Temat optymalizacji asortymentu w sklepach detalicznych nie traci na aktualności. Każdy detalista rozwiązuje tę kwestię na swój własny sposób: niektórzy korzystają z Excela, inni z programów księgowych o różnym stopniu złożoności. Jednak nie wszyscy detaliści i producenci stosują systematyczne podejście. Powodów jest wiele, w tym błędne oczekiwania co do integracji. Dlatego warto dokładniej omówić kwestie związane z automatyzacją zarządzania asortymentem i zidentyfikować pułapki, które mogą pojawić się przy wdrażaniu takich rozwiązań.
Kiedy warto wdrożyć zautomatyzowane rozwiązania do optymalizacji asortymentu sklepu?
Istnieje kilka powodów, dla których przejście na automatyzację jest istotne.
Jest to konieczne zarówno dla dużych, jak i małych detalistów
Uważa się, że tylko duzi detaliści potrzebują automatyzacji. Nie jest to jednak prawdą. Mniejsze sieci również mają imponujący asortyment. Czasami mogą być tak duże, jak duże firmy pod względem liczby SKU, a menedżerowie kategorii spędzają dużo czasu na rutynowych procesach. W rzeczywistości nawet firmy posiadające 5-8 sklepów mają problemy z efektywnym kształtowaniem i zarządzaniem asortymentem. Te same problemy pojawiają się w sieciach liczących 300 sklepów. Dlatego każda firma, która wdroży automatyzację procesów asortymentowych na początku swojej działalności, zyskuje dodatkową przewagę, aby osiągnąć sukces.
Nieosiągnięcie KPI i niezgodność wskaźników finansowych
Częstym problemem jest nieosiąganie kluczowych wskaźników wydajności. Może to być wynikiem nieprawidłowego prognozowania, które prowadzi do przeszacowanych planów. Częściej jednak dzieje się tak z powodu
- niedoboru lub nadmiernej podaży towarów;
- niezrównoważonej matrycy asortymentowej (gdy towary w sklepie nie spełniają potrzeb klientów);
- brak wystarczającej kontroli na wszystkich etapach procesu biznesowego, co prowadzi do braku równowagi między popytem a zapasami.
Wskaźniki KPI różnych sieci różnią się w zależności od rodzaju handlu detalicznego i strategii. Na przykład wskaźniki dla kategorii start-up, która dopiero rozwija i wprowadza nowy asortyment, różnią się od wskaźników KPI dla kategorii, które działają w handlu detalicznym od 10 lat.
Jednak najczęstsze kryteria wydajności są zwykle takie same. Są to oczywiście sprzedaż, zysk, obrót i marża brutto (%). Można również wykorzystać inne wskaźniki: kwotę salda, wartość odpisu i inne. Wyspecjalizowane narzędzia do automatyzacji pozwalają nie tylko śledzić KPI, ale także identyfikować problemy w kategoriach. Dzięki analizie danych narzędzia te są w stanie zidentyfikować niedociągnięcia, które mogą prowadzić do niezgodności między popytem a dostępnym asortymentem, luk w wypełnianiu asortymentu lub niewystarczającego doboru produktów.
Dodatkowo, takie narzędzia generują raporty analityczne i zapewniają wizualizację danych, co pomaga lepiej zrozumieć stan asortymentu i zidentyfikować trendy. Pozwala to menedżerom kategorii skupić się na kluczowych segmentach problemowych, podejmować świadome decyzje dotyczące planowania asortymentu oraz optymalizować zakupy i promocje.
Istnieje potrzeba szybkiej identyfikacji problemów
Menedżerowie kategorii spędzają dużo czasu na radzeniu sobie z różnymi wyzwaniami, takimi jak ogólny spadek sprzedaży w kategorii. Każdy problem musi zostać przeanalizowany, podobnie jak jego przyczyny i związek między nimi a konsekwencjami. Utrudnia to reagowanie na czas.
Automatyzacja pomaga uniknąć takich "detektywistycznych śledztw", ponieważ umożliwia menedżerom kategorii otrzymywanie informacji o problemach w odpowiednim czasie i natychmiastowe reagowanie na potrzeby rynku. Jest to nowy poziom analityki, który pozwala szybko identyfikować problemy i podejmować świadome decyzje, zamiast tracić czas na przeglądanie i analizowanie plików Excel z tysiącami pozycji.
Brak systemu zarządzania: metodologie planowania i kontrolowania danych
Jest to dość powszechny problem, ponieważ wiele firm korzysta ze standardowych klasyfikatorów i danych SKU. Rzecz jednak w tym, że nie odpowiadają one na pytanie, jakie konkretne produkty powinny być aktywne w poszczególnych sklepach/formatach/klastrach/regionach dużych sieci z różnymi dostawcami i innymi czynnikami. Metodologia planowania może być przydatna, jeśli mogą Państwo uzgodnić z dostawcami podstawowe pozycje raz na rok lub sześć miesięcy.
Jednak kontrola zgodności z tymi warunkami i ograniczeniami wejścia (np. brak zamawiania SKU, które nie powinny znajdować się w danym sklepie lub klastrze) oraz monitorowanie wydajności danych pozostają problematyczne. Załóżmy, że sieć detaliczna obejmuje sklepy o różnych formatach (np. hipermarkety, supermarkety, sklepy convenience) działające na różnych rynkach regionalnych. W przypadku braku systemu zarządzania, firma może napotkać trudności w planowaniu i kontrolowaniu asortymentu w poszczególnych sklepach. Doprowadzi to do utraty potencjalnej sprzedaży.
Automatyzacja zarządzania asortymentem rozwiąże te problemy poprzez wdrożenie systemu, który zapewnia dokładniejsze planowanie, kontrolę i monitorowanie wydajności danych. Pozwoli to Państwu na utrzymanie optymalnego asortymentu w każdym sklepie, biorąc pod uwagę specyficzne warunki i czynniki.
Specjaliści muszą polegać na intuicji
Wiele decyzji w zarządzaniu kategoriami i handlu detalicznym podejmowanych jest na poziomie intuicyjnym. Specjaliści często stają przed pilnymi zadaniami, na które trzeba odpowiedzieć "od razu". Ale menedżer kategorii to człowiek, a nie komputer, który może szybko przetwarzać duże ilości danych.
Dlatego warto zautomatyzować tę część procesu, aby natychmiast otrzymać konkretne argumenty do świadomego wyboru.
Ręczne śledzenie zmian popytu i asortymentu
Wśród menedżerów panuje dość powszechna opinia: "Mamy raporty, a nawet zewnętrzne usługi, które pozwalają nam analizować dane. Myślimy, że trzymamy rękę na pulsie". Jednak w tym przypadku ponownie mówimy o podejściu ręcznym: gdy menedżer przegląda analizy tylko wtedy, gdy ma motywację lub czas.
System zarządzania asortymentem powinien być czymś więcej niż tylko przełączaniem statusów między SKU i analizami, które można przeglądać lub ignorować. Mówimy o bardziej systematycznym, zautomatyzowanym podejściu. Na przykład LEAFIO Assortment Performance oferuje automatyczne spostrzeżenia i wskazówki, które dają specjalistom konkretne zadania do śledzenia czynników - nawet tych, na które wcześniej nie zwracano uwagi: na przykład zmiany u konkurencji, obecność analogów, popyt w innych niszach biznesowych itp.
Menedżerowie kategorii spędzają dużo czasu na rutynowych zadaniach
Jest to powszechny problem. Z reguły nie mają oni wystarczająco dużo czasu na kwestie strategiczne. Specjaliści są zazwyczaj odpowiedzialni za wiele różnych aspektów. Rozwiązując rutynowe zadania i szukając problemów w raportach analitycznych, menedżerowie naprawdę tracą czas i nie mają dodatkowych zasobów, aby zająć się ważnymi kwestiami. Można jednak zautomatyzować ten proces i stworzyć produkt, który zajmie się rutyną i pozwoli skupić się na strategicznych kierunkach i decyzjach.
Oczekiwania i rzeczywistość w automatyzacji zarządzania asortymentem sklepowym
Oto najczęstsze mity, stwierdzenia i oczekiwania, które powstrzymują detalistów i producentów przed podjęciem decyzji o automatyzacji procesów optymalizacji asortymentu sklepowego.
Oczekiwania: "Jeśli zainstalujemy najbardziej zaawansowany system zarządzania asortymentem, będzie on w stanie wykonać prawie całą pracę menedżera kategorii".
Rzeczywistość: Nie jest to całkowicie poprawna opinia, ponieważ potrzebna jest równowaga. Firma musi znaleźć swoją niszę i mieć unikalne pozycje, które odróżniają ją od innych graczy na rynku. Asortyment nigdy nie będzie w pełni zautomatyzowany. System pozostanie inteligentnym narzędziem w rękach profesjonalnego category managera. Warto zauważyć, że asortyment sklepu odpowiada na pewne zapotrzebowanie na rynku i odzwierciedla aspiracje klientów. A pełna automatyzacja może prowadzić do kopiowania rozwiązań z innych sieci. Dlatego tylko category manager, który dogłębnie zna produkt, wszystkie jego szczegóły i ma narzędzie, które mu w tym skutecznie pomoże, może stworzyć doskonały asortyment.
Oczekiwania: "Automatyzacja procesów jest wdrażana tylko po to, aby zredukować liczbę pracowników".
Rzeczywistość: Chcemy obalić ten mit (a nawet strach menedżerów kategorii), ponieważ wprowadzenie automatyzacji ma na celu wzmocnienie kompetencji specjalisty, zwiększenie sprzedaży, poprawę ogólnej wydajności i regularne osiąganie określonych wskaźników KPI.
Automatyzacja w handlu detalicznym jest wdrażana w celu poprawy wydajności i optymalizacji procesów, a nie zastąpienia pracowników. Jej głównym celem jest uwolnienie menedżerów kategorii od rutynowych zadań i umożliwienie im poświęcenia większej ilości czasu i uwagi kwestiom strategicznym, analizie danych i świadomemu podejmowaniu decyzji. Ponadto automatyzacja pomaga wdrożyć najlepsze praktyki, standardy i optymalne procesy, co przyczynia się do zwiększenia wydajności i osiągnięcia celów.
Oczekiwania: "Nikt nie wykona lepszej pracy niż menedżer kategorii korzystający z narzędzi, do których jest przyzwyczajony".
Rzeczywistość: To tylko jedna strona medalu w kwestii maksymalnej automatyzacji. Warto wrócić do poprzednich punktów, w których wspomniano o rozsądnej równowadze. Należy zrozumieć, że procesy ewoluują, pojawiają się nowe rozwiązania i nie sposób ich ignorować. Na przykład, wiele osób obserwuje szum wokół ChatGPT i innych modeli opartych na sztucznej inteligencji i ma różne opinie na temat ich przyjęcia.
Sztuczna inteligencja zapewnia jednak nowe możliwości. To jak eksploracja kosmosu. Istnieje wiele interesujących rzeczy, które uzupełniają lub nawet zastępują tradycyjne narzędzia. Nie oznacza to jednak, że jest to magiczne pudełko, do którego można po prostu wgrać dane, a ono "zrobi wszystko samo".
W rzeczywistości system tylko pomaga menedżerom kategorii przejść na nowy poziom zarządzania, dostarczając cennych wskazówek i zaleceń, których żadne narzędzie nie jest w stanie zrobić.
W ten sposób automatyzacja zapewnia menedżerom kategorii dodatkowe możliwości i narzędzia, które sprawiają, że ich praca jest łatwiejsza i bardziej wydajna przy podejmowaniu strategicznych decyzji.
Oczekiwania: "Nowe produkty są bardzo trudne do wdrożenia i nauki. Są trudne w użyciu".
Rzeczywistość: Istnieje powszechne przekonanie, że wdrażanie i przyjmowanie nowych produktów jest zawsze trudnym zadaniem, ponieważ często mają one niezrozumiały interfejs i wymagają nietypowych działań, aby osiągnąć pożądane rezultaty.
Jednak w dzisiejszym środowisku jest to mylne wrażenie.
Na przykład LEAFIO Assortment Performance jest intuicyjny i łatwy w użyciu: nawet początkujący menedżerowie kategorii mogą łatwo zrozumieć, co muszą zrobić, aby osiągnąć swoje cele:
- Interfejs i funkcjonalność zostały zaprojektowane z myślą o użytkownikach, umożliwiając im szybkie i łatwe opanowanie systemu.
- Procesy są zautomatyzowane, aby zapewnić maksymalną użyteczność.
- System nawigacji jest dobrze zorganizowany i intuicyjny.
Oczekiwania: "Rozwiązania automatyzacji zawsze mają wysoką cenę".
Rzeczywistość: Na początku wdrożenia może się wydawać, że rozwiązania do automatyzacji optymalizacji asortymentu sklepu są bardzo drogie. Warto jednak rozważyć to w kontekście długoterminowych korzyści.
Mówimy tu o efektywnym planowaniu, optymalizacji zapasów, poprawie dokładności prognozowania popytu, zmniejszeniu marnotrawstwa produktów oraz usprawnieniu procesów zamówień i dostaw. W rezultacie firma może zaoszczędzić pieniądze, zwiększyć sprzedaż i poprawić ogólną wydajność biznesową. Na rynku dostępne są rozwiązania w różnych przedziałach cenowych. Sprzedawcy detaliczni mogą znaleźć opcje, które spełniają ich potrzeby i budżet.
Dlatego wybraliśmy zasadę elastycznego ustalania cen. LEAFIO Assortment Performance to rozwiązanie oparte na chmurze, a jego koszt zależy od wielkości sieci i ilości danych. Dzięki jego wdrożeniu firmy są w stanie efektywnie analizować dane, przeprowadzać strategiczne planowanie asortymentów i kategorii produktów. Pomaga to zwiększyć sprzedaż, poprawić obsługę klienta i utrzymać reputację firmy.
Przemyślenia końcowe
Automatyzacja procesów zarządzania kategoriami w handlu detalicznym jest niezbędnym krokiem do skutecznej optymalizacji asortymentu i osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. W dzisiejszym otoczeniu rynkowym, gdzie konkurencja rośnie, a wymagania konsumentów zmieniają się, ręczne zarządzanie kategoriami staje się niewystarczającym i niezorganizowanym procesem. Automatyzacja pozwala detalistom zoptymalizować analizę danych, prognozowanie popytu, zarządzanie zapasami oraz zapewnić dokładne informacje o istniejącym asortymencie i jego aktualizacjach. Zwiększa to wydajność, zmniejsza koszty i ryzyko oraz pozwala szybko reagować na zmiany warunków rynkowych i zaspokajać potrzeby klientów.
