W zarządzaniu zapasami istnieje wiele wskaźników efektywności, główne z nich to: zapasy, sprzedaż, nadwyżka, sprzedaż utracona, procent dostępności i rotacja zapasów. Jeżeli oszacowanie sprzedaży i obrotu nie stanowi problemu, to z nadwyżką sprawa jest bardziej skomplikowana. Często słyszana opinia detalistów brzmi: "Nadwyżka to pieniądze dostawcy". To daje nam poczucie, że wskaźnik nadwyżki zapasów można odłożyć na bok.
Zagłębiliśmy się więc w kwestię nadwyżki i zdaliśmy sobie sprawę, że jej wpływ na biznes jest głęboki. W jaki sposób wyniki finansowe zależą od nadwyżki i dlaczego nadwyżka zapasów to nie tylko problem dostawcy? Spróbujmy to wyjaśnić.
Wyzwania związane z zarządzaniem zapasami w handlu detalicznym. Dlaczego nadwyżki są ważne?
Wśród aktualnych problemów związanych z zarządzaniem zapasami pojawia się kilka najczęstszych. Wszystkie one są związane z nadwyżkami w sposób bezpośredni lub pośredni. Analizując szczegółowo ich przyczyny i skutki, stwierdzamy, że nadwyżki magazynowe są nie tylko bolączką dostawców, ale także prawdziwym problemem detalistów, na który często przymyka się oko.
W wielu firmach zamówieniami nadal zajmują się kierownicy sklepów, a nie centrala.
W takich okolicznościach zarządzanie zapasami staje się całkowicie niekontrolowane. Zamówienia stają się zależne od opinii, wiedzy, a nawet nastroju tego czy innego kierownika. Często brakuje spójności lub spójnego podejścia do zarządzania. Kierownik ma tendencję do formułowania zamówień "na wyrost", ponieważ personel operacyjny jest lepiej motywowany przez wskaźnik sprzedaży niż przez obroty.
Kiedyś w praktyce zdarzało się, że kierownicy w sieci handlowej nie tylko tworzyli zamówienia, ale również negocjowali ceny z dostawcami. W rezultacie te same towary były dostarczane do różnych sklepów po różnych cenach. Oczywiście, taki wariant organizacyjny jest już właściwie przestarzały. Pokazuje jednak, że wpływ personelu operacyjnego na wyniki finansowe może prowadzić.
Brak produktów szybko rotujących kategorii A i nadmiar zapasów innych, mniej popularnych produktów wśród kupujących.
Do tego dochodzi wyścig o marżę zysku, spowodowany przez znanych producentów, własny import i rozwój własnych marek. W tym wyścigu straty w sprzedaży są niedopuszczalne, choć nieuniknione, i wynoszą od 5 do 30 procent dla różnych sieci.
Wysokie wydatki na płace.
Dotyczy to zarówno personelu operacyjnego w sklepach, jak i specjalistów IT. W niektórych sieciach pojawiają się działy IT, które automatyzują procesy zarządzania zapasami lub inne obszary w firmie.
Detaliści muszą uruchamiać nowe projekty i usprawniać swoje doświadczenia biznesowe, aby rozwiązywać nowe problemy. Firma potrzebuje na to budżetu, a tego właśnie wymagała praca z nadwyżką. Overstock to problem, z którym wiążą się naprawdę wielkie nadzieje. Ich redukcja zawsze uwalnia pieniądze firmy zamrożone w towarach. Tutaj inicjatywa i odpowiedzialność za minimalizację nadwyżki spoczywa całkowicie na sieci handlowej, a nie na dostawcach. Zatem pierwszą rzeczą, jaką powinien zrobić detalista, jest określenie poziomu nadwyżki w całym łańcuchu i sporządzenie listy SKU, które należą do tej kategorii.
Nadwyżkę oblicza się według następującego wzoru:
Ważne jest również określenie marży na metr sześcienny - wskaźnik ten odzwierciedla kilka czynników jednocześnie:
- dokładność i potencjał asortymentu;
- prawidłowa ekspozycja;
- wydajność matrycy uzupełniania półek.
Nadwyżka zwiększa koszt zapasów, co może spowodować pogorszenie marży na metr półki. Następnie przeanalizujemy ten punkt szczegółowo.
Zdefiniowanie nadwyżki zapasów w konkretnych liczbach jest ważne, aby zrozumieć, jak bardzo jest ona bolesna dla Państwa firmy i na co dokładnie wpływa.
Wpływ cyklu budżetowego
Niewiele osób bierze pod uwagę ten aspekt, ponieważ panuje przekonanie, że zapasy sklepowe to zapasy i pieniądze dostawcy. Nie jest więc problemem, jeżeli obrót jest mniejszy niż okres opóźnienia. Co więcej, zwykle bierzemy pod uwagę wskaźniki całej sieci, ale co, jeżeli spojrzymy na każdy produkt z osobna? Gdy przeanalizujemy doświadczenia naszych klientów, okaże się, że twierdzenie "zapasy to sprawa dostawcy" nie jest odpowiednie dla większości produktów i w ogóle nie dotyczy następujących kategorii:
- import krajowy;
- produkcja krajowa;
- produkty, których obrót jest większy niż okres opóźnienia.
Jeżeli obrót towarami nadwyżkowymi jest większy niż okres opóźnienia, oznacza to bezpośrednie straty ekonomiczne. W takiej sytuacji konieczne będzie pozyskanie środków finansowych na rozwój sieci w postaci kredytów lub innych źródeł.
Przyspieszenie obrotu to możliwość wykorzystania posiadanej gotówki do skalowania i szybszego uruchamiania nowych projektów poprzez uwolnienie środków z zapasów.
Według statystyk, które zebraliśmy przy użyciu rozwiązania LEAFIO Inventory Optimization, obrót zapasów bez nadwyżki jest 2-3 razy lepszy.
Jest oczywiste, że nadwyżka kosztuje firmę, a nie dostawców, jak wielu uważa. Jeżeli pomnożymy teoretycznie zoptymalizowaną nadwyżkę przez % kredytów lub przez średni koszt pieniądza dla firmy, otrzymamy ilość uwolnionej gotówki. Czasami liczby te są dość imponujące.
Jeżeli chcą Państwo przeanalizować Waszą firmę pod kątem jej kluczowych obszarów, proponujemy pobrać poręczną listę kontrolną. Dzięki niej mogą Państwo ocenić zarządzanie zapasami, merchandising i program lojalnościowy, a następnie opracować plan optymalizacji procesów biznesowych.
Wpływ nadwyżki na logistykę i jej koszty
Mało kto rozpatruje koszty logistyki przez pryzmat wskaźnika nadwyżki zapasów. Chociaż wydatki na logistykę zapasów z i bez nadwyżki różnią się ze względu na trzy parametry:
- Magazynowanie zapasów. Im dłużej produkt znajduje się w magazynie lub na półce sklepowej, tym więcej kosztuje firmę. Produkty mogą stracić kod lub wygląd, co również może mieć negatywne skutki.
- Transfer między zakładami. To również pochłania pewne zasoby, zarówno transportowe, jak i ludzkie.
- Zwroty. Mamy na myśli logistykę transportu fizycznego, która wymaga również inwestycji finansowych w łańcuchu.
Wyobraźmy sobie logistykę jako inwentarz podążający tunelem z punktu A do punktu B. Podczas gdy inwentarz jest w środku, detalista ponosi koszty logistyki. Dlatego w idealnym obrazie świata zapasy powinny docierać szybko i natychmiast się sprzedawać, aby nie było kosztów logistyki. Jednak w rzeczywistości nie jest to możliwe i musimy zrozumieć koszty logistyczne i ich wpływ na marżę końcową.
Jak nadwyżka wpływa na koszty logistyki? Wykonajmy kilka hipotetycznych obliczeń.
Średni wskaźnik zapasów w całej sieci wynosi 100. Z tego na produkt z kategorii A przypada 20, a z kategorii B - 80. Załóżmy, że sprzedają one tyle samo dziennie - 1 sztukę dziennie. Stąd możemy obliczyć obrót: kategoria A ma 20 dni, a kategoria B - 80.
Teraz wyobraźmy sobie, że całkowite koszty logistyki w całym łańcuchu wynoszą 5% kosztów (pamiętajmy, że średni wskaźnik zapasów wynosi 100). Wtedy dla produktów kategorii A wskaźnik ten wyniesie 2%, a dla kategorii B - 8%. Zapamiętajmy te liczby.
Teraz zobaczmy, jaka jest różnica w zakresie marżowości. Powiedzmy, że marża dla produktów kategorii A i B jest taka sama i wynosi 25%. Możemy odjąć 5% (średnie koszty logistyczne łańcucha) i otrzymamy tę samą liczbę - 20%. Ale jeżeli zróżnicują Państwo produkty, wskaźniki te będą zauważalnie inne:
category А: 25% — 2% = 23%
category B: 25% — 8% = 17%
Jak widać, marża towarów bez nadwyżki będzie wyższa. Dlatego należy wziąć pod uwagę ten czynnik, nawet jeśli wszystko jest w przesyłce lub z opóźnieniem płatności.
Wpływ nadwyżki na sprzedaż
Dowiedzieliśmy się już, że przepływ gotówki w firmie zależy od tego, jak szybko zmieniają się produkty. Nadwyżka to związane pieniądze sieci, które mogą nie wystarczyć na coś ważnego.
Na przykład, czasami w sieci występują braki gotówki i firma nie może na czas kupić szybko rotujących produktów. Co więcej, często dzieje się to poza zasięgiem wzroku sprzedawcy. Może się zdarzyć, że sieć handlowa zapłaci za dostawę nie w określonym terminie, lecz nieco później. Można by pomyśleć, o co tyle hałasu? Ale jeżeli dzieje się to regularnie, to znaczy, że naruszona została umowa z dostawcą. Z psychologicznego punktu widzenia powstaje sytuacja "sprawiedliwego podziału": jeżeli sieć handlowa nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań płatniczych, to dostawca może nie wywiązać się ze swoich zobowiązań dostawczych.
Załóżmy przez chwilę, że jesteśmy dostawcą. Ma on zamówienia na pewien produkt od kilku sieci handlowych. Obecnie dostawca ma ten produkt w ograniczonej ilości, który powinien być rozdzielony między kilka sieci handlowych. Kogo dostawca będzie preferował? Na pewno nie firmę, która opóźnia płatności.
Gdy sieć handlowa otrzymuje zamówienie bez zapłaty, pojawia się utracona sprzedaż, a mało kto widzi przyczynę tych konsekwencji.
Wniosek: nadwyżki wpływają na dostępność towarów z powodu ograniczonego budżetu na zakupy.
Produkt detaliczny to w zasadzie półka. Jeżeli produkt zajmuje zbyt dużo miejsca, firma traci zysk z produktów, które mogłyby być tam położone i sprzedane.
Ważne jest, aby zrozumieć i śledzić następujące wskaźniki nadmiernych zapasów:
- koszty dla firmy;
- dynamika;
- które SKU i lokalizacje najbardziej przyczyniają się do nadwyżki.
Tylko mając dostęp do kompletnych i istotnych informacji, mogą Państwo zbudować system pracy z nadwyżkami magazynowymi. LEAFIO Inventory Optimization ułatwia zarządzanie nadwyżkami, dostarczając wszystkie potrzebne raporty.
Optymalizacja I automatyzacja zarządzania nadwyżką zapasów
Czasami najlepszym sposobem na rozwiązanie problemu jest zapobieganie mu. Skuteczne zarządzanie nadmiarem zapasów można osiągnąć poprzez wdrożenie nowoczesnych technologii w Waszej firmie. Korzystając z oprogramowania Leafio, mogą Państwo uzyskać kontrolę nad marżami produktów poprzez zwiększenie sprzedaży, obrotu i zmniejszenie inwestycji, zautomatyzowanie rutynowych zadań operacyjnych oraz ciągłą kontrolę i optymalizację zapasów, unikając całkowicie problemu nadmiernych zapasów. Leafio automatycznie oblicza docelowe poziomy zapasów i uzupełnia je w razie potrzeby, optymalizując w ten sposób Państwa asortyment.
Leafio to cyfrowy łańcuch dostaw nowej generacji, który optymalizuje i automatyzuje zarządzanie nadwyżką zapasów. Może sporządzać bardzo dokładne prognozy popytu i prowadzić wnikliwą analitykę, która pomaga optymalizować zapasy w firmie. Dla firm, które zajmują się produktami spożywczymi, opracowano specjalny algorytm fresh do zarządzania zamówieniami na towary łatwo psujące się. Zamówienia są generowane na podstawie zapotrzebowania, pozostałego okresu przydatności do spożycia, czasu realizacji zamówienia i aktualnych stanów. Pomoże to Państwu zawsze zachować świeżość zapasów i uniknąć nadwyżek magazynowych.
Dzięki Leafio będą Państwo mogli znacznie ograniczyć nadmierne zapasy oraz kontrolować i optymalizować swoje zapasy bez konieczności wykonywania całej pracy samodzielnie.
Strategie nadwyżkowe
Zwroty do dostawcy
Coraz więcej sieci odchodzi od tej praktyki, ponieważ jest ona kosztowna i nieopłacalna z punktu widzenia procesów operacyjnych. Chociaż jeśli istnieje regulacja dotycząca zwrotu i nie jest on zbyt kosztowny, można go stosować.
Redystrybucja towarów w ramach własnego łańcucha dostaw
Jest to dość racjonalne podejście, ale koszty wydatków logistycznych rosną, zmniejszając marżę.
Sprzedaż i rabaty
Tak jest rzeczywiście w przypadku produktów kategorii FRESH, kiedy kończy się data ważności i mądrzej jest sprzedać je jak najszybciej. Oczywiście ta praktyka ma negatywny wpływ na ostateczne wyniki finansowe z powodu utraty marży.
Nie robić nic
Tak byłoby na pewno łatwiej. Jest to jednak droga donikąd, zwłaszcza w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku.
Nadwyżka i jej wpływ na biznes są często niedoceniane. Wielu sprzedawców bardziej koncentruje się na wskaźnikach utraconej sprzedaży i zmniejszeniu kosztów funduszu płac. Jednak nadwyżka jest naprawdę ważna dla kondycji firmy, ponieważ stopniowo wpływa na wewnętrzne procesy biznesowe detalisty, co ostatecznie wpływa na rentowność całej sieci. Przerzucając ten problem na dostawców, można stracić ogromne sumy pieniędzy, nawet tego nie zauważając. Dlatego na początek należy policzyć nadwyżkę i przeanalizować jej wpływ, a następnie zastanowić się, co z nią zrobić.
