Largo plazo de entrega en el comercio minorista: dónde se producen los retrasos y cómo minimizarlos

Según Retail Insight, el 78 % de los compradores estadounidenses y el 82 % de los compradores británicos siguen encontrando artículos agotados cuando hacen sus compras diarias. ¿Podría ser que los largos plazos de entrega estén afectando sus ventas y la lealtad de sus clientes? Los compradores esperan que los productos estén disponibles cuando los necesiten; de lo contrario, buscarán en otro lugar. La buena noticia es que con las estrategias adecuadas, puede optimizar los plazos de entrega, mantener los estantes abastecidos y convertir la fiabilidad en una ventaja competitiva.

Principales conclusiones

Controlar long lead times protege disponibilidad y capital.

• Identifica puntos críticos en supply. 

• Ajusta forecasts a plazos largos. 

• Negocia SLA con proveedores. 

• Incrementa safety stock estratégico. 

• Usa tech para monitoreo real.

El plazo de entrega en el comercio minorista es el período que transcurre entre la realización de un pedido y la recepción efectiva de la mercancía. Durante este período de tiempo, se llevan a cabo varios procesos necesarios: desde la producción hasta la entrega y la colocación en el almacén y en la sala de ventas. Si tiene un problema de plazo de entrega largo, tendrá que buscar una solución para optimizar las etapas.

Pero primero, veamos los diferentes tipos de plazos de entrega en el comercio minorista y analicemos su significado:

• Plazo de entrega de las compras. Es necesario para encontrar y comprar productos a los proveedores. Esto incluye la investigación, la comunicación con el proveedor y las negociaciones del contrato.
• Plazo de producción o plazo de fabricación. Es el tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido hasta el final de la producción. Es relevante para los productos de marca blanca y los productos hechos por encargo. El proceso de producción puede verse afectado por la capacidad de la empresa, el plazo de entrega de los materiales, la eficiencia de la cadena de suministro y la eficiencia de la mano de obra.
• Plazo de entrega. Es el periodo que transcurre entre el envío de los productos y su llegada al centro de distribución o a la tienda. El indicador depende del método de entrega, la fiabilidad del transportista, la necesidad de pasar por el control de aduanas, etc.
• Plazo de entrega al cliente. Es el periodo que transcurre entre la realización de un pedido y la recepción efectiva del producto por parte del cliente. Puede mejorar la satisfacción del cliente en este aspecto utilizando diferentes opciones de entrega y optimizando los procesos de preparación de pedidos.
• Plazo de entrega acumulado. Es el periodo de tiempo necesario para que un minorista reciba los productos acabados, teniendo en cuenta todos los procesos anteriores.

Los plazos de entrega largos reducen la rentabilidad y pueden hacer que un minorista no sea competitivo. Es obvio, porque los clientes que necesitan un producto aquí y ahora lo comprarán en las tiendas que realmente lo tienen. Está claro que hay que tomar medidas, pero lo inteligente es averiguar primero por qué se producen los retrasos. Empecemos por analizar las posibles causas del problema.

Una de las razones de los largos plazos de entrega es la previsión inexacta de la demanda, que afecta a todo el proceso de gestión de inventario. Si un minorista no puede prever con precisión la demanda (o carece de la experiencia necesaria para hacerlo), es más probable que tenga dificultades para realizar los pedidos a tiempo y determinar las cantidades óptimas. Como resultado, existe un desajuste entre las expectativas y la demanda real de los clientes.

Los plazos de entrega de la cadena de suministro pueden estar directamente relacionados con los fabricantes o proveedores. Por ejemplo, la escasez de trabajadores, los equipos defectuosos, la escasez de materias primas o una gestión ineficaz en general provocan un aumento del plazo de producción y el incumplimiento de algunos pedidos. También pueden intervenir factores externos, como el mal tiempo que imposibilita el transporte puntual. Los problemas solo se multiplican si el minorista tiene un solo proveedor.

Si hay contratos con proveedores locales y con empresas internacionales, también hay riesgos. Por ejemplo, la escasez de materias primas debido a las sanciones.

Los largos plazos de entrega en el inventario y los pedidos también pueden ser el resultado de una gestión ineficiente. Puede que le sorprenda oírlo, pero todavía hay empresas que dependen de procesos manuales en lugar de la automatización.

La introducción y el procesamiento manuales de datos no solo suponen una pérdida de tiempo para el personal. También conllevan un alto riesgo de errores. Por no hablar de la lentitud del trabajo y la incapacidad de responder rápidamente a los cambios. Esto ralentiza el cumplimiento de los pedidos y provoca desajustes entre los niveles de inventario y la demanda.

El desarrollo del comercio electrónico se ha convertido en un factor de presión adicional sobre el tiempo de entrega en la cadena de suministro. La congestión de los puertos, la escasez de contenedores y los problemas de entrega en la última milla provocan tiempos de entrega más largos.

Los minoristas suelen tener un acceso limitado a la información sobre el inventario en tránsito. Esto les obliga a pasar de una planificación proactiva a soluciones reactivas.

Debido a cambios bruscos e impredecibles en la demanda o a la necesidad de corregir errores de planificación, los minoristas se ven obligados en ocasiones a recurrir a la entrega urgente.

El tiempo de entrega en el inventario también depende de los cambios estacionales y otros factores que aumentan significativamente los costes de tiempo. Pero, aunque es posible prepararse para el Año Nuevo, el inicio del curso escolar o el Black Friday, los desastres naturales, las pandemias y las guerras desestabilizan por completo los procesos y lo malo es que son difíciles de predecir.

Los plazos de entrega largos no solo crean problemas operativos, sino que también tienen graves consecuencias. Por supuesto, estamos hablando del impacto en las finanzas, la lealtad de los clientes y la competitividad empresarial. Echemos un vistazo más de cerca.

Cuando un minorista no puede reponer el inventario rápidamente, pierde ingresos. En particular:

• La falta de existencias debido a los largos plazos de entrega provoca una escasez y conduce a la pérdida de ventas, a una menor retención de la audiencia y a una caída de la reputación de la marca;
• Pedir una cantidad excesiva de inventario para compensar los retrasos provoca un exceso de inventario y bloquea el capital en productos de baja rotación.

Los retrasos en el inventario también afectan a las ventas, ya que los minoristas se ven obligados a introducir descuentos y estrategias de descuento para reducir las existencias antiguas. Esto, a su vez, reduce los márgenes y entrena a los clientes a esperar descuentos y no comprar al precio normal.

Cuanto más tiempo permanezcan los productos almacenados, mayores serán los costes de almacenamiento, seguro, medidas de seguridad, etc. Cuanto más tiempo permanezcan los productos almacenados, mayor será el riesgo de merma, obsolescencia y depreciación. Esto es especialmente cierto en los sectores de la tecnología, los bienes de consumo de alta rotación y la moda.

Como resultado, el capital circulante de la empresa se bloquea en inventario sin vender, y el minorista no tiene recursos para invertir en nuevas líneas de productos, campañas de marketing o expansión comercial. Tienen que reducir costes o endeudarse.

La velocidad de entrega es uno de los principales factores de competitividad en el sector minorista. Por lo tanto, los plazos de entrega largos tienen un impacto negativo en la experiencia del cliente. En particular, debido a los retrasos en el cumplimiento, los clientes eligen alternativas más rápidas, como cambiarse a competidores que tienen los productos adecuados listos.

Las cadenas de suministro lentas impiden el reabastecimiento oportuno del inventario, y esto es especialmente cierto para las empresas que implementan estrategias omnicanal. Por ejemplo, los estudios han demostrado que los compradores en línea quieren recibir los productos en un plazo de 3,5 días. Si el minorista no puede atender el pedido, alrededor del 25 % comprará en otro lugar.

Ya hemos destacado que los minoristas con plazos de entrega largos no pueden responder a las tendencias del mercado de manera oportuna. Cuando surge una tendencia, una cadena de suministro lenta se interpone en el camino y las empresas pierden períodos de ventas críticos. El resultado es la pérdida de oportunidades de ganancias y la formación de un exceso de productos obsoletos (si la nueva tendencia hace que los productos antiguos sean irrelevantes).

Obviamente, reducir los plazos de entrega no solo es beneficioso, sino esencial para tener éxito en un mercado competitivo. Veamos cómo optimizar las cadenas de suministro, aumentar la eficiencia de los procesos y encontrar formas de mejorar en casi todas las etapas. Estas son algunas de las estrategias más eficaces.

La previsión precisa de la demanda es la mejor manera de reducir el tiempo de entrega y la incertidumbre. Los modelos de previsión tradicionales basados en datos históricos no son lo suficientemente eficaces en la realidad actual. En particular, no son capaces de predecir cambios repentinos en la demanda.

¿La solución? Análisis predictivo basado en inteligencia artificial que puede:

• Analizar las tendencias aquí y ahora, teniendo en cuenta factores internos y externos, desde el clima hasta el sentimiento en las redes sociales;
• Transformar la planificación de inventario de reactiva a proactiva y garantizar que los niveles de inventario coincidan con la demanda real, no con suposiciones;
• Automatizar los procesos de reabastecimiento y reducir el riesgo de agotamiento repentino.

Para optimizar el plazo de entrega de su cadena de suministro, debe fortalecer sus relaciones con los proveedores y diversificar su estrategia de abastecimiento. Estos son algunos pasos que puede seguir para mejorar:

1. Tenga siempre un «plan B» en caso de que surja una situación imprevista. Necesita proveedores de reserva que puedan recoger rápidamente sus pedidos y mantener la continuidad del suministro.
2. Busque proveedores locales que puedan ofrecer plazos de entrega más cortos y aumentar la resiliencia de los procesos.
3. Establezca el intercambio de datos para mejorar la eficiencia de las previsiones.
4. Implemente una tarjeta de puntuación de proveedores para hacer un seguimiento de los KPI de cada socio. Los factores pueden incluir: entrega a tiempo, capacidad de respuesta y calidad del producto.

Una forma eficaz de reducir el tiempo de entrega es automatizar el proceso de reabastecimiento mediante un sistema basado en IA. El uso de estos algoritmos de aprendizaje automático le permite:

• Minimizar los retrasos proporcionando previsiones de demanda oportunas y precisas, encontrando el mejor momento para reponer un pedido y realizando el pedido directamente;
• Refinar los puntos de reordenación en función de las fluctuaciones de la demanda en tiempo real y el impacto de factores externos;
• Distribuir eficientemente los productos entre las sucursales de la red y evitar cuellos de botella en regiones con alta demanda.

Un enfoque dinámico de la planificación de las existencias de seguridad puede ayudar a reducir el tiempo de entrega. Esto significa ajustar las existencias de seguridad en función de la demanda en tiempo real.

Las estrategias híbridas que combinan el principio JIT con la formación de una reserva estratégica pueden ayudar. Usted está preparado para las interrupciones, pero no tiene que gastar mucho en almacenamiento.

También es importante prepararse para las temporadas altas y los posibles cambios imprevistos en la demanda. Esto requiere un modelado basado en escenarios. Es decir, es necesario crear modelos de diversas situaciones por adelantado: desde un aumento repentino de la demanda de un determinado producto hasta un retraso en las entregas debido a una huelga de conductores. La IA analizará estos escenarios y sugerirá niveles óptimos de inventario para maximizar la preparación ante diferentes circunstancias y reducir el tiempo de entrega en la gestión de inventario.

Es posible reducir los plazos de entrega optimizando las redes de distribución e invirtiendo en soluciones digitales. Por ejemplo:

• Los centros de distribución distribuidos (DFC) ayudan a crear inventario regional y a reducir el riesgo de retrasos en la entrega de última milla. La velocidad de procesamiento de pedidos está aumentando.
• La automatización del almacén con la introducción de sistemas de clasificación y equipos robóticos acelera el procesamiento de pedidos y minimiza el impacto del error humano.
• La integración de herramientas de visibilidad de la cadena de suministro proporciona una supervisión integral y ayuda a identificar los riesgos de retrasos de manera oportuna.

Los plazos de entrega largos pueden perturbar su cadena de suministro, lo que provoca desabastecimientos, exceso de inventario y pérdida de ventas. LEAFIO Optimización de Inventario permite a los minoristas automatizar sus procesos con IA para agilizar el reabastecimiento y mejorar la agilidad de la cadena de suministro. Así es como funciona:

• Previsión precisa de la demanda: el análisis predictivo basado en IA ajusta los niveles de inventario en función de las fluctuaciones de la demanda, lo que reduce la dependencia de las suposiciones históricas.
• Planificación automatizada de reabastecimiento: El sistema calcula y programa los pedidos de forma óptima, garantizando la disponibilidad de existencias y minimizando el exceso de inventario y los costes de almacenamiento.
• Gestión inteligente de las existencias de seguridad: Los cálculos dinámicos de las existencias de seguridad evitan la escasez y el exceso de existencias al adaptarse a la estacionalidad y a los cambios inesperados en la demanda. 
• Seguimiento del rendimiento de los proveedores: Los análisis integrados ayudan a evaluar la fiabilidad de los proveedores, lo que permite tomar decisiones de abastecimiento proactivas para mitigar los riesgos de los retrasos.

Al convertir los datos en información procesable, LEAFIO AI garantiza que su cadena de suministro siga siendo resistente, eficiente y competitiva, incluso ante largos plazos de entrega.

El tiempo de entrega afecta a todos los aspectos del negocio minorista, desde la gestión de inventario hasta la satisfacción del cliente. Los métodos tradicionales ya no funcionan. La automatización, la implementación de la IA y el análisis predictivo aumentan ahora la satisfacción del cliente y le permiten calcular el tiempo de entrega a valores más bajos.

Con soluciones basadas en IA como la optimización de inventario LEAFIO, puede tomar el control de su cadena de suministro, reducir los retrasos y mantener sus estanterías abastecidas. No permita que los largos plazos de entrega ralenticen su negocio: ¡empiece a optimizar hoy mismo!