Cómo puede afectar a las PYME el software de gestión de inventarios

Muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) siguen utilizando sistemas anticuados de gestión de inventarios. A medida que las empresas confían cada vez más en los sistemas de datos basados en la nube para asegurar y procesar la información, sus sistemas de inventario requieren una mejora. En pocas palabras, los sistemas de inventario de la vieja escuela no son adecuados para la era de los grandes datos y, de hecho, pueden causar daños significativos y pérdidas de ventas.

La buena noticia es que con la introducción del software de gestión de inventarios basado en la nube, las pymes pueden ahora mejorar tanto su eficiencia como su productividad en materia de inventarios. En concreto, hay tres formas en las que el software de gestión de inventario puede tener un impacto significativo en las pymes.

1. Pasar de un sistema de papel y lápiz

El enfoque de lápiz y papel para la gestión de inventarios tiene defectos y limitaciones evidentes. Sin embargo, la mayoría de las empresas (especialmente las más pequeñas que acaban de empezar) siguen utilizando este método. Según el Informe sobre el estado de la pequeña empresa, el 46% de las PYMES utilizan un sistema manual para realizar el seguimiento de su inventario o no lo controlan en absoluto.

Las empresas restantes suelen combinar la gestión del inventario y las hojas de cálculo Excel. Aunque las hojas de cálculo y los informes en papel puedan parecer grandes soluciones para las PYMES, pueden causar graves problemas en la cadena de suministro y supondrán una pérdida de ventas.

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A medida que una empresa acumula productos se producen más cambios en los datos de inventario. No importa lo hábil que sea con las hojas de cálculo o con sus listas de inventario en papel. Con un sistema así es inevitable que se produzcan errores y contratiempos, y pueden resultar costosos.  

Sin embargo, con un software dedicado a la gestión de inventarios introducir datos en su inventario es fácil. La mayoría de las tareas esenciales, aunque repetitivas y mundanas, como las copias de seguridad periódicas y la actualización de los datos, están automatizadas y sincronizadas en varios sistemas y dispositivos. Esto significa que siempre que acceda a su inventario para echar un vistazo rápido obtendrá la misma información tanto si utiliza su smartphone como su ordenador.

2. Eliminación de mermas y robos de inventario

Las empresas que mantienen un sistema manual de ventas e inventario tienen más probabilidades de sufrir mermas en el inventario y pérdidas de ventas. La merma de inventario se produce cuando el recuento de existencias registrado no coincide con el número de productos que tiene físicamente a mano. Se trata de un problema habitual, sobre todo en las empresas que realizan la gestión del inventario a ojo.

Hay muchos factores que contribuyen a la merma del inventario, como los productos dañados no registrados, los errores del cajero y los artículos extraviados. Sin embargo, la causa más común es el robo. La encuesta sobre seguridad en el comercio minorista de 2018 de la Federación Nacional de Minoristas clasifica el hurto o robo externo (35,7%) y el hurto interno o por parte de empleados (33,2%) como las dos principales fuentes de merma de inventario.

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El software de gestión de inventarios para PYMES ha proporcionado un medio para controlar de cerca todos los productos de su inventario. Permite a los propietarios y gerentes de las empresas generar vistas e informes en tiempo real sobre sus existencias. La integración con los sistemas de punto de venta (TPV) permite a los usuarios supervisar el estado del inventario y las ventas mediante recibos y pedidos programados.

Un sistema de gestión de inventarios actualiza automáticamente los datos de inventario cada vez que se vende un producto o se traslada a una ubicación diferente. Debido a la estricta supervisión, los empleados con acceso limitado o nulo al software se ven disuadidos de cometer robos. Esto tiene el efecto secundario de rescatar mercancías de las ventas perdidas, ya que cualquier artículo previamente robado se venderá ahora.

3. Prevenir la sobreventa y la infraventa

La sobreventa se produce cuando sigue aceptando pedidos de un producto que no está actualmente en su inventario. La venta insuficiente se produce cuando sólo puede vender una cantidad limitada de artículos cuando la demanda es alta.

Tanto la sobreventa como la infraventa pueden causar problemas a su empresa y hundir su índice de satisfacción del cliente. También pueden dar lugar a pedidos fuera de stock (OOS). Cuando esto ocurre, los clientes reciben ese mensaje estándar y familiar de "Lo sentimos, pero el artículo que ha pedido está agotado".

Cuando esto sucede, los clientes pueden sentirse frustrados, lo que hace que compren en otro sitio y dejen reseñas negativas. Esto no sólo daña su reputación, sino que naturalmente puede traducirse en una pérdida de ventas.

Uno de los pasos clave en la gestión del inventario es encontrar el término medio en el que no tenga que lidiar ni con excedentes ni con estanterías vacías. El software de gestión de inventario le ayuda a controlar y actualizar el estado de su inventario en tiempo real. Le permite sincronizar su inventario y mostrar los recuentos de existencias actuales a sus sitios y otros mercados, evitando que venda de más o de menos.

PYMES con capacidad de previsión de inventario fiable

Ser capaz de hacer una estimación informada de la cantidad de existencias que necesita pedir, y cuándo hacer el pedido, es algo que requiere horas de análisis de datos, amplia experiencia empresarial y perspicacia. La mayoría de los operadores y propietarios de PYMES confían en la intuición y las conjeturas a la hora de reponer sus existencias.

Sin embargo, con la llegada del software de gestión de inventarios para PYMES, ahora son capaces de predecir la demanda de productos con una precisión milimétrica. Los datos históricos, como las tendencias de los clientes, las ventas, los sentimientos e incluso el tiempo, se analizan a fondo para hacer proyecciones fiables de la demanda.  

Esta funcionalidad ayuda a los propietarios de las empresas a tomar decisiones inteligentes relacionadas con el inventario, optimizarlo al máximo y aumentar sus ingresos al tiempo que reducen drásticamente sus costes.