Sistema automatizado de reposición en supermercados

El sector minorista es intenso, dinámico y altamente competitivo. A los consumidores se les presenta una sobreabundancia de opciones: saben lo que quieren y lo quieren ya.

Como minorista, tiene que ser capaz de seguir el ritmo de la constante evolución del comportamiento de los consumidores y, al mismo tiempo, ser lo suficientemente estable como para superar cualquier reto que se le presente.

Por lo tanto, es mejor que se asegure de que su cadena de suministro funciona como un reloj. Es un sector competitivo y, si su cadena de suministro no consigue mantener sus estantes llenos de productos de la máxima calidad, sus clientes se irán a otra parte. Una vez fuera, es muy poco probable que vuelvan.

Por eso necesita el reaprovisionamiento automático.

¿Qué es un sistema de reposición automática?

La primera versión del sistema de reposición automática la creó Procter & Gamble en Estados Unidos allá por los años ochenta. En aquella época se desarrolló el concepto de respuesta rápida al cliente y reaprovisionamiento continuo, que sigue siendo eficaz hoy en día. El reaprovisionamiento automático es una versión mejorada del concepto que se utiliza para hacer un seguimiento de las ventas de las categorías de productos. Esta tecnología aumenta la eficacia de procesos como:

• formación del surtido de mercancías necesario;
• reposición competente de las existencias
• prevención de excedentes o faltas de mercancías en el almacén;
• realización de campañas de marketing más eficaces.

La condición clave para una respuesta eficaz del consumidor es la introducción del intercambio electrónico de datos. Esta es la base del auto-reaprovisionamiento, que implica el uso de un software especial. El software permite controlar el volumen de ventas de determinadas mercancías en tiempo real y recibir información sobre los saldos de mercancías en el almacén y sus entregas. Además, la reposición automática de existencias le permite predecir la demanda de un determinado producto, respectivamente, y responder rápidamente a todos los cambios.

Una ventaja importante de trabajar con este tipo de software es también un trabajo más eficaz con los proveedores. Así, los sistemas de reposición automática realizan un seguimiento de la precisión, eficiencia y rapidez de las entregas y, como resultado, eligen a los proveedores más responsables, eficientes y fiables.

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Una de las funciones más valiosas de este tipo de software es la generación automática de la mayoría de los informes. Esto es importante para los gerentes que suelen pasar la mayor parte de su tiempo rellenando hojas de cálculo. El sistema de reposición automática resuelve estos problemas automáticamente, lo que permite optimizar el tiempo de trabajo de los especialistas, permitiéndoles centrarse en tareas más importantes.

¿Cómo funciona el sistema de reposición automática?

El reaprovisionamiento automático es una solución multifuncional que le permite seguir y analizar casi todos los procesos de compra y venta con el objetivo general de optimizar la gestión del inventario. En el almacén no debe haber excesos ni faltas de existencias. El consumidor debe recibir la mercancía que desea a tiempo. Un sistema de reposición automatizado satisface esta demanda.

Cómo funciona:

• El programa está integrado en el sistema comercial;
• La base de datos incluye productos y unidades de control de existencias, datos sobre proveedores;
• El sistema de reposición automática en tiempo real muestra dónde se almacenan las existencias y su cantidad para facilitar la gestión;
• Los volúmenes de ventas de determinadas categorías se analizan diariamente, se evalúan los saldos y, si es necesario, se genera automáticamente el pedido de las posiciones necesarias;
• El sistema de reaprovisionamiento facilita a los gestores priorizar y destacar las tareas más urgentes;
• Con la ayuda de herramientas informáticas, se realizan análisis complejos de la dinámica de las existencias, la demanda y otros indicadores;
• Se realiza un análisis del trabajo de los proveedores, lo que permite optimizar la logística.

Esto hace obsoleta la necesidad de rellenar manualmente los informes y los formularios de pedidos, lo que permite ahorrar hasta un 90% del tiempo de los gestores. Por lo tanto, un sistema de reaprovisionamiento automático es una solución óptima para las cadenas minoristas, independientemente de sus especificidades.

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Reaprovisionamiento automatizado para ampliar con éxito la red comercial

Veamos un ejemplo de nuestro cliente y minorista de éxito: Bee Market. Esta empresa cuenta con una red de los denominados "ultramarinos de al lado" en 30 ubicaciones de una ciudad. Disfruta de un alto nivel de tráfico de consumidores y conserva un fuerte rendimiento competitivo caracterizado por la creatividad, la innovación y la ambición.

Por ejemplo, entre septiembre de 2018 y abril de 2019, Bee Market abrió tres nuevas tiendas, aumentó su tasa de rotación en un 8% e incrementó sus ventas en un 7%. La empresa mantuvo su nivel de personal y, lo que es crucial, la automatización de su cadena de suministro alcanzó el 80%.

He aquí cómo lo hicimos:

• En primer lugar, Bee Market revolucionó su cadena de suministro adoptando un enfoque inteligente de la gestión de inventarios.
• En segundo lugar, implantó un innovador sistema de informes que permitió a la empresa hacer un seguimiento de sus indicadores de rendimiento en tiempo real.
• En tercer lugar, el minorista empezó a rastrear y analizar la fiabilidad, eficiencia y rendimiento de sus proveedores y pudo dejar de trabajar inmediatamente con proveedores deshonestos o lentos.

La fórmula de Bee Market para la reposición automatizada no es complicada. Leafio proporcionó a la empresa una solución fácilmente integrable y tecnológicamente avanzada que ayudó a su negocio a crecer por un precio razonable.

Cómo afecta Leafio al rendimiento empresarial y a los indicadores clave

Leafio es una potente herramienta analítica que genera hasta 20 tipos de informes diarios. Bee Market tiene más de 121.000 unidades de mantenimiento de existencias (SKU) en su inventario y 7.000 categorías de productos. Con este volumen de actividad, es fácil imaginar cuántos informes habrían tenido que redactar manualmente los responsables de la empresa, que dedicaban el 90% de su tiempo a rellenar hojas de cálculo rutinarias.

Eso fue antes de que Bee Market pidiera ayuda a Leafio para automatizar los procesos de su cadena de suministro. David Jennings, responsable de categoría de la cadena de supermercados, describió Leafio como "magia absoluta".

"Todo el inventario del que soy responsable aparece en el panel de control. Puedo hacer un seguimiento en tiempo real de los productos más vendidos, los artículos en promoción y las nuevas existencias.
El sistema genera tareas regulares y urgentes para mí personalmente, señalando las áreas que requieren mi atención inmediata. Ya no tengo que calcular manualmente el exceso de inventario, el índice de rotación y las sobras", afirma Jennings.

Leafio también procesa datos en tiempo real y genera informes de análisis ABC, rendimiento y fiabilidad de los proveedores con periodicidad diaria, semanal, mensual o trimestral. Este nivel de reposición automatizada permite a los responsables de Bee Market centrarse en la estrategia y no en las operaciones, lo que ha contribuido al crecimiento de su empresa.

El enfoque ágil de la automatización de un sistema de reposición de suministros

Bee Market despacha una media de 1.300 a 1.400 pedidos al día, razón por la cual el reabastecimiento automático es tan crucial para la empresa. Poder realizar un seguimiento de la fluctuación de la demanda, las ventas, el reabastecimiento, etc., es importante para cualquier empresa de ventas, pero especialmente para un minorista como Bee Market.

Los retrasos en los pedidos o los productos caducados o de baja calidad pueden arruinar su negocio. Por eso, crear una colaboración precisa, eficaz y basada en el valor con los proveedores debe ser el objetivo principal de todo minorista. Ahora, gracias a Leafio, Bee Market puede rastrear, supervisar, comparar y revisar a todos sus socios de la cadena de suministro, lo que sitúa a la empresa muy por delante de sus competidores.

¿Quiere aplicar el modelo de éxito de Bee Market a su equipo o negocio? Entonces echa un vistazo a las ventajas de los sistemas de inventario inteligentes y lee más sobre casos prácticos de éxito aquí.