização do estoque e o estabelecimento de processos eficientes de negócios na cadeia de abastecimento vem à frente do esforço para reduzir custos. Nesse caso, investir em automação e implementar software de gestão de estoque parece ser o passo mais lógico e promissor.

Quais são as ferramentas mais populares de gestão de estoque?

À medida que o mercado varejista, em geral, e empresas específicas, em particular, evoluem, os varejistas podem usar várias ferramentas para acompanhar o estado do estoque e apoiar os procedimentos de reposição. 

• Planilhas. Por algum tempo, mesmo o conhecido Microsoft Excel pode satisfazer as necessidades das empresas. Essa ferramenta, porém, exige muito trabalho não automatizado por parte de funcionários e gerentes e depende muito da precisão e do nível de treinamento das pessoas. Erros devidos ao fator humano podem afetar significativamente os resultados.
• Sistemas de contabilidade ou de planejamento de recursos empresariais (ERP ou enterprise resource planning em inglês). Àmedida que o volume de vendas, as SKUs e os estoques aumentam, o uso de planilhas se torna extremamente ineficiente. Nesse ponto, o varejista decide implementar um sistema de contabilidade ou sistema ERP. Esses podem ser sistemas de fornecedores globais tais como SAP, Oracle, etc., fornecedores locais (Nex, TOTVS) ou software personalizado desenvolvido na empresa.

Esses sistemas podem cobrir múltiplos processos de negócios da empresa e não se destinam apenas a estoques e logística. A opção de gestão de estoque em tal software é geralmente oferecida como parte de um dos módulos e pode fornecer funcionalidade básica e análise de estoque.

• Sistemas especializados de gestão de estoque. À medida que a rede de varejo cresce, a administração se depara com as capacidades de sistemas complexos permanecerem bastante suficientes para algumas áreas de negócios, então processos cruciais de negócios começam a exigir mais especialização, funcionalidade ampliada e análises em nível mais alto. Isso é especialmente verdade para a gestão de estoque, já que é um dos ativos de custo mais elevado em um negócio de varejo, junto com o fundo de salários e aluguel de espaço. Quando os volumes de estoque se tornam tão significativos que qualquer erro acarreta em perdas dramáticas, as companhias consideram uma solução avançada adicional - um sistema automatizado especializado para gestão de estoque. 

"A Otimização de estoque da LEAFIO é uma solução baseada na nuvem projetada para a gestão de estoque em todos os níveis da cadeia de abastecimento: dos centros de distribuição aos pontos de venda. Para o desenvolvimento desse produto de informática, foram usados volumes significativos de dados sobre o varejo, o que tornou possível levar em conta as especificidades e sutilezas do setor". 

Helen Kom, diretora de produto da LEAFIO Inc.

Como um varejista sabe que um sistema de contabilidade não é mais suficiente?

As companhias podem usar os vários tipos de ferramentas que descrevemos, separadamente ou em conjunto, para que suas funcionalidades se complementem. Os fatores decisivos na escolha das ferramentas são as características e prioridades do atual estágio de desenvolvimento dos negócios.

Se você estiver em dúvida sobre dever mudar sua gestão de estoque para software especializado, faça algumas perguntas:

• Você está satisfeito com os níveis de disponibilidade de estoque e de rotação de estoque?
• Há algum problema devido à indisponibilidade de certos produtos?
• Você está preocupado com o estoque obsoleto?
• Você está satisfeito com os resultados de suas campanhas promocionais?
• Você acha que seus funcionários estão perdendo muito tempo fazendo pedidos?
• As ferramentas de que você dispõe atualmente fornecem análises de métricas de gestão de estoque a um nível que permita melhorar o processo?
• A situação surge quando o período de pagamento diferido dos bens é menor que o período médio para vender o estoque?
• O software de gestão de estoque existente é suficiente para ajudá-lo a monitorar os fornecedores quanto à pontualidade e integridade de suas entregas?

Se a resposta a pelo menos algumas perguntas da lista for afirmativa, então os processos de gestão de estoque de sua rede de varejo precisam de melhorias adicionais. 

A maioria dos varejistas em crescimento passa por marcos de melhoria gradual da automatização da gestão de estoque. As ferramentas nessa área devem corresponder à escala das operações e à complexidade dos processos comerciais. À medida que o número de SKUs, fornecedores e pontos de venda aumenta, a funcionalidade das planilhas se torna insuficiente. Da mesma forma, com o tempo, redes de varejo em desenvolvimento dinâmico podem achar que as capacidades dos sistemas ERP em relação ao estoque são limitadas e precisam ser melhoradas com ferramentas especializadas.

Benefícios de soluções especializadas em gestão de estoque

Vamos examinar por que um sistema ERP por si só não pode administrar eficazmente o estoque de sua empresa de varejo. Vantagens adicionais trazidas pelo uso de sistemas especializados de gestão de estoque, em particular, são manifestadas nos seguintes aspectos:

1. Previsão avançada e maior nível de automação

As previsões de demanda de software ERP, na maioria dos casos, são baseadas em dados de períodos passados, mas a conjuntura e as circunstâncias do período atual podem diferir significativamente das do período anterior. Portanto, é arriscado encomendar mercadorias com base apenas em dados históricos sem levar em conta a variedade de fatores de demanda.

Os algoritmos de previsão da demanda usados no software não desempenham um papel pequeno. Se esse elemento da funcionalidade do sistema for irrelevante, os gerentes de compras ou de lojas começam a ajustar os pedidos calculados pelo software com base em sua experiência e compreensão da demanda atual. Assim sendo, riscos adicionais aparecem. Quando se trata de categorias tais como produtos alimentícios in natura e medicamentos com vida útil limitada, o custo de um erro no planejamento do estoque se torna mais dramático.

Os modernos sistemas de reposição automática de estoque são capazes de gerar milhares de pedidos todos os dias. Eles consideram fatores tais como sazonalidade, campanhas promocionais, cronogramas de fornecedores, prazos de entrega, saldos atuais, mercadorias em trânsito, etc. O sistema calculará e aplicará os fatores necessários; os funcionários só têm que seguir as dicas e fazer ajustes mínimos, se necessário.

A alta automatização da gestão de estoque permite a você redistribuir significativamente recursos tão valiosos como o tempo de trabalho de especialistas engajados em aquisições. Quanto menor a necessidade de criar ou ajustar manualmente os pedidos para os fornecedores, mais oportunidades de mudar o foco dos funcionários para a melhoria e inovação dos serviços. 

2. Prevenção de problemas em vez de sua detecção tardia

O excesso de estoque, a perda de vendas e os danos financeiros decorrentes de perdas de SKUs e alienação de mercadorias vencidas são o pior pesadelo de qualquer gerente de varejo. Um sistema contábil lhe mostrará, por exemplo, uma baixa rotatividade de capital, mas não explicará o que a causou.

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Como são desenvolvidos programas especializados para tarefas específicas de gestão de estoque, eles podem proporcionar não apenas um nível máximo de imersão no processo comercial, mas também ajudar a prevenir problemas por meio de monitoramento contínuo dos KPIs e avisos oportunos.

Por exemplo, a LEAFIO tem o painel de controle criterioso como a principal página de trabalho do gerente de compras definido como padrão. Ele fornece informações sobre como o excedente e as vendas perdidas mudaram. Se houver uma tendência negativa, é necessário prestar atenção a relatórios adicionais que ajudem a compreender a causa da tendência. Usando abordagens metodologicamente sólidas, a solução dá ao gerente uma oportunidade de ver em apenas um clique o que está errado na gestão do estoque da companhia. Ela disponibiliza não apenas informações, mas um problema que já foi analisado, o que pode ter um impacto severo sobre os negócios.

3. Análise aprofundada e visão do panorama

Os usuários das seções de gestão de estoque dos sistemas ERP podem ser comparados aos torcedores de futebol que só vêem os números da pontuação final da partida no placar. Em vez disso, os especialistas em futebol examinam cada detalhe do jogo, tais como quantos quilômetros cada jogador correu ou quantas ações bem-sucedidas e mal sucedidas eles completaram. Se você não analisar todos os indicadores de um jogo de futebol e não tirar conclusões com base neles, então os números no placar no final do próximo jogo não serão completamente diferentes. 

O conjunto de ferramentas analíticas do software especializado lhe permite observar e avaliar cada detalhe das questões de estoque e excede significativamente o que um sistema ERP padrão pode oferecer.

Um poderoso módulo BI da plataforma de Otimização de Estoque da LEAFIO lhe permite gerar mais de 40 relatórios analíticos visuais que cobrem todos os principais KPIs adotados na prática do varejo. Assim, os gerentes podem ver o panorama do estado do estoque e da reposição em tempo real.

A usabilidade e a rapidez são importantes para qualquer software, de modo que um painel de informação inteligente, no qual são apresentadas análises relevantes, ajuda os especialistas a intervir a tempo em momentos críticos dos processos em links vulneráveis. A propósito, uma análise detalhada mostrará quem é quem entre seus fornecedores, e a comunicação com eles, tendo relatórios visuais à mão, será muito mais fácil.

4. Consideração das especificidades do varejo

Os sistemas ERP não são projetados exclusivamente para negócios de varejo. Ao mesmo tempo, em cada indústria, e o varejo não é exceção, há detalhes e sutilezas que só podem ser compreendidos por alguém que tenha trabalhado nele ou que muitas vezes tenha lidado com suas especificidades. Ao criar plataformas especializadas de gestão de estoque, profissionais experientes são trazidos e muitas informações reais e casos de negócios de varejo são usados.

O varejo é uma indústria muito dinâmica e de ritmo rápido, e os sistemas ERP são muito mais lentos para responder às mudanças no ambiente. Sua implementação pode ser muito demorada e multifatorial. Dado que os complexos sistemas ERP levam vários anos para serem implementados, a metodologia de gestão de estoque pode se tornar obsoleta antes de ser totalmente integrada.

Plataformas especializadas de gestão de estoque são muito mais adequadas para ajudar os gerentes de varejo com operações específicas. Forneceremos alguns detalhes:

• Novidades e rotações de sortimento. Soluções especializadas disponibilizam a rotação sugerindo os candidatos para a exclusão do sortimento. E o que fazer com as novidades que acabam de aparecer? Não há histórico de vendas, o que significa que não há base para a formação de pedidos. Portanto, vamos nos limitar a julgar lotes para a consideração do gerente, pouco a pouco "sentindo" o mercado. No entanto, muitos varejistas podem se dar ao luxo de fazer as coisas de maneira diferente, capitalizando a curiosidade do cliente sobre novos produtos. Como se resolve a mesma questão nas soluções de perfil para a gestão de estoque? Para pedidos de novos SKUs, a demanda é automaticamente prevista usando o histórico de vendas de produtos similares, ou seja, análogos.
• Flutuações na demanda, inclusive sazonais. Esse é um dos principais desafios do varejo. Assim, a previsão da demanda baseada em IA ajuda o software especializado a lidar com isso. Por exemplo, a LEAFIO tem uma função de planejamento de sazonalidade de múltiplos cenários, que permite analisar as flutuações na demanda para categorias de produtos com vários cenários. Mesmo as flutuações intra-semanais podem ser consideradas usando um coeficiente especial.
• Campanhas promocionais e outras atividades de marketing. É difícil confiar apenas na intuição de seus funcionários ao encomendar produtos para a campanha. Algumas soluções especializadas para a gestão de estoque fornecem um módulo promocional, que inclui o cálculo da previsão, a adaptação dos estoques às vendas promocionais, e a análise da eficácia das atividades em andamento. 

Há muitos exemplos similares com relação às características da gestão de estoque no varejo, mesmo apenas no exemplo da Otimização de Estoque da LEAFIO. Estamos falando daquelas sutilezas que não podem ser levadas em conta no desenvolvimento de sistemas ERP, que não visam reproduzir a diversidade de todos os processos comerciais que eles servem, e que muitas vezes simplificam. Em outras palavras, às vezes você recebe uma imagem plana em vez de um modelo 3D volumétrico, que está disponível em soluções informáticas especializadas.

5. Flexibilidade e personalização

Os processos de reposição automática de estoque e logística podem diferir entre companhias, e portanto, pode haver sempre a necessidade de modificações e ajustes personalizados do sistema automatizado. Em que caso as chances de se conseguir a personalização desejada são maiores?

Antes de tudo, deve ser mencionado que os sistemas ERP são projetados não apenas para a gestão de estoque, e tampouco para o varejo, mas para todos os principais processos comerciais de qualquer setor econômico. Isso significa que seu estoque é apenas um pequeno fragmento do grande panorama deles. Portanto, quaisquer modificações são muitas vezes lentas e caras, assim como sua reconfiguração também será cara. Isso é natural: quanto maior for o software, mais complexa será sua arquitetura. Por conseguinte, é preciso gastar mais recursos e, antes de tudo, tempo para conectar as partes do programa entre si. A mesma regularidade se aplica à introdução de quaisquer mudanças e ajustes.

Plataformas especializadas estão focadas na customização em desenvolvimento e ajustes, que são feitos muito mais rapidamente e com economia. Afinal, se já ilustramos os pontos deste artigo, com a ajuda dos recursos de Otimização de Estoque da LEAFIO, é apropriado mencionar que essa solução em nuvem funciona de acordo com o modelo SaaS. Pode-se dizer que esse modelo de serviço é muito mais centrado no cliente e flexível do que um produto pronto para uso.

Cada vez mais as empresas de varejo estão optando por integrar seus sistemas de contabilidade com soluções especializadas. Esse modelo de automação da gestão de estoque dá às empresas mais oportunidades para melhorar a eficiência do estoque e reduzir as perdas.

6. Implementação e economia de custos aqui e agora

Como já mencionamos, a implementação dos sistemas ERP pode levar vários anos, sendo que o efeito da implementação pode ser esperado pelo mesmo período, e às vezes por mais tempo. Também não há certeza de que você verá qualquer evolução positiva na gestão de estoque e na logística de sua rede varejista, informações com as quais você mais se preocupa. Em vez disso, os sistemas especializados estão concentrados em alcançar um resultado visível em um curto período, que pode ser medido usando KPIs geralmente aceitos. Estoque otimizado, liberação de capital que estava anteriormente congelado em estoques em excesso, porcentagem de atendimento de pedidos no prazo, promoções lucrativas, redução de vendas perdidas, redução de custos de mão-de-obra, etc. são resultados simples e claros que demonstram os benefícios do software de otimização de estoque. 

Portanto, se você acha que a gestão de estoque e da cadeia de abastecimento são os pontos fracos de seu negócio que precisam ser transformados imediatamente, então o fortalecimento de seu kit de ferramentas com um módulo especializado de otimização automatizada de estoque é um passo justificado a se dar. 

Por último, mas não menos importante. Há um princípio que aumenta o envolvimento do fornecedor especializado no sucesso de seu negócio: você continua a usar o software porque dele obtém um efeito econômico e a duração do uso dependerá do quanto você estiver satisfeito com os resultados.

Considerações finais

Como relatado pela McKinsey & Company, "a aplicação da previsão de demanda orientada por IA à administração da cadeia de abastecimento pode reduzir os erros entre 20% e 50%, reduzindo as vendas perdidas e a indisponibilidade do produto em até 65%". Por sua vez, de acordo com a mesma fonte, devido a essa tecnologia "os custos de armazenagem podem cair de 5% a 10%, e os custos administrativos de 25% a 40%".

O acima exposto confirma que a gestão efetiva do estoque em condições de mudanças permanentes não é possível com meios padrão inflexíveis. As companhias líderes implementam software especializado para otimizar o estoque e a logística, que se baseia em algoritmos modernos e considera toda a diversidade das operações de varejo.

Caso tenha problemas de saúde, você pode ir a um clínico geral, mas é provável que obtenha um diagnóstico mais claro e um tratamento eficaz de um especialista, e para nós a metáfora é bastante clara. Dê poder a sua equipe de varejo com ferramentas de ponta, como o software de Otimização de Estoque da LEAFIO, e os resultados não o farão esperar.