Gestión de Inventario para Tiendas de Mascotas: Convirtiendo Desafíos en Oportunidades

La gestión de inventario para tiendas de mascotas abarca desafíos específicos del sector que pueden ser superados con automatización y precisión en la predicción de la demanda. Una tienda de mascotas ofrece todo lo necesario para mantener a una mascota feliz y saludable, desde alimentos hasta juguetes. Una tienda exitosa debe vender todo lo relacionado con las mascotas, por lo que la gestión de inventario en el comercio minorista para este sector suele ser complicada.

Principales conclusiones

El inventario en tiendas de mascotas debe combinar variedad con rotación rápida.

• Balance entre alimentos básicos y productos premium. 

• Control de caducidad en snacks y medicamentos. 

• Ofertas cruzadas con juguetes o camas. 

• Ajustar surtido según especies más vendidas. 

• Planogramas dinámicos para novedades.

Grandes inventarios pueden ser difíciles de manejar y rastrear, y si se realizan incorrectamente, pueden llevar a excesos o a pérdida de ventas y clientes decepcionados. Todo este control de calidad marca la diferencia para el éxito de tu tienda de mascotas.

Por lo tanto, abordaremos este tema en el artículo, mostrando las particularidades del sector y la importancia de la automatización para evitar errores, reducir el trabajo manual y lograr un sistema de gestión eficaz con estrategias enfocadas en resultados.

"Eres responsable para siempre de aquellos que son domesticados", dijo el zorro al personaje principal del cuento de hadas mundialmente famoso "El Principito" de Antoine de Saint-Exupéry.

Este acertado refrán es siempre pertinente mientras las personas tengan y conserven mascotas que consideran miembros de la familia y estén dispuestas a pagar más para darles lo mejor a nuestros hermanos pequeños. Esta disposición es el principal factor impulsor del desarrollo del mercado, pero al mismo tiempo lo hace muy dinámico y altamente competitivo.

El artículo de hoy trata sobre los desafíos y los detalles de la gestión de inventario en la venta minorista de suministros para mascotas y las herramientas para ayudar a que la gestión de la cadena de suministro sea más eficiente.

¡Y lo que es más importante!. No se tratará de los departamentos de los hipermercados o de grandes almacenes, sino de las tiendas especializadas en mascotas, que, a su vez, pueden diferir en tamaño y tipo.

Los días en los que bastaba abrir una pequeña tienda de mascotas en el momento y lugar adecuado para tener éxito (por ejemplo, en una nueva zona residencial) han quedado atrás. Hoy en día, solo el perezoso no vende alimentos y accesorios para mascotas: se pueden comprar en tiendas de abarrotes y supermercados, tiendas de bricolaje, mercados, clubes caninos y ordenar en línea.

Además, la parte del canal Internet está creciendo y fortaleciéndose. En tales condiciones, para seguir siendo competitivo en el mar de guerras de precios y letreros luminosos, vale la pena cambiar, seguir las tendencias y optimizar sus procesos para aumentar los márgenes reduciendo los gastos. 

En condiciones de competencia feroz, la gestión de las existencias de productos en el comercio minorista debe realizarse en estrecha relación con la comercialización, capacitación del personal de ventas y su conocimiento del surtido, las herramientas de mercadotecnia (promociones, CRM con programas de fidelización), la creación de relaciones efectivas con proveedores, etc.

Las soluciones de software que se automejoran en función del análisis de los datos de ventas y la formación de pronósticos ayudan a desarrollar un sistema efectivo de procesos de negocios perfeccionados para la eficiencia y la victoria sobre los competidores en el mundo moderno. Por ejemplo, Leafio Inventory Optimization es una solución automatizada para administrar el inventario en el comercio minorista basada en inteligencia artificial.

La Plataforma Leafio está hecha de acuerdo con el principio modular, donde cada módulo componente tiene en cuenta las características específicas de la industria y los desafíos que enfrentan los usuarios-gerentes. La inteligencia artificial centra la atención del usuario en los momentos problemáticos, ayudándole a tomar decisiones y a automatizar tareas rutinarias.

Hay tres tipos principales de tiendas que ofrecen mascotas y productos para ellas:

• La clásica pequeña tienda de animales "cerca de casa". De la mitad a dos tercios del surtido de estos puntos de venta al por menor es comida para las mascotas más comunes (perros, gatos, pájaros, roedores, peces) y otro 20% son accesorios (collares, correas, platos, transportines, juguetes, productos de cuidado). El 10-15% restante son los medicamentos y productos veterinarios más populares.
• Tienda especializada. Por ejemplo, una tienda de peces de acuario y todo lo relacionado con su mantenimiento: peces de acuario reales y otros habitantes marinos, acuarios, alimentos, plantas, accesorios y equipos.
• Un supermercado (hipermercado) de productos para mascotas, rodeado de servicios relacionados con el mundo de los animales (clínica veterinaria, peluquería, hotel para animales e incluso un pequeño zoológico de contacto - sí, no se sorprenda a lo que se dediquen los minoristas para diferenciarse entre ellos).

Independientemente del tipo de punto de venta, nos ocupamos de un enorme surtido de productos (incluso en una tienda pequeña y altamente especializada). Un problema común para las pequeñas tiendas de mascotas es el espacio limitado para exhibir productos en una sala de ventas, así como el tamaño insuficiente (y, a veces, la ausencia total) del espacio de almacenamiento directamente en el punto de venta.

La gestión eficaz de las existencias en las tiendas de mascotas depende de la superficie de la sala de ventas, o más bien del uso correcto que se le de. Dado que el surtido puede ser muy amplio, debido a una colocación limitada, el producto no se encuentra ni se nota. Esto da lugar a la pérdida de ventas y al exceso de inventario. Por lo tanto, es importante que las tiendas de mascotas trabajen conjuntamente tanto en las existencias como en la comercialización", - señala Helen Kom - directora de producto de Leafio Inventory Optimization.

Las funciones integradas de Leafio Inventory Optimization lo ayudarán a hacer frente a los pedidos y colocar la cantidad correcta de productos en la tienda. Por lo tanto, para limitar los pedidos a los almacenes (puntos de venta) con almacenes pequeños o completamente ausentes, puede establecer el límite en el sistema: el búfer máximo que no le permitirá ordenar productos en exceso de la cantidad que se puede colocar en el lugar deseado.

También es posible utilizar eficazmente el espacio en la sala de comercio con la ayuda de la función "Estantería", el módulo incluye datos de los planogramas de capacidad de la estantería, mientras que el sistema "terminará" independientemente el pedido en la cantidad requerida.

Por cierto, Leafio puede detectar automáticamente las ventas al por mayor en función de criterios específicos y no tener en cuenta su impacto en la demanda y los pedidos diarios.

De hecho, la gama de productos del mercado para mascotas, además del ya comentado gran tamaño, tiene las siguientes características:

Hay una amplia y diversa matriz de productos con muchas categorías, marcas y números de artículo. El surtido se puede clasificar, ordenar y mostrar de acuerdo con varias características para una orientación más conveniente en el océano de artículos de productos.

Por ejemplo, en el contexto de la rotación de productos según los resultados del análisis ABCD, o desde el punto de vista de la demanda del producto (análisis XYZ), o la estructura del balance, etc. - en general, una serie de informes.

Al mismo tiempo, el sistema mostrará toda la información en la pantalla en formato de tableros convenientes. El objetivo es optimizar el surtido y las existencias, en particular, identificar las "mercancías muertas" que deben ser retirados del surtido. Eso también aplica a los productos que se caracterizan por una inestabilidad significativa de la demanda y requieren el mantenimiento de saldos importantes en los almacenes (lo que provoca un aumento en los costos de almacenamiento).

“Para un retiro conveniente del surtido en Leafio Inventory Optimization, existe un procedimiento especial OUT, que le permite primero bloquear el pedido del producto de proveedores externos, mientras distribuye los saldos en la red, y luego de que se ponen en cero, transfiere automáticamente el producto al estado "inactivo". Al mismo tiempo, si se da la situación de que el producto estará disponible en el CD, pero estará bloqueado para pedido en las tiendas, el sistema lo señalará, porque en este caso, el producto no podrá ser distribuido y vendido", dice Helen Kom, directora de producto de Leafio Inventory Optimization.

Hay la necesidad de mantener la representación de productos del mismo tipo, pero de diferentes fabricantes y categorías de precios (por ejemplo, cepillos para gatos de diferentes tamaños, tipos de lana y categorías de precios o collares para perros de diferentes razas). Junto a esta característica, cabe mencionar la presencia de una gran cantidad de productos alternativos en el surtido de las tiendas de mascotas.

La funcionalidad especial de Leafio Inventory Optimization ayudará a los gerentes a controlar los pedidos de dichos productos, lo que les permitirá seleccionar el producto principal que se pedirá al proveedor y resumir la demanda y los saldos de todas las mercancías en el grupo alternativo en el tarjeta de producto. Eso puede y debe usarse también para productos sustitutos, cambios en el peso de los paquetes, etc.

Además, mediante el uso de análisis y pronósticos, el sistema ayudará a determinar exactamente qué producto debe estar en existencia de manera permanente y cuál debe fabricarse a pedido, aquellos que deben estar directamente en el almacén de la tienda y los que necesitan estar disponible solo en el centro de distribución.

La variabilidad de la gama de los fabricantes y el alto grado de canibalización añaden dificultades adicionales a la gestión del surtido y existencias, es decir, las constantes novedades. Hay que vigilarlas y reponer el propio surtido con novedades, eliminando simultáneamente los productos no vendidos del surtido. Para solucionar este problema, en Leafio tenemos varias soluciones-consejos. Nuestro sistema permite a los gerentes:

1. Asignar productos similares al nuevo producto, para que el sistema pueda utilizar automáticamente el historial de ventas ya existente.
2. Establecer los primeros pedidos mínimos independientemente, hasta que se recopile un historial válido para un producto específico.
3. Utilizar el punto medio de la categoría para calcular las ventas previstas para el nuevo artículo.

“Ahora estamos trabajando en un módulo de agrupación: asignación automática de productos similares según su nombre, categoría, tamaño, peso, ventas y otras características. Eso simplificará la selección manual y la asignación de productos similares a docenas de novedades”, agrega la directora de producto de Leafio Inventory Optimization.

Hay un gran porcentaje de los productos importados: la mayoría de los alimentos, accesorios, medicamentos y juguetes se producen en diferentes países. Leafio Inventory Optimization lo ayudará a determinar cuánto y a quién pedir.

El módulo de pronóstico de demanda, que está diseñado para el pronóstico de ventas a corto, mediano y largo plazo, lo ayudará a tomar una decisión sobre la cantidad. Con una previsión de varias semanas o meses de anticipación, podemos enviar un pedido o pre-pedido a un proveedor. Y la función PUSH desde el almacén central ayudará a distribuir fácilmente a las tiendas no solo las mercancías que ya han llegado al CD, sino también las que están en camino.

¿Cuánto tiempo tardará en llegarle el producto? ¿Llegará a tiempo y de acuerdo con las condiciones de transporte? Por ejemplo, sí, en el surtido de productos para mascotas hay una cierta cantidad de productos que requieren condiciones especiales de transporte y almacenamiento, como forrajes y hierbas frescas, algunos medicamentos y vacunas, etc., eso va a ocurrir? Si lo recibido coincidirá con lo pedido, todo esto depende de la confiabilidad del proveedor.

Ya el módulo Informe de confiabilidad del proveedor en LEAFIO Inventory Optimization lo ayudará a evaluar a cada proveedor en una serie de parámetros, y el informe en sí mismo definitivamente será un factor importante al decidir si cooperar con una contraparte en particular o negociar para mejorar las condiciones. Nuestros clientes de diversas industrias utilizan con frecuencia este informe.

Una sugerencia que podemos darle es: coopere con proveedores y fabricantes, asegure productos exclusivos para usted mismo - le ayudarán a ocupar y mantener su nicho en un mercado altamente competitivo. Al mismo tiempo, la cooperación no debe limitarse únicamente al suministro y la comercialización. Conecte el apoyo promocional de fabricantes y grandes distribuidores, a los cuales prestan mucha atención y tienen mucho peso en la industria de mascotas en general.

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El porcentaje de las ventas promocionales en el campo de los productos para mascotas es muy grande y, en ocasiones, puede representar más de la mitad de todas las ventas. Esto sucede debido a las características antes mencionadas del surtido, la larga vida útil de muchos productos, la alta competencia en el mercado y, como resultado, afecta la homogeneidad de la demanda.

Para evitar la pérdida de ingresos por pérdida de ventas, así como para no quedarse con grandes excedentes después de promociones fallidas, es muy importante pronosticar correctamente la demanda. Leafio Inventory Optimization tiene un módulo de aprendizaje automático de Promo Tools que lo ayudará a hacer un pronóstico en modo automático, prepararse a tiempo para una promoción planeada y adaptar el surtido y las existencias a las ventas promocionales reales.

Al realizar la previsión, el sistema tendrá en cuenta todos los factores importantes: tipos de promociones y apoyo publicitario, duración, canibalización, estacionalidad y necesariamente el historial de ventas promocionales con referencia a la profundidad de los descuentos.

Por cierto, sobre la estacionalidad: sorprendentemente, está presente en el comercio minorista de PET y, para algunos grupos de productos, es bastante pronunciada. Se trata, en primer lugar, de productos veterinarios (pastillas y ungüentos contra insectos y pulgas, así como vacunas y anticonceptivos) y accesorios (en particular, ropa para perros de razas pequeñas). Algunos de estos productos se venden peor fuera de temporada, algunos se excluyen por completo de la matriz. Por lo tanto, es necesario utilizar el coeficiente de estacionalidad para ellos.

Leafio Inventory Optimization calcula el coeficiente de estacionalidad para categorías o segmentos de productos alternativos en varios escenarios (función de Planeación de la Estacionalidad Multiescenario) en términos de meses o semanas (dependiendo de las características de la categoría), así como sobre una base diaria. Para este último, se utiliza CDW, el coeficiente de días de la semana, que le permite rastrear y pronosticar las fluctuaciones intrasemanales en la demanda (ventas) de ciertos productos.

Como ya hemos mencionado, muchos productos para mascotas tienen una vida útil prolongada o incluso ilimitada. Entonces, ¿por qué ir a la tienda a comprar una bolsa grande de comida a la que su perro se ha acostumbrado durante mucho tiempo y que además, es más barata con entrega a domicilio? La elección es obvia, la pandemia de Covid-19 dio un impulso adicional al desarrollo y aumento de la importancia del canal de Internet.

Según las estimaciones de los analistas, para algunos grupos de productos, la participación de las ventas en línea supera una cuarta parte del volumen total y continúa creciendo. Entonces, siga al comprador y aumente sus ventas en línea.

Con Leafio Inventory Optimization, puede enfocarse en la creación y el análisis de la gestión de inventario de la tienda en línea de diferentes maneras. La práctica más habitual es crear un inventario virtual de una tienda online y tener en cuenta su demanda a la hora de formar pedidos a proveedores externos. Si sus ventas son omnicanal, controle cada canal por separado. La funcionalidad de la plataforma LEAFIO brinda a los gerentes esa oportunidad.

Como puede ver, las capacidades de la plataforma Leafio Inventory Optimization son muy amplias y el propio sistema es capaz de auto mejorarse gracias a los algoritmos de aprendizaje automático. Por lo tanto, cuantos más datos tenga, más precisas serán las previsiones y mayor será la calidad de la asistencia de IA a sus empleados.

"Al empezar a trabajar en el sistema, descargamos al menos 1,5-2 años de estadísticas sobre el movimiento de productos ordinarios y, preferiblemente, al menos 3 años del historial de promociones de ventas. Todo esto se utiliza después para la analítica, los cálculos de ADU (uso promedio diario) y los pedidos. El sistema de análisis es capaz de generar docenas de informes, y estamos trabajando constantemente en la ampliación de la funcionalidad junto con nuestros clientes, teniendo en cuenta las especificaciones y peticiones de cada uno", - concluye Helen Kom - directora de producto de Leafio Inventory Optimization

Para las tiendas de mascotas, el tema de la recopilación de datos sobre las compras es particularmente relevante, y el análisis del surtido también. Por lo tanto, la acumulación de estos datos ayudará a la inteligencia artificial a contribuir para la construcción de un pronóstico preciso de los pedidos.