Automação da otimização do sortimento de lojas: expectativas e realidade

O tópico de otimização de sortimento de lojas de varejo não está perdendo sua relevância. Cada varejista resolve essa questão à sua maneira: alguns usam o Excel, outros usam programas de contabilidade de complexidade variável.

No entanto, nem todos os varejistas e fabricantes usam uma abordagem sistemática. Há muitas razões para isso, incluindo expectativas incorretas de integração. Portanto, vale a pena discutir questões relacionadas à automação do gerenciamento de sortimento com mais profundidade e identificar as armadilhas que podem surgir ao implementar essas soluções.

Principais conclusões

Automação do sortimento acelera ajustes e protege caixa.

• Reduz capital parado. 

• Ajusta mix automaticamente. 

• Identifica SKUs lentos para remover. 

• Garante mix regionalizado. 

• Libera equipe para pensar estratégia.

Há vários motivos pelos quais a mudança para a automação é relevante.

Acredita-se que apenas os grandes varejistas precisam de automação. Mas esse não é o caso. As redes menores também têm um sortimento impressionante. Às vezes, elas podem ser tão grandes quanto as grandes empresas em termos de número de SKUs, e os gerentes de categoria gastam muito tempo em processos de rotina. Na verdade, até mesmo empresas com 5 a 8 lojas têm problemas para formar e gerenciar seu sortimento de forma eficaz. Os mesmos problemas surgem em redes com 300 lojas. Portanto, qualquer empresa que implemente a automação dos processos de sortimento no início de suas operações obtém uma vantagem adicional para alcançar o sucesso.

Um problema comum é a incapacidade de atingir os principais indicadores de desempenho. Isso pode ser o resultado de uma previsão incorreta, que leva a planos superestimados. Mas, com mais frequência, isso acontece por causa de:

• escassez ou excesso de oferta de mercadorias;
• matriz de sortimento desequilibrada (quando os produtos na loja não atendem às necessidades dos clientes);
• falta de controle suficiente em todos os estágios do processo comercial, o que leva a um desequilíbrio entre a demanda e o estoque.

Os KPIs de diferentes cadeias variam de acordo com o tipo de varejo e a estratégia. Por exemplo, os indicadores de uma categoria iniciante que está apenas desenvolvendo e introduzindo um novo sortimento diferem dos KPIs de categorias que operam no varejo há 10 anos.

Entretanto, os critérios de desempenho mais comuns geralmente são os mesmos. Esses são, obviamente, vendas, lucro, faturamento e margem bruta (%). Outros indicadores também podem ser usados: o valor do saldo, o valor da baixa e outros.

As ferramentas de automação especializadas permitem não apenas rastrear os KPIs, mas também identificar problemas nas categorias. Por meio da análise de dados, essas ferramentas são capazes de identificar deficiências que podem levar a incompatibilidades entre a demanda e o sortimento disponível, lacunas no preenchimento do sortimento ou seleção insuficiente de produtos. 

Além disso, essas ferramentas geram relatórios analíticos e fornecem visualização de dados, o que ajuda a entender melhor o estado do sortimento e a identificar tendências. Isso permite que os gerentes de categoria se concentrem nos principais segmentos problemáticos, tomem decisões informadas sobre o planejamento do sortimento e otimizem a aquisição e a promoção.

Os gerentes de categoria passam muito tempo lidando com vários desafios, como a queda geral das vendas em uma categoria. Qualquer problema precisa ser analisado, bem como as causas e a relação entre elas e as consequências. Isso dificulta a reação em tempo hábil.

A automação ajuda a evitar essas "investigações de detetive" porque permite que os gerentes de categoria recebam informações sobre problemas em tempo hábil e respondam imediatamente às necessidades do mercado. Esse é um novo nível de análise que permite identificar rapidamente os problemas e tomar decisões informadas, em vez de perder tempo revisando e analisando arquivos do Excel com milhares de itens.

Esse é um problema bastante comum, pois muitas empresas usam classificadores padrão e dados de SKU. Mas o fato é que eles não respondem à questão de quais produtos específicos devem estar ativos em lojas/formatos/clusters/regiões individuais de grandes redes com diferentes fornecedores e outros fatores.

A metodologia de planejamento pode ser útil se o senhor puder chegar a um acordo com os fornecedores sobre as posições básicas uma vez por ano ou seis meses. 

No entanto, o controle da conformidade com essas condições e restrições de entrada (por exemplo, nenhum pedido de SKUs que não deveriam estar em uma determinada loja ou cluster) e o monitoramento do desempenho dos dados continuam sendo problemáticos.

Vamos supor que uma cadeia de varejo inclua lojas de diferentes formatos (por exemplo, hipermercados, supermercados, lojas de conveniência) operando em diferentes mercados regionais. Na ausência de um sistema de gerenciamento, a empresa pode enfrentar dificuldades para planejar e controlar o sortimento em cada loja individual. Isso levará a uma perda de vendas potenciais.

A automação do gerenciamento de sortimento resolverá esses problemas com a implementação de um sistema que oferece planejamento, controle e monitoramento mais precisos do desempenho dos dados. Isso permitirá que o senhor mantenha o sortimento ideal em cada loja, levando em conta condições e fatores específicos.

Muitas decisões no gerenciamento de categorias e no varejo são tomadas em um nível intuitivo. Os especialistas geralmente enfrentam tarefas urgentes que precisam ser respondidas "imediatamente". Mas um gerente de categoria é um ser humano, não um computador, que pode processar rapidamente grandes volumes de dados. 

Portanto, vale a pena automatizar essa parte do processo para receber instantaneamente argumentos específicos para uma escolha informada.

Há uma opinião bastante comum entre os gerentes: "Temos relatórios e até serviços externos que nos permitem analisar os dados. Achamos que temos o dedo no pulso". No entanto, nesse caso, estamos novamente falando de uma abordagem manual: quando um gerente analisa as análises somente quando tem motivação ou tempo.

Um sistema de gerenciamento de sortimento deve ser mais do que apenas alternar os status entre SKUs e análises que podem ser visualizadas ou ignoradas. Estamos falando de uma abordagem automatizada mais sistemática. Por exemplo, o LEAFIO Assortment Performance oferece insights e dicas automáticas que dão aos especialistas tarefas específicas para rastrear fatores - mesmo aqueles aos quais não se prestou atenção antes: por exemplo, mudanças na concorrência, presença de análogos, demanda em outros nichos de negócios etc.

Esse é um problema comum. E, em geral, eles não têm tempo suficiente para questões estratégicas. Os especialistas geralmente são responsáveis por muitos aspectos diferentes. Ao resolver tarefas rotineiras e procurar problemas em relatórios analíticos, os gerentes realmente perdem tempo e não têm recursos adicionais para tratar de questões importantes. Mas é possível automatizar esse processo e criar um produto que cuidará de toda a rotina e permitirá que o senhor se concentre em direções e decisões estratégicas.

Aqui estão os mitos, as declarações e as expectativas mais comuns que impedem que varejistas e fabricantes tomem a decisão de automatizar os processos de otimização do sortimento de lojas.

Expectativas: "Se instalarmos o sistema de gerenciamento de sortimento mais avançado, ele será capaz de fazer quase todo o trabalho de um gerente de categoria."

Realidade: Essa não é uma opinião totalmente correta porque é necessário um equilíbrio. A empresa precisa encontrar seu nicho e ter posições exclusivas que a diferenciem de outros participantes do mercado. O sortimento nunca será totalmente automatizado. O sistema continuará sendo uma ferramenta inteligente nas mãos de um gerente de categoria profissional. Vale a pena observar que o sortimento da loja atende a uma determinada demanda do mercado e reflete as aspirações dos clientes. E a automação total pode levar à cópia de soluções de outras redes. Portanto, somente um gerente de categoria que conheça profundamente o produto, todos os seus detalhes e tenha uma ferramenta que o ajude a fazer isso de forma eficaz pode criar um excelente sortimento.

Expectativas: "A automação de processos só é implementada para reduzir a equipe."

Realidade: Queremos desmentir esse mito (ou até mesmo o medo dos gerentes de categoria), pois a introdução da automação tem como objetivo fortalecer as competências de um especialista, aumentar as vendas, melhorar o desempenho geral e atingir regularmente determinados KPIs.

A automação no varejo é implementada para melhorar a eficiência e otimizar os processos, não para substituir a equipe. Seu principal objetivo é liberar os gerentes de categoria das tarefas rotineiras e permitir que dediquem mais tempo e atenção às questões estratégicas, à análise de dados e à tomada de decisões informadas. Além disso, a automação ajuda a implementar práticas recomendadas, padrões e processos ideais, o que contribui para aumentar a eficiência e atingir as metas.

Expectativas: "Ninguém fará um trabalho melhor do que um gerente de categoria usando as ferramentas com as quais está acostumado."

Realidade: Esse é apenas um lado da moeda na questão da automação máxima. Vale a pena voltar aos pontos anteriores, onde foi mencionada a questão de um equilíbrio razoável. É importante entender que os processos estão evoluindo, novas soluções estão surgindo e é impossível ignorá-las. Por exemplo, muitas pessoas observam o hype em torno do ChatGPT e de outros modelos baseados em IA e têm opiniões diferentes sobre sua adoção.

No entanto, a inteligência artificial oferece novas oportunidades. É como explorar o espaço. Há muitas coisas interessantes por aí que complementam ou até substituem as ferramentas tradicionais. No entanto, isso não significa que ela seja uma caixa mágica na qual o senhor pode simplesmente carregar dados e ela "fará tudo sozinha". 

Na verdade, o sistema apenas ajuda os gerentes de categoria a passar para um novo nível de gerenciamento, fornecendo dicas e recomendações valiosas que nenhuma ferramenta pode fazer.

Assim, a automação fornece aos gerentes de categoria recursos e ferramentas adicionais que facilitam seu trabalho e o tornam mais eficiente na tomada de decisões estratégicas.

Expectativas: "Novos produtos são muito difíceis de implementar e aprender. Eles são difíceis de usar".

Realidade: Há uma crença comum de que a implementação e a adoção de novos produtos é sempre uma tarefa difícil, pois eles geralmente têm uma interface incompreensível e exigem ações incomuns para alcançar os resultados desejados.

No entanto, no ambiente atual, essa é uma falsa impressão. 

O LEAFIO Assortment Performance, por exemplo, é intuitivo e fácil de usar: até mesmo os gerentes de categoria novatos podem entender facilmente o que precisam fazer para atingir suas metas:

A interface e a funcionalidade foram projetadas com os usuários em mente, permitindo que eles dominem o sistema de forma rápida e fácil.

Os processos são automatizados para garantir o máximo de usabilidade.

O sistema de navegação é bem organizado e intuitivo.

Expectativas: "As soluções de automação sempre têm um preço alto".

Realidade: No início da implementação, pode parecer que as soluções para automatizar a otimização do sortimento da loja são muito caras. No entanto, vale a pena considerar isso no contexto dos benefícios de longo prazo.

Estamos falando de planejamento eficaz, otimização de estoque, maior precisão na previsão de demanda, redução do desperdício de produtos e melhoria nos processos de pedido e entrega. Como resultado, a empresa pode economizar dinheiro, aumentar as vendas e melhorar a eficiência geral dos negócios. Há soluções no mercado com diferentes faixas de preço. Os varejistas podem encontrar opções que atendam às suas necessidades e ao seu orçamento.

É por isso que escolhemos o princípio de preços flexíveis. O LEAFIO Assortment Performance é uma solução baseada em nuvem, e seu custo depende do tamanho da rede e da quantidade de dados. Graças à sua implementação, as empresas podem analisar dados de forma eficaz, realizar o planejamento estratégico de sortimentos e categorias de produtos. Isso ajuda a aumentar as vendas, melhorar o atendimento ao cliente e manter a reputação da empresa.

A automação dos processos de gerenciamento de categorias no varejo é uma etapa necessária para otimizar efetivamente o sortimento e obter vantagem competitiva. No ambiente de mercado atual, em que a concorrência está crescendo e as demandas dos consumidores estão mudando, o gerenciamento manual de categorias está se tornando um processo insuficiente e desorganizado.

A automação permite que os varejistas otimizem a análise de dados, a previsão de demanda, o gerenciamento de estoque e forneçam informações precisas sobre o sortimento existente e suas atualizações. Isso aumenta a eficiência, reduz custos e riscos e permite que eles respondam rapidamente às mudanças nas condições do mercado e atendam às necessidades dos clientes.