Construção de uma estrutura organizacional eficaz para a administração do estoque

A administração de estoques é um processo de vários níveis, onde cada seção da cadeia de abastecimento desempenha sua própria função enquanto coopera com outros especialistas e departamentos. Para assegurar a eficiência e consistência da operação, é importante construir corretamente a estrutura organizacional da cadeia de abastecimento e identificar indicadores-chave de desempenho desde o início. Além disso, os indicadores de desempenho devem ser desenvolvidos de forma a evitar conflitos de interesse entre os especialistas, e ajudá-los a trabalhar em conjunto para alcançar o objetivo comum da empresa.

Como identificar um problema na gestão do gestão e a que pode levar?

Se os compradores têm um conflito de interesses com outros departamentos, se a equipe não pode conseguir sinergia, e o trabalho do departamento lembra a fábula "O cisne, o lúcio e o lagostim", onde todos puxam a carroça na sua própria direção - é hora de otimizar a estrutura de gestão do estoque. E há várias razões para isso:

• Além de diminuir a eficácia de toda a empresa, isso também prejudica a energia e o moral do local de trabalho, o que influenciará o desempenho dos funcionários.
• Uma estrutura organizacional errada será um obstáculo a qualquer inovação: os projetos não conseguirão terminar a tempo, o que criará uma necessidade de investir cada vez mais fundos extras. Imagine que a rede está trabalhando em 50 projetos simultaneamente, e todos eles estão atrasados. Como resultado, as metas desses projetos não são atingidas, e é necessária uma alocação adicional de recursos.
• É impossível reagir com rapidez suficiente às mudanças externas. Os lockdowns de 2020 são uma prova clara disso. As companhias onde a equipe respondeu ao desafio rapidamente foram as que saíram vencedoras: elas otimizaram seu sortimento, mudaram para o comércio on line e omnichannel, e melhoraram seus algoritmos.
• Se um conflito entre especialistas já está presente, ele só vai crescer com o tempo. E não importa de que forma ele se manifeste.

A correta estrutura organizacional e o KPI, com a motivação dos especialistas levada em conta, ajudará tanto a resolver os problemas mencionados como a melhorar o desempenho financeiro do varejista. Muitos empresários não consideram essa perspectiva e não percebem a correlação direta entre a estrutura de administração do estoque e o lucro da rede.

Passo 1. Construção da estrutura organizacional para a administração do estoque

A estrutura do departamento de administração de estoques pode assumir diferentes formas - tudo depende das especificidades da operação da companhia, do tamanho da rede e até mesmo do histórico de desenvolvimento da companhia.

Como podemos ver pela pesquisa EnVista, 34% dos varejistas priorizam a rentabilidade ao otimizar a gestão de estoques, visando reduzir custos e aumentar a receita por meio da reorganização da gestão de estoques. A construção de uma estrutura organizacional é uma das ferramentas que podem ajudar a aumentar os lucros.

Ao construir o departamento de compras, a primeira pergunta que me vem à mente é quem deve supervisioná-lo.

De nossa experiência, seria melhor colocar o diretor da Cadeia de Abastecimento como o chefe da administração do estoque. Esse cargo exige que a pessoa esteja concentrada nos benefícios para toda a companhia. Esse especialista trabalha em sinergia com o diretor executivo e pode facilitar a comunicação entre os diferentes departamentos que formam a cadeia de suprimentos. Quando há alguém que dirige o vetor de ações, os compradores se movem firmemente em direção aos objetivos da companhia, em vez de se enredarem em uma multidão de tarefas operacionais diferentes.

Na prática, o departamento de compras é freqüentemente administrado pelo departamento de logística. Embora haja aqui um conflito de interesses:

• Um especialista em logística está interessado em aumentar o tamanho dos pedidos e diminuir a freqüência dos pedidos, o que reduz os custos de transporte, assim como os custos de recebimento e armazenamento das mercadorias se essas operações forem realizadas com menos freqüência.
• Para o comprador, porém, a acumulação de vendas excedentes ou perdidas, que podem acontecer devido a pedidos infreqüentes e grandes lotes, é prejudicial.

Há casos em que o departamento de compras trabalha sob o departamento comercial. Isso também nem sempre é uma coisa boa, e aqui está a razão:

• As relações interpessoais influenciam o fluxo de trabalho - geralmente, o gerente da categoria defende os interesses da rede, o que pode levar a desacordos com os fornecedores.
• As encomendas perdem transparência devido aos bônus pessoais dos fornecedores para os gerentes de categoria.
• A motivação pode não ser a mesma para o gerente de categoria, que dará prioridade à margem e às vendas, enquanto que para a efetividade de compras o volume de negócios desempenha um papel igualmente importante.

O resultado do conflito de interesses entre o gerente da categoria e o comprador é evidente no caso de uma certa grande cadeia de varejo. Devido ao fato de os gerentes de categoria estarem altamente envolvidos no processo de formação de pedidos, todo o orçamento de compras foi gasto no início do mês. Os volumes foram aumentados e distribuídos de acordo com o plano do gerente de categoria. Ao final do mês, não havia mais fundos para fazer novas encomendas. A disponibilidade de produtos sofre, resultando em vendas perdidas e perda de lealdade do cliente. A companhia pode sofrer com esse tipo de desequilíbrio quando os interesses comerciais são colocados acima da logística.

É melhor fazer com que as unidades de compra e gestão de categoria trabalhem em paralelo. Essas são áreas completamente diferentes, com seus próprios objetivos e KPIs.

Quem é o Diretor da Cadeia de Suprimentos e qual é seu papel na cadeia de suprimentos

Um diretor de Supply Chain é um especialista que deve ver a administração do estoque não apenas através da lente de seus KPIs. Esse especialista deve possuir qualidades tais como uma mentalidade analítica e proatividade. A criatividade, a capacidade de gerar idéias relacionadas com o varejo, e o talento empreendedor são igualmente importantes. Essa posição deve ser bem remunerada e deve deixar liberdade para que o especialista implemente suas idéias.

A responsabilidade do chefe do departamento de compras é ver adiante, prever tendências, criar previsões de demanda, e analisar constantemente a situação. Vários instrumentos de gestão podem ajudá-lo a fazer seu trabalho com sucesso e eficiência. Se a necessidade surgir, ele pode se dirigir diretamente à equipe e fazer algumas perguntas, como por exemplo:

• Por que temos tantas ordens na categoria D?
• Por que as mercadorias que encomendamos ainda não estão em exposição na área de vendas?
• Por que quebramos a disciplina financeira com os fornecedores, o que mais tarde afeta a regularidade das entregas?
• Como podemos melhorar as vendas em nossa rede?

Há um conceito chamado "Nuvem Evaporadora" na Teoria das Restrições - tem a ver com conflitos que nem sempre são óbvios, mas que ainda assim afetam a produtividade do trabalho. E o dever da administração é evitar tais situações, organizando a estrutura correta e os KPIs dos gerentes dos edifícios.

O diretor da Cadeia de Abastecimento suaviza esses conflitos dentro da companhia e encontra um equilíbrio. Portanto, o senhor pode considerar a introdução dessa posição para otimizar a administração do estoque se a companhia ainda não tiver ninguém fazendo esse trabalho.

Quantas pessoas são necessárias para uma administração de estoque eficaz e como formular a motivação

É importante atribuir responsabilidades. Cada especialista deve ser responsável por sua área, compreender seu KPI e colaborar com os colegas. O senhor não precisa de muita gente, só precisa atribuir corretamente as responsabilidades por cada processo.

Quanto menos gente estiver envolvida no processo, mais rápido ele vai.

Para pequenas redes, o senhor não precisará de mais do que algumas pessoas. Com uma administração centralizada, 1 a 5 especialistas são suficientes. A responsabilidade pode ser dividida com base em diferentes critérios:

• O gerente de estoque é responsável por certas categorias de mercadorias ou certos fornecedores. Pelo lado positivo, essa pessoa navega e conhece perfeitamente os meandros da categoria ou as especificidades do trabalho com um fornecedor. Há também um lado negativo - leva muito tempo para treinar esse especialista, e ele será difícil de substituir se ele sair.
• O gerente é responsável por lojas específicas. Essa abordagem é eficaz para cadeias que têm pontos de venda em diferentes regiões. O gerente regional compreende as especificidades do mercado e os detalhes do trabalho com fornecedores locais. Normalmente, isso se aplica à categoria Fresco, que envolve mercadorias que são mais fáceis de obter de fornecedores locais, do que de entregar de longe. O especialista pode responder rapidamente aos problemas emergentes e sabe como resolvêlos com a máxima eficiência.

O senhor também pode dividir os administradores entre aqueles que trabalham com fornecedores de risco e volumes de pedidos, aqueles que se concentram na análise, e aqueles que são responsáveis por promoções, ofertas especiais, e sazonalidade.

Passo 2. Identificação dos KPIs

Há dois jogadores principais na compra. O gerente de categoria define o plano de sortimento. O comprador é um executor, responsável pela disponibilidade de mercadorias do plano de sortimento em lojas e CDs.

O planejamento do sortimento requer pensamento analítico, abordagem criativa, compreensão clara das tendências e de seus clientes. A profissão de gerente de categoria implica uma boa compreensão das especificidades do mercado.

O KPI do gerente de categoria pode ser focalizado em vendas, margens e faturamento. Na maioria dos casos, porém, ele está motivado apenas para o volume de negócios. Portanto, as vendas têm prioridade, assim como os acordos de preços ótimos com os fornecedores. Nesse paradigma, o gerente de categoria não deve ser o chefe do departamento de processo de compras, ou os conflitos listados acima serão inevitáveis.

Para evitar desequilíbrios, a motivação pode ser formada não apenas em torno do volume de negócios, mas também em torno da margem e das vendas.

O KPI do comprador. A combinação de vários indicadores, a saber, disponibilidade e volume de negócios, será também a abordagem mais eficaz aqui. Esse tipo de equilíbrio eliminará os principais riscos:

• Quando o comprador se concentra apenas no volume de negócios, ele pode criar situações de ruptura de estoque, porque uma baixa taxa de volume de negócios se torna favorável.
• Quando o comprador se concentra apenas na disponibilidade, ele tenderá a estocar em excesso o armazém ou as lojas para obter 100% de disponibilidade.

O senhor também poderia acrescentar vendas ao KPI, mas na prática, o comprador não tem realmente um efeito direto sobre as vendas.

Passo 3. Centralização do sistema de gestão do estoque

Os problemas de transparência dos pedidos acima mencionados podem ser resolvidos ou minimizados pela centralização do processo de compra. Não estamos falando de compras através do CD, mas de uma gestão centralizada de todo o estoque da rede a partir do escritório principal.

A centralização é o trabalho feito pelos gerentes do escritório central, que podem ver o quadro completo em toda a rede e supervisionar os pedidos em todas as lojas de acordo. É uma maneira de organizar o trabalho do departamento de administração do estoque, bem como assegurar que os KPIs dos especialistas sejam alcançados. Em outras palavras, mesmo com a estrutura e a motivação adequadas, ainda é necessário tornar o processo ainda mais transparente, simples e administrável.

Tal estrutura administrativa é essencial se executivos ou investidores estiverem planejando ampliar a rede. A centralização permite que o senhor acompanhe com maior precisão o vetor de desenvolvimento da empresa. Especialistas em cada loja individual se concentram em seus próprios clientes - isso é normal. Mas em tempos de mudança, uma estratégia claramente delineada é mais importante do que focalizar a atividade operacional.

O lado negativo da descentralização é que muitas pessoas com diferentes níveis de especialização estão envolvidas no processo de gestão de estoques. A qualidade sofre com a quantidade. A centralização, por outro lado, resolve muitos problemas que podem dificultar o processo de gestão de estoques.

• Quando se trata de cadeias de lojas, e especialmente as grandes, que têm lojas de varejo tanto nas metrópoles quanto nas cidades pequenas, o problema dos "especialistas locais" está sempre presente. Sem a centralização, são os funcionários locais que tomam as decisões de compra. Seus níveis de especialização podem variar, e às vezes não há controle suficiente sobre eles. Isso representa vários riscos para o varejista ao mesmo tempo:
• Falta de transparência nos pedidos - quando acordos pessoais com o fornecedor podem se tornar um fator decisivo;
• Diferentes especialistas têm diferentes níveis de especialização, portanto, às vezes as encomendas são formadas com base em opiniões pessoais, em vez de números de vendas;
• Um gerente pode ser sobrecarregado com a carga de trabalho, o que tornaria muito difícil medir as quantidades necessárias para o pedido, calcular todos os coeficientes, etc.
• Falha em seguir o plano de sortimento. Isso acontece devido a edições manuais do sistema ou à formação manual dos pedidos nos pontos de venda. Como resultado, todas as decisões ainda são tomadas pelos especialistas em produtos de cada loja individual.

A centralização é um instrumento poderoso que melhora as métricas financeiras.

A decisão de centralizar a gestão do inventário inicia uma nova etapa de desenvolvimento da rede e a desloca para o próximo nível de qualidade. Isso cria uma necessidade urgente de um especialista que poderia liderar essa estrutura. E a melhor pessoa para o trabalho seria um comprador empreendedor.

Passo 4. Melhoria da eficiência da administração do estoque por meio da automação

A gestão de estoques envolve muitos processos diferentes, tarefas operacionais e trabalho manual. É muito difícil resolver problemas inesperados e reagir prontamente a mudanças nessas condições. Os especialistas em compras devem usar a assistência de tecnologias modernas para obter melhor controle sobre todo o processo.

Há 50 pontos de venda na rede; o sortimento consiste em 10 mil SKUs, o que corresponde a 500.000 objetos para administrar. Uma pessoa pode lidar com isso manualmente? É possível, mas o senhor não obterá a máxima eficiência com isso.

Não há hoje uma única empresa que opere sem processos automatizados. O processo de automatização geralmente segue essa seqüência, com base no que é mais importante para o desenvolvimento da companhia:

• gestão financeira - implementação do sistema ERP;
• aceitação da automatização de mercadorias;
• gestão de estoques;
• armazenamento em armazém.

A automação deve ser vista como um investimento e não como uma despesa.

Na verdade, é fácil calcular o ROI da implementação de um sistema de automação. Pela experiência anterior, o ROI dos projetos de otimização do estoque da Leafio é de 6 meses de uso do programa.

Que aspectos da gestão do estoque devem ser automatizados e quais requerem supervisão humana

Tudo que está relacionado com dados e precisa de cálculos matemáticos deve ser parcial ou totalmente automatizado. A formação de pedidos pode ser facilmente representada em números: saldos, demanda, vendas, baixas - tudo isso são dados específicos. Portanto, não faz sentido perder tempo e recursos humanos extras quando há programas que podem resolver essas tarefas automaticamente.

As relações com os fornecedores devem ser automatizadas. É melhor configurar e-mails automáticos para pedidos de produtos de acordo com o cronograma de entrega, do que enviar esses e-mails manualmente o tempo todo.

Ao mesmo tempo, os processos que requerem criatividade e experiência devem ser deixados sem automatização.

O que pode dificultar o processo de automação

Há dificuldades organizacionais associadas ao fator de confiabilidade humana, e há dificuldades técnicas relacionadas com os dados do sistema contábil do cliente. A questão que mais se coloca durante a transição para um sistema automatizado de gestão de estoques é a freqüente sabotagem por parte dos funcionários. Cabe à administração resolver essa questão. O Presidente deve supervisionar o processo: nomear as pessoas responsáveis pela implementação do novo sistema, comunicar-se com a equipe e aceitar o feedback da companhia que fornece o software.

Outro problema que interfere com a automação é a imprecisão dos dados necessários para a operação do sistema de gestão do inventário. Na maioria das vezes, muitas coisas estão faltando no sistema de contabilidade da rede, por exemplo, a multiplicidade de embalagens para uma encomenda. É extremamente importante que a administração do estoque tenha dados corretos:

• bens restantes e todos os movimentos que são afetados por eles;
• plano de sortimento, apresentação, etapas de quantidade do pedido, fornecedores.

Mas tudo isso pode ser ajustado durante a implementação do sistema.

Outro erro que não é tão óbvio, mas que pode atrasar o processo, é a falta de distribuição de responsabilidades. Deve haver uma compreensão clara de quem é responsável por quê.

O senhor também precisa escolher um fornecedor confiável que tenha acumulado experiência suficiente na implementação do projeto. O software certo é um passo para o sucesso, mas o apoio de qualidade na fase de implementação e lançamento do sistema é tão importante quanto isso.

O que o futuro reserva para a gestão do estoque

O estoque é o principal ativo de um varejista. As margens para as categorias de produtos de marca estão diminuindo, de modo que a excelência operacional vem à tona. Ao concentrar o trabalho no estoque, o senhor pode continuar liberando fundos extras para o desenvolvimento da rede. Esses fundos podem ser direcionados para novos projetos em áreas de tendências.

Falando de tendências no varejo, há várias direções a serem apontadas:

• Substituição de operações manuais por automatização
• Redução dos custos de mão-de-obra com lojas sem pessoal e Q-commerce (comércio rápido) - entrega mais rápida
• Omnichannel e melhor experiência do cliente
• Desenvolvimento do comércio eletrônico

A inteligência artificial no varejo também continua sendo um tema quente, embora este seja um tema bastante controverso.

O que é IA na administração do estoque?

A inteligência artificial no varejo tem sido um tema importante nos últimos anos. Soa como algo de ficção científica, uma maneira de resolver todos os problemas comerciais com um simples aperto de um "botão mágico". Mas isso não funciona assim na vida real. Descobrir o que isso significa seria um bom começo.

A inteligência artificial é um conjunto de algoritmos que interagem de alguma maneira com os dados. Começa com o aprendizado da máquina. A seguir vem o processo de criação de redes neurais. E finalmente, a etapa do Aprendizado Profundo, que forma uma inteligência completa, capaz de tomar decisões baseadas nas informações recebidas, assim como uma pessoa real.

Hoje estamos trabalhando em um ambiente onde os varejistas estão tentando limitar a influência da confiabilidade humana na cadeia de abastecimento, e a inteligência artificial junto com a robótica está se tornando uma excelente solução.

Gartner prevê que até 2023, metade de todos os CIOs estarão implementando inteligência artificial em seus negócios.

A inteligência artificial precisa ser treinada para tarefas comerciais específicas, o que consome tempo e recursos financeiros. Nas condições atuais, há muitas tarefas mais importantes que a IA não vai resolver de imediato. Mas é definitivamente uma dessas tendências que os varejistas devem ficar de olho. Muito possivelmente algo inovador surgirá em breve no mercado. Por exemplo, o comprador enfrenta o reconhecimento - por gerar ofertas personalizadas, e um estudo mais atento do comportamento do consumidor. Desde que o aspecto moral e a privacidade das pessoas sejam regulamentados. Portanto, as capacidades da AI são bastante limitadas, mas veremos o que o amanhã nos reserva.

Com a ajuda da tecnologia, os varejistas podem se adaptar rapidamente às mudanças, o que lhes permite tomar decisões sob tais condições que antes as tornavam impossíveis.