Fiabilidad del proveedor: ¡confíe, pero compruébelo!

"La relación a largo plazo entre el comprador y el proveedor es la más rentable desde el punto de vista económico. ¿Cómo puede un proveedor ser flexible e introducir innovaciones, desarrollando todo un sector de la economía, si sólo piensa en realizar transacciones puntuales?"

Edwards Deming "Superar la crisis".

La fiabilidad del proveedor para el minorista es uno de los factores importantes que afectan al éxito de todo el negocio. ¿Conoce la situación: el día antes de la fecha de entrega, el proveedor informa de algún problema repentino o de una cantidad insuficiente del producto adecuado? Si este tipo de situaciones con un socio se repiten a menudo, los directivos deberían pensar en cambiar de proveedor y reevaluar la fiabilidad de los socios.

Cada uno define el concepto de "fiabilidad" a su manera. Para nosotros, es la precisión en el cumplimiento de los pedidos, la calidad de los productos y la puntualidad en la entrega. Para evaluar la fiabilidad de los minoristas hay que recurrir a datos analíticos. Esto puede hacerse como un análisis independiente (manualmente) o con la ayuda de productos de software.

La primera opción requiere mucho tiempo y esfuerzo. Además, siempre hay lugar para el factor humano, por lo que pueden producirse errores de cálculo y equivocaciones. Mientras que la segunda opción es optimizada, rápida y técnica.

Evaluación de la fiabilidad del proveedor con LEAFIO

La evaluación de la fiabilidad del proveedor en el programa LEAFIO se realiza en un informe detallado independiente. El informe contiene tres pestañas:

1. Fiabilidad del proveedor - refleja información sobre todos los pedidos de todos los proveedores y sus niveles de rendimiento. También está disponible el filtrado.

Fig. 1 Pestaña Fiabilidad del proveedor

Al utilizar filtros, el informe tendrá el siguiente aspecto:

Fig. 2 Datos filtrados por proveedor

La tabla se ordena por defecto por la cantidad de pedidos a proveedores y muestra la importancia de los proveedores para la empresa.

También puede ordenar la tabla por otros parámetros (por ejemplo, por el % de pedidos completados con precisión, por la puntualidad de la entrega o por la fiabilidad general del proveedor). Para ordenar, basta con hacer clic en el nombre de la columna.

2. Fiabilidad del proveedor - Pedidos - contiene información sobre los pedidos de un proveedor concreto.

La primera tabla de la hoja "Pedidos de proveedores" contiene información por proveedor seleccionado (grupo de proveedores) para todos los pedidos. 

La segunda parte de la tabla "Pedidos seleccionados" proporciona información sobre el pedido se presenta con detalles sobre cada artículo. Son especialmente interesantes los siguientes indicadores: la cantidad de mercancía inicialmente colocada en el pedido, su coste y la mercancía realmente entregada.

Fig. 3 Ficha Fiabilidad del proveedor - Pedidos

3. Estadísticas de datos - contiene información visualizada (tablas y gráficos) sobre los principales indicadores de fiabilidad del proveedor. Podemos concluir la importancia y la fiabilidad de un proveedor para la empresa a lo largo del tiempo. Se pueden seleccionar diferentes periodos para visualizar los análisis: semana, mes, trimestre, semestre. En los ajustes, puede ir a la tercera página del informe: "Estadísticas de datos del proveedor". Aquí se muestran los indicadores clave de rendimiento y la fiabilidad de los proveedores.

Fig. 4 Informe de estadísticas de datos de proveedores

Si selecciona todos los proveedores, obtendrá un breve análisis del trabajo de la empresa con todas las contrapartes y la dinámica de los cambios en los indicadores clave de la empresa:

• Participación de los proveedores en las compras y ventas de la empresa a lo largo del tiempo. Permite comprender si el proveedor adquiere más importancia con el tiempo; si aumenta o disminuye la cuota de ventas de los productos del proveedor.
• Existencias, excedentes, ventas, ventas no realizadas, volumen de negocio de las mercancías del proveedor; su dinámica. Permite comprender lo que ocurre con las mercancías del proveedor. El crecimiento de los excedentes y del periodo de rotación es señal de que la cooperación con este proveedor conduce a la adhesión de mercancías y es necesario reducir el volumen y/o la frecuencia de los pedidos.

Ocurre lo contrario, si se reducen las existencias y crecen las ventas perdidas

Fig. 5 Restos y rotación

• El nivel de rendimiento, precisión y puntualidad de las órdenes de entrega

El informe es multifuncional y resultará interesante tanto para los especialistas del departamento de compras y los gestores de categorías como para los directivos de la empresa. El informe puede utilizarse para el análisis interno, así como durante las negociaciones con el proveedor, ya que el socio también está interesado en una cooperación eficaz y a largo plazo con el cliente. Así, ayuda a responder a la pregunta "¿Está justificado que el proveedor asuma una determinada cuota en las adquisiciones de la empresa?" de forma clara y razonable.

El comprador encontrará respuestas a preguntas sobre la exactitud y puntualidad en el cumplimiento de los pedidos, podrá decidir sobre la necesidad de existencias de seguridad, si existe una tendencia a la escasez constante. 

"Una estrategia perdedora en el trabajo con los proveedores es intentar trabajar con todos por igual".

El gestor de categorías recibe un perfil detallado del proveedor con indicadores clave de rendimiento. La elección flexible de intervalos de tiempo le permite analizar retrospectivamente la cooperación actual con el proveedor y toda la dinámica de los indicadores.

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Lo más importante es que el informe puede construirse considerando varias categorías de mercancías y recibir información sobre las ventas totales del proveedor en toda la red y considerando una categoría específica. Así, es posible hacer un seguimiento de la eficacia del trabajo con el surtido del proveedor y de la rentabilidad del trabajo con una categoría específica de mercancías para la red.

La dinámica de los indicadores ofrece respuestas rápidas y transparentes a las preguntas: "¿Se ha vuelto más fiable el proveedor?", "¿Entrega las mercancías con mayor precisión y en la misma cantidad en que fueron pedidas?", "¿Ha mejorado la puntualidad de las entregas?".

Para los directivos, este análisis ayudará a construir una posición negociadora en el diálogo con el proveedor, porque en dos clics de ratón puede obtener un análisis visual detallado con los indicadores clave de rendimiento del proveedor.

La comparación de la participación del proveedor en las compras y ventas de la empresa, la puntualidad en la entrega de los pedidos, la fiabilidad del proveedor ayudarán a decidir si seguir trabajando con este socio o señalar la necesidad de revisar las condiciones de trabajo.