A gestão de estoque é um processo de vários níveis, onde cada seção da cadeia de abastecimento desempenha sua própria função enquanto coopera com outros especialistas e departamentos. Para assegurar a eficiência e consistência da operação, é importante construir corretamente a estrutura organizacional da cadeia de abastecimento e identificar indicadores-chave de desempenho desde o início. Além disso, os indicadores de desempenho devem ser desenvolvidos de forma a evitar conflitos de interesse entre os especialistas, e ajudá-los a trabalhar em conjunto para alcançar o objetivo comum da empresa.
COMO IDENTIFICAR UM PROBLEMA NA GESTÃO DE ESTOQUE E A QUE ELE PODE LEVAR?
Se os compradores têm um conflito de interesses com outros departamentos, se a equipe não pode conseguir sinergia, e o trabalho do departamento lembra a fábula "O cisne, o lúcio e o lagostim", onde todos puxam a carroça na sua própria direção - é hora de otimizar a estrutura de gestão de estoque. E há várias razões para isso:
- Além de diminuir a eficácia de toda a empresa, isso também prejudica a energia e o moral do local de trabalho, o que influenciará o desempenho dos funcionários.
- Uma estrutura organizacional errada será um obstáculo a qualquer inovação: os projetos não conseguirão ser terminados a tempo, o que criará uma necessidade de investir cada vez mais fundos extras. Imagine que a rede está trabalhando em 50 projetos simultaneamente, e todos eles estão atrasados. Como resultado, as metas desses projetos não são atingidas, e é necessária uma alocação adicional de recursos.
- É impossível reagir com rapidez suficiente às mudanças externas. Os lockdowns de 2020 são uma prova clara disso. As empresas onde a equipe respondeu ao desafio rapidamente foram as que saíram vencedoras: elas otimizaram seu sortimento, mudaram para o comércio online e omnichannel, e melhoraram seus algoritmos.
- Se um conflito entre especialistas já se faz presente, ele só vai crescer com o tempo. E não importa de que forma ele se manifeste.
A correta estrutura organizacional e KPI, com a motivação dos especialistas levada em em conta, ajudará tanto a resolver os problemas mencionados como a melhorar o desempenho financeiro do varejista. Muitos empresários não consideram essa perspectiva e não percebem a correlação direta entre a estrutura de gestão de estoque e o lucro da rede.
PASSO 1. CONSTRUÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PARA A GESTÃO DE ESTOQUE
A estrutura do departamento de gestão de estoque pode assumir diferentes formas - tudo depende das especificidades da operação da empresa, do tamanho da rede e até mesmo do histórico de desenvolvimento da empresa.
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Como podemos ver pela pesquisa EnVista, 34% dos varejistas priorizam a rentabilidade ao otimizar a gestão de estoque, visando reduzir custos e aumentar a receita por meio da reorganização da gestão de estoque. A construção de uma estrutura organizacional é uma das ferramentas que podem ajudar a aumentar os lucros.
Ao construir o departamento de compras, a primeira pergunta que vem à mente é quem deveria supervisioná-lo.
Na nossa experiência, o melhor seria colocar o diretor da Cadeia de Abastecimento como o chefe da gestão de estoque. Esse cargo exige que a pessoa esteja concentrada em benefícios para toda a companhia. Esse especialista trabalha em sinergia com o CEO e pode facilitar a comunicação entre os diferentes departamentos que formam a cadeia de abastecimento. Quando há alguém que dirige o vetor de ações, os compradores se movem firmemente em direção aos objetivos da companhia, ao invés de se enredar em uma multidão de tarefas operacionais diferentes.
Na prática, o departamento de compras é frequentemente administrado pelo departamento de logística, embora haja aqui um conflito de interesses:
- Um especialista em logística está interessado em aumentar o tamanho e diminuir a frequência dos pedidos, o que reduz os custos de transporte, assim como os custos de recebimento e armazenamento das mercadorias se essas operações forem realizadas com menor frequência.
- Para o comprador, porém, a acumulação de vendas excedentes ou perdidas, que podem acontecer devido a pedidos infrequentes e grandes lotes, é prejudicial.
Há casos em que o departamento de compras trabalha sob o departamento comercial. Isso também nem sempre é uma coisa boa, eis o porquê:
- As relações interpessoais influenciam o fluxo de trabalho - geralmente, o gerente de categoria defende os interesses da rede, o que pode levar a desacordos com os fornecedores.
- Os pedidos perdem transparência devido a bônus pessoais de fornecedores para os gerentes de categoria.
- A motivação pode não ser a mesma para o gerente de categoria, que dará prioridade à margem e às vendas, enquanto que para a efetividade de compras o faturamento desempenha um papel igualmente importante.
O resultado do conflito de interesses entre o gerente de categoria e o comprador é evidente no caso de uma certa grande rede varejista. Devido ao fato de os gerentes de categoria estarem altamente envolvidos no processo de formação de pedidos, todo o orçamento de compras foi gasto no início do mês. Os volumes foram aumentados e distribuídos de acordo com o plano do gerente de categoria. Ao final do mês, não havia mais fundos para fazer novos pedidos. A disponibilidade de produtos sofre, resultando em vendas perdidas e perda de fidelidade do cliente. A empresa pode sofrer com esse tipo de desequilíbrio quando os interesses comerciais são colocados acima da logística.
É melhor fazer com que as unidades de compra e gestão de categoria trabalhem em paralelo. Essas são áreas completamente diferentes, com seus próprios objetivos e KPIs.
QUEM É O DIRETOR DA CADEIA DE ABASTECIMENTO E QUAL É SEU PAPEL NA CADEIA DE ABASTECIMENTO
Um diretor de Cadeia de Abastecimento é um especialista que deve ver a gestão de estoque não apenas através da lente de seus KPIs. Esse especialista deve possuir qualidades tais como uma mentalidade analítica e proatividade. A criatividade, a capacidade de gerar idéias relacionadas com o varejo, e o talento empreendedor são igualmente importantes. Essa posição deve ser bem remunerada e deve dar liberdade para que o especialista implemente suas ideias.
As responsabilidades do chefe do departamento de compras é ver adiante, prever tendências, criar previsões de demanda, e analisar constantemente a situação. Vários instrumentos de gestão podem ajudá-lo a fazer seu trabalho com sucesso e eficiência. Se a necessidade surgir, ele pode se dirigir diretamente à equipe e fazer algumas perguntas, como por exemplo:
- Por que temos tantos pedidos na categoria D?
- Por que as mercadorias que encomendamos ainda não estão em exposição na área de vendas?
- Por que quebramos a disciplina financeira com os fornecedores, o que mais tarde afeta a regularidade das entregas?
- Como podemos melhorar as vendas em nossa rede?
Há um conceito chamado "Nuvem evaporando" na Teoria das Restrições - tem a ver com conflitos que nem sempre são óbvios, mas que ainda assim afetam a produtividade do trabalho. E o dever da gestão é evitar tais situações, organizando a estrutura correta e construindo os KPIs dos gerentes.
O diretor da Cadeia de Abastecimento suaviza esses conflitos dentro da companhia e encontra um equilíbrio. Portanto, você pode considerar a introdução dessa posição para otimizar a gestão de estoque se a companhia ainda não tiver ninguém fazendo esse trabalho.
Quantas pessoas são necessárias para uma gestão de estoque eficaz e como motivar.
É importante alocar responsabilidade. Cada especialista deve ser responsável por sua área, compreender seu KPI e colaborar com os colegas. Você não precisa de muita gente, só precisa atribuir corretamente as responsabilidades para cada processo.
Quanto menos gente estiver envolvida no processo, mais rápido ele vai.
Para pequenas redes, você não precisará de mais do que algumas pessoas. Com uma administração centralizada, 1 a 5 especialistas são suficientes. A responsabilidade pode ser dividida com base em diferentes critérios:
- O gerente de estoque é responsável por certas categorias de mercadorias ou certos fornecedores. Pelo lado positivo, essa pessoa navega e conhece perfeitamente os meandros da categoria ou as especificidades de trabalhar com um fornecedor. Há também um lado negativo - leva muito tempo para treinar esse especialista, e será difícil substituí-lo se ele sair.
- O gerente é responsável por lojas específicas. Essa abordagem é eficaz para cadeias que têm pontos de venda em diferentes regiões. O gerente regional compreende as especificidades do mercado e os detalhes do trabalho com fornecedores locais. Normalmente, isso se aplica à categoria de produtos in natura, que envolve mercadorias que são mais fáceis de obter de fornecedores locais, do que serem entregues de longe. O especialista pode responder rapidamente aos problemas emergentes e sabe como resolvê-los com a máxima eficiência.
Você também pode dividir os administradores entre aqueles que trabalham com fornecedores de risco e volumes de pedidos, aqueles que se concentram na análise, e aqueles que são responsáveis por promoções, ofertas especiais e sazonalidade.
PASSO 2. IDENTIFICAÇÃO DOS KPIS
Há dois jogadores principais na compra. O gerente de categoria define o plano de sortimento. O comprador é um executor, responsável pela disponibilidade de mercadorias do plano de sortimento em lojas e CDs.
O planejamento do sortimento requer pensamento analítico, abordagem criativa, compreensão clara das tendências e de seus clientes. A profissão de gerente de categoria implica uma boa compreensão das especificidades do mercado.
O KPI do gerente de categoria pode ser focado em vendas, margens e faturamento, mas na maioria dos casos ele está focado apenas no faturamento. Portanto, as vendas têm prioridade, assim como acordos de preços otimizados com os fornecedores. Nesse paradigma, o gerente de categoria não deve ser o chefe do departamento de processo de compras, ou os conflitos listados acima serão inevitáveis.
Para evitar desequilíbrios, a motivação pode ser formada não apenas em torno do faturamento, mas também em torno da margem e das vendas.
O KPI do comprador. A combinação de vários indicadores, a saber, disponibilidade e faturamento, será também a abordagem mais eficaz aqui. Esse tipo de equilíbrio eliminará os principais riscos:
- Quando o comprador se concentra apenas no faturamento, ele pode criar situações de falta de estoque, porque uma baixa taxa de rotatividade se torna favorável.
- Quando o comprador se concentra apenas na disponibilidade, ele tenderá a estocar o armazém ou as lojas em excesso para obter 100% de disponibilidade.
Você também poderia acrescentar vendas ao KPI, mas na prática, o comprador não tem realmente um efeito direto sobre as vendas.
PASSO 3. CENTRALIZAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE ESTOQUE
Os problemas de transparência de pedidos acima mencionados podem ser resolvidos ou minimizados pela centralização do processo de compra. Não estamos falando de compras através do CD, mas de uma gestão centralizada de todo o estoque da rede a partir do escritório principal.
A centralização é o trabalho feito pelos gerentes do escritório central, que podem ver o quadro completo em toda a rede e supervisionar os pedidos em todas as lojas adequadamente. É uma maneira de organizar o trabalho do departamento de gestão de estoque, bem como assegurar que os KPIs dos especialistas sejam alcançados. Em outras palavras, mesmo com a estrutura e a motivação adequadas, ainda é necessário tornar o processo ainda mais transparente, simples e administrável.
Tal estrutura administrativa é essencial se executivos ou investidores estiverem planejando ampliar a rede. A centralização permite que você acompanhe com maior precisão o vetor de desenvolvimento da empresa. Especialistas em cada loja individual se concentram em seus próprios clientes e isso é normal. Mas em tempos de mudança, uma estratégia claramente delineada é mais importante do que focar em atividade operacional.
O lado negativo da descentralização é que muitas pessoas com diferentes níveis de especialização estão envolvidas no processo de gestão de estoque. A qualidade sofre com a quantidade. A centralização, por outro lado, resolve muitos problemas que podem dificultar o processo de gestão de estoque.
- Quando se trata de redes de lojas, e especialmente as grandes, que têm lojas de varejo tanto nas metrópoles quanto nas cidades pequenas, o problema dos "especialistas locais" está sempre presente. Sem a centralização, são os funcionários locais que tomam as decisões de compra. Seus níveis de especialização podem variar, e às vezes não há controle suficiente sobre eles. Isso representa vários riscos para o varejista ao mesmo tempo:
- Falta de transparência nos pedidos - quando acordos pessoais com o fornecedor podem se tornar um fator decisivo;
- Diferentes especialistas têm diferentes níveis de especialização, portanto, às vezes os pedidos são formados com base em opiniões pessoais, em vez de números de vendas;
- Um gerente pode ser sobrecarregado com a carga de trabalho, o que tornaria muito difícil mensurar as quantidades necessárias para o pedido, calcular todos os coeficientes, etc.
- Falha em seguir o plano de sortimento. Isso acontece devido a edições manuais do sistema ou à formação manual dos pedidos nas lojas de varejo. Como resultado, todas as decisões ainda são tomadas pelos especialistas em produtos de cada loja individual.
A centralização é um instrumento poderoso que melhora as métricas financeiras.
A decisão de centralizar a gestão de estoque inicia uma nova etapa de desenvolvimento da rede e a leva a um novo patamar de qualidade. Isso cria uma necessidade urgente de um especialista que poderia liderar essa estrutura e a melhor pessoa para o trabalho seria um comprador empreendedor.
PASSO 4. MELHORANDO A EFICIÊNCIA DA GESTÃO DE ESTOQUE POR MEIO DA AUTOMAÇÃO
A gestão de estoque envolve muitos processos diferentes, tarefas operacionais e trabalho manual. É muito difícil resolver problemas inesperados e reagir prontamente a mudanças nessas condições. Os especialistas em compras devem usar a assistência de tecnologias modernas para obter melhor controle sobre todo o processo.
Há 50 pontos de venda na rede; o sortimento consiste em 10 mil SKUs, o que corresponde a 500.000 objetos para administrar. Uma pessoa pode lidar com isso manualmente? É possível, mas você não obterá a máxima eficiência com isso.
Não há hoje uma única empresa que opere sem processos automatizados. O processo de automatização geralmente segue essa sequência, com base no que é mais importante para o desenvolvimento da empresa:
- gestão financeira - implementação do sistema ERP;
- aceitação da automatização de mercadorias;
- gestão de estoques;
- armazenamento em armazém.
A automação deve ser vista como um investimento e não como uma despesa.
Na verdade, é fácil calcular o ROI da implementação de um sistema de automação. Por experiência prévia, o ROI dos projetos de Otimização de Estoque da Leafio é de 6 meses de uso do programa.
Que aspectos da gestão de estoque devem ser automatizados e quais requerem supervisão humana
Tudo que está relacionado com dados e precisa de cálculos matemáticos deve ser parcial ou totalmente automatizado. A formação de pedidos pode ser facilmente representada em números: saldos, demanda, vendas, perda de SKUs - tudo isso são dados específicos. Portanto, não faz sentido perder tempo e recursos humanos extras com isso quando há programas que podem resolver essas tarefas automaticamente.
As relações com os fornecedores devem ser automatizadas. É melhor configurar e-mails automáticos para pedidos de produtos de acordo com o cronograma de entrega, do que enviar esses e-mails manualmente todas as vezes.
Ao mesmo tempo, os processos que requerem criatividade e especialização devem ser deixados sem automatização.
O que pode dificultar o processo de automação
Há dificuldades organizacionais associadas ao fator de confiabilidade humana, e há dificuldades técnicas relacionadas com os dados do sistema contábil do cliente. O problema que mais se apresenta durante a transição para um sistema automatizado de gestão de estoque é a frequente sabotagem por parte dos funcionários e cabe à administração resolver essa questão. O CEO deve supervisionar o processo: nomear as pessoas responsáveis pela implementação do novo sistema, comunicar-se com a equipe e aceitar o feedback da empresa que disponibiliza o software. Na LEAFIO, damos especial atenção à construção de relacionamento com os clientes, pois quando o cliente investe em nosso produto, não adquire apenas um software de alta qualidade; eles ganham uma parceria de consultoria a longo prazo.
Outro problema que interfere com a automação é a imprecisão dos dados necessários para a operação do sistema de gestão de estoque. Na maioria das vezes, muitas coisas estão faltando no sistema de contabilidade da rede, por exemplo, a multiplicidade de embalagens para uma encomenda. É extremamente importante que a gestão de estoque tenha dados corretos em:
- mercadorias restantes e todos os movimentos que são afetados por elas;
- plano de sortimento, apresentação, etapas de quantidade do pedido e fornecedores.
Mas tudo isso pode ser ajustado durante a implementação do sistema.
Outro erro que não é tão óbvio, mas que pode atrasar o processo, é a falta de distribuição de responsabilidades, pois deve haver uma compreensão clara de quem é responsável pelo quê.
Você também precisa escolher um fornecedor confiável que tenha acumulado experiência suficiente na implementação do projeto. O software certo é um passo para o sucesso, mas o apoio de qualidade na fase de implementação e lançamento do sistema é tão importante quanto.
O QUE O FUTURO RESERVA PARA A GESTÃO DE ESTOQUE
O estoque é o principal ativo de um varejista. As margens para as categorias de produtos de marca estão diminuindo, de modo que a excelência operacional vem para o primeiro plano. Ao concentrar o trabalho no estoque, você pode continuar liberando fundos extras para o desenvolvimento da rede. Esses fundos podem ser direcionados para novos projetos em áreas emergentes.
Falando de tendências no varejo, há algumas direções a serem apontadas:
- Substituição de operações manuais por automatização.
- Redução dos custos de mão-de-obra com lojas sem pessoal e Q-commerce (comércio rápido) - entrega mais rápida.
- Omnichannel e melhor experiência do cliente.
- Desenvolvimento do e-commerce.
A inteligência artificial no varejo também continua sendo um tema quente, embora este seja um tema bastante controverso.
O QUE É IA NA GESTÃO DE ESTOQUE?
A inteligência artificial no varejo tem sido um tema importante nos últimos anos. Soa como algo de ficção científica, uma maneira de resolver todos os problemas comerciais com o simples apertar de um "botão mágico", mas não funciona assim na vida real. Descobrir o que isso significa seria um bom começo.
A inteligência artificial é um conjunto de algoritmos que interagem de alguma maneira com os dados. Começa com o aprendizado de máquinas. A seguir vem o processo de criação de redes neurais. E finalmente, a etapa do Aprendizado profundo (em inglês, Deep Learning), que forma uma inteligência completa, capaz de tomar decisões baseadas nas informações recebidas, assim como uma pessoa real.
Hoje estamos trabalhando em um ambiente onde os varejistas estão tentando limitar a influência da confiabilidade humana na cadeia de abastecimento, e a inteligência artificial junto com a robótica está se tornando uma excelente solução.
Gartner prevê que até 2023, metade de todos os CIOs estará implementando inteligência artificial em seus negócios.
A inteligência artificial precisa ser treinada para tarefas comerciais específicas, o que consome tempo e recursos financeiros. Nas condições atuais, há muitas tarefas mais importantes que a IA não vai resolver de imediato, mas é definitivamente uma dessas tendências que os varejistas devem ficar de olho. Muito possivelmente algo inovador surgirá em breve no mercado. Por exemplo, reconhecimento facial do cliente - para gerar ofertas personalizadas e um estudo mais atento do comportamento do consumidor, desde que o aspecto moral e a privacidade das pessoas sejam regulamentados. Portanto, as capacidades da IA são bastante limitadas, mas veremos o que o amanhã nos reserva.
Com a ajuda da tecnologia, os varejistas podem se adaptar rapidamente às mudanças, o que lhes permite tomar decisões sob tais condições que antes as tornavam impossíveis.
Na LEAFIO, entendemos claramente os pontos problemáticos e os desafios enfrentados por nossos clientes. Para isso construímos os algoritmos da nossa solução de Otimização de Estoque LEAFIO para que os nossos clientes estejam sempre um passo à frente na gestão de estoque e com uma estrutura organizacional mais eficiente que os ajudamos a construir.
