O varejo é como um organismo vivo. Ele está em um fluxo constante de mudanças e melhorias. Muitos processos que estão ocorrendo são estimulados por fatores externos: várias tendências que mudam, flutuações na demanda dos clientes e as ações dos concorrentes. No entanto, há uma infinidade de problemas que podem impedir a evolução bem-sucedida de uma empresa. Entre os primeiros a surgir estão as questões relativas ao trabalho com mercadorias. Vamos dar uma olhada nas situações que indicam que um varejista deve considerar a implementação de um software de gerenciamento de sortimento.
Nenhum processo comercial bem ajustado para o ciclo de vida do produto
Normalmente, os sistemas ERP internos são limitados em seus recursos de gerenciamento de sortimento, oferecendo apenas dois status básicos para os produtos: "ativo" e "inativo". A escolha binária não leva em conta os vários estágios do ciclo de vida do produto e os processos internos da empresa. Além disso, mesmo que os gerentes de categoria possam fazer ajustes limitados nessas escolhas, isso facilita apenas um pouco o trabalho deles. Ainda é responsabilidade deles gerenciar cada estágio individual do ciclo de vida do produto.
A LEAFIO resolveu esse problema criando uma lista personalizada de status. Ela reflete a gama completa de estágios do ciclo de vida do produto e os processos comerciais associados a eles. A lista pode ser facilmente expandida e adaptada às necessidades exclusivas de cada varejista. Essa abordagem proporciona maior flexibilidade e eficiência no gerenciamento do sortimento e leva em conta os processos reais da empresa.
Por exemplo, um dos status possíveis é "Novo". Isso significa que o produto foi lançado recentemente no mercado e ainda não atendeu totalmente às expectativas da empresa. Os seguintes processos de negócios podem ser aplicados a ele:
- Descontos e promoções para aumentar a conscientização sobre o produto entre os consumidores.
- Controle de qualidade adicional para identificar e eliminar possíveis defeitos.
- Resposta rápida ao feedback do cliente para fazer os ajustes necessários no produto ou criar uma campanha de marketing.
O status "New" (Novo) pode afetar os seguintes processos em Inventory Optimization (Otimização de estoque) e Shelf Efficiency (Eficiência de prateleira):
- o reabastecimento pode ser limitado para evitar o excesso de estoque;
- o posicionamento mais favorável nas prateleiras pode ser selecionado para atrair a atenção.
Dimensionamento rápido da rede
Se um varejista estiver buscando aumentar a rotatividade e a cobertura, é importante ter em mente que isso desafiará os processos de gerenciamento de sortimento de novas maneiras:
- um aumento no número de pontos de venda resultará na necessidade de adaptar o sortimento de acordo com a demanda local, as ofertas dos fornecedores locais e as flutuações sazonais;
- os processos de escalonamento precisam ser sincronizados com um aumento uniforme no estoque para evitar faltas ou saldos excessivos;
- e necessária uma resposta rápida às flutuações da demanda e às mudanças no ambiente competitivo, trazendo uma análise de dados de alta qualidade e oportuna, pois a última coisa de que a empresa precisa é se transformar em um "gigante desajeitado" que seja lento para responder às tendências de mudança;
- a logística e a interação com os fornecedores precisam ser otimizadas para garantir a disponibilidade dos produtos em todos os pontos de venda;
- o sortimento precisa ser adaptado para aumentar as vendas e as margens e, para isso, o senhor deve ser capaz de analisar os dados de desempenho em diferentes lojas: dados gerais e por produto.
Desafios adicionais: uso otimizado do espaço nas prateleiras, aumento da competitividade e desenvolvimento de novas categorias de produtos.
Qualquer escalonamento é implementado de forma mais eficiente com um sistema que suporte o crescimento sem perder a qualidade do atendimento ao cliente. As soluções da plataforma LEAFIO permitem que o senhor automatize os processos de gerenciamento de estoque, otimize a logística, o gerenciamento de armazéns e melhore o atendimento ao cliente.
Um estudo realizado pelo McKinsey Global Institute mostrou que cerca de 50% das atividades de varejo podem ser automatizadas com a ajuda de tecnologias modernas de larga escala. Além disso, os recursos liberados podem ser investidos em desenvolvimento.
Matriz de sortimento ausente
O uso do Excel para trabalhar com categorias e SKUs da rede ou a falta de um gerenciamento de sortimento centralizado leva completamente aos seguintes problemas:
- o número de erros aumenta à medida que o sortimento se torna vulnerável ao "fator humano", a dados imprecisos ou a decisões incorretas;
- incapacidade de responder em tempo hábil a problemas como escassez ou estoque não vendido;
- perda de oportunidades para otimizar o sortimento e se adaptar às mudanças na demanda dos consumidores;
- alocação incorreta do orçamento de compras, levando a quantidades insuficientes de produtos ou fundos congelados no estoque;
- diminuição das margens, do volume de negócios e da satisfação do cliente.
Uma matriz de sortimento adequadamente construída facilita a identificação de produtos lucrativos e não lucrativos, a adaptação da oferta às necessidades atuais dos consumidores, a criação de estratégias de preço, o planejamento de estoque e a remoção ou adição de produtos ao sortimento.
O uso do sistema de gerenciamento de sortimento torna possível melhorar a precisão e a eficiência da matriz de sortimento. Em particular, é possível armazenar, processar e atualizar de forma centralizada os dados de todo o sortimento, identificar tendências, analisar a lucratividade e prever a demanda. O sistema ajudará a determinar o número ideal de SKUs em cada segmento da matriz de sortimento, oferecerá produtos para retirada e introdução e acompanhará a eficácia de cada produto, bem como da categoria como um todo.
Nenhuma estratégia de gerenciamento de categoria
Os gerentes de categoria que trabalham sem um plano claro geralmente cometem erros, o que leva à falta de impulsionadores de crescimento da categoria e à falta de produtos relevantes para o público-alvo ou ao excesso de estoque.
O armazenamento de produtos impopulares por um longo período reduz suas margens. Além disso, a ausência de uma estratégia para trabalhar com o sortimento força os gerentes a reagir aos desafios atuais do mercado em vez de gerenciar ativamente o sortimento e prever a demanda. Essa tomada de decisão reativa acaba resultando em uma escassez de produtos populares, vendas menores e insatisfação do cliente.
O uso de um sistema de gerenciamento de sortimento permite que o senhor crie sua própria estratégia e monitore sua implementação. Em particular, o LEAFIO ajuda a:
- identificar produtos populares e necessidades dos consumidores com base em dados analíticos;
- formar um sortimento de produtos para atender à demanda e atingir os KPIs;
- mostrar volumes e plenitude pelo número de SKUs;
- acompanhar a implementação da estratégia e ajustá-la em tempo hábil;
- avaliar a eficácia da estratégia em termos da realização dos indicadores de negócios exigidos pelo varejista.
Dificuldades de localização de sortimento
Se todos os pontos de venda da cadeia tiverem o mesmo sortimento que não leva em conta a demanda local, o senhor pode esperar:
- uma queda nas vendas, já que o sortimento em pelo menos alguns pontos de venda certamente não atenderá às expectativas do público-alvo;
- acúmulo de excesso de estoque em algumas lojas e perda de margem ;
- escassez de produtos populares em um determinado local devido a quantidades insuficientes compradas.
Esses problemas não são algo com que os proprietários de uma única loja precisem se preocupar: na prática, as preferências dos clientes podem ser compreendidas em pouco tempo, mas até mesmo as empresas de pequeno porte precisam de uma rotação periódica e oportuna do sortimento para enfrentar os desafios das novas tendências e produtos.
Para uma cadeia de lojas localizadas em diferentes partes da cidade ou em diferentes regiões do mesmo país, pode haver uma variação substancial na demanda por produtos específicos. Portanto, o sortimento será diferente em termos de conteúdo, preço, profundidade e outros critérios. A estratégia típica para resolver esse problema é dividir as lojas em grupos, por exemplo, econômico, classe média, luxo etc. Entretanto, essa nem sempre é a abordagem mais eficaz. O desempenho de cada categoria costuma ser altamente variável e a mesma loja pode, por exemplo, fazer parte de um cluster na categoria de bebidas alcoólicas e de um cluster completamente diferente quando se trata de produtos de confeitaria. Gerenciar o sortimento manualmente torna-se, então, quase impossível.
A função de clustering do sistema de gerenciamento de sortimento LEAFIO permite que o senhor divida as lojas em clusters com base em vários fatores, incluindo localização geográfica, demanda por produtos de determinadas categorias, capacidade da loja e outros. Como resultado:
- um sortimento localizado que atenda às necessidades específicas dos clientes pode ser desenvolvido para cada cluster;
- o gerenciamento é simplificado, pois os gerentes precisam analisar e otimizar o sortimento apenas para um número limitado de clusters, e não para cada loja separadamente;
- um sortimento localizado ajuda a aumentar as vendas porque os produtos atendem melhor às necessidades dos clientes locais. É possível planejar as compras com eficiência, e os clientes satisfeitos permanecerão fiéis aos seus pontos de venda favoritos.
Variedade limitada e problemas com a tomada de decisões baseadas em dados
Se o sortimento não levar em conta a diversidade das preferências do consumidor e as tendências do mercado, isso causará a insatisfação do cliente e a perda de vendas.
Os varejistas que tomam decisões com base apenas na intuição, em relacionamentos estabelecidos com fornecedores ou em dados históricos também podem enfrentar o problema de sortimentos desequilibrados e vendas em declínio. A falta de uma abordagem analítica para o gerenciamento de sortimento acabará levando a uma incompatibilidade entre as necessidades do mercado e a estratégia de negócios.
A solução para o problema será o uso de um software com recursos analíticos para o gerenciamento de categorias, que oferece os seguintes benefícios:
- a capacidade de analisar grandes quantidades de dados e identificar tendências que podem ser invisíveis para os seres humanos. Isso permite que o senhor entenda quais produtos ou categorias são populares e identifique possíveis áreas de melhoria;
- gerar relatórios detalhados sobre o estado do sortimento, incluindo números de vendas, dados sobre produtos populares, análise de lucratividade, etc. Todas essas informações formam a base para a tomada de decisões informadas;
- operação em tempo real, o que permite que o senhor responda rapidamente às mudanças na demanda em condições de mercado;
- assistência na otimização do sortimento, incluindo a remoção de produtos que perderam demanda e a adição de produtos promissores;
- aumentar as vendas devido a um sortimento preciso e equilibrado.
Os clientes trocam a empresa por concorrentes com um mix de produtos mais atraente
Mudanças fundamentais na estratégia de gerenciamento de categorias estão no centro da solução para a saída de clientes para os concorrentes com uma linha de produtos mais atraente. Ao fazer mudanças, o senhor deve considerar todas as vantagens competitivas e a demanda do mercado, além de prestar atenção aos seguintes fatores:
- Sua estratégia de sortimento. Examine atentamente se ela ainda está funcionando para o senhor e se atende às necessidades de sua empresa. Mesmo que pareça que sim no momento, o senhor ainda precisa revisá-la regularmente, tendo em mente os novos segmentos de categoria. Eles devem ser adicionados para acompanhar as tendências.
- Mix de produtos. Adicionar ou remover categorias e produtos. O senhor deve fazer experiências e experimentar novos produtos. Isso permitirá que o senhor siga as tendências e conquiste novos clientes que esperam sempre encontrar algo novo na loja.
- Analisar o trabalho com os fornecedores. Há várias situações em que um fornecedor não pode oferecer o preço que o senhor precisa ou não atende às suas necessidades. Nesses casos, o senhor deve procurar alternativas: por exemplo, novas marcas ou sua própria marca.
- Configure a personalização. Usando dados analíticos sobre compras e comportamento, o senhor precisa determinar quais produtos são interessantes para cada grupo de clientes e criar recomendações individuais para eles.
- Analisar os concorrentes. Estude a estratégia e o sortimento de outros varejistas do nicho para entender como eles atraem os clientes. Crie suas próprias vantagens.
- Monitore os resultados. Acompanhe constantemente as reações dos clientes às mudanças no sortimento. Use ferramentas para coletar feedback. Responder prontamente às necessidades atuais...
É necessário identificar os problemas o mais rápido possível
Se os processos de gerenciamento de sortimento não forem automatizados, os gerentes de categoria terão que gastar muito tempo de trabalho resolvendo problemas: por exemplo, procurando os motivos da queda nas vendas de produtos em uma categoria. Isso significa que os especialistas precisam analisar a situação, identificar as causas e relacioná-las às consequências. Enquanto essa "investigação" está em andamento, perde-se um tempo valioso.
É por isso que a introdução de ferramentas de automação, como o LEAFIO Assortment Performance, torna possível receber dados oportunos sobre os problemas e responder a eles imediatamente.
O gerenciamento do sortimento é realizado somente por meio do sistema de BI
O uso isolado de sistemas de Business Intelligence (BI) para o gerenciamento de sortimento pode levar a certas limitações e desvantagens. Essas limitações e desvantagens devem ser levadas em conta ao tomar decisões sobre mudanças nas categorias de produtos.
Mais especificamente, são elas:
- número limitado de dados e variáveis, o que dificulta a visualização do "quadro geral";
- dependência da qualidade dos dados, o que acarreta riscos de resultados não confiáveis ou irrelevantes;
- a necessidade de treinar os gerentes de categoria para utilizar plenamente os sistemas de BI. O resultado depende da competência dos usuários;
- a necessidade de integrar o BI a outros sistemas (por exemplo, gerenciamento de armazém ou produção), o que, em alguns casos, causa dificuldades.
Para superar essas desvantagens, recomenda-se considerar uma abordagem abrangente para o gerenciamento de sortimento, e não apenas a análise de sortimento, como é o caso dos sistemas de BI. Por exemplo, o LEAFIO pode gerar relatórios e análises mais precisos e informativos.
O tamanho realmente importa?
Há uma crença comum no mercado de que a automação do gerenciamento de sortimento só é relevante para grandes varejistas. No entanto, o fato é que mesmo as redes com cinco pontos de venda podem enfrentar problemas no planejamento de sortimento, assim como os varejistas com centenas de lojas. Portanto, a introdução de ferramentas para gerenciar processos de sortimento é relevante para qualquer empresa em que os gerentes de categoria tenham que gastar horas preciosas em processos de rotina.
Tanto as grandes quanto as pequenas redes enfrentam o mesmo problema: pressão sobre as margens devido à concorrência e a outros fatores externos. A maioria dos varejistas já esgotou os meios tradicionais de redução de custos. Um estudo mostrou que as cadeias de varejo de supermercados enfrentam uma pressão de margem na faixa de 100 a 150 pontos-base, e as lojas de departamento, de 350 a 500 pontos-base. A implementação de um programa abrangente de automação pode gerar até 500 pontos-base de margem adicional, que podem ser reinvestidos em aumento de escala.
A implementação do software de gerenciamento de sortimento é uma etapa importante para os varejistas resolverem os problemas atuais. Ele ajuda os especialistas a obter informações com base em dados confiáveis, automatizar processos e facilitar o planejamento estratégico e a otimização do sortimento. No final, é importante escolher o software certo que atenda às necessidades e aos objetivos específicos da empresa. Também é importante investir no treinamento adequado da equipe e no gerenciamento de mudanças.
Tentar consertar todos os problemas e aperfeiçoar o sistema pode, às vezes, parecer um jogo de azar. É muito desafiador fazer tudo isso sozinho. Na LEAFIO, entendemos isso e, com mais de 180 projetos bem-sucedidos em nosso currículo, sabemos como tornar o processo de implementação de um novo sistema simples, transparente e eficiente. Marque uma consulta com nossos especialistas e vamos conversar.
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Jane Medwin
LEAFIO Co-Founder, Retail Optimization Expert
