Hay muchos indicadores de rendimiento en la gestión de inventarios, los principales: inventario, ventas, excedente, ventas perdidas, porcentaje de disponibilidad y rotación de inventario. Si la estimación de las ventas y la rotación no es un problema, con los excedentes es más complicado. Un minorista suele decir: "El excedente es dinero del proveedor". Esto nos hace pensar que el indicador de excedentes puede pasar a un segundo plano.
Así que profundizamos en la cuestión de los excedentes y nos dimos cuenta de que su efecto en el negocio era profundo. ¿Cómo dependen los resultados financieros del excedente y por qué el excedente de existencias no es sólo un problema del proveedor? Vamos a descubrirlo.
Retos de la gestión de inventarios minoristas. ¿Por qué son importantes los excedentes?
Entre los problemas actuales de gestión de inventarios, surgen algunos de los más comunes. Todos ellos están relacionados con los excedentes, ya sea directa o indirectamente. Estudiando en detalle sus causas y efectos, descubrimos que el excedente de existencias no es sólo un problema de los proveedores, sino también un verdadero problema para los minoristas, que a menudo hacen la vista gorda.
En muchas empresas, son los encargados de tienda quienes siguen gestionando los pedidos en lugar de la oficina central.
En tales circunstancias, la gestión del inventario se vuelve totalmente incontrolable. Los pedidos pasan a depender de la opinión, la experiencia e incluso el estado de ánimo de tal o cual encargado. A menudo se carece de coherencia o de un enfoque consistente de la gestión. El gestor tiende a formar pedidos "sobredimensionados", ya que el personal de explotación está más motivado por el índice de ventas que por la rotación.
Hubo un caso práctico en el que los directivos de una cadena minorista no sólo formaban los pedidos, sino que también negociaban los precios con los proveedores. Como resultado, las mismas mercancías se entregaban a diferentes tiendas a precios diferentes. Por supuesto, esta opción de configuración organizativa ha quedado obsoleta. Sin embargo, revela la influencia que puede ejercer el personal operativo en los resultados financieros.
Falta de productos de categoría A de rápida rotación y exceso de existencias de otros productos menos populares entre los compradores.
También existe una carrera por el margen de beneficios debido a los fabricantes conocidos, las importaciones propias y el desarrollo de marcas propias. En esta carrera, la pérdida de ventas es inaceptable, aunque inevitable, y oscila entre el 5% y el 30% para las distintas cadenas.
Elevados gastos en nóminas.
Esto se aplica al personal operativo de las tiendas y a los especialistas en informática. En algunas cadenas aparecen departamentos informáticos que automatizan los procesos de gestión de inventarios u otras áreas de la empresa.
Los minoristas tienen que poner en marcha nuevos proyectos y racionalizar su experiencia empresarial para resolver nuevos problemas. La empresa necesita un presupuesto para ello, y eso es justo lo que quería trabajar con el excedente. El excedente es un problema realmente prometedor. Su reducción siempre libera el dinero de la empresa congelado en bienes. En este caso, la iniciativa y la responsabilidad de minimizar los excedentes recae enteramente en la cadena y no en los proveedores. Así pues, lo primero que debe hacer un minorista es determinar el nivel de excedentes en toda la cadena y compilar una lista de SKU que pertenezcan a esta categoría.
El excedente se calcula según la siguiente fórmula:
También es importante determinar el margen por metro de lineal: el indicador refleja varios factores a la vez:
- exactitud y potencial de la mezcla de productos
- exposición correcta
- rendimiento de la matriz de reposición de lineales
Los excedentes aumentan el coste del inventario, lo que puede provocar un deterioro de los márgenes por metro de lineal. A continuación, analizaremos este punto en detalle.
Haber definido el exceso de existencias en cifras concretas es importante para comprender lo doloroso que es para una empresa y a qué afecta exactamente.
Efecto del ciclo presupuestario
Pocas personas tienen en cuenta este aspecto, ya que existe la creencia de que el inventario de la tienda es el stock y el dinero del proveedor. Por tanto, no hay problema si la rotación es inferior al periodo de demora. Además, solemos tener en cuenta los indicadores de toda la cadena, pero ¿y si nos fijamos en cada producto por separado? Cuando analizamos la experiencia de nuestros clientes, la afirmación "el inventario es cosa de los proveedores" no es adecuada para la mayoría de los productos y no se aplica en absoluto a las siguientes categorías
- importación nacional;
- producción nacional;
- productos cuya rotación es superior al periodo de demora.
Si la rotación de los productos con exceso de existencias es superior al periodo de demora, esto significa una pérdida económica directa. En esta situación, será necesario atraer financiación para el desarrollo de la red en forma de préstamos u otras fuentes.
La aceleración de la rotación es la capacidad de utilizar el efectivo para escalar y lanzar nuevos proyectos más rápidamente liberando fondos de las existencias.
Según las estadísticas que recopilamos utilizando la solución de optimización de inventario LEAFIO, la rotación de inventario sin excedentes es 2-3 veces mejor.
Es obvio que los excedentes cuestan dinero a la empresa, no a los proveedores, como muchos creen. Si multiplicamos el excedente teóricamente optimizado por el % de préstamos o por el coste medio del dinero para la empresa, obtenemos la cantidad de efectivo liberado. A veces las cifras son bastante impresionantes.
Si quieres analizar tu negocio por sus áreas clave, te sugerimos que descargues una práctica lista de comprobación. Con ella, podrá evaluar su gestión de inventarios, merchandising y programa de fidelización y, a continuación, elaborar un plan para optimizar los procesos empresariales.
Efecto de los excedentes en la logística y sus gastos
Casi nadie tiene en cuenta los gastos logísticos a través del indicador de excedentes. Aunque los gastos logísticos de inventario con y sin excedente difieren debido a tres parámetros:
- Almacenamiento de existencias. Cuanto más tiempo esté el producto en un almacén o en la estantería de una tienda, más le cuesta a la empresa. Los productos pueden quedar descatalogados o perder su aspecto, lo que también puede tener un efecto negativo.
- Traslado entre plantas. También consume ciertos recursos, tanto de transporte como humanos.
- Devoluciones. Nos referimos a la logística de transporte físico, que también requiere inversiones financieras en la cadena.
Imaginemos la logística como un inventario que sigue por el túnel del punto A al punto B. Mientras el inventario está dentro, el minorista incurre en gastos logísticos. Por eso, en una imagen perfecta del mundo, el inventario debería llegar rápidamente y agotarse enseguida para que no hubiera gastos logísticos. Sin embargo, esto no es posible en la realidad, y tenemos que entender los gastos de logística y cómo afectan al margen final.
¿Cómo afectan los excedentes a los gastos de logística? Hagamos algunos cálculos hipotéticos.
El indicador medio de existencias en toda la cadena es 100. De ellos, los productos de la categoría A representan 20, y los de la categoría B - 80. Supongamos que venden lo mismo al día: 1 unidad al día. A partir de aquí, podemos calcular la rotación: la categoría A tiene 20 días, y la categoría B - tiene 80.
Ahora imaginemos que los gastos totales de logística en toda la cadena son el 5% del coste (recordemos que el indicador de inventario medio es 100). Entonces, para los productos de la categoría A, este indicador será del 2%, y para la categoría B - del 8%. Recordemos estas cifras.
Ahora veamos la diferencia en términos de marginalidad. Supongamos que el margen de beneficio de los productos de las categorías A y B es el mismo y asciende al 25%. Podemos restar un 5% (costes logísticos medios de la cadena) y obtener la misma cifra: un 20%. Pero si diferenciamos los productos, estos indicadores serán notablemente diferentes:
categoría А: 25% - 2% = 23
categoría B: 25% - 8% = 17
Como puede ver, el margen de los productos sin excedentes será mayor. Por tanto, hay que tener en cuenta este factor, aunque todo sea a consignación o con demora de pago.
Efecto de los excedentes en las ventas
Ya hemos visto que la tesorería de la empresa depende de la rapidez con la que se entregan los productos. El excedente es dinero inmovilizado de la cadena que puede no ser suficiente para algo importante.
Por ejemplo, a veces, la cadena experimenta desfases de tesorería, y la empresa no puede comprar a tiempo los productos de rápida rotación. Además, esto suele ocurrir fuera de la vista del minorista. Puede ocurrir que la cadena no pague la entrega en el plazo previsto, sino un poco más tarde. Uno pensaría, ¿cuál es el problema? Pero si esto ocurre con regularidad, se incumple el acuerdo con el proveedor. Psicológicamente, se produce una situación de "reparto equitativo": si la cadena incumple sus obligaciones de pago, el proveedor puede no cumplir sus obligaciones de entrega.
Supongamos, por un momento, ser el proveedor. Tiene pedidos de un determinado producto de varias cadenas minoristas. Actualmente, el proveedor dispone de este producto en cantidad limitada que debe distribuir entre varios minoristas. ¿A quién preferirá el proveedor? Desde luego, no a la empresa que retrasa los pagos.
Cuando una cadena recibe un pedido menos de lo debido, aparecen las ventas perdidas, y pocas personas pueden ver la raíz de estas consecuencias.
Conclusión: los excedentes afectan a la disponibilidad de la mercancía debido al limitado presupuesto de compra.
Un producto de venta al por menor es esencialmente una estantería. Si un producto ocupa demasiado espacio, la empresa pierde el beneficio de los productos que podrían colocarse allí y venderse.
Es importante comprender y hacer un seguimiento de los siguientes indicadores de exceso de existencias:
- coste para la empresa;
- dinámica;
- qué SKU y ubicaciones contribuyen más al excedente.
Sólo teniendo acceso a la información completa y relevante, se puede construir un sistema para trabajar con el exceso de existencias. LEAFIO Inventory Optimization facilita la gestión de excedentes proporcionando todos los informes que necesita.
Optimice y automatice la gestión de excedentes
A veces, la mejor manera de resolver un problema es prevenirlo. La gestión eficaz de los excedentes de existencias puede lograrse implementando tecnologías modernas en su empresa. Utilizando el software Leafio, puede obtener el control de los márgenes de los productos aumentando las ventas, la facturación y disminuyendo la inversión, automatizando las tareas operativas rutinarias y controlando y optimizando continuamente su inventario, evitando por completo el problema del exceso de existencias. Leafio calcula automáticamente los niveles de existencias objetivo y repone el inventario siempre que es necesario, optimizando así su gama de productos.
Leafio es una cadena de suministro digital de nueva generación para optimizar y automatizar la gestión de los excedentes de existencias. Puede realizar previsiones de la demanda muy precisas y llevar a cabo análisis perspicaces que ayudan a optimizar el inventario empresarial. Para las empresas que trabajan con productos alimentarios, se ha diseñado un algoritmo fresco especial para la gestión de pedidos de productos perecederos. Los pedidos se generan en función de la demanda, la vida útil residual, el tiempo de ejecución del pedido y los saldos actuales. Esto le ayudará a mantener siempre fresco su inventario y a evitar excedentes de existencias.
Gracias a Leafio, podrá reducir significativamente los excesos de existencias y controlar y optimizar su inventario sin tener que hacer todo el trabajo usted mismo.
Estrategias de excedentes
Devoluciones al proveedor
Cada vez son más las cadenas que se alejan de esta práctica porque resulta cara y poco rentable en términos de procesos operativos. Aunque si existe una regulación sobre la devolución y no es demasiado costosa, puede utilizarla.
Redistribución de mercancías dentro de su propia cadena de suministro
Se trata de un enfoque bastante racional, pero los costes de los gastos logísticos aumentan, lo que disminuye el margen.
Ventas y descuentos
Esto es realmente cierto para los productos de la categoría FRESCO, cuando la fecha de caducidad está llegando a su fin, y es más sensato venderlos lo antes posible. Por supuesto, esta práctica tiene un impacto negativo en los resultados financieros finales debido a la pérdida de margen.
No hacer nada
Seguramente sería más fácil. Sin embargo, es un camino a ninguna parte, especialmente en el entorno competitivo actual.
A menudo se subestiman los excedentes y su impacto en el negocio. Muchos minoristas se centran más en los indicadores de pérdida de ventas y en la reducción de los costes del fondo de nóminas. Sin embargo, el excedente es realmente importante para la salud del negocio, ya que afecta gradualmente a los procesos empresariales internos del minorista, afectando en última instancia a la rentabilidad de toda la cadena. Al trasladar este problema a los proveedores, se pueden perder enormes cantidades de dinero sin ni siquiera darse cuenta. Por lo tanto, para empezar, hay que contabilizar el excedente y analizar su impacto, para después averiguar qué hacer con él.
